社区档案管理制度

社区档案管理制度第一章总则第一条为进一步规范社区档案管理工作，有效保护和利用社区档案资源，提升社区治理规范化精细化水平，更好服务社区居民与各项公共事业发展，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《民政部关于加强和完善城乡社区治理的意见》等法律法规与政策要求，结合本社区实际，制定本制度。第二条本制度适用于本社区党组织、居民委员会（村民委员会，以下简称社区“两委”）、各网格工作站、社区下属群众团体、社会组织、业主委员会开展工作产生的各类档案管理，驻社区共建单位、服务单位产生的应当由社区统一管理的档案，依照本制度执行。第三条社区档案工作坚持“统一领导、分级负责，完整归集、安全保管，便捷利用、服务群众”的原则，所有纳入管理范围的档案必须实现集中统一管理，任何个人不得私自留存应当归档的档案材料。第四条社区档案工作由社区党组织书记负总责，纳入社区年度重点工作目标，保障档案工作所需的场地、经费、设备，社区配备1名专职或兼职档案管理员，档案管理员应当参加业务主管部门组织的专业培训，具备相应的档案管理知识与技能。第二章档案分类、归档范围与保管期限第五条社区档案按照内容载体分为八大类，各类具体归档范围如下：（一）党建工作类1.组织建设材料：社区党组织设置调整、“两委”换届选举全套材料（含筹备方案、候选人资格材料、选票、选举结果、上级批复等）、党员名册、党组织关系转接材料、入党积极分子培养、发展党员、预备党员转正全套材料、“三会一课”记录、主题党日活动材料、民主评议党员材料、谈心谈话记录、党费收缴管理台账、党组织换届材料、社区“两委”成员任免材料；2.思想建设材料：党员教育学习计划、学习记录、宣讲材料、党性分析材料、各级主题教育活动全套材料；3.党风廉政建设材料：党员干部廉政档案、警示教育材料、信访举报核查材料、党员处分处理材料、作风督查材料；4.共驻共建材料：驻区单位联建共建协议、机关党员双报到服务台账、共建活动记录、共建项目推进材料。（二）社区自治与民主管理类1.居民会议、居民代表会议、“两委”联席会议记录、城乡社区协商议事会记录、社区公约、居民自治章程、社区各项内部管理制度；2.居（村）务公开材料：公开方案、公开内容底稿、公开现场照片、民意反馈记录；3.民主监督材料：居（村）务监督委员会工作记录、民主评议干部材料、社区干部任期经济责任审计材料。（三）居民服务与民生保障类1.特殊群体档案：低保对象、特困供养人员、残疾人、高龄津贴享受人员、困境儿童、空巢老人、留守人员、社区矫正对象、刑满释放人员、严重精神障碍患者等特殊群体实行一人一档，内容包括个人基本信息、申请材料、入户核查记录、审核审批材料、公示材料、帮扶救助记录、动态调整材料；2.社会救助类：临时救助、慈善救助、医疗救助申请、审核、审批、公示材料；3.社会保障类：城乡居民基本医疗保险、养老保险参保登记材料、失业登记、就业创业服务登记、灵活就业补贴申请初审材料；4.卫生健康类：独生子女父母奖励申请、审核材料、计生特殊家庭帮扶材料、老年人健康管理服务记录、突发公共卫生事件防控材料（含核酸检测台账、重点人员管控记录、疫苗接种推进材料等）；5.住房保障类：公租房、保障性住房、棚户区改造申请初审材料、公示材料；6.其他服务类：居民开具各类证明的存根、特殊事项诉求处理记录。（四）网格管理与平安建设类1.网格基础信息：网格划分方案、网格员名册、网格楼栋院落台账、每户居民基础信息台账；2.网格日常工作：网格员每日走访记录、网格事件发现、处置、闭环台账；3.矛盾纠纷调解：各类矛盾纠纷调解申请、调查记录、调解协议书、回访记录；4.平安建设与应急管理：平安巡逻记录、安全生产日常检查台账、消防安全排查整改记录、重点人员管控记录、突发事件应急预案、处置总结材料、信访事项接待处理案卷。（五）社区建设与财务资产类1.社区建设类：社区党群服务中心阵地建设、改造项目全套材料（含立项、招投标、合同、验收、审计材料）、社区道路、管网、健身器材等基础设施建设改造材料；2.资产管理类：社区固定资产台账、不动产产权证书、资产租赁、处置材料；3.财务类：会计凭证、会计账簿、年度财务报表、预算决算材料、银行对账单、公益慈善捐赠资金募集使用台账、审计报告、集体“三资”管理材料。（六）文化活动与文明创建类1.新时代文明实践站工作材料：志愿服务队伍名册、志愿服务活动记录、志愿服务时长台账；2.文明创建类：文明社区、文明村镇、文明家庭、道德模范评选推荐材料、创建工作台账；3.