应急处置台账归档制度

应急处置台账归档制度第一章总则第一条为规范应急处置活动台账的建立、收集、整理、归档和管理工作，确保应急处置全过程信息真实、完整、可追溯，提高应急管理规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《生产安全事故应急条例》等法律法规及本单位应急管理相关规定，制定本制度。第二条本制度适用于本单位各部门、各分支机构在预防与应急准备、监测与预警、应急处置、事后恢复重建等全过程中形成的各类应急处置台账的归档管理。台账载体包括纸质文件、电子文档、音视频记录、图片等。第三条应急处置台账归档管理遵循以下原则：（一）全程记录原则：应急处置活动各环节均需同步建立台账，确保信息无遗漏、无断档；（二）真实准确原则：台账内容须客观反映事件实情，严禁伪造、篡改或销毁；（三）规范统一原则：台账格式、要素、归档流程等应符合本制度及档案管理标准；（四）安全保密原则：涉密台账按国家保密规定管理，非涉密台账确保存储安全，防止信息泄露或丢失。第二章职责分工第四条应急管理部门是应急处置台账归档管理的统筹协调部门，履行以下职责：（一）制定台账标准模板及归档流程，指导各部门规范台账建立；（二）定期开展台账管理监督检查，对台账质量进行评估；（三）负责重大突发事件台账的接收、审核及最终归档；（四）协调解决台账管理中的跨部门问题。第五条业务部门（含事发部门）是台账建立的第一责任主体，履行以下职责：（一）按照职责分工，在应急处置各环节实时、准确记录台账内容，确保要素齐全；（二）对本部门台账进行初步整理、分类，按时报送应急管理部门；（三）配合档案部门做好台账移交及后续利用工作；（四）建立台账管理内部责任制，明确专人负责。第六条档案管理部门是台账保管的专门机构，履行以下职责：（一）负责应急处置台账的接收、鉴定、保管、利用及鉴定销毁工作；（二）提供台账存储场所及设备支持，确保纸质台账防潮、防火、防虫，电子台账备份及安全存储；（三）定期对台账管理情况进行检查，发现问题及时通报并督促整改；（四）制定台账保管应急预案，防范自然灾害、人为破坏等风险。第七条信息技术部门是台账技术保障部门，履行以下职责：（一）提供电子台账的技术支持，包括系统开发、权限管理、数据备份及网络安全保障；（二）协助解决电子台账归档过程中的技术问题，确保电子文件的真实性、完整性及长期可读性；（三）定期对电子台账存储设备进行检测维护，防止数据丢失；（四）配合档案部门开展电子台账长期保存技术研究。第三章台账内容与要求第八条应急处置台账按应急处置阶段分为四类，每类台账需包含以下核心内容：（一）预防与准备阶段台账1.应急预案台账：包括应急预案文本（综合预案、专项预案、现场处置方案）、评审记录、备案文件、修订记录及修订原因说明；2.应急资源台账：包括应急队伍信息（名单、联系方式、专业资质、培训记录）、应急物资清单（名称、规格、数量、存放位置、维护保养记录）、应急装备台账（类型、性能参数、校验日期、操作人员）、应急避难场所信息（位置、容纳人数、设施配置、疏散路线图）；3.培训与演练台账：包括培训计划（时间、地点、对象、内容、师资）、培训记录（签到表、课件、考核结果）、演练方案（目的、场景、流程、评估标准）、演练记录（影像资料、过程描述、问题清单）、演练评估报告（成效分析、改进建议）；4.风险隐患台账：包括风险辨识评估报告（辨识方法、风险等级、管控措施）、隐患排查记录（排查时间、区域、问题描述、整改责任人、整改期限）、隐患整改验收记录（整改情况、复查人、验收结论）。（二）监测与预警阶段台账1.监测信息台账：包括监测数据（气象、地质、设备运行等实时及历史数据）、监测记录（时间、地点、数值、异常情况处置措施、监测人员签字）；2.预警信息台账：包括预警发布记录（预警级别、发布时间、范围、发布渠道、签发人）、预警响应记录（响应措施启动时间、责任部门、落实情况、处置人员）、预警解除记录（解除时间、原因、批准人）。（三）应急处置阶段台账1.事件报告台账：包括事件上报记录（上报时间、地点、事件类型、伤亡情况、初步处置措施、上报人）、上级指示及反馈记录（指示内容、传达时间、落实情况）；2.现场处置台账：包括现场指挥记录（指挥人员、决策过程、指令下达时间、执行情况）、救援队伍行动记录（到达时间、救援措施、物资使用情况、负责人）、人员疏散与安置记录（疏散路线、安置点、人数、物资发放清单、安置责任人）、医疗救护记录（伤员信息、救治措施、转运时间、医疗机构）；3.