AI办公高级应用案例教程（微课版） 课件 任务一 制作员工行为准则文档、任务二 制作办公用品管理表

AI融合创新系列教材AI办公高级应用案例教程（微课版）制作员工行为准则文档任务一（一）认识AI和AIGC（二）常见的创作类AIGC工具（三）AIGC工具的基本使用方法一、知识准备（四）智能体的使用知识准备AI是指用计算机模拟人类智力活动的理论和技术，也指由人工制造出来的系统所表现出的智能。人工智能按照智能的高低等级进行划分，一般可以分为以下3个层级。弱人工智能强人工智能超人工智能（一）认识AI和AIGC1．什么是AIAIGC是指运用人工智能技术，尤其是深度学习技术，创建各类数字内容的新型内容创作模式。（一）认识AI和AIGC2．什么是AIGC

高效性

多样性

持续性（1）AIGC的特点

数据收集

数据预处理

模型训练（2）AIGC的工作流程

进化性

创新性

内容生成

评估与优化（二）常见的创作类AIGC工具DeepSeek通义文心一言讯飞星火01020304在AI技术不断成熟的背景下，各类智能创作工具应运而生，尤其在文本内容生成领域展现出了强大的应用能力。创作类AIGC工具有很多种，如以下4种。用户需要根据自己的需求和实际情况来选择合适的AIGC工具。市面上的AIGC工具种类繁多，有的专注于文本生成，有的则擅长图像或音频创作。例如，针对办公人员撰写文档、整理资料、制定制度等日常任务，可以选择以自然语言处理为核心能力的AIGC工具，如文心一言、通义、DeepSeek等。（三）AIGC工具的基本使用方法1．选择AIGC工具（三）AIGC工具的基本使用方法2．注册与登录AIGC工具注册与登录AIGC工具这一步骤的目的是确保用户能够正常使用AIGC工具并享受其提供的各项服务。通常，注册过程会要求用户提供一些基本信息，如用户名、密码、邮箱地址等，部分平台可能还需要进行验证码验证或手机号码绑定，以增强账号的安全性。完成注册后，使用注册的用户名和密码便可登录对应的AIGC工具。登录成功后，用户便可以使用AIGC工具生成各种各样的内容。在AIGC工具的主界面中，通常会有一个文本框供用户输入问题或对话内容，这些输入的问题或对话内容就是提示词。以讯飞星火为例，在文本框中输入提示词后，单击“提交”按钮或按【Enter】键，系统会根据输入的内容自动生成相应的结果，如右图所示。（三）AIGC工具的基本使用方法3．输入提示词与生成内容虽然AIGC工具能够自动生成内容，但生成的内容有时并不完全符合用户的期望，此时就需要用户进一步调整和优化生成的内容，其方法主要有以下3种。（三）AIGC工具的基本使用方法4．调整与优化内容修改提示词（1）（2）（3）提出进一步的要求调整模型参数智能体是指能够感知环境并采取行动，以实现特定目标的代理体，它具备自主性、适应性和交互能力。下图所示为讯飞星火的智能体广场，其中提供了多种功能各异的智能体。这些智能体经过精心的分类和描述，可以帮助用户快速找到满足需求的解决方案。（四）智能体的使用除了使用预设的智能体之外，讯飞星火还允许用户创建属于自己的智能体，其方法为：单击智能体广场右上角的”创建智能体“按钮，打开的界面中根据提示信息进行设置，如下图所示。（四）智能体的使用二、案例分析（一）案例目标本案例以制定适用于峰御公司全体在职员工的“员工行为准则”为核心目标，要求制作出一份全面且实用的员工行为准则文档。其目的是明确员工在日常工作中的行为规范，确保公司运营的秩序与效率，营造和谐、积极的工作氛围，同时保障员工的合法权益，促进公司与员工的共同发展。二、案例分析（二）制作思路三、案例制作（一）前期准备在为峰御公司（从事机械设备生产制造）制作员工行为准则文档的过程中，前期准备的具体内容分析如下。