公共区域管理制度

公共区域管理制度本制度适用于公司总部及各分支机构办公区域内所有公共区域的管理，涵盖大堂、行政走廊、电梯、共享会议室、茶水间、公共卫生间、停车场、消防通道、户外公共区域等。旨在规范公共区域的使用秩序，保障环境整洁、设施完好、安全有序，为全体员工提供舒适的办公环境。一、管理职责（一）行政部作为公共区域管理的牵头部门，主要职责包括：1.制定、修订并完善，每季度组织一次制度执行情况评估，每年12月结合年度运行数据完成制度修订更新；2.统筹协调保洁、工程、安保等班组的工作衔接，每月召开1次公共区域管理工作例会，梳理问题并明确整改时限；3.负责公共区域资源的统一调配（如共享会议室预约、临时堆放区域审批），建立公共区域管理台账，记录设施维护、清洁检查、安全巡查等关键信息；4.监督各部门及员工对本制度的执行情况，受理员工关于公共区域的投诉与建议，24小时内回复处理进度，72小时内闭环整改。（二）保洁班组负责公共区域的环境卫生维护，主要职责包括：1.依据本制度制定各区域清洁作业标准与流程，保洁主管每日对清洁质量进行全覆盖检查，每日提交《公共区域清洁检查记录表》至行政部；2.按规定频次完成各区域清洁、消毒工作，确保作业过程不影响员工正常办公；3.负责清洁工具、药剂的规范管理，做到分类存放、定期消毒，每月盘点清洁物资库存，提前5天向行政部提交采购申请；4.发现公共区域设施损坏、环境异常时，第一时间上报行政部或工程部，协助做好现场维护。（三）工程部负责公共区域设施设备的运维与维修，主要职责包括：1.建立公共区域设施设备管理台账，记录设施型号、安装时间、维护记录、维保周期等信息；2.每日对重点设施（如电梯、给排水系统、消防设施）进行日常巡检，每周完成一次全区域设施排查，每季度组织一次设施设备性能检测；3.接到设施损坏报修后，响应时间不超过30分钟（工作日）、1小时（非工作日），一般故障24小时内修复，重大故障需在48小时内制定维修方案并公示；4.联系具备资质的第三方单位完成特种设备（如电梯）、消防设施的定期维保，留存维保记录并同步至行政部台账。（四）安保部负责公共区域的安全秩序管理，主要职责包括：1.制定公共区域安全巡查计划，重点区域（大堂、停车场、消防通道）每2小时巡查一次，一般区域每4小时巡查一次，每日提交《公共区域安全巡查记录表》；2.落实外来人员登记、访客接引制度，管控公共区域人员流动秩序，制止违规行为；3.负责停车场车辆停放管理，引导车辆有序停靠，每日排查停车场安全隐患（如地面破损、照明故障）；4.配合行政部、工程部开展应急演练，负责突发事件中的人员疏散、现场管控工作。（五）各部门及全体员工作为公共区域的使用者，主要职责包括：1.自觉遵守本制度规定，主动维护公共区域的整洁与秩序，严禁违规占用、损坏公共资源；2.发现公共区域存在安全隐患、设施损坏等问题时，及时向行政部或相关责任部门上报；3.积极配合行政部、安保部等部门的管理工作，接受公共区域管理的监督与检查。二、日常运维管理（一）大堂管理1.开放时间：工作日7:00-22:00，周末及节假日9:00-18:00；员工因加班需延长使用时间的，需提前1个工作日通过OA系统向行政部报备；2.环境维护：保洁班组每日7:00前完成大堂首次全面清洁（含地面擦拭、玻璃清洁、沙发整理、前台台面消毒），工作日每3小时对地面、扶手进行一次局部清洁，每日晚班完成大堂垃圾清理、空气消毒；3.标识管理：行政部每月对大堂指引标识、公告栏内容进行检查更新，确保标识清晰、无破损，公告栏仅发布公司正式通知，未经行政部审批不得私自张贴内容；4.访客管理：外来人员需在大堂前台完成登记（含姓名、单位、被访人、事由、预计停留时间），领取访客证后方可进入，被访人需在5分钟内到大堂接引，访客离开时需归还访客证。（二）电梯管理1.乘梯规范：严禁携带超重、超长、异味物品乘坐电梯，乘梯时遵守“先下后上”原则，不得在电梯内嬉戏打闹、吸烟；2.清洁维护：保洁班组每日早（7:00前）、中（12:30-13:00）、晚（18:00-18:30）对电梯轿厢进行3次全面清洁，包括地面擦拭、按键消毒、镜面清洁，每日更换电梯内空气清新剂；3.