会议与沟通台账：包括应急会议记录（时间、地点、参会人员、议题、决议、行动项）、信息报送记录（向上级、相关部门及公众通报信息的内容、时间、渠道、接收方）、外部支援记录（支援单位、人员、物资及到达时间、使用情况）；4.事态控制台账：包括事件发展趋势分析（关键节点、影响因素分析）、关键节点处置记录（次生灾害防范措施、险情控制过程、效果评估）、应急力量调配记录（增援队伍、物资调度时间、用途、审批人）。（四）事后评估与恢复阶段台账1.事件调查台账：包括调查方案（调查组组成、调查方法、时间安排）、证据材料（照片、视频、笔录、物证清单）、调查报告（原因分析、责任认定、处理建议、证据链说明）；2.评估总结台账：包括应急处置评估报告（过程评价、措施有效性分析、经验教训总结、改进建议）、改进措施及落实计划（责任部门、完成时限、验收标准）；3.恢复重建台账：包括损失评估报告（人员伤亡、财产损失、环境影响评估数据）、恢复重建方案（资金来源、项目进度、责任分工）、资金使用记录（支出明细、审批手续、凭证）、重建项目验收报告（验收时间、结论、签字确认）；4.归档台账：包括本阶段各类台账移交清单（台账名称、数量、移交人、接收人）、归档说明（台账整理情况、特殊事项说明）。第九条台账格式与要素要求：（一）纸质台账：采用A4纸打印或书写，标题统一为“[事件名称/阶段]+台账类型”（如“XX公司火灾事故应急处置现场处置台账”），包含页码、编制部门、编制人、审核人、编制日期等要素；表格类台账需设置表头（台账名称、时间段）、表体（具体内容列项）、表尾（签字栏、日期）；文字类台账需分段叙述，逻辑清晰，关键数据标注单位。（二）电子台账：使用统一模板（由应急管理部门制定），格式为PDF（确保不可篡改）或DOCX（便于编辑），需包含元数据（创建时间、修改时间、作者、所属部门）；音视频记录需标注录制时间、地点、内容概述，时长超过30分钟的需附文字摘要，视频格式为MP4，音频格式为WAV，分辨率不低于1080P；图片需标注拍摄时间、地点、内容说明，格式为JPG，分辨率不低于300DPI。（三）要素完整性：每份台账需确保“5W1H”要素齐全（Who：责任主体，What：事件内容，When：时间节点，Where：地点位置，Why：原因依据，How：处置措施），关键信息（如时间、地点、人员姓名、具体数据）不得缺失，数据需经核对无误，涉及签字的须手写签字或电子签章。第四章归档流程第十条台账收集与整理：（一）实时收集：业务部门在应急处置过程中同步记录台账，事件结束后3个工作日内完成初步整理，纸质台账按类别装订（加装封面、目录），电子台账按“事件名称+阶段+日期”规则命名并分类存储；（二）部门审核：业务部门负责人对台账内容真实性、完整性进行审核，重点核查数据准确性、签字手续完备性、逻辑一致性，审核无误后签字确认，于事件结束后5个工作日内将台账（纸质版及电子版）报送应急管理部门。第十一条应急管理部门审核：应急管理部门收到台账后2个工作日内完成审核，重点检查：（一）台账类型是否齐全，是否覆盖预防与准备、监测与预警、应急处置、事后评估与恢复四个阶段；（二）内容是否符合“真实、准确、完整”要求，关键要素（如时间、地点、伤亡人数、处置措施）有无缺失或矛盾；（三）格式是否符合本制度规定，纸质台账装订是否规范，电子台账元数据是否完整、格式是否符合标准；（四）签字手续是否完备，编制人、审核人、负责人签字是否清晰。审核不通过的，退回业务部门重新补充完善，并明确整改时限（不超过3个工作日），直至符合要求。第十二条档案接收与归档：（一）移交时间：应急管理部门审核通过后，10个工作日内将台账移交档案管理部门，并填写《应急处置台账移交清单》（一式两份，列明台账名称、数量、页数、移交人、接收人、移交日期），双方签字确认后各执一份；（二）归档分类：档案管理部门按“年度-事件类型-阶段”对台账进行分类编号，编号规则为“[年份]-[事件类型代码]-[事件序号]-[阶段代码]-[流水号]”（如“2024-安-001-处置-001”），事件类型代码参照《突发事件分类与代码》（GB/T35561），阶段代码分别为“准备”“监测”“处置”“评估”；（三）归档要求：纸质台账按编号顺序装入无酸档案盒，盒脊标注档案号、事件名称、年份，档案盒内放置《台账目录》（含台账名称、页码、起止日期）；电子台账存储至指定服务器（双备份，异地备份与本地备份各1份），同步归档纸质版打印件（含电子签章），电子文件与纸质文件通过档案号建立对应关系，确保检索一致。