文体活动类：社区各类文化、体育、科普活动计划、记录、照片材料。（七）声像实物类：社区重大活动、重要会议的照片、视频、音频材料，社区获得的区级及以上荣誉奖牌、奖杯、证书、印章，历任社区干部工作手迹、居民捐赠的具有保存价值的历史实物。（八）其他类：上级机关下发的各类文件，社区与外单位往来的函件，其他具有保存价值的材料。第六条社区档案保管期限按照国家规定划分为永久、30年定期、10年定期三个档次，具体划分标准为：（一）永久保管：本社区设立、合并、撤销的组织材料，“两委”换届选举全套材料，党员名册、“两委”成员名册，不动产产权证书，重大活动、重大事件、重大疫情防控档案，获得的区级及以上荣誉材料，涉及公民权益的重要处理案卷，财务年度决算、审计报告，档案销毁清册，对国家和社会具有永久保存价值的其他档案；（二）保管30年：本社区年度工作计划、总结，一般性工作文件，各类矛盾纠纷调解案卷，特殊群体民生档案，会计凭证、会计账簿，专项工作活动材料，具有中期保存价值的其他档案；（三）保管10年：上级机关一般性通知、简报，社区临时性活动材料，月季度财务报表，不需要长期保存的一般性台账，具有短期保存价值的其他档案。第七条会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，已有明确规定的从其规定。第三章档案收集与整理第八条档案收集时限要求：（一）单项工作结束后，承办人员应当在15个工作日内整理好所有材料，移交社区档案管理员；（二）网格日常工作形成的材料，由网格员按月整理，于每月末最后1个工作日前移交档案管理员；（三）季度性、阶段性工作材料，于季度或阶段工作结束后20个工作日内移交；（四）年度性工作材料，于年度结束后30个工作日内完成移交；（五）工作人员岗位调整的，应当在离岗前5个工作日内完成手头所有档案材料的移交，不得带走或者私自留存。第九条档案收集质量要求：（一）归档材料必须为原件，内容真实、准确、完整，不得伪造、涂改、缺漏；（二）归档材料纸张符合归档要求，破损、褪色的材料应当及时修补、复印备份，小于A4幅面的材料应当托裱在A4纸上，大于A4幅面的材料折叠为A4幅面，保留关键内容完整可见；（三）电子文件归档应当同时存储纸质打印件和电子版本，电子文件采用通用格式保存，文字材料存储为PDF格式，图片存储为JPG格式，音视频存储为MP4、MP3格式，不得存储为专用软件加密格式，保证长期可读。第十条档案整理规范：档案整理按照“分类、编号、装订、编目”的流程操作，统一整理标准：（一）分类：按照本制度第五条规定的八大类结合年度、保管期限分类；（二）编号：档案号采用“分类代码+年度号+保管期限代码+件号”的编制规则，分类代码统一为：党建DJ、自治ZZ、民生MS、网格WG、建设JS、文化WH、声像SW、其他QT；保管期限代码：永久YJ、30年S3、10年S1，例如：DJ2024YJ001，即2024年党建类永久保管第1件，保证一件一号，不重号不漏号；（三）装订：纸质档案装订前去除所有金属物（钉书针、回形针等），采用档案专用装订机左侧装订，装订牢固、整齐，不遮挡文字内容；（四）编目：每一类年度档案整理完成后，编制档案目录，目录内容包括档号、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数、备注，纸质目录打印一式两份，一份档案管理员留存，一份报街道档案管理部门备案，电子目录同步存储，声像实物档案单独编目，声像档案逐件标注拍摄时间、地点、主要内容、责任者，实物档案逐项登记名称、来源、收进时间、保存价值。第四章档案归档与保管第十一条整理完成的档案，由社区党组织书记对归档范围完整性、整理规范性、保管期限划分准确性进行审核，审核合格后10个工作日内入库保管，审核不合格的退回重新整理。第十二条社区应当设立专门的档案保管场所，配备符合国家标准的档案保管设备：（一）档案存放应当使用专用档案柜，档案距离墙面不小于10厘米，距离地面不小于10厘米，距离顶部不小于30厘米，保证通风防潮；（二）档案库房或者档案存放区域应当配备防盗门窗、ABC干粉灭火器、除湿机、防磁柜、温湿度计，控制库房温度保持在14℃-24℃之间，相对湿度保持在45%-60%之间，符合国家档案保管的标准要求；（三）档案保管落实“八防”要求：即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温、防磁，每月由档案管理员进行一次安全检查，如实记录温湿度、检查情况，发现受潮、虫蛀、破损等问题及时处置，每季度进行一次全面盘点，核对档案目录与实体，做到账物相符。