集团招投标资料统一归档制度

集团招投标资料统一归档制度第一章总则第一条为规范集团招投标活动资料的归档管理工作，确保招投标全过程资料的真实性、完整性和可追溯性，保障集团资产安全，防范经营风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团《招标采购管理办法》《档案管理办法》等相关制度，结合集团实际，制定本制度。第二条本制度适用于集团总部及各下属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）开展的各类招投标活动，包括工程建设项目招标、货物采购招标、服务采购招标等。集团各部门、各单位在招投标活动中形成的具有保存价值的各类资料，均应纳入本制度归档管理范围。第三条招投标资料归档管理遵循以下原则：（一）统一管理原则：集团实行招投标资料统一归档标准、统一归档流程、统一保管要求，确保归档工作的规范性和一致性。（二）全程归档原则：从项目立项、招标文件编制、投标文件递交、开标评标到合同签订、履约验收的全过程资料均应纳入归档范围，确保资料的完整性。（三）真实准确原则：归档资料必须如实反映招投标活动的实际情况，内容真实、数据准确，不得伪造、篡改或遗漏关键信息。（四）安全保密原则：对涉密、敏感的招投标资料，应采取加密存储、分柜保管、权限控制等措施，防止资料损毁、丢失或泄密。（五）便捷利用原则：在确保安全的前提下，建立科学的档案检索体系，便于集团内部各部门及外部监管机构依法依规查阅利用。第二章归档范围与分类第四条招投标资料归档范围包括但不限于以下内容，按招投标阶段分为立项准备阶段、招标实施阶段、投标响应阶段、开标评标阶段、定标签约阶段、履约验收阶段六个类别：（一）立项准备阶段资料1.项目立项文件：包括项目可行性研究报告、立项请示、集团决策层审批意见、项目建议书等；2.招标方案：明确招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标范围、招标组织形式（自行招标、委托招标）、时间计划及责任分工等；3.委托招标代理合同：如委托外部招标代理机构，需提供代理合同、代理机构资质证明文件等；4.资金证明：项目资金来源证明、资金落实情况说明等；5.相关审批文件：如需主管部门审批，提供项目审批、核准或备案文件。（二）招标实施阶段资料1.招标文件：包括招标公告、投标人须知、评标办法、技术条款、商务条款、合同条款及格式、工程量清单（如有）、设计图纸、技术规范等；2.招标文件澄清或修改文件：包括对招标文件的澄清公告、修改通知，以及向潜在投标人发出的答疑记录；3.资格预审文件（如适用）：包括资格预审申请书格式、资格预审评审标准、资格预审结果通知书等；4.媒体发布证明：招标公告在指定媒介发布的截图、发布时间、版面等证明材料。（三）投标响应阶段资料1.投标文件：包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标保证金缴纳凭证、技术方案、商务报价、资质证明文件、财务状况报告、业绩证明材料、类似项目合同等（纸质版及电子版均需归档）；2.投标补充文件：投标人对招标文件提出的疑问及招标人的回复，投标人对投标文件的补充、修改文件；3.投标保证金凭证：银行保函、电汇回单、投标保证金缴纳记录等。（四）开标评标阶段资料1.开标资料：开标会议签到表、投标文件密封检查记录、开标过程记录表、唱标记录、开标视频/音频文件（需刻录光盘并标注信息）；2.评标资料：评标委员会成员名单及随机抽取记录、评标委员会成员身份证明及回避声明、评标办法及评分细则、初步评审记录、详细评审表格、澄清记录、评标报告、评标委员会成员签字确认的评审意见等；3.投标人质疑及处理资料：投标人提出的质疑书、招标人的回复函及双方沟通记录、监管部门处理意见（如有）。（五）定标签约阶段资料1.中标候选人公示文件：公示文本、公示期间反馈及处理记录；2.中标通知书：集团审批文件、中标通知书文本及送达回执；3.不中标通知书：发送给未中标投标人的通知书及未中标原因说明；4.合同文本：中标合同正本及副本、补充协议、合同谈判记录、法务部门审核意见等。（六）履约验收阶段资料1.履约资料：合同履约担保文件（履约保证金保函、保险单等）、进度款支付申请与审批记录、工程进度报告、质量检测报告等；2.