机关电子印章管理制度

机关电子印章管理制度为规范机关电子印章管理，保障电子政务活动的合法性、安全性和有效性，根据《中华人民共和国电子签名法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《电子认证服务管理办法》等法律法规及相关政策要求，结合本机关实际工作需要，制定本制度。本制度所称电子印章，是指基于密码技术生成，以电子数据形式存储的印章图形，用于在电子文件上表明盖章主体身份并确认文件内容真实性、完整性的电子签名数据。电子印章与实物印章具有同等法律效力，其管理需遵循“严格审批、全程留痕、安全可控、责任可溯”的基本原则。第一章适用范围与管理对象第一条本制度适用于机关本级及所属各内设机构、派出机构、直属事业单位（以下简称“各单位”）在政务活动中使用的电子印章管理工作。具体管理对象包括：（一）机关法定名称章（含行政公章、党委公章等）；（二）机关内设机构及直属事业单位名称章；（三）业务专用章（含合同章、财务章、审批专用章、收文/发文专用章等）；（四）其他经机关主要负责人批准刻制的电子印章（以下简称“电子印章”）。第二条本制度所称电子印章应用场景包括但不限于：（一）通过政务信息系统、协同办公平台（以下简称“办公系统”）生成的电子公文、电子证照、电子批文等电子文件；（二）通过线上政务服务平台（含移动端）办理的行政许可、备案、确认等业务的电子表单；（三）与外单位通过安全传输通道交互的电子合同、协议、证明等文件；（四）其他依法需要加盖印章的电子文件。第二章管理职责分工第三条机关办公室（以下简称“办公室”）为电子印章统筹管理部门，主要职责包括：（一）制定电子印章管理制度、操作规范及年度工作计划；（二）审核电子印章的刻制、变更、注销申请；（三）监督电子印章使用流程合规性，组织开展专项检查；（四）协调解决电子印章使用中的跨部门争议；（五）建立电子印章管理台账，记录印章类型、授权范围、使用期限、责任人等信息。第四条机关信息化管理部门（以下简称“信息中心”）为电子印章技术保障部门，主要职责包括：（一）建设、维护电子印章管理系统（以下简称“印章系统”），确保系统符合国家密码管理、网络安全等技术标准；（二）为电子印章分配唯一数字证书，对接国家电子认证服务机构（CA机构）完成证书签发与更新；（三）实施电子印章存储加密、访问控制、日志审计等安全措施；（四）提供电子印章使用的技术培训与操作指导；（五）定期对印章系统进行安全评估与漏洞修复，制定应急预案。第五条各单位为电子印章使用责任部门，主要职责包括：（一）指定1名电子印章管理员（以下简称“管理员”），负责本单位电子印章的日常使用与保管；（二）严格执行电子印章申请、审批、用印、归档流程，确保用印文件内容真实、程序合规；（三）配合办公室、信息中心开展电子印章管理检查与数据统计；（四）及时报告电子印章异常使用情况（如系统故障、越权操作等）。第六条机关审计部门负责对电子印章使用的合规性、安全性进行监督，重点检查用印文件的审批流程、系统日志的完整性、安全措施的有效性等，每年至少开展1次专项审计。第三章电子印章制作与备案第七条电子印章制作需满足以下条件：（一）申请单位需提交《电子印章刻制申请表》，注明印章类型、用途、授权使用范围（含业务领域、文件类别、有效期限等），经本单位负责人签字并加盖实物公章后，报办公室审核；（二）办公室审核通过后，需经机关主要负责人或其授权的分管负责人审批；（三）信息中心根据审批结果，通过符合国家标准的电子印章生成系统制作电子印章，确保其图形与实物印章一致（含印文内容、尺寸、样式等），并绑定CA机构颁发的数字证书；（四）新制作的电子印章需通过测试用印验证（如加盖于测试文件并核验电子签名有效性），测试结果由信息中心存档备查。第八条电子印章备案管理要求：（一）电子印章制作完成后，信息中心需将印章信息（含印模图片、数字证书序列号、授权使用范围、管理员信息等）同步至办公室管理台账，并报同级政务服务管理部门备案；（二）涉及法律、法规规定需向特定部门备案的电子印章（如财务专用章），由申请单位按相关规定完成外部备案手续；（三）备案信息发生变更（如授权范围调整、管理员更换等），申请单位需在5个工作日内提交《电子印章信息变更申请表》，经办公室审核、分管负责人审批后，由信息中心更新系统数据并同步备案。第九条电子印章注销情形包括：（一）实物印章已注销（如机构撤销、更名等）；（二）电子印章使用期限届满且无续期需求；（三）因业务调整不再需要使用该电子印章；（四）其他需要注销的情形。第十条电子印章注销流程：（一）申请单位提交《电子印章注销申请表》，说明注销原因，经本单位负责人签字后报办公室审核；（二）办公室审核通过后，组织信息中心核查该电子印章的使用记录，确认无未归档文件或纠纷；（三）信息中心在收到注销通知后3个工作日内，停用该电子印章的使用权限，删除系统中存储的印章数据（含数字证书），并将注销信息同步至备案部门；（四）办公室更新管理台账，标注“已注销”并归档相关材料。