公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度一、总则为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理工作，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程，特制定本制度。本制度所称公司印章，是指在公司经营管理活动中代表公司法人意志的，以公司名义刻制的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他专项业务用章（以下统称“印章”）。公司所有印章的管理，均适用本制度。各部门及全体员工在涉及印章使用的各项活动中，必须严格遵守本制度规定。二、印章的刻制、启用与废止公司印章的刻制权限归公司统一管理。因业务发展或管理需要新增印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、保管部门及建议保管人等，经公司相关领导审批同意后，由行政部（或指定专门部门，下同）统一负责到公安机关指定的刻制单位办理刻制手续。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章，一经发现，将追究相关人员的责任。新印章刻制完成后，行政部应组织专人对印章的规格、样式进行核验，确认无误后，进行登记备案，建立《公司印章登记表》，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门、保管人等信息。印章启用前，应由公司正式发文通知相关部门及单位，明确启用日期及使用范围。对于因机构变动、名称变更、印章磨损、政策调整等原因不再使用的印章，应由保管部门及时向行政部提出废止申请，经审批后，由行政部统一收回。废止印章应妥善保管，定期进行销毁。销毁时需由行政部、财务部及相关业务部门共同派员监销，并做好销毁记录，存档备查。严禁个人私自留存、销毁废止印章。三、印章的保管公司各类印章实行专人保管、专人负责制度。保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，确保印章的安全和规范使用。印章保管人员的确定与变更，需由所在部门提出申请，经行政部审核并报公司领导批准后办理交接手续，并及时更新《公司印章登记表》。印章保管应遵循以下原则：1.公司公章、法定代表人章应分别由不同的专人保管，且保管人不得擅自将印章交予他人代管。2.财务专用章、发票专用章等财务类印章，原则上由财务部指定专人保管，并按照财务制度规定使用。3.合同专用章由公司指定的合同管理部门或法务部门专人保管。4.其他专项业务用章由相关业务部门指定专人保管。5.印章应存放在保险柜、带锁文件柜等安全保密的地方，严禁随意放置或带出办公区域。下班后及节假日，应将印章锁好，确保万无一失。6.保管人出差、休假或因其他原因暂时无法履行保管职责时，须提前向部门负责人报告，由部门负责人指定临时保管人，并办理严格的交接手续，明确责任。印章保管人如发生工作调动、离职等情况，必须在办理离职手续前，将所保管的印章及相关登记记录一并移交给指定的接任人员，并由部门负责人监督交接过程，确保交接清楚、无误。四、印章的使用公司印章的使用应遵循“严格审批、规范用印、有据可查”的原则，严禁滥用或违规使用印章。用印申请与审批：1.任何部门或个人需要使用公司印章，均须填写《公司用印申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印种类、申请部门、申请人、日期等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.《公司用印申请表》及附件须经过相应的审批流程：一般性业务文件、证明材料等，由部门负责人审核批准；重要合同、协议、对外承诺、资金往来等涉及公司重大利益或法律风险的文件，须经部门负责人审核后，报请公司分管领导或总经理审批；涉及公司注册资本、股权变更、对外担保、重大投融资等特别重大事项的用印，须经公司最高决策机构（如股东会、董事会）审议批准后，方可使用。3.审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、完整性及合规性进行严格审核，对不符合规定或存在风险的用印申请，有权拒绝批准。用印规范：1.印章保管人在接到经审批同意的《公司用印申请表》及相关文件后，应对照审批意见，再次核对文件内容与申请事项是否一致，确认无误后方可用印。2.用印时，应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），印迹应完整、不模糊。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖公司印章。如确因特殊业务需要在特定格式的空白单据上预盖章，须经公司总经理或其授权人特批，并严格控制份数，使用后及时核销。4.同一文件如需多页盖章，除在落款处盖章外，还应加盖骑缝章，以确保文件的完整性和连贯性。5.非公司正式文件，如便函、内部通知等，一般不得使用公司公章。确需使用的，须经部门负责人及行政部负责人批准。6.严禁为与公司业务无关的文件或第三方文件加盖公司印章。7.印章使用后，保管人应在《公司用印申请表》上记录实际用印情况，并由申请人签字确认。五、用印登记与存档公司建立健全用印登记制度。印章保管人须对每一次印章使用情况进行详细登记，填写《公司印章使用登记簿》，登记内容包括：用印日期、用印部门、申请人、用印事由、文件名称及编号、份数、审批人、用印人、保管人等信息。《公司用印申请表》、用印文件复印件（或扫描件）及《公司印章使用登记簿》应作为重要档案资料妥善保管，保存期限不少于规定年限。行政部应定期对各印章的使用登记情况进行检查。六、外出用印与携带原则上，公司印章不得带出公司办公场所使用。确因特殊情况（如异地签约、项目现场等）需要携带印章外出使用的，申请人须提前填写《公司印章外出使用申请表》，详细说明外出用印的事由、地点、时间、随行人员、文件内容等，经部门负责人、行政部负责人及公司分管领导或总经理批准后，由两人以上（含两人）共同携带前往。外出用印时，必须在指定的范围内使用，并由携带人全程负责印章的安全，用印完毕后立即将印章带回公司，并向行政部及保管人办理归还手续，登记备案。严禁将外出携带的印章交由他人代管或用于与申请事项无关的用途。七、印章遗失、被盗的处理印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向部门负责人及行政部报告，并同时向公安机关报案，积极配合调查。行政部接到报告后，应立即上报公司领导，并采取相应的补救措施，如发布遗失声明、重新刻制印章等，以最大限度降低公司可能遭受的损失和风险。八、责任追究对于严格遵守本制度，认真履行印章保管和使用职责，有效避免公司损失的部门或个人，公司将给予表彰或适当奖励。任何部门或个人违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用、出借、复制、涂改、伪造、损毁公司印章，或因保管不善、违规操作导致印章遗失、被盗、被滥用，从而给公司造成经济损失或名誉损害的，公司将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、