第十三条特殊情况处理：（一）跨部门事件：由牵头业务部门负责汇总整理台账，配合业务部门需在收到台账收集通知后3个工作日内提供本部门相关记录并签字确认，牵头部门汇总后统一报送应急管理部门；（二）延续性事件：应急处置周期超过1个月的，实行“月度归档”，每月末由业务部门将当月形成的台账整理归档，事件结束后10个工作日内完成最终台账汇总归档；（三）台账变更：已归档台账如需补充或修改，由业务部门提交《台账变更申请》（注明变更原因、具体内容、变更范围），经应急管理部门审核、档案管理部门确认后，在原台账复印件上备注变更内容及时间，并由变更人、审核人签字盖章，原件不做修改，变更记录与原件一并归档。第五章保管与利用第十四条保管期限：根据《机关档案管理规定》及应急管理要求，台账保管期限分为三类：（一）永久：重大突发事件（造成3人以上死亡或1000万元以上直接损失，或涉及公共安全、社会稳定的突发事件）的总结报告、调查报告、评估报告、应急预案及修订记录、应急资源台账（队伍、物资、装备的详细清单）；（二）长期（30年）：一般突发事件（1-3人死亡或100万-1000万元直接损失）的处置台账、演练评估报告、风险隐患台账、事件调查报告；（三）短期（10年）：日常风险排查记录、培训记录、预警信息记录、应急物资出入库记录等非重大事件的常规台账。保管期限届满后，由档案部门会同应急管理部门、法务部门进行鉴定，对仍有保存价值的台账（如涉及历史事件、重要经验总结的）延长保管期限，无保存价值的按规定程序销毁，销毁前需编制《台账销毁清单》（经分管领导审批），并由两人以上监销，监销人签字确认。第十五条保管措施：（一）纸质台账：存放于符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的库房，配备温湿度调控设备（温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），定期检查（每季度一次）防火、防虫、防霉情况，库房内严禁吸烟、使用明火，配备二氧化碳灭火器、防虫防霉药剂，破损台账及时修复（采用纸带修补、裱糊等方式）；（二）电子台账：服务器采取加密传输（SSL/TLS协议）、访问权限控制（按角色分配读写权限）、病毒防护（安装杀毒软件，定期更新病毒库）措施，每年进行一次数据备份（异地备份存储于专用灾备中心，距离主服务器不少于50公里），存储介质（如硬盘、磁带）每3年检测一次可读性，确保数据长期可用。第十六条台账利用：（一）利用权限：1.内部人员因工作需要查阅台账的，须经本部门负责人签字同意，填写《台账查阅申请表》（注明查阅目的、内容、范围、时间）；2.查阅涉密台账的，须经应急管理部门负责人批准，并由档案部门专人全程陪同；3.外部单位（如上级主管部门、司法机关、合作单位）查阅台账的，需持单位介绍信及本单位分管领导批准文件，查阅范围仅限于与该单位职责相关的内容。（二）利用流程：1.查阅人提交《台账查阅申请表》后，档案部门在1个工作日内审核完毕，符合条件的安排查阅；2.纸质台账查阅在档案阅览室进行，查阅人需佩戴手套，严禁涂改、勾画、抽取、撤换原件，确需摘抄的，使用档案专用摘抄纸，并由档案人员核对无误后签字；3.电子台账查阅需通过指定终端（禁止使用个人电脑），禁止下载或拷贝（经批准的除外），确需复制的，由档案部门转换为PDF格式并加盖档案专用章。（三）利用记录：档案部门对台账查阅情况进行详细登记，填写《台账查阅登记簿》（包括查阅时间、查阅人单位及姓名、查阅内容、利用目的、审批人、档案员），登记记录保存期限不少于30年。第六章责任追究第十七条奖励：对在台账归档工作中表现突出的部门或个人，符合以下条件之一的，由应急管理部门提请单位给予表彰或奖励：（一）台账管理规范，内容真实、完整、及时，为应急处置评估、事故调查提供重要支撑的；（二）在台账归档工作中创新方法，提高管理效率，或避免、挽回重大损失的；（三）严格执行本制度，全年无台账管理差错，且在监督检查中多次受到表扬的。奖励形式包括通报表扬、颁发荣誉证书、奖金（按单位奖励办法执行），并作为年度考核