公司快递如何管理制度

一、总则（一）目的与依据为规范公司快递收发管理，提高工作效率，控制运营成本，确保公司财产安全及信息保密，维护良好的办公秩序，依据公司行政管理相关规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所有员工在日常办公活动中涉及的快递收发行为。公司所有快递业务，包括文件、资料、样品、物品等的寄送与接收，均须遵循本制度。（三）基本原则1.必要性原则：快递寄送应以工作必需为前提，杜绝不必要的快递行为。2.效率性原则：优化快递处理流程，确保快递收发及时、准确。3.经济性原则：在保证服务质量的前提下，选择性价比最优的快递方式和服务商，严格控制快递费用。4.安全性原则：确保快递物品（尤其是涉密文件、贵重物品）在收发过程中的安全，防止丢失、损坏或信息泄露。二、组织与职责（一）行政部行政部为本制度的归口管理部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。2.负责公司快递服务商的评估、选择、协议签订与关系维护。3.负责公司统一快递账号的管理与费用结算。4.负责公司快递收发点的日常管理，包括快递的接收、登记、分发及寄件的审核、包装、发出等工作。5.定期统计、分析快递费用支出情况，并向公司领导汇报。6.对各部门快递使用情况进行指导与监督检查。（二）各部门1.严格遵守本制度关于快递收发的各项规定。2.指定专人（可兼职）负责本部门快递的内部传递、信息核对及费用初步审核。3.对本部门员工进行快递管理制度的宣导，确保员工了解并遵守相关规定。4.合理控制本部门快递费用支出。（三）收发岗位人员（行政部指定）1.负责公司所有到件的签收、核对、登记与及时分发。2.负责公司寄件的接收、检查、包装（如需）、填写快递单、发出与跟踪。3.妥善保管快递相关单据，定期整理归档。4.及时反馈快递收发过程中出现的问题，如丢失、损坏、延误等。三、快递收发管理（一）公司寄件管理1.寄件申请与审批：*员工因工作需要寄发快递，应填写《快递寄发申请单》，详细注明寄件人、部门、联系方式、收件人信息（姓名、单位、地址、电话）、物品名称、数量、性质、预估重量、寄件事由、选择的快递公司（如指定）及费用承担部门等信息。*《快递寄发申请单》须经部门负责人审核签字。对于贵重物品、涉密文件或超出一定金额标准的快递，还需报请公司分管领导审批。*严禁以公司名义为个人寄发私人物品，特殊情况需经公司总经理批准。2.物品检查与包装：*申请人应确保所寄物品符合国家法律法规及快递公司的规定，严禁寄递易燃易爆、有毒有害、违禁品等。*寄件人应对所寄物品进行妥善包装，确保运输安全。对于易碎品、精密仪器等特殊物品，应特别注明并采取防震、防潮等保护措施。行政部可提供必要的包装材料协助包装。*行政部收发人员在接收寄件时，有权对物品进行抽查，如发现可疑物品或不符合规定的，有权拒绝寄发。3.快递选择与费用控制：*为控制成本，公司鼓励使用协议快递公司。行政部将定期公布协议快递公司名单、服务范围及优惠费率。*寄件人应根据物品的紧急程度、重要性、重量、目的地等因素，在协议快递公司中选择合适的快递服务（如标准快递、加急件、空运、陆运等）。*除非特殊情况并经审批，否则不建议使用高价快递服务或非协议快递公司。4.快递单填写与发出：*行政部收发人员根据审批通过的《快递寄发申请单》，使用公司统一快递账号或按照指定方式填写快递单。*快递单信息应清晰、准确、完整，特别是收件人信息和联系方式。*发出前，收发人员与寄件人共同核对物品信息与快递单信息，确认无误后交由快递公司取件。*收发人员应保留好快递底单，并与《快递寄发申请单》一并归档。5.特殊物品寄发：*涉密文件/资料：必须使用公司指定的保密信封或包装，并由专人负责传递，必要时选择可提供保密服务的快递公司或通过机要渠道寄送。*贵重物品：建议进行保价，并在快递单上注明“贵重物品，妥善保管”。寄件人需对物品价值进行评估，并承担保价费用。*大额发票、合同原件等重要凭证：建议使用可追踪的快递服务，并由收件人本人签收。（二）公司收件管理1.收件签收与核对：*所有寄往公司的快递，均由行政部收发人员统一签收。*签收时应仔细核对快递公司、发件人、收件人信息（姓名、部门），检查外包装是否完好无损。如发现外包装破损、潮湿、开封等异常情况，应立即与快递公司派件员当面核对，确认内件是否完好，并拍照留存证据，必要时拒绝签收并及时联系发件人。*收发人员应对签收的快递进行登记，记录快递单号、收发件人信息、签收日期、物品大致描述等。2.收件分发：*收发人员应在签收当日内，根据收件人信息及时将快递分发至各部门或个人。*部门收件由部门指定人员签收；个人收件由本人签收。签收时应核对物品信息。*对于收件人信息不明确或查无此人的快递，收发人员应暂时保管，并尝试通过快递单信息联系发件人确认，超过一定期限（如一周）仍无法确认的，按无人认领快递处理。3.个人快递管理：*原则上不鼓励员工将个人快递寄至公司。如确有特殊情况需寄至公司，收件人应提前告知行政部收发人员，并在快递单上注明“个人物品”。*个人快递的签收和领取，应在不影响工作的前提下进行，由本人负责，公司不承担保管、丢失、损坏的责任。*对于大量或频繁寄往公司的个人快递，行政部有权进行劝阻或限制。四、费用管理1.费用标准：行政部应与协议快递公司协商确定优惠费率，并将主要服务价格标准告知各部门。2.费用结算：*公司协议快递公司的费用，由行政部按月或按约定周期统一与快递公司对账、结算，并索取正规发票。*对于因特殊情况使用非协议快递公司产生的快递费用，由寄件人凭《快递寄发申请单》、快递底单和正规发票，按公司费用报销流程进行报销。3.报销审核：财务部门在审核快递费用报销时，应核对《快递寄发申请单》、审批记录、快递底单与发票的一致性。4.到付件管理：原则上公司不接收到付快递。如确有必要，收件人需提前向部门负责人申请，并通知行政部，否则行政部有权拒收。到付费用由收件部门承担，按报销流程处理。五、违规处理1.对于未按规定履行审批手续擅自寄发快递的，其费用由个人承担。2.因填写信息错误、包装不当等原因导致快递延误、丢失、损坏或退件产生的额外费用，由寄件人或相关责任人承担。3.严禁寄递违禁品，如因此产生法律责任或经济损失，由寄件人承担全部责任，并视情节轻重给予公司内部处分。4.对于虚报冒领、滥用公司快递资源、恶意浪费等行为，一经查实，将对相关责任人进行批评教育，并追究其经济责任。5.行政部及相关岗位人员因工作失职导致快递丢失、损坏、信息泄露或费用异常增加的，将视情节轻重给予相应处理。六、附则1.本制度未尽事宜，由