机关印章刻制管理制度

机关印章刻制管理制度为规范机关单位印章刻制管理工作，严格印章使用程序，防范因印章管理不当引发的风险隐患，保障单位合法权益和工作正常运转，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《印章治安管理办法》等相关法规，结合本单位实际，制定本制度。一、适用范围与印章分类本制度适用于本单位及所属内设机构、派出机构、下属单位（以下简称“各单位”）所有法定印章的刻制、启用、使用、保管、废止等全生命周期管理。本制度所称“印章”包括但不限于以下类别：1.法定名称章：以单位全称刊刻的公章（含党委、行政、纪委等组织公章）；2.内设机构章：以单位内设部门名称刊刻的专用章（如办公室章、财务专用章、人事专用章等）；3.业务专用章：因特定业务需要刊刻的专用章（如合同专用章、收文专用章、档案专用章等）；4.电子印章：基于数字签名技术制作的电子化印章，与实物印章具有同等法律效力；5.其他专用章：经单位批准刊刻的临时性、专项工作用章（如会议专用章、调研专用章等）。二、管理原则1.分级负责：实行“统一管理、分级审批”机制。单位办公室为印章管理牵头部门，负责统筹全单位印章刻制审批、备案及监督；各单位主要负责人为印章管理第一责任人，具体承办部门（以下简称“用印部门”）负责人为直接责任人。2.严格审批：印章刻制须经逐级审批，严禁未经批准擅自刻制；电子印章制作须符合国家密码管理规定，确保数字证书合法合规。3.全程留痕：印章刻制、启用、使用、废止各环节须完整记录，形成可追溯的管理档案；电子印章使用日志须长期保存，确保操作轨迹可查。4.责任到人：明确印章保管人、使用审批人、监督检查人职责，因管理失职造成后果的，依法依规追究相关人员责任。三、印章刻制流程（一）刻制申请需刻制印章的单位或部门（以下简称“申请单位”）须填写《印章刻制申请表》（附件1），并附以下材料提交至单位办公室审核：1.机构成立或调整的正式文件（新设立机构需提供）；2.申请刻制印章的必要性说明（需注明印章用途、使用范围、预计使用期限等）；3.法定名称章、内设机构章需提供单位“三定”方案或机构编制部门批复；4.业务专用章需提供业务主管部门关于设立专用章的批准文件（如财务专用章需附财政部门备案证明）；5.申请单位负责人签字并加盖本单位公章的授权委托书（委托经办人办理时需提供）；6.经办人有效身份证件复印件（需核对原件）。（二）审批权限1.法定名称章：由单位主要负责人审批，报上级主管部门备案；2.内设机构章：由单位分管领导审批，单位办公室备案；3.业务专用章：单笔业务金额50万元以下（含）的，由分管业务领导审批；50万元以上的，需经单位领导班子会议集体研究决定；4.电子印章：需经单位信息化管理部门技术审核，报单位主要负责人审批；5.临时性、专项工作用章：由专项工作牵头部门负责人初审，单位办公室复核，分管领导审批，明确使用期限（最长不超过1年）。（三）刻制实施经审批通过后，由单位办公室统一选择具备公安机关《特种行业许可证》的印章刻制单位（需在本单位备案的定点刻制企业中选取）实施刻制。刻制过程中须遵守以下要求：1.刻制单位须严格按照审批文件中的名称、字体、尺寸、材质（实物印章）或数字证书参数（电子印章）制作，不得擅自修改；2.实物印章须符合《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中关于形状、尺寸的要求（如行政机关公章直径4.2厘米，党委公章直径4.5厘米）；3.刻制单位须签订《印章刻制安全责任书》（附件2），承诺不泄露印章信息、不私自留存模板，违反约定的依法追究法律责任；4.刻制完成后，申请单位经办人须现场核验印章（实物印章核对外观、字体、编码；电子印章验证数字签名有效性），确认无误后签字接收。（四）备案与启用1.实物印章刻制完成后，申请单位须在5个工作日内将印章印模（加盖在A4纸空白处，清晰显示印章全貌及编码）、《印章刻制申请表》、刻制单位出具的《印章刻制证明》一并提交单位办公室备案；2.电子印章制作完成后，需将数字证书介质、电子印章模板、技术参数报告等材料提交单位办公室和信息化管理部门备案；3.单位办公室收到备案材料后，应在3个工作日内建立《印章管理台账》（附件3），登记印章名称、类型、编码、启用日期、保管人等信息；4.印章启用前，申请单位须通过内部OA系统或公文形式发布《印章启用公告》（附件4），明确印章名称、用途、启用日期及旧章废止情况（如有），确保相关业务部门知悉。四、印章使用规范（一）用印审批1.常规用印：需填写《用印审批单》（附件5），注明用印文件名称、份数、用途，经用印部门负责人审核签字后，报分管领导审批（涉及重大决策、经济合同、人事任免等事项的，需经单位主要负责人审批）；2.紧急用印：因突发事件需紧急用印且无法及时履行审批程序的，用印申请人须电话请示分管领导或主要负责人（通话需录音留存），经同意后由两名以上在场人员签字确认，事后24小时内补全审批手续；3.批量用印：同一文件需加盖印章超过20份的，须提供文件清单及样章，经用印部门负责人、分管领导双重审批后，由印章保管人现场监督用印，防止空白文件混夹；4.电子用印：需通过单位电子签章系统操作，用印人登录系统填写用印事由，上传待签章文件，经系统自动校验审批流程（与纸质审批单同步）后完成签章，系统自动生成用印日志（含时间戳、操作人IP、文件哈希值等信息）。