社保物资采购管理制度

社保物资采购管理制度一、总则为规范各级人力资源社会保障部门、社会保险经办机构及直属社保服务事业单位的社保物资采购行为，强化采购风险防控，保障社保公共服务平稳运行，提高财政资金使用效益，防范廉政风险，制定本制度。本制度适用于各级社保相关单位所有公用物资、便民服务物资、项目配套物资、应急保障物资的采购活动，本制度未明确事项，严格按照《中华人民共和国政府采购法》《政府采购法实施条例》及同级财政部门政府采购管理规定执行。社保物资采购遵循以下基本原则：坚持公开公平公正，所有非涉密采购信息按规定公开，接受监督；坚持质优价廉，在保障质量的前提下优先选择价格更低的产品；坚持分级分类管理，根据采购金额大小适配不同采购流程，提高采购效率；坚持全程廉政防控，所有环节留痕可追溯，杜绝暗箱操作；坚持保障需求，优先保障参保群众服务类物资供应，满足社保核心业务开展需求。二、采购范围及分级分类管理社保物资按用途分为四类，具体范围如下：1.便民服务类物资：包括社会保障卡制发用卡基、芯片、防伪膜、封装袋、发卡信封等制发原材料；社保卡读写器、发卡机、注销设备等制发专用设备；社保办事大厅叫号系统、自助查询终端、自助制卡机、智能引导设备等公共服务设备；参保登记申报表、待遇核算单、业务办理告知书等制式表单印刷；社保政策宣传折页、海报、展板、宣传物料制作；办事大厅便民服务老花镜、应急医药箱、无障碍服务辅助器材、饮水机、等候座椅等便民设施。2.日常办公类物资：包括打印纸、墨粉、硒鼓、书写工具、本册等通用办公耗材；台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机等办公设备；办公桌椅、文件柜、储物柜等办公家具。3.项目配套类物资：包括社保信息系统建设所需服务器、交换机、存储设备、网络安全设备、容灾备份设备等信息化硬件；基层社保服务平台标准化建设所需标识标牌、场地改造配套物资；社保档案管理所需档案盒、档案柜、密集架等档案存储物资。4.应急保障类物资：包括突发公共卫生事件所需口罩、消毒液、体温检测设备等防疫物资；社保系统运行故障所需备用服务器、备用网络设备等应急备用物资；极端天气、重大活动期间社保服务保障所需应急供电设备、防寒防暑物资等。根据采购项目估算金额，实行分级管理，采购限额标准如下：1.零星采购：单项或批量估算金额在10万元以下的采购项目；2.分散采购：单项或批量估算金额在10万元（含）以上、100万元以下的采购项目；3.集中采购：单项或批量估算金额在100万元（含）以上的采购项目。根据政府采购管理规定，单项或批量估算金额达到200万元（含）以上的货物类采购项目，必须纳入政府采购公开招标范围，严格执行法定公开招标程序，不得擅自改变采购方式。三、组织机构及职责分工各单位应当成立社保物资采购工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管财务、分管业务的领导任副组长，成员由采购经办部门、需求业务部门、财务部门、纪检监察部门、技术部门负责人组成。各主体职责明确如下：1.采购工作领导小组：审定单位、年度采购预算和采购计划；研究确定重大采购项目的采购方案、供应商选择方式；协调解决采购工作中的重大争议问题；组织开展采购工作监督检查，问责违规采购行为。2.需求业务部门：结合本部门业务开展实际，提出真实、明确、合规的采购需求，列明物资的功能要求、技术参数、数量、完成时限等内容；参与采购需求论证、项目评审和验收工作；负责提出本部门临时采购、计划调整的申请。3.采购经办部门（一般为单位办公室或后勤保障处）：汇总审核各部门采购需求，编制年度采购计划，按程序报批后组织实施；牵头开展供应商资质审核，建立维护单位供应商库；组织实施各类采购项目，负责采购文件编制、信息发布、评审组织、结果公示等工作；负责采购合同的签订、档案整理归档，对接供应商处理供货、售后等问题；牵头开展库存盘点、闲置物资处置等工作。4.财务部门：审核采购项目预算，落实采购资金来源；按照审批流程办理采购资金支付，做好采购账务处理；参与采购项目评审和验收工作，对采购资金使用情况进行全程监督。5.纪检监察部门：对采购全流程进行监督检查，对采购工作人员回避、供应商遴选、评审过程、结果公示等重点环节进行合规性审核；受理采购工作中的投诉举报，查处违规违纪行为。