学校合同管理制度

学校合同管理制度一、总则（一）目的与依据为规范学校各类合同行为，防范合同风险，保障学校合法权益，提高资金使用效益，促进学校各项事业健康、有序发展，依据国家相关法律法规及上级主管部门要求，结合本校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校及所属各部门、单位在开展教学、科研、行政管理、后勤服务、对外合作等活动中，与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除和终止各类合同、协议、承诺书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。学校内部管理方面的协议，可参照本制度精神执行。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更和解除必须遵守国家法律法规、政策规定及学校规章制度。2.审慎严谨原则：合同谈判、起草、审核、签订等环节应周密考虑，确保条款明确、权责清晰、内容合法、程序规范。3.权责对等原则：合同承办部门对合同的真实性、必要性、可行性负责；审核部门对职责范围内的审核内容负责；学校法定代表人或其授权代理人对合同的最终签订负责。4.效益优先原则：在合法合规的前提下，力求合同条款公平合理，最大限度维护学校利益，提高资源使用效益。二、合同管理机构与职责（一）学校层面管理学校对合同实行统一领导、分级管理、分工负责的管理体制。1.学校党政联席会议（或校长办公会）：是学校合同管理的最高决策机构，负责审议和批准学校重大合同及相关重要事项。2.法定代表人：代表学校行使合同签约权，可根据需要授权其他校领导或部门负责人在授权范围内签订合同。3.分管校领导：负责分管范围内合同的审核与审批工作，督促分管部门规范合同管理。（二）职能部门管理1.学校指定的职能部门（如办公室或法律事务部门）：作为合同管理的牵头协调部门，负责统筹合同管理制度的修订与解释、合同示范文本的制定与推广、重大合同的法律审核、合同纠纷的协调处理、合同管理培训及相关监督检查工作。2.财务部门：负责对合同中涉及经费预算、支付方式、税务处理、违约责任等财务相关条款进行审核，参与相关合同的谈判与评审，并按照合同约定办理款项收付。3.审计部门：负责对合同管理的全过程进行审计监督，特别是对重大合同的履行情况进行跟踪审计。4.各业务承办部门：是合同的发起部门和直接责任部门，负责合同项目的可行性论证、对方当事人资信调查、合同文本的初步拟定与谈判、合同履行的具体组织、合同纠纷的初步处理以及合同相关资料的收集与归档。三、合同的起草与拟定（一）合同文本的选择1.国家或行业有标准示范文本的，应优先采用，并根据实际情况进行必要的补充和修改。2.学校有统一制定示范文本的，应使用学校示范文本。3.无上述文本的，由承办部门负责起草。起草时应参照相关法律法规，确保合同要素齐全、权利义务明确、语言表述准确、逻辑严谨。（二）合同起草的基本要求1.合同内容应符合学校的发展规划和实际需求，具有明确的目的性和可行性。2.合同条款应完备，一般应包括：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.合同文本应字迹清晰、无涂改（如需修改应加盖校对章或双方签字确认），语言规范、简洁、准确，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词句。（三）对方当事人的资信调查承办部门在合同签订前，必须对对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查核实，索取并留存相关证明材料（如营业执照、资质证书、授权委托书等），确保对方具备合法签约主体资格和履约能力。四、合同的审核与审批（一）审核流程合同文本拟定后，承办部门应填写合同审批单，依次送财务部门、学校指定的合同管理职能部门（法律事务部门）及其他相关职能部门进行审核。涉及重大或复杂事项的合同，应组织相关专家进行评审。（二）审核重点1.承办部门审核：重点审核合同项目的必要性、可行性、对方当事人资信情况、合同主要条款的合理性与完整性。2.财务部门审核：重点审核合同经费来源是否落实、预算是否符合规定、支付方式是否合理、收费标准是否合规等。3.合同管理职能部门（法律事务部门）审核：重点审核合同主体的合法性、合同内容的合规性、条款的严谨性与公平性、违约责任的明确性、争议解决方式的适当性等法律风险。4.其他相关部门审核：根据合同性质和内容，由相关职能部门对涉及本部门职责的条款进行审核。（三）审批权限根据合同的性质、金额、重要程度等因素，学校划分不同的审批权限。一般合同由分管校领导审批；重大或特殊合同须报请校长或学校党政联席会议（校长办公会）审议批准。严禁越权审批或拆分合同规避审批。五、合同的签订与履行（一）合同的签订1.合同经审核批准后，方可签订。签订合同时，应由学校法定代表人或其授权委托人签字，并加盖学校合同专用章或公章。严禁使用部门印章代替学校印章签订合同。2.合同文本一般应一式多份，学校至少留存两份，承办部门和档案管理部门（或合同管理部门）各执一份。3.对外签订的合同，原则上应采用书面形式。（二）合同的履行1.合同签订后，承办部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行合同义务，同时密切关注对方当事人的履约情况，确保合同目的实现。2.在合同履行过程中，如发现对方可能违约或已发生违约行为，承办部门应及时采取措施防止损失扩大，并立即向分管校领导及合同管理部门报告。3.合同履行过程中形成的补充协议、会议纪要、函件、通知等书面材料，均为合同的组成部分，应妥善保管。4.财务部门应依据生效的合同及相关审批手续办理款项支付，对未履行审批程序或与合同约定不符的付款申请，有权拒绝支付。（三）合同的变更、解除与终止1.合同一经签订，非经法定或约定程序，不得擅自变更或解除。确需变更或解除的，应由承办部门与对方当事人协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原审批程序报经批准后执行。2.合同因履行完毕、解除、终止等原因失效后，承办部门应及时办理相关结算手续，并将情况报合同管理部门备案。六、合同的档案管理（一）归档范围合同档案包括但不限于：合同审批单、对方当事人资信材料、合同文本（含附件、补充协议）、谈判记录、审核意见、会议纪要、履行过程中的相关凭证、结算文件、争议处理文件等。（二）归档要求1.合同履行完毕或终止后，承办部门应在规定期限内将完整的合同档案整理后，按照学校档案管理规定移交学校档案管理部门或指定的合同管理部门统一归档。2.合同档案的保管期限应符合国家及学校档案管理的相关规定。3.合同档案管理应符合保密要求，查阅合同档案须履行相应的审批手续。七、合同纠纷的处理1.发生合同纠纷时，承办部门应首先尝试与对方当事人协商解决。协商不成的，应及时收集证据，提出处理意见，报请分管校领导及合同管理部门，并根据情况采取调解、仲裁或诉讼等方式解决。2.合同管理部门应指导和协助承办部门处理合同纠纷，必要时可聘请外部法律顾问参与。3.在处理合同纠纷过程中，任何部门和个人不得擅自放弃学校权利或作出有损学校利益的承诺。八、责任追究对于在合同管理过程中违反本制度规定，有下列行为之一，造成学校经济损失或不良影响的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：1.未经审核批准擅自签订合同的；2.超越授权范围或滥用职权签订合同的；3.在合同谈判、签订、履行过程中，因故意或重大过失导致学校权益受损的；4.提供虚假信息、隐瞒重要事实或与对方恶意串通的；5.擅自变更、解除合同或不按合同约定履行义务的；6.合同档案管理混乱，造成重要资料丢失或泄露秘密的；7