步骤1：明确公司文化与核心价值观。步骤2：梳理公司业务特点与运营环境。步骤3：还收集相关法律法规及行业标准。成功梳理出员工行为准则文档所需的关键信息后，便可运用DeepSeek来生成涵盖工作时间、着装要求、职业操守、沟通协作、保密义务等方面的员工行为准则核心内容，从而快速获取文档的基本框架和各部分内容的初步表述，其具体操作如下。三、案例制作1登录DeepSeek2输入提示词（二）使用DeepSeek生成文档核心内容三、案例制作3深度思考后生成的文档内容4直接回复的文档内容尽管AI工具可以快速生成初步的文档框架，但其内容往往较为通用，难以满足企业的实际需求。因此，在生成的员工行为准则初稿的基础上，用户还应结合本公司的公司文化、管理要求和实际应用场景等方面，对内容进行进一步的编写与细化，其具体操作如下。三、案例制作1将生成的内容复制到Word文档2修改文档内容（三）使用Word进一步编辑和细化生成的内容三、案例制作3修改后的员工行为准则文档（部分内容）完成员工行为准则文档内容的撰写与修改之后，接下来将借助OfficeAI实现文档的智能化排版与美化操作，这样在大幅提高工作效率的同时，还能有效提升文档的可读性和专业性，其具体操作如下。三、案例制作1将OfficeAI插件成功安装至Offie软件中（四）使用OfficeAI编辑文档三、案例制作2选择“智能校对”选项3应用智能校对后的文档三、案例制作4选择排版类型5自动排版后的效果三、案例制作6自动文档中指定符号后的效果7进一步美化文档四、拓展案例制作效果与思路构建“员工行为准则”智能助手1通过“员工行为准则”智能体快速检索相关内容2输入智能体名称四、拓展案例制作效果与思路构建“员工行为准则”智能助手3定义智能核心信息感谢聆听AI办公高级应用案例教程（微课版）AI融合创新系列教材AI办公高级应用案例教程（微课版）制作办公用品管理表任务二（一）提示词类型（二）常见的提示词公式（三）常见的数据处理AI工具一、知识准备知识准备关键词是提示词中最简单，也是最直接的一种形式，通常由单个词语构成，它能够精准地指向某个主题、概念或对象。由于其简洁性，关键词给予了AI较大的发挥空间，不过也正因如此，生成的结果可能比较宽泛。（一）提示词类型1．关键词例如，在文本生成中，如果关键词是“太空探索”，则AI可能会生成关于太空探索的历史、太空飞船的技术介绍、宇航员的经历等各种内容；在图像生成中，若关键词是“森林”，则AI可能会生成茂密的热带雨林、静谧的温带森林，或带有奇幻色彩的森林等多种风格的图像。短语比关键词稍长，一般由两个或多个词语组成，能够具体地描述用户想要的内容。相较于关键词，短语在一定程度上缩小AI生成内容的范围，生成的结果更符合用户的预期。（一）提示词类型2．短语例如，在文本生成中，短语“办公用品采购计划”明确了文档的类型是与采购相关的计划类文档，这样AI在生成内容时，就会将办公用品的类别（如纸张、笔类、打印耗材等）和采购计划（如采购数量、预算、时间安排等）融入到文档中；在图像生成中，短语“简洁风格的PPT模板”则可能会引导AI生成具有简洁配色、清晰布局和实用图表的PPT模板。短句是由几个词语或短语组成的完整句子或句子片段，它通常包含主语、谓语等句子成分，这种形式的提示词能够表达更完整、更复杂的意图或需求，同时生成的内容也更具有针对性。（一）提示词类型3．短句例如，在文本生成中，短句“请写一篇500字左右的文章介绍人工智能在医疗影像诊断中的应用”明确了文章的篇幅和主题，此时AI就会围绕人工智能在医疗影像诊断领域的应用展开，并且控制文章篇幅在500字左右；在图像生成中，短句“生成一张带有冬季雪景的城市街道图，要有行人穿梭其中”详细说明了图像的场景（冬季雪景的城市街道）和细节要求（有行人），此时AI同样会根据这些要求生成相应的图像。