（二）用印登记印章保管人须严格执行“一用一登记”制度，《用印登记簿》（附件6）须记录以下内容：用印日期、时间；用印文件名称及编号；用印份数；用印事由；审批人姓名及审批意见；用印人姓名及联系方式；备注（如文件去向、特殊说明等）。登记信息须清晰、完整，不得漏登、补登或涂改；电子用印日志由系统自动生成，保存期限不少于10年。（三）用印操作要求1.实物印章使用时，保管人须现场监督，确保用印文件内容与审批单一致，禁止在空白纸张、表格、合同上用印；2.印章加盖须清晰、端正，骑缝章需覆盖文件侧面所有页面，确保不可拆分；3.外带用印（因工作需要将印章带离办公场所）须填写《外带用印审批表》（附件7），经单位主要负责人审批，由两名正式工作人员共同携带，用印后24小时内归还并登记用印情况；4.电子印章使用时，数字证书介质（如UKey）须由保管人专人保管，禁止转借或插入非授权设备；系统登录须采用“账号+密码+动态验证码”三重认证，防止越权操作。（四）禁止行为严禁以下用印行为，违反规定的按本制度第七章处理：未经审批擅自用印；伪造、篡改审批手续用印；超出印章使用范围用印（如用内设机构章代替单位公章）；委托非本单位人员保管或使用印章；泄露电子印章数字证书密码或擅自复制数字证书；其他可能损害单位权益的用印行为。五、印章保管责任（一）保管人员要求1.印章保管人须为政治素质高、责任心强的正式在编人员，需经单位办公室审核并报分管领导批准；2.电子印章保管人还需具备基本的信息安全知识，熟悉电子签章系统操作；3.保管人发生岗位调整或离职时，须严格履行交接手续（见本章第三款），未完成交接前不得离岗。（二）日常保管措施1.实物印章须存放于带锁的专用保险柜（柜码与钥匙分人保管），保险柜放置于监控全覆盖的独立房间，非保管人不得进入；2.电子印章数字证书介质须与系统操作账号分离保管（如UKey由A保管，系统密码由B管理），禁止同一人同时掌握介质与密码；3.保管人每日下班前须检查印章存放状态，确认保险柜上锁、监控设备运行正常；节假日前须对印章保管情况进行全面检查并登记；4.单位办公室每季度对印章保管设施进行安全评估，发现保险柜损坏、监控盲区等问题须立即整改。（三）交接管理1.保管人因出差、休假等原因需临时移交印章的，须填写《印章临时交接单》（附件8），经用印部门负责人批准，移交至指定临时保管人（须符合本章第一款要求），并在单位办公室备案；2.保管人岗位调整或离职时，须填写《印章正式交接单》（附件9），由单位办公室、用印部门负责人共同监督交接，核对印章实物（或数字证书介质）、《用印登记簿》《印章管理台账》等资料，确认无误后三方签字；3.交接过程须全程录像，录像资料保存期限不少于1年；交接完成后，单位办公室须在《印章管理台账》中更新保管人信息。六、印章废止与销毁（一）废止情形有下列情形之一的，印章须废止：1.单位名称变更、机构撤销或合并；2.印章因磨损、丢失等原因无法正常使用；3.业务专用章所对应业务已终止或变更；4.临时性、专项工作用章超过约定使用期限；5.电子印章数字证书过期或因安全漏洞需更换。（二）废止流程1.申请废止印章的单位须填写《印章废止申请表》（附件10），说明废止原因，经用印部门负责人、单位办公室审核后，报分管领导审批；2.单位办公室收到废止申请后，须在5个工作日内核查该印章的用印记录，确认无未了结的法律事项；3.废止印章需通过内部OA系统或公文形式发布《印章废止公告》（附件11），明确废止日期及后续用印替代方案（如启用新章）；4.废止的实物印章须在公告发布后10个工作日内移交至单位办公室集中保管；电子印章须由信息化管理部门注销数字证书并删除系统模板。（三）销毁管理1.废止印章原则上保留2年（涉及未了结法律事项的延长至事项完结），期满后由单位办公室组织销毁；2.实物印章销毁须选择安全可靠的方式（如熔毁、粉碎），由两名以上工作人员现场监督，填写《印章销毁记录表》（附件12），记录销毁时间、方式、参与人员等信息；3.电子印章销毁须删除所有存储介质中的模板文件，格式化数字证书并物理破坏介质（如剪断UKey），销毁过程由信息化管理部门技术人员记录；4.销毁完成后，《印章销毁记录表》须存入单位档案部门长期保存，《印章管理台账》中注明“已销毁”及销毁日期。七、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.日常检查：单位办公室每月对各单位印章管理情况进行抽查，重点检查《用印登记簿》完整性、保管设施安全性、审批手续合规性；2.专项检查：每半年由单位纪检部门牵头，联合办公室、审计部门开展专项检查，核查印章刻制、使用、保管全流程是否符合制度要求；3.电子监察：信息化管理部门须定期分析电子用印日志，筛查异常操作（如同一账号短时间内大量用印、非工作时间用印等），发现问题及时通报；4.外部监督：主动接受上级主管部门、审计机关、公安机关的监督检查，配合提供相关资料。（二）违规行为处理对违反本制度的单位或个人，按以下方式处理：1.一般违规：未造成后果的（如漏登用印记录、临时交接未备案），由单位办公室约谈责任人，责令限期整改，扣除当月绩效奖金20%；2.较重违规：造成轻微损失的（如空白文件用印未被利用、