第四章电子印章使用与审批第十一条电子印章使用实行“一事一审”制度，用印申请需通过办公系统线上提交，禁止线下审批或事后补审。申请内容需包含：（一）用印文件名称、类型（如公文、合同、表单等）、数量；（二）文件内容摘要（或上传电子文件原文）；（三）用印理由（如发文、审批、对外签署等）；（四）申请人姓名、所属部门、联系方式；（五）其他需要说明的信息（如紧急程度、协同部门意见等）。第十二条审批层级划分如下：（一）一般文件用印（如内部通知、普通报表、常规业务确认单等）：由申请单位负责人审批；（二）重要文件用印（如涉及资金使用、人事任免、政策制定的公文，标的额50万元以下的合同等）：由申请单位负责人初审，分管业务的机关领导复审；（三）重大文件用印（如涉及全局性工作部署的公文，标的额50万元及以上的合同，需向社会公开的规范性文件等）：由申请单位负责人初审，分管业务领导复审，机关主要负责人终审。第十三条审批时限要求：（一）一般文件审批需在1个工作日内完成；（二）重要文件审批需在2个工作日内完成；（三）重大文件审批需在3个工作日内完成；（四）紧急文件（如突发事件处置、限时上报材料等）可启动“即收即审”机制，审批时限压缩至半个工作日，需在审批意见中注明“紧急”字样。第十四条用印操作规范：（一）管理员需在办公系统中登录个人账号，通过生物识别（如指纹、人脸识别）或动态令牌完成身份验证后，方可登录印章系统；（二）用印时，系统自动关联审批记录，核对申请内容与文件原文是否一致，不一致的需退回重新申请；（三）电子印章需加盖在文件指定位置（如落款处、骑缝处），骑缝章需覆盖文件全部页边，确保每一页均有印章痕迹；（四）同一文件需加盖多枚电子印章的，按“先部门章后单位章、先业务章后公章”的顺序依次加盖；（五）用印完成后，系统自动生成包含时间戳、电子签名值、操作日志的《电子用印记录单》，与原文件一并归档保存。第十五条禁止使用电子印章的情形：（一）申请材料不完整或内容与实际文件不符；（二）审批流程未完成或审批意见为“不同意”；（三）文件内容涉及国家秘密（需使用涉密电子印章的除外）；（四）电子印章已过有效期或已注销；（五）其他违反法律法规或本机关规章制度的情形。第五章安全保障与应急处置第十六条电子印章系统安全要求：（一）采用符合国密标准的加密算法（如SM2、SM3、SM4）存储电子印章数据，密钥由信息中心专人管理，禁止泄露或明文存储；（二）设置多级访问权限，管理员仅能操作本单位授权的电子印章，系统超级管理员（由信息中心指定）负责权限分配与调整；（三）对登录、审批、用印、归档等关键操作进行全流程日志记录，日志内容包括操作时间、用户IP、操作类型、文件编号等，保存期限不少于5年；（四）定期进行系统漏洞扫描与杀毒检测，每季度至少开展1次安全加固，每年委托第三方机构进行安全等级保护测评。第十七条电子印章使用安全管理：（一）管理员需签订《电子印章安全责任书》，承诺严格遵守管理制度，不泄露个人登录信息，不转借操作权限；（二）管理员离职或岗位调整时，所在单位需在2个工作日内申请变更管理员信息，原管理员权限同步终止；（三）禁止在非办公系统或未通过安全检测的终端设备上使用电子印章；（四）禁止对电子印章图形、数字证书进行任何形式的篡改或复制；（五）禁止将电子印章用于与审批内容无关的文件。第十八条应急处置机制：（一）发现电子印章系统异常（如登录失败、用印失败、日志缺失等），管理员需立即报告信息中心，信息中心应在30分钟内响应，2小时内完成故障排查；（二）发生电子印章被盗用、冒用等安全事件，责任单位需在1小时内报告办公室和信息中心，办公室应立即启动调查程序，暂停涉事电子印章使用权限，信息中心配合调取系统日志、锁定操作终端；（三）因系统故障需临时使用实物印章的，需经机关主要负责人批准，事后3个工作日内补传电子用印记录并说明情况；（四）每半年组织1次电子印章安全应急演练，演练内容包括系统故障恢复、数据备份还原、盗用事件处置等，演练报告报办公室备案。第六章监督检查与责任追究第十九条监督检查内容包括：（一）电子印章管理制度执行情况（如申请、审批、用印流程是否规范）；（二）电子印章系统运行情况（如安全措施是否落实、日志记录是否完整）；（三）电子印章使用效率（如审批时限达标率、用印文件归档率）；（四）管理员履职情况（如权限管理、安全责任落实等）。第二十条监督检查方式：（一）日常检查：办公室通过系统后台抽查用印记录，每月不少于1次；（二）专项检查：由办公室联合信息中心、审计部门组成检查组，每季度不少于1次；（三）重点检查：针对重大项目、敏感业务或投诉举报事项开展突击检查。第二十一条对违反本制度的行为，按以下方式处理：（一）未按流程申请用印或审批超时的，对责任人进行批评教育，情节较重的扣减当季绩效考核分；（二）因管理疏忽导致电子印章被盗用、冒用的，对管理员及单位负责人进行通报批评，造成经济损失或不良影响的，依法追究赔偿责任；