运维管理：工程部每日检查电梯运行状态（含楼层显示、门机开关、应急呼叫按钮），每周联系电梯维保单位完成一次例行维护，每半年组织一次电梯安全性能检测，电梯内张贴《电梯安全使用须知》及维保单位联系方式；4.应急处理：发生电梯困人事件时，被困人员需按动紧急呼叫按钮联系安保部，安保部立即通知工程部及电梯维保单位，行政部负责安抚被困人员，维保单位需在30分钟内到达现场开展救援。（三）共享会议室管理1.预约制度：员工需通过公司OA系统提前预约共享会议室，预约需明确使用时间、人数、用途，同一时间段仅接受一个预约申请，紧急使用可联系行政部协调临时工位；2.使用规范：使用人员需在预约时间前10分钟进入会议室，使用过程中保持安静，严禁进食有异味的食物，不得在墙面、桌面粘贴未经允许的标识；使用结束后10分钟内整理好桌面、座椅，关闭电源、空调、投影仪等设备，清理垃圾；3.维护管理：行政部每日对共享会议室进行检查，包括环境卫生、设施完好情况，保洁班组每日对会议室进行一次全面清洁消毒，工程部每周检查会议室投影、音响、空调等设备运行状态；4.违规处理：未预约占用会议室、使用后未按要求整理的，行政部将对责任人进行通报批评，累计3次违规将暂停其1个月的会议室预约权限。（四）茶水间管理1.设施使用：饮水设备每日由保洁班组清洁消毒，工程部每周检测饮水水质（PH值、菌落总数），确保水温不低于90℃、水质符合国家饮用水标准；微波炉加热食物不得超过3分钟，严禁加热带壳、密封包装的食品；2.环境维护：保洁班组每日早、中、晚3次清理茶水间垃圾桶，擦拭台面、水槽，每日对茶水间进行一次空气消毒；员工需及时清理个人使用后的餐具，不得在茶水间存放私人食品、餐具超过24小时；3.物资补充：行政部负责茶水间物资（如卫生纸、洗手液、桶装水）的采购与补充，保洁员每1小时巡查一次物资存量，不足时立即补充；每月盘点茶水间物资消耗，优化采购计划。（五）公共卫生间管理1.清洁频次：工作日每2小时完成一次全面清洁（含便池冲刷、台面擦拭、镜面清洁、地面拖洗），周末及节假日每4小时清洁一次；每日早9:00、晚6:00对卫生间进行两次全面消毒，重点消毒便池、门把手、冲水按钮；2.设施维护：工程部每日检查卫生间给排水系统、烘手器、感应冲水设备，发现故障立即修复；保洁员每1小时巡查卫生纸、洗手液存量，不足时立即补充；卫生间排气扇每日运行不少于8小时，无法自然通风时需持续开启排气扇；3.使用规范：员工需保持卫生间整洁，严禁乱扔垃圾、随地吐痰，不得在卫生间吸烟；使用后及时冲水，关闭水龙头，避免浪费水资源；4.异味管控：保洁班组每日在卫生间放置香薰或空气清新剂，每周对卫生间地漏进行一次深度清洁，防止异味滋生。（六）停车场管理1.停放规范：员工车辆需停放在指定区域，固定车位仅供登记车辆使用，临时车位先到先得；外来车辆需在安保岗登记后方可进入，停留时间不得超过4小时，超过需向行政部报备；严禁占用消防通道、充电车位停放燃油车；2.清洁维护：保洁班组每日凌晨5:00-7:00完成停车场地面清洁，每周清理一次排水沟、垃圾桶，每月冲洗一次停车场地面；3.设施管理：工程部每周检查停车场照明、监控、充电桩、道闸等设施，损坏设施24小时内修复；充电桩仅供公司员工电动车使用，充电完成后1小时内需移走车辆，安保部有权将逾期未移走的车辆挪至临时车位；4.安全管控：安保部每2小时巡查一次停车场，重点检查车辆门窗是否关闭、是否有可疑人员、消防通道是否畅通；夜间（18:00-次日7:00）开启全部停车场照明，监控设备24小时运行，录像存储时间不少于30天。三、环境卫生管理（一）清洁作业标准1.地面：大堂、走廊地面无污渍、无积水、无杂物，反光度不低于80%（行政部每月用反光检测仪检测）；卫生间地面无积水、无异味，防滑垫每日清洗一次；停车场地面无明显垃圾、油污，每月用油污清洁剂清理一次地面油污；2.墙面：公共区域墙面无乱贴乱画、无污渍、无剥落，每月擦拭一次墙面浮尘；公告栏墙面仅张贴经审批的内容，旧内容及时移除；3.玻璃：大堂、电梯、会议室玻璃无污渍无手印，透光率不低于95%（行政部每月用透光率仪检测），每日擦拭一次，雨天增加一次擦拭频次；4.设施表面：公共区域扶手、门把手、电梯按键、前台台面等高频接触部位，每日消毒不少于3次，消毒记录由保洁班组留存；5.