员工离职全流程工具包：申请、审批、面谈

员工离职全流程工具包第页STARTHERE/使用导览先用10分钟部署：先确认使用对象、要解决的问题和交付方式，再进入正文。资料不是“看完即结束”，而是拿来打印、填写、训练、检查和复盘。谁来用最常见任务拿到后第一步HR/人事把离职动作从口头通知变为可追溯流程先确定离职类型、拟离职日和主责人部门负责人确保项目、客户、资料和关键事项有人接手先列出未完事项和接收人离职员工一次性完成申请、交接和签收先填写离职申请与交接总表IT/行政/财务回收权限、资产并完成结算按节点核对本部门清单本资料包含什么8步离职闭环流程与RACI责任矩阵离职申请书、审批单、面谈记录等16份可编辑模板业务/项目/客户/资产/账号权限五类交接清单财务结算、证明开具、档案归档与异常闭环清单普通员工、管理岗位、关键岗位三种场景填写示例3步启动步骤动作完成标志1选择适用场景并复制所需模板形成一份“本次离职资料包”2按T-30/T-15/T-7/T-1/离职后节点推进每一步有责任人、截止时间和证据3由HR完成终审、签收、归档和异常关闭交接项为零遗漏或有书面处置使用边界重要：本资料提供通用流程和记录模板，不替代劳动法律意见。解除或终止劳动关系的依据、补偿、竞业限制、个税社保等事项，应结合当地现行规定、劳动合同和公司制度由专业人员确认。

一、离职全流程总览阶段建议时点主责关键动作必须形成的证据1.提出与受理T-30或按约定员工/HR提交申请；确认类型、日期、通知期离职申请书、受理记录2.审批与沟通T-25直属上级/HR确认业务影响、替代安排和风险等级审批单、沟通纪要3.离职面谈T-20HR了解原因、风险、保留建议和争议点面谈记录4.交接计划T-15员工/接收人拆分项目、客户、资料、资产、权限交接总表、专项清单5.并行交接T-14至T-3员工/接收人现场演示、材料移交、问题答疑签收记录、会议纪要6.权限与资产回收T-1IT/行政账号停用、设备回收、门禁注销回收清单、系统截图7.结算与证明T日财务/HR核对工资、报销、借款、证明等结算清单、签收单8.归档与复盘T+3至T+30HR/部门归档、遗留事项跟踪、岗位复盘归档目录、异常闭环台账二、RACI责任矩阵事项员工直属上级HRIT/行政财务接收人离职日期与类型确认RCAIII业务交接范围RACIIR账号权限回收CIARII资产回收RICA/RII费用与借款结算RICIA/RI证明开具与档案归档CIA/RICI异常事项关闭CARCCRRACI说明：R=执行，A=最终负责，C=协同/征询，I=知会。小公司可以一人兼任多个角色，但“A”和关闭证据不能省略。模板01｜员工离职申请书用途：员工主动提出离职时使用。尊敬的公司领导：本人________，现任________部门________岗位。因________________（可简述个人原因/职业规划/家庭安排等），现申请于____年__月__日离职。本人将按照公司流程完成工作、资料、资产和账号权限交接，并配合办理相关手续。申请人：________申请日期：____年__月__日期望最后工作日：____年__月__日模板02｜离职受理与审批单用途：HR确认离职类型、通知期、审批和风险等级。字段填写内容审核提示员工信息姓名/工号/部门/岗位/入职日期与人事档案一致离职类型主动离职/协商解除/合同到期/其他不得仅口头判断拟离职日核对通知期和业务安排业务影响客户/项目/关键权限/未结事项高风险项单独立项审批意见同意/调整日期/补充条件写明理由和责任人风险等级低/中/高高风险须法务或专业人员复核模板03｜离职面谈记录表用途：沉淀真实离职原因并识别风险，不将面谈变成说服或施压。问题记录后续动作主要离职原因岗位/团队体验薪酬与发展反馈流程或管理问题是否存在争议或未解决事项是否愿意保持联系/回流需升级事项模板04｜工作交接总表用途：所有交接事项的总控台账。序号类别事项/项目当前状态下一步接收人截止日证据/链接签收1项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□2项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□3项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□4项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□5项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□6项目/客户/资料/资产/权限示例：A项目周报与风险清单进行中完成本周交付并说明未决项张某____/__/__文件路径/会议纪要□模板05｜项目与任务交接清单用途：适用于项目制、运营、产品、研发等岗位。