验收资料：竣工验收报告、验收合格证明、业主或使用单位确认文件、质保期承诺书等；3.结算资料：工程结算审核报告、双方确认的结算书、发票、支付凭证等；4.合同终止文件：合同终止协议、解除合同通知书、最终验收报告、质保金支付凭证等。第五条档案分类与编号（一）分类标准：采用“年度-项目类型-项目编号”三级分类法。1.年度：以招投标活动完成年份为准（如2024年完成的项目归入“2024”类）；2.项目类型：分为“工程类”“货物类”“服务类”，分别编码为“G”“H”“F”；3.项目编号：由集团招标管理部门统一编制，格式为“集团简称-类型代码-年份-流水号”（如“集团-G-2024-001”）。（二）档案盒标注：每个档案盒正面需用正楷字体标注“项目名称、项目编号、年度、起止日期、档案盒号、保管期限、归档部门”等信息，侧面标注项目名称及编号，字迹清晰、耐久。（三）电子档案编号：与纸质档案编号一致，存储时以项目编号为文件夹名称，内按阶段分类存储电子文件，文件名标注“资料名称-形成日期-责任人”。第三章归档责任主体第六条招投标资料归档工作实行“谁组织、谁负责，谁形成、谁归档”的责任机制，各相关主体职责如下：（一）招标组织部门（集团招标管理中心、各单位采购部等）1.负责招投标全流程资料的收集、整理、初步审核，确保资料齐全、规范；2.编制《招投标资料归档清单》，在规定时限内向档案管理部门移交；3.对归档资料的真实性、完整性负直接责任。（二）投标单位1.按照招标文件要求，提交真实、完整的投标文件纸质版（正本或副本）及电子版；2.对所提交资料的真实性、合法性负责，配合招标组织部门补充完善资料。（三）评标委员会成员1.对评标过程记录、评标报告等资料签字确认，确保评标意见客观、公正；2.对评标过程中接触的保密信息承担保密责任。（四）档案管理部门（集团档案中心、各单位档案室）1.负责接收归档资料，进行合规性审核、分类编号、入库保管；2.建立招投标档案检索系统，提供档案查阅、复制服务；3.对档案的安全、保密负责，定期检查档案保管状况。（五）法务部门1.对招标文件、合同文本的合规性进行审核，出具书面审核意见；2.参与招投标纠纷相关资料的归档指导。（六）财务部门1.提供投标保证金、履约保证金、进度款等支付凭证及相关财务资料；2.配合审核资金往来资料的完整性。（七）项目使用部门（如工程部、行政部等）1.提供项目立项、需求确认、验收等阶段的资料；2.参与合同履约资料的收集与归档。第四章归档流程与时限第七条资料收集招标组织部门在招投标各环节启动同步收集，明确各参与方提交资料的时限：1.招标文件发出后3个工作日内，收集招标文件澄清/修改文件及答疑记录；2.投标截止时间后1个工作日内，收集所有投标单位的投标文件（纸质版及电子版）；3.开标结束后2个工作日内，收集开标记录、签到表、密封检查记录及开标视频；4.评标结束后1个工作日内，收集评标报告、评标委员会成员签字文件及评审记录；5.中标通知书发出后5个工作日内，收集中标候选人公示文件、不中标通知书；6.合同签订后10个工作日内，收集合同文本、法务审核意见及签订记录；7.项目履约完成后15个工作日内，收集验收报告、结算资料、合同终止文件。第八条资料整理招标组织部门对收集的资料进行系统整理，确保符合归档要求：1.资料核对：对照归档范围清单逐项核对，检查资料是否齐全，缺失部分及时联系相关方补充；2.区分原件与复印件：明确标注原件（如投标函、合同文本）和复印件（如资质证明），复印件需注明“与原件核对一致”并加盖单位公章；3.排序与编页：按资料形成时间顺序排序，采用阿拉伯数字编写页码（正面为1、2、3…，背面为1-、2-…），确保页码连续；4.装订要求：纸质资料采用左侧装订，对大于A4的资料折叠为A4尺寸，对破损、褪色资料进行修复或复印；5.电子文件整理：电子文件需转换PDF格式，检查可读性，与纸质文件一一对应，存储于专用服务器并标注信息。第九条移交与验收1.移交时限：招标组织部门在项目完成后（或合同履约完成后）20个工作日内，将整理完毕的资料向档案管理部门移交。2.移交手续：填写《档案移交清单》（一式三份），列明资料名称、份数、页数、形成日期、责任人等信息，经双方部门负责人签字确认后，完成移交。3.