服装零售销售合同管理制度及流程

服装零售销售合同管理制度及流程一、总则（一）目的与依据为规范公司服装零售业务的合同管理，明确各环节职责，防范经营风险，保障公司与合作方的合法权益，确保销售业务的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度及流程适用于公司所有服装零售业务相关的销售合同（包括但不限于与加盟商、直营店、电商平台、团购客户等签订的各类销售协议、订单合同等）的起草、评审、签订、履行、变更、终止、归档等全过程管理。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更和终止必须遵守国家法律法规及行业规范。2.平等自愿、公平诚信原则：合同双方应在平等互利的基础上，遵循自愿、公平、诚实信用的原则订立和履行合同。3.风险控制原则：合同管理应贯穿于业务全过程，注重风险识别、评估与防范，确保公司利益不受损害。4.权责明确原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保各司其职，有效协作。二、合同管理机构与职责（一）归口管理部门公司销售部为服装零售销售合同的归口管理部门，负责统筹协调合同管理的各项工作。其主要职责包括：1.组织制定和修订公司服装零售销售合同管理制度及相关流程。2.负责公司标准销售合同文本的制定、修订与发布。3.对各业务部门提交的非标准合同进行法律及业务层面的审核。4.监督、检查合同的履行情况，协调处理合同履行中出现的争议。5.负责合同档案的统一归档、保管与查询。6.组织开展合同管理相关的培训工作。（二）相关业务部门职责1.业务部门（如各区域销售团队、门店等）：*负责合同签订前的市场调研、客户资信调查与评估。*根据业务需求，与客户进行合同具体条款的谈判。*负责标准合同文本的选用与填写，确保信息真实、准确、完整。*对于非标准合同，负责起草或提出具体需求，并按流程提交审核。*负责合同的履行，包括发货、收款、售后服务等，并及时反馈履行中出现的问题。*配合归口管理部门处理合同纠纷。2.财务部：*负责对合同中的付款方式、价格条款、税务处理等财务相关条款进行审核。*参与客户信用额度的评估。*负责合同款项的收付与核算。3.法务部（或指定法务人员）：*负责对合同的合法性、合规性、完整性及风险点进行法律审核。*提供合同相关的法律咨询，协助处理合同纠纷及诉讼事务。*参与标准合同文本的制定与修订。三、销售合同管理流程（一）合同签订前准备与评审1.客户信息收集与资信调查：业务部门在与潜在客户洽谈前，应充分收集客户基本信息，包括营业执照、经营状况、信用记录等，并对其合作资质和履约能力进行评估。对于重要客户或大额合同，应形成书面的资信调查报告。2.合同谈判：业务部门根据公司的销售政策、价格体系及客户需求，与客户就合同主要条款进行谈判。谈判过程中应坚持公司利益，同时兼顾合作灵活性。3.合同文本选择与起草：*对于常规业务，应优先使用公司发布的标准销售合同文本。*对于特殊业务或客户有特殊要求，需要对标准文本进行修改或起草非标准合同时，业务部门应与法务部沟通，确保合同条款的严谨性。4.内部评审：*业务部门初审：业务部门负责人对合同文本的真实性、准确性、完整性及与客户谈判的一致性进行初审。*相关部门审核：初审通过后，业务部门将合同文本及相关资料（如客户资信调查、报价单等）按流程提交财务部、法务部（如需）及销售部进行审核。各审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。*评审意见处理：业务部门根据各审核部门的意见对合同进行修改完善。若存在重大分歧，应组织协调会议解决。（二）合同签订1.审批：合同经内部评审通过后，按公司授权权限逐级上报审批。审批人应对合同的合规性、可行性及风险控制措施进行最终把关。2.签署：*审批通过后，由公司授权代表签署合同。签署时应核对对方签约人的授权委托书及身份信息，确保签约主体真实有效。*合同文本应使用公司规定的用纸，一式多份（一般为正本两份，双方各执一份，副本份数根据需要确定），签署部分应手写签名并加盖公司合同专用章或公章。