档案管理制度范本

档案管理制度范本第一章总则第一条为规范本单位档案管理工作，提高档案利用效率，保护单位历史记录的真实性与完整性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案管理工作是单位重要的基础性工作，遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、便于利用的原则。各部门及全体员工均有保护档案的义务。第四条本制度适用于单位各部门及所属机构的档案管理工作。第二章管理机构与职责第五条单位档案工作实行统一管理、分级负责的管理体制。（一）单位指定相应部门（如办公室或综合管理部）为档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案工作。（二）各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门日常形成文件材料的收集、整理、预归档，并定期向单位档案管理部门移交。第六条档案管理部门主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及工作细则。（二）负责对各部门档案工作进行业务指导和培训。（三）接收、征集、整理、鉴定、保管、统计本单位各类档案及相关资料。（四）负责档案的开发利用，为单位各项工作提供服务。（五）组织实施档案的数字化、信息化建设和管理。（六）监督和指导档案的销毁工作。第七条各部门档案管理人员职责：（一）负责本部门应归档文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交。（二）确保本部门归档材料的完整性、准确性和规范性。（三）协助档案管理部门查阅本部门相关档案。第三章档案的收集与归档第八条归档范围：单位在各项工作中形成的，反映工作主要过程和结果，对单位具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。具体包括但不限于：行政管理、经营管理、业务技术、财务审计、人事劳资、基本建设等方面的文件材料。第九条归档要求：（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。（二）文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，保持有机联系，便于查阅。（三）归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处及原因，并由相关负责人签字确认。（四）电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十条归档时间：（一）日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年内整理归档。（二）专项工作、重点项目形成的文件材料，应在项目完成后三个月内整理归档。（三）会计档案的归档时间按财政部相关规定执行。（四）电子文件应随办随归，或定期批量归档。第四章档案的整理与保管第十一条档案整理应按照国家档案行政管理部门制定的档案整理规则和标准进行，做到分类清楚、组卷合理、排列有序、目录清晰、装订规范。第十二条档案保管应符合以下要求：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。（二）配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、防虫药剂等。（三）建立档案库房管理制度，严格控制库房温湿度，保持库房清洁卫生。（四）定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理并报告。第十三条电子档案的保管应遵守以下规定：（一）采用符合国家标准的存储载体和备份策略，定期进行数据备份和校验，防止数据丢失或损坏。（二）对电子档案的存储环境、软硬件设施进行有效管理和维护。（三）确保电子档案的长期可读性，适时进行格式转换和迁移。第十四条档案管理人员调动工作时，必须办理档案交接手续，由监交人监交，交接双方在交接清单上签字，确保档案管理工作的连续性。第五章档案的利用与借阅第十五条档案利用应遵循“为单位发展服务，严格保密，规范有序”的原则。第十六条单位内部人员因工作需要查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。第十七条外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经单位档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅涉密档案，须经单位主要领导批准。第十八条档案借阅一般限在档案阅览室内进行。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出时间一般不超过规定期限，确需延长的，须办理续借手续。第十九条查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。如确需复制，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制。第二十条查阅涉密档案，必须严格遵守国家和单位的保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。第二十一条归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。发现档案有损坏、缺失等情况，应立即报告并追查。第六章档案的鉴定与销毁第二十二条档案鉴定工作由单位档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十三条档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限根据档案价值确定。第二十四条经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第二十五条销毁档案的过程应进行详细记录，《档案销毁清册》应永久保存。第七章责任追究第二十六条对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，单位予以表彰和奖励。第二十七条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分，直至追究法律责任：（一）不按规定收集、整理、归档，造成档案材料缺失、损坏的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、伪造、损毁、丢失档案材料的；（三）违反档案借阅规定，擅自转借、复制、拍摄、摘录、公布档案内容的；（四）在档案利用中泄露国家秘密或单位商业秘密的；（五）擅自销毁档案的；（六）玩忽职守，造成档案严重损失的。第八章附则第二