验收标准：档案管理部门接收资料时，重点检查以下内容：（1）资料是否在归档范围内，无遗漏、无冗余；（2）资料排序、编页、装订是否符合规范；（3）纸质文件无破损、污染，电子文件可正常读取；（4）涉密资料是否按保密规定标注并单独封装；（5）《档案移交清单》填写是否完整、准确。4.问题处理：对不符合要求的资料，档案管理部门应在2个工作日内退回移交部门，并出具《整改通知书》，明确整改内容及时限；整改完成后重新移交，直至验收合格。第十条入库保管1.入库登记：档案管理部门对验收合格的资料进行入库登记，录入集团档案管理系统，记录档案编号、存放位置、保管期限、移交日期等信息，确保账实相符。2.实体保管：（1）纸质档案：按分类编号顺序存入专用档案柜，库房配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45%-60%），防火、防虫、防霉、防盗设施齐全，定期检查（每月一次）并记录；（2）电子档案：存储于集团专用服务器，采用加密技术访问权限控制，每周进行本地备份，每月进行异地备份，备份介质标注档案信息并存放于安全场所。第五章保管与利用第十一条保管期限根据《档案保管期限表》，招投标资料保管期限分为以下三类：1.永久保管：重大项目（如集团年度重点工程、战略采购项目、涉及公共利益的采购项目）的招标文件、中标合同、评标报告、诉讼材料、政府监管部门批复文件等；2.长期保管（30年）：一般工程建设项目、重要货物采购、服务采购项目的立项文件、投标文件、开评标记录、结算资料、履约验收文件等；3.短期保管（10年）：日常小额采购、临时服务项目的招标方案、质疑回复、简单的合同文件等。保管期限届满后，如档案仍具有历史查考、证据保全价值，经集团分管领导批准可延长保管期限；无保存价值的，按规定程序销毁。第十二条档案利用1.查阅权限：（1）集团内部员工因工作需要查阅档案，需经所在部门负责人签字同意，档案管理部门备案；查阅涉密档案需额外经集团保密部门审批；（2）外部单位（如政府监管部门、审计机构、合作方）查阅档案，需持单位介绍信、有效身份证件及法定代表人授权委托书，经集团分管领导批准后，由档案管理部门专人陪同查阅；（3）查阅涉密档案仅限在档案阅览室进行，不得复制、摘抄，确需复制的须经集团总经理批准。2.查阅流程：（1）查阅人填写《档案查阅申请表》，明确档案名称、查阅事由、查阅时间及用途；（2）档案管理部门审核申请表，1个工作日内予以回复；（3）查阅时，档案管理员负责调取档案，查阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案内容；（4）查阅完毕，档案管理员检查档案完好情况，双方签字确认。3.复制与借阅：（1）档案复制需经档案管理部门批准，由管理员操作复制，复制件加盖“档案复制专用章”，与原件具有同等效力；（2）档案原则上不外借，确因特殊情况（如法律诉讼）需借阅的，须经集团总经理批准，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时需经档案管理部门检查完好；（3）电子档案复制需通过指定系统操作，记录复制时间、用途及复制人信息。4.保密要求：（1）查阅人需签署《保密承诺书》，严格遵守保密规定，不得泄露档案中的商业秘密、技术秘密或敏感信息；（2）档案管理员对档案利用情况做好记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、用途等，定期汇总分析。第六章责任追究第十三条对违反本制度的行为，根据情节轻重，对相关责任人及单位进行以下处理：（一）未按规定时限归档或归档资料不全1.招标组织部门未在规定时限内移交资料的，对部门负责人给予通报批评，扣减部门绩效考核得分5分/次；2.归档资料缺失关键内容（如评标报告、合同文本等）的，对直接责任人扣减当月绩效10%，部门负责人扣减当月绩效5%；情节严重的，对直接责任人给予降薪处理。（二）归档资料不真实、不规范1.提交伪造、篡改资料的，对直接责任人解除劳动合同，部门负责人降职处理；造成集团损失的，追究赔偿责任；2.资料整理不符合规范（如未编页码、未区分原件复印件等），经退回整改仍未达标的，对直接责任人扣减当月绩效8%。（三）档案损毁、丢失或泄密1