*严禁签署空白合同或主要条款未明确的合同。3.合同分发：合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给财务部等相关执行部门，并将正本交销售部归档。（三）合同履行1.履约跟踪：业务部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定组织生产（或采购）、发货、安装（如需）、提供服务等，并跟踪客户的付款、收货、验收等情况。2.信息反馈与沟通：在合同履行过程中，业务部门应建立台账，记录履约进展。如出现可能影响合同履行的情况（如客户延迟付款、市场变化等），应及时向销售部及相关领导汇报，并积极与客户沟通协商。3.变更与解除：*如因市场变化、客户需求调整或其他不可抗力因素导致合同需要变更或解除，业务部门应与客户协商一致后，签订书面的变更或解除协议，并按原合同审批流程进行审核报批。*任何单方面的变更或解除行为均无效，除非符合合同约定或法律规定的单方解除条件。4.争议处理：合同履行中发生争议时，业务部门应首先尝试与客户友好协商解决。协商不成的，应及时将争议情况书面上报销售部，并配合销售部、法务部采取进一步的法律措施（如发律师函、仲裁、诉讼等）。（四）合同的变更、终止与纠纷处理1.合同变更：同上述履行过程中的变更条款。2.合同终止：合同履行完毕、双方协商一致解除或出现法定/约定终止情形时，合同终止。业务部门应及时办理合同终止的相关手续，并将情况反馈至销售部。3.纠纷处理：详细记录纠纷发生的原因、经过、协商情况等，并妥善保管相关证据。在纠纷处理过程中，各相关部门应密切配合，共同维护公司合法权益。（五）合同档案管理1.归档范围：包括但不限于合同正本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、对方资质文件、授权委托书、履约过程中的往来函件、验收单、付款凭证、争议处理文件等。2.归档要求：销售部应指定专人负责合同档案的管理，对归档材料进行分类、编号、登记，并建立电子台账，确保档案的完整、安全和可追溯。3.保管期限：合同档案的保管期限应符合国家相关规定及公司档案管理制度，一般自合同终止之日起保存至少三年以上，重要合同应长期保存。4.查阅与借阅：公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案，需履行相应的审批手续，并限期归还。严禁私自复制、涂改、抽取、销毁合同档案。四、合同的主要条款服装零售销售合同应至少包含以下主要条款，具体内容可根据实际业务情况进行调整：1.当事人信息：双方的全称、注册地址、法定代表人（或授权代表）、联系方式等。2.标的物：明确服装的品名、款号、规格、型号、颜色、数量、单价、总价等。建议附详细的订单明细作为合同附件。3.质量标准：约定服装的质量要求、验收标准（如面料成分、做工、外观、标识等），可引用国家或行业标准，或双方约定的具体标准。4.交付与验收：*交付方式（送货上门、客户自提、委托运输等）、交付地点、交付时间。*运输费用的承担方。*验收方式、验收期限及提出异议的期限和方式。5.价格与结算：*合同总金额、单价（是否含税）。*付款方式（电汇、支票、承兑汇票等）、付款期限（预付款、到货款、月结等）。*发票类型及开具要求。6.违约责任：明确双方在违反合同约定时应承担的责任，如逾期交货/付款的违约金计算方式、质量不合格的处理方式（修理、更换、退货、赔偿损失等）。7.不可抗力：约定不可抗力的范围及发生不可抗力时双方的权利义务。8.知识产权：如涉及品牌授权、商标使用等，应明确相关知识产权的归属及使用范围。9.保密条款：对于合作过程中知悉的对方商业秘密，双方负有保密义务。10.争议解决方式：约定协商不成时，是通过仲裁还是诉讼解决，以及仲裁机构或管辖法院。11.合同生效条件、份数及附件。12.其他约定事项（如退换货政策、促销支持、市场保护等）。五、监督与责任1.公司定期或不定期对各部门合同管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并要求整改。2.对于严格执行本制度，在合同管理中做出突出贡献或有效避免/挽回公司损失