6.技术业务部门（如信息中心、社保卡管理中心）：对信息化设备、社保卡制发物资等技术类采购项目提供专业技术参数，参与需求论证、技术评审和验收工作，出具专业验收意见。四、采购计划管理各单位实行年度采购计划管理，流程如下：1.每年10月，各需求部门申报下一年度采购需求，必须列明采购项目名称、规格型号、技术参数、数量、估算单价、估算总价、需求时间、具体用途，不得超需求申报、重复申报，严禁虚增采购需求套取资金。2.采购经办部门对各部门申报需求进行初审，核减不必要、不合理的采购内容，汇总形成年度采购计划草案，提交财务部门审核预算，确保采购总规模控制在单位年度部门预算范围内，未纳入年度预算的项目一律不得纳入采购计划。3.年度采购计划草案报采购工作领导小组集体审议，审议通过后报同级财政部门备案，严格按批准的计划组织采购。4.临时采购管理：仅突发公共事件、上级临时安排专项工作、业务量突发增长导致储备不足的项目可申请临时采购，需求部门提交申请说明原因，估算金额50万元以下的由采购领导小组组长审批，50万元（含）以上的经采购工作领导小组集体审议通过后方可实施，严禁个人擅自决定大额临时采购。5.采购计划变更：已批准的采购计划需要调整数量、金额、物资规格的，需求部门提交变更申请，按原审批流程重新审批后方可变更。严格禁止拆分采购行为，任何部门不得将应当纳入集中采购或分散采购的项目拆分为多个低于对应限额的零星项目，规避采购流程和监管，一经发现严肃问责。五、采购方式及流程不同分级采购项目适配不同流程，具体要求如下：1.集中采购项目：100万元（含）以上或达到公开招标标准的项目，严格按政府采购法定流程执行。需求部门提出需求后，组织3名以上相关专家开展需求论证，出具需求论证意见；采购经办部门编制采购文件，经财务部门审核预算、纪检监察部门审核合规性后，移交同级政府采购中心或进入公共资源交易平台组织采购；因特殊情况需要采用公开招标以外采购方式的，必须符合法定情形，报同级财政部门批准后方可实施，单一来源采购必须按规定公示不少于5个工作日，无异议后方可实施。2.分散采购项目：10万元（含）以上100万元以下的项目，由单位自行组织采购。组成评审小组，必须满足需求部门、采购经办部门、监督部门各不少于1名成员的“三方分离”要求，采用综合评分法评审，评分权重设置为：产品质量50%、报价30%、供应商资质信誉10%、售后保障10%，评审成员独立打分，去掉一个最高分一个最低分后计算平均得分，得分最高者确定为中标供应商；报价低于市场平均价10%以上的，评审小组必须要求供应商提供质量证明文件，先行检测确认质量合格后方可中标，严禁低价中标劣质产品。3.零星采购项目：1万元以下的零星采购，可从单位年度遴选确定的定点供应商直接采购，事后补登采购记录；1万元（含）以上10万元以下的零星采购，必须至少邀请3家合格供应商比价，比价记录签字存档，择优确定供应商。单位定点供应商每2年通过公开遴选重新确定一次，名录在内网公示，零星采购原则上必须从定点供应商采购，确需从非定点采购的必须说明原因，报采购经办部门负责人审批。4.特殊情形处理：应急采购项目可简化流程，由采购领导小组组长签字批准后先行采购，采购完成后3个工作日内补全所有审批、采购、验收手续；涉密物资采购按国家保密采购管理规定执行，严禁违规公开涉密采购信息。所有非涉密采购项目的中标结果必须在单位内网公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括采购项目名称、预算金额、中选供应商、中标价格，接受内部监督，收到异议后纪检监察部门必须在3个工作日内完成核查并公布结果。六、供应商管理1.供应商准入条件：具有独立法人资格，资质证照齐全有效；具有良好的商业信誉，近3年无重大违法违规记录；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；未被列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单。供应商参与采购前必须通过“信用中国”“中国政府采购网”查询信用记录，不合格的禁止准入。2.