项目目标/范围里程碑已完成未完成与风险关键联系人资料位置接手动作项目A项目B模板06｜客户与外部联系人交接表用途：销售、客服、采购、商务等岗位使用。客户/单位联系人与方式合作事项当前进度承诺/风险下一次动作接收人客户告知状态示例客户王某/电话续约洽谈已报价对交付周期敏感周三回访李某已邮件告知模板07｜文件资料与知识交接表用途：确保资料可找到、可打开、可理解。资料名称版本日期存放位置访问权限使用说明保密级别接收确认周报模板v3/____共享盘/部门/项目部门可见每周五更新内部□模板08｜账号、系统与权限回收清单用途：IT与业务系统管理员使用。系统/账号账号标识权限范围数据/邮件转移停用时间执行人复核人证据企业邮箱OA/审批CRM/ERP代码仓库/云平台社媒/广告平台门禁/VPN/共享盘模板09｜资产与物品归还清单用途：行政、IT、仓储和员工共同签收。资产编号名称/型号数量状态附件归还日期接收人异常说明电脑完好/损坏门禁卡钥匙/工牌模板10｜财务结算核对单用途：用于核对报销、借款、备用金和其他往来。事项应结金额/状态凭证责任人完成日期复核未报销费用个人借款/备用金公司资产损坏或遗失提成/奖金待确认项其他往来模板11｜保密、知识产权与资料留存提醒单用途：用于再次明确已有义务和资料处理要求。不私自保留、转发或带走客户信息、源代码、经营数据、未公开资料和含个人信息的文件。个人设备中因工作产生的资料按公司制度完成移交或删除，并保留必要确认。对持续有效的保密、知识产权、竞业限制等安排，以已签文件和专业复核意见为准。离职后发现误收公司邮件、资料或账号仍可登录，应立即通知并停止使用。确认项员工确认公司复核工作资料已移交□□个人设备中的工作资料已处理□□持续义务已说明□□联系方式与通知渠道已确认□□模板12｜离职证明通用模板用途：由HR按实际事实和公司流程填写。兹证明________（身份证件号码后四位：____）自____年__月__日至____年__月__日在本公司________部门担任________岗位，双方劳动关系于____年__月__日解除/终止。特此证明。公司名称（盖章）：________经办人及联系方式：________日期：____年__月__日模板13｜内部离职通知模板用途：在必要范围内告知团队，避免披露不必要的个人原因。各位同事：________将于____年__月__日结束在公司的工作。自即日起，其负责的________事项由________接手，相关文件已存放于________。如有协作事项，请联系________。感谢________在职期间的投入，祝后续发展顺利。模板14｜客户交接通知邮件模板用途：确保外部关系平稳过渡。主题：关于________项目/业务对接人的调整通知尊敬的________：感谢长期以来的支持。因团队分工调整，自____年__月__日起，________事项将由________（电话/邮箱：________）继续负责。现有约定、进度和资料已完成内部交接，本次调整不影响已确认的合作安排。如需协助，可同时联系________。模板15｜异常事项与遗留问题闭环表用途：有争议、逾期或无法立即关闭的事项必须进入此表。编号异常事项影响临时措施责任人最终方案截止日状态关闭证据E01示例：某客户合同原件未归档影响后续续签先扫描并登记王某找到原件后入库____/__/__处理中模板16｜离职资料归档目录与终审清单用途：HR最终归档和复核。归档项是否齐全存放位置保管期限/依据复核人离职申请及审批□按制度面谈记录□按制度交接总表及专项清单□按制度资产/权限回收证据□按制度结算与证明签收□按制度异常闭环记录□按制度三、三种高频场景填写示例场景最大风险交接重点建议提前量验收方式普通职能岗资料散落、审批未完文件目录、待办、账号7-15天接收人能独立处理一周工作销售/客户岗位客户关系中断、承诺遗漏客户分层、合同、报价、跟进节点15-30天抽查重点客户并完成联合沟通管理/关键岗位决策背景、权限和隐性知识缺失团队、预算、项目组合、外部关系、授权30天以上召开专题交接会并形成会议纪要四、终审：离职手续“一次过”检查表勾选检查项结果/说明□离职类型、日期