第十三条不同载体档案分开存放管理：纸质档案存放于普通档案柜，声像磁带、光盘、移动硬盘等电子存储介质存放于防磁柜，实物档案分类存放于专用陈列柜或者档案柜，涉及居民个人隐私、敏感信息的档案单独存放，严格管理，禁止无关人员接触。第十四条电子档案管理要求：（一）归档电子文件应当经过病毒查杀，存储到社区专用档案存储设备，实行双备份制度，一份存储在社区本地工作电脑，一份存储在专用移动硬盘，异地存放于街道办事处档案管理站点，每半年进行一次可读性检测，防止数据损坏丢失；（二）电子档案不得存储在私人手机、私人电脑或者互联网公共云盘，防止信息泄露。第十五条档案管理员工作变动的，必须办理档案交接手续，造具档案移交清册，列明全部档案数量、存放情况，交接双方、监交人（社区党组织书记）三方签字确认，交接不清不得办理离岗手续。第十六条社区永久保管的档案，按照档案管理规定，每满20年向街道办事处档案馆移交一次，移交时造具移交清册，双方签字确认。第五章档案利用与服务第十七条档案利用按照“保障需求、规范程序、保守秘密”的原则开展，不同主体利用档案按照以下程序办理：（一）社区工作人员因工作需要查阅档案的，向档案管理员说明用途，登记后可以查阅，借出档案的需要经社区分管负责人批准；（二）居民查阅本人相关档案的，出示本人有效身份证件，登记后可以查阅，委托他人代办的，同时出示本人与委托人身份证件以及授权委托书；（三）党政机关、司法机关因公务需要查阅档案的，出具单位介绍信，经社区党组织书记批准后查阅；（四）外部科研、调研单位查阅档案的，出具单位介绍信，经街道档案管理部门同意、社区党组织书记批准后查阅，涉及个人隐私的内容予以隐去。第十八条档案利用的具体规定：（一）档案一般不得带出档案存放场所，确因工作需要带出的，经社区党组织书记批准，办理借阅登记手续，借阅期限最长不得超过15个工作日，到期归还，需要续借的重新办理手续，逾期不归还的，档案管理员应当及时催还；（二）查阅档案过程中，不得涂改、勾画、裁剪、抽换、损毁档案，不得擅自抄录、复制档案内容，确需复印档案的，由档案管理员负责复印，加盖社区档案专用章后方可生效，社区对出具的档案证明内容的真实性负责，严禁出具虚假证明；（三）涉及国家秘密、商业秘密、居民个人隐私的档案，严禁向无关人员提供，严禁擅自公开档案内容。第十九条社区应当逐步推进档案数字化加工，2010年以来的所有档案全部完成数字化，建立社区档案检索系统，提高利用效率，为居民办事提供便捷服务，每年年底档案管理员统计年度档案利用情况，包括利用人次、利用事项、利用效果，形成统计报告存档。第六章档案鉴定与销毁第二十条档案保管期限届满后，每满10年组织一次档案鉴定工作，由社区“两委”代表、档案管理员、街道档案管理部门工作人员组成鉴定小组，对到期档案进行逐件鉴定审查：对仍有保存价值的档案，重新划定保管期限继续保存；对确无保存价值的档案，予以销毁。第二十一条经鉴定需要销毁的档案，由档案管理员造具销毁清册，列明销毁档案的档号、题名、形成时间、数量、销毁理由，经社区党组织书记审核同意后，报街道办事处档案管理部门批准，方可销毁。第二十二条销毁档案应当指派两名以上监销人员，监销人员核对销毁清册后监督销毁，销毁完成后监销人员在销毁清册上签字，销毁清册永久保存，严禁任何个人擅自销毁档案，严禁将应当销毁的档案出售、转赠给无关单位或者个人。第七章岗位职责、考核与监督第二十三条相关人员岗位职责：（一）社区党组织书记：统筹领导社区档案工作，保障档案工作人财物投入，审核归档档案、批准档案利用与销毁，对档案安全负总责；（二）社区档案管理员：具体负责档案的收集、整理、归档、保管、利用服务工作，落实日常安全检查制度，编制档案检索工具，完成档案鉴定、移交工作，主动参加业务培训，提高管理水平，对档案实体和信息安全负直接责任；（三）社区工作人员、网格员：负责收集整理本岗位、本网格形成的档案材料，按照规定时限移交，对所移交材料的真实性、完整性负责；（四）驻社区共建单位：负责向社区移交共建工作形成的档案副本，配合社区做好档案归集工作。第二十四条社区将档案管理工作纳入社区工作人员年度绩效考核，考核权重占年度总分的10%，对档案管理工作规范、成绩突出的个人，给予年度评优优先推荐和适当奖励。第二十五条有下列行为之一的，视情节轻重追究相关人员责任：（一）不按照规定时限移交档案材料，导致档案材料丢失的；