动态管理：合格供应商纳入单位供应商库，每年更新一次，有下列情形之一的立即移出供应商库，3年内不得重新准入：提供虚假资质材料的；供应产品质量不合格，两次整改不到位的；未按合同约定供货，延误业务开展的；串通报价、围标的；被列入各类失信黑名单的；年度履约评价不合格的。连续两年履约评价优秀的供应商，可在同等条件下优先中标。3.回避制度：采购工作人员与供应商存在利害关系，包括近亲属在供应商单位任职、持有供应商股份、其他可能影响公正采购的利益关系的，必须主动申请回避，未主动回避的严肃追责。七、合同与档案管理所有采购项目金额超过1万元的必须签订书面正式合同，1万元以下的可签订简易采购订单，合同必须明确以下内容：产品名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、质保期、付款方式、违约责任、争议解决方式。质保期约定符合以下标准：电子类设备不少于3年，大型办公设备不少于1年，办公耗材、印刷品不少于6个月，社保卡制发专用物资不少于2年，质保期内免费提供维修更换服务。合同草案必须经单位法制部门或法律顾问审核，审核通过后方可签字盖章，合同签订后7个工作日内，合同副本送财务部门、纪检监察部门存档。确需变更合同的，必须签订书面补充协议，补充协议金额超过原合同金额10%的，必须重新履行采购审批程序，严禁通过补充协议擅自提高采购金额。每个采购项目建立一套完整采购档案，由采购经办部门统一保管，保管期限不少于10年，档案内容包括：采购审批单、需求论证意见、采购文件、评审记录、中标通知书、合同、验收报告、支付凭证，做到全流程可追溯。八、验收与入库管理验收实行谁验收谁签字谁负责，流程如下：1.初验：供应商送货后，采购经办部门组织需求部门、技术部门核对送货单与合同、采购订单，核对数量、规格、外包装，确认无误后进入专业验收。2.专业验收：10万元以上或技术复杂的采购项目，组织3名以上专家或第三方专业检测机构开展质量检测，出具正式验收报告，所有参与验收人员签字确认。验收不合格的，向供应商发出整改通知，要求7个工作日内退换货，重新组织验收，两次验收不合格的，解除合同，扣除10%合同款作为违约金，将供应商列入黑名单，终身禁止参与单位采购。3.入库：验收合格后，仓库管理人员办理入库手续，建立物资台账，电子台账和手工台账双重登记，台账列明入库日期、物资名称、规格、数量、单价、供应商、验收人，做到账物相符，固定资产类物资同步登记资产编号，纳入单位固定资产管理，严禁不合格物资入库。九、资金支付管理财务部门严格按预算、合同、验收结果支付资金，支付流程：采购经办部门提交支付申请，附采购审批单、合同、验收单、发票、入库单，财务部门审核单据完整性、发票真伪、金额一致性，按审批流程支付。支付要求：10万元以上采购项目预留5%的质量保证金，质保期满无质量问题后一次性无息支付；1万元以下零星采购验收合格后一次性支付；单笔金额超过1000元的采购必须公对公支付至供应商对公账户，严禁现金支付，严禁违规支付至个人账户，确需支付到个人账户的必须经财务负责人和采购领导小组组长双审批；严禁无合同支付、超预算支付、提前支付，不合格产品严禁支付货款。十、库存与领用管理仓库按物资类别分区存放，便民服务类、办公类、应急类分开存储，做好防火、防潮、防盗、防变质管理，对有保质期的物资标注有效期，执行先进先出原则，定期排查清理临期物资，避免过期浪费。每季度开展一次库存盘点，年末开展全面盘点，盘点结果形成盘点报告，盘盈盘亏说明原因，报采购领导小组审批后调整账务，因管理不善造成物资丢失、损坏的，由责任人按采购价格赔偿。领用实行分级审批：单次领用价值500元以下的由领用部门负责人审批；500元（含）以上的由采购经办部门负责人审批；1万元（含）以上的由采购领导小组副组长审批，领用必须填写领用单，登记领用台账，做到领出有记录，严禁私人领用公有物资。基层社保网点批量物资由市级经办机构统一申请、统一配送，做好交接记录，不得自行采购。闲置超过1年无使用需求的物资、过期报废物资按国有资产处置规定处置，处置方案报采购领导小组审批后公开处置，处置收入全额缴入单位对公账户，严禁私分物资、截留收入。十一、监督与问责内部审计部门每年开展采购审计，抽审比例不低于年度采购项目总数的30%，100万元以上项目全部审计，审计内容包括流程合规性、价格合理性、资金使用合规性，审计结果报单位党组和纪检监察部门。任何单位和个人都可举报违规采购行为，纪检监察