垃圾分类：公共区域设置可回收物、其他垃圾、有害垃圾三类垃圾桶，员工需按分类标准投放垃圾；保洁班组每日对垃圾分类收集，有害垃圾每10天联系具备资质的单位清运一次，可回收物每3天清运一次，其他垃圾每日清运一次。（二）清洁物资管理1.清洁工具实行分区专用，卫生间工具（红色标识）与大堂、走廊工具（蓝色标识）分开存放，避免交叉污染；工具每日使用后清洗消毒，晾干后存放于专用保洁柜；2.清洁药剂需符合国家环保标准，使用前需对保洁员进行培训，掌握药剂配比、使用范围，严禁使用强酸、强碱药剂清洁地面、玻璃；3.行政部每月对清洁物资进行盘点，建立库存台账，物资存量不得少于7天的使用量，避免断供；采购的清洁物资需具备合格证明，留存采购记录。四、设施设备管理（一）给排水系统1.工程部每日检查公共区域水龙头、水管、地漏是否有漏水、堵塞情况，每月对给排水管道进行一次压力检测，每季度清理一次化粪池、排水沟；2.发现漏水情况立即关闭对应阀门，清理积水，修复破损部位，避免造成财产损失；卫生间地漏每周清理一次杂物，防止堵塞。（二）供电与照明系统1.工程部每日检查配电箱运行状态（含电压、电流、温度），每月检测一次插座接地电阻，每半年对供电线路进行一次绝缘检测；2.公共区域照明亮度需符合国家标准：大堂不低于300lux、走廊不低于150lux、卫生间不低于200lux、停车场不低于100lux；损坏的灯具24小时内更换，每月统计灯具损坏率，优化照明系统配置；3.实行节能管理，工作日午休时间（12:30-13:30）关闭走廊一半照明，夜间（22:00-次日7:00）仅保留应急照明与重点区域照明。（三）消防设施系统1.安保部每日检查消防栓、灭火器的完好情况（压力值在绿色区域、无破损、配件齐全），每月检查消防通道是否畅通、防火门是否能正常关闭；2.工程部每季度测试消防报警系统、喷淋系统，每年联系具备资质的消防维保单位完成一次全面检测，留存检测报告；3.公共区域内严禁堆放杂物占用消防通道，严禁遮挡消防设施，发现违规行为立即制止并上报行政部。（四）智能化系统1.安保部每日检查监控设备运行状态，确保监控覆盖所有公共区域，录像存储时间不少于30天；监控录像仅用于安全排查与事件追溯，严禁私自调取、泄露；2.工程部每日检查门禁系统运行状态，确保员工刷卡、人脸识别正常；门禁权限由行政部统一管理，员工离职后24小时内取消其门禁权限；3.公共区域广播系统仅用于发布正式通知、应急预警，严禁私自使用广播播放音乐、个人信息。五、安全管控管理（一）人员秩序管理1.员工在公共区域需保持举止文明，严禁大声喧哗、追逐打闹，工作日午休时间（12:30-13:30）公共区域需保持安静，避免影响他人休息；2.外来人员需遵守公司公共区域管理规定，严禁在公共区域吸烟、乱扔垃圾、长时间逗留，被访人员需全程陪同外来人员；3.严禁在公共区域举办未经行政部审批的集会、活动，如需举办需提前10天提交活动方案，经审批后方可开展。（二）物品管理1.公共区域严禁堆放私人杂物、废弃物品，因工作需要临时堆放物品的，需提前向行政部报备，明确堆放时间、区域，堆放时间不得超过24小时，堆放区域需设置警示标识；2.公共区域绿化植物由行政部负责养护，每周浇水一次，每月修剪一次，若有枯萎、损坏立即更换；员工严禁采摘、损坏绿化植物，严禁在绿化区域堆放物品；3.公共区域内的标识、设施、家具严禁私自移动、拆卸、损坏，如需调整需联系行政部协调。（三）应急值守管理1.安保部实行24小时值班制，工作日白班配置2名安保人员、夜班配置1名安保人员，节假日白班配置1名安保人员、夜班配置1名安保人员；值班人员需如实填写《值班记录表》，记录巡查情况、突发事件处理情况；2.行政部安排24小时值班电话，负责受理公共区域的报修、投诉、应急事件上报，值班人员需保持电话畅通，接到上报后立即协调相关部门处理；3.每季度组织一次公共区域应急演练，包括火灾逃生、电梯困人、设施漏水等场景，提高员工应急处置能力，演练后3个工作日内提交演练总结报告。六、监督考核与奖惩机制（一）考核标准行政部每月组织一次公共区域管理综合检查，检查内容包括环境卫生（40分）、设施设备（30分）、安全秩序（30分），总分100分：1.90分及以上为“优秀”，对应部门或班组给予表彰；2.80-89分为“合格”，维持现有管理状态；3.70-79分为“待改进”，