段落是由多个短句组成的文本块，通常包含更详细、更全面的信息，能够更深入地表达用户的意图或需求。在AI工具中，段落提示词通常用于提供详细的背景信息、情感表达或故事线索等，以引导AI生成更符合用户期望的内容。（一）提示词类型4．段落例如，在文本生成中，段落提示词可能是：“请制作一份办公用品管理方案，该方案针对的对象是一家拥有500名员工的大型企业，企业在办公用品管理方面存在的问题包括采购成本过高、库存积压严重、领用流程烦琐等。方案需要详细阐述如何通过引入智能化管理系统来优化采购流程，实现精准采购，并降低库存成本；同时，还要制定严格的领用制度，简化审批流程，提高办公效率。结构化提示词是一种有条理、分层次的提示方式，它通过将创作要求分解为多个具体、明确的提示词，可以帮助AI更准确地理解和执行创作任务。以下是一个关于制作员工培训记录表的结构化提示词示例。（一）提示词类型5．结构化提示词01背景设定02主题要求03内容细节04风格指导06结构安排RTGO提示词公式由4个核心要素构成，分别是Role（角色）、Task（任务）、Goal（目标）和Objective（操作要求）。以下是个关于销售工作月总结报告的RTGO提示词示例，如下图所示。（二）常见的提示词公式1．RTGO提示词COSTAR提示词公式由6个核心要素构成，分别是Context（上下文）、Objective（目标）、Style（风格）、Tone（语调）、Audience（受众）和Response（回应类型）。以下是一个关于召开2025年度财务总结会议的COSTAR提示词示例，如下图所示。（二）常见的提示词公式2．COSTAR提示词智谱清言是由北京智谱华章科技有限公司推出的生成式AI助手，它结合了自然语言处理、机器学习等先进技术，旨在为用户提供智能问答、信息检索、文本生成、数据分析等多项服务。左图所示为智谱清言的应用页面。（三）常见的数据处理AI工具1．智谱清言办公小浣熊是商汤科技推出的一款AI办公助手，通过深度学习和自然语言理解技术，可以为用户构建一站式的创作、分析和知识管理平台。左图所示为办公小浣熊的“数据分析”页面。（三）常见的数据处理AI工具2．办公小浣熊二、案例分析（一）案例目标本案例以制作全面且实用的办公用品管理表为核心目标，该管理表包含办公用品的采购、入库、领用、库存盘点等关键数据，能够清晰记录办公用品的流动情况，方便管理人员实时掌握库存状态，合理安排采购计划，确保办公用品供应的及时性和稳定性。二、案例分析（二）制作思路假如已拥有一个采购清单，但不清楚该如何基于其内容来创建办公用品管理表时，用户可以借助如文心一言等AI工具来获取相关建议。通过上传采购清单的内容及输入相关管理需求，可初步明确管理表中应包含的信息要素，进而构建出合理的表格框架，其具体操作如下。三、案例制作1使用文心一言了解办公用品管理表的表格框架（一）使用文心一言创建表格框架三、案例制作2查看生成的内容3粘贴生成的表格框架三、案例制作4选择粘贴方式5根据生成的表格框架创建内容表格仅搭建框架是不够的，还需要补充相应的数据内容。为了提高效率，可以使用OfficeAI快速填充部分基础信息，如物品名称、类别、规格等常用字段，然后再对单元格进行美化设置，如设置单元格中数据的字体格式与对齐方式、设置单元格的边框和行高列宽等，其具体操作如下。三、案例制作1描述希望OfficeAI执行的操作（二）使用OfficeAI填充并美化表格三、案例制作2查看引用结果3更改单元格中的数字格式三、案例制作4在工作表中插入新列5补充表格中的数据三、案例制作6选择表格样式7