社团日常管理制度(试行)

社团日常管理制度(试行)1总则1.1为规范社团日常运行秩序，明确各岗位职责与成员权利义务，保障社团活动合法有序开展，维护全体成员合法权益，促进社团长期健康发展，根据社团所属主管单位相关管理规定，结合本社团实际运行情况，制定本制度。1.2本制度为社团日常运行管理的核心准则，适用于社团全体在册成员、所有官方举办的活动与内部运营事务，所有社团成员与工作人员必须严格遵守。1.3本制度为试行版本，试行周期为12个月，自发布之日起生效，试行期间可根据实际运行情况按规定流程修订，试行期满经全体成员表决通过后转为正式制度。1.4社团运行坚持正确政治方向与价值导向，严格遵守国家法律法规、所属主管单位各项管理规定，以“兴趣聚合、能力提升、服务成员、贡献社群”为核心宗旨，不得开展任何违法违规、违反公序良俗的活动。2组织架构与权责划分2.1社团采用理事会领导下的部门负责制，最高决策机构为理事会，日常执行机构为各职能部门，监督主体为全体成员。2.2理事会定员为7-9人，构成如下：理事长1名、副理事长2-3名、各职能部门负责人为当然理事，另通过全体成员选举产生1-2名普通成员理事，保障普通成员的决策权。理事会主要权责包括：（1）制定修订社团各项管理制度，审定社团年度工作计划与总结；（2）审议决定社团重大活动、大额经费支出、重要人事任免等重大事项；（3）监督各部门日常工作，考核各部门负责人工作绩效；（4）代表社团对接主管单位，处理社团重大外部事务；（5）解释社团各项规章制度，处理社团内部重大争议。2.3理事会会议召开要求：重大事项表决需达到三分之二以上理事出席方可召开，决议需经出席理事半数以上同意方可通过；修改制度、一次性支出5000元以上经费、开除成员等特殊重大事项，需经全体理事三分之二以上同意方可通过。2.4社团常设职能部门及权责、定编要求如下：2.4.1秘书处：定编5-8人，设秘书长1名、副秘书长1-2名，主要权责：（1）统筹协调各部门日常工作，对接主管单位相关部门，落实主管单位下达的各项要求；（2）负责社团成员信息管理，办理入社、退社、信息变更手续，维护更新成员名册；（3）负责各类会议的通知、签到、会议记录整理，以及所有档案的归档管理；（4）负责社团物资的登记、保管、借用管理，定期盘点社团物资；（5）处理社团日常行政事务，传达理事会决议，督办各项工作任务落实。2.4.2活动策划部：定编6-10人，设部长1名、副部长1-2名，下设策划组、执行组，每组定员3-5人，主要权责：（1）负责社团所有活动的创意策划、方案撰写，提前完成活动立项申报；（2）负责活动的场地申请、流程对接、现场布置、人员调度等落地执行工作；（3）负责活动结束后的总结梳理，总结经验问题，优化后续活动流程；（4）负责活动现场的秩序维护，落实活动安全管理要求，处置突发现场问题。2.4.3宣传部：定编5-9人，设部长1名、副部长1名，下设内容组、设计组，每组定员2-4人，主要权责：（1）负责社团品牌建设与活动宣传，提前完成活动预热宣传，活动结束后完成总结宣传；（2）负责社团官方线上平台（微信公众号、视频号、小红书、微博等）的日常运营，定期更新内容，维护用户关系；（3）负责活动宣传物料、社团周边产品的设计制作，统一社团视觉识别规范；（4）负责社团活动照片、视频等素材的拍摄整理，建立社团素材库；（5）负责监测社团相关舆情，及时处置负面舆情，维护社团品牌形象。2.4.4财务部：定编2-3人，设部长1名，要求具有基础财务知识，无财务违规记录，理事长及理事长直系亲属不得兼任财务部负责人，财务部实行钱账分离制度，设会计1名、出纳1名，会计管账不管钱，出纳管钱不管账，主要权责：（1）负责社团经费的收取、管理、核算，建立清晰完整的财务账目；（2）负责经费报销审核，落实财务审批流程，保管所有财务凭证；（3）定期核对账目，做到账实相符、账账相符，每学期公示财务收支情况；（4）配合主管单位财务检查，换届前完成财务审计，出具审计报告；（5）监督社团经费使用，制止违规报销、挪用公款等行为，对违规行为及时上报理事会。2.4.5外联部：定编4-7人，设部长1名、副部长1名，主要权责：（1）负责对接主管单位相关部门，对接本单位内其他社团，建立良好合作关系；（2）负责对接外部合作机构，洽谈合法赞助与合作项目，拓展社团资源；（3）负责对外交流活动的联络对接，代表社团参加外部官方活动；（4）负责合作协议的初步洽谈，提交理事会审核后签署，跟进合作项目落实。2.5选举与换届制度2.5.1社团每1年度换届一次，换届工作需在每年规定时间内完成，报主管单位备案。2.5.2候选人资格要求：入社满6个月以上，一学年内累计活动参与次数不少于5次，累计服务时长不少于15小时，无违规违纪记录，无考核不合格记录。2.5.3换届流程：提前15天公示换届公告与候选人资格要求，候选人自愿报名，资格审核通过后公示候选人名单及简历，公示期3天，之后召开全体成员大会，候选人竞选演讲后，全体在册成员无记名投票，得票超过有效票数半数方可当选，当选结果公示3天无异议后，报主管单位备案。2.5.4理事长任期1年，可连选连任，连续任职不得超过2届；其他理事与部门负责人任期1年，可连选连任，无任职届数限制。2.5.5任期内出现职位空缺的，由理事会提名补选候选人，全体成员投票补选，补选结果公示备案。3成员管理3.1入社管理3.1.1凡是符合所属主管单位入社资格要求，认同社团宗旨，遵守本制度，对社团业务领域有兴趣，均可申请加入本社团。3.1.2入社流程：（1）提交正式入社申请，填写《社团入社申请表》，说明个人兴趣、特长、可参与的时间；（2）缴纳年度社费，社费标准为每人每年50元人民币，家庭经济困难的成员可提交免缴申请，经秘书处审核、理事会批准后可免缴社费；（3）参加入社面试，面试由申请部门负责人与理事会成员组成考核组，主要考察申请人兴趣匹配度与可参与时间，面试合格后录入社团正式成员名册，发放社团成员证明，成为正式成员。3.1.3正式成员入社日期以录入成员名册日期为准，入社满1个月后享有选举权与被选举权。3.2成员权利3.2.1入社满1个月的正式成员享有选举权与被选举权，有权参与社团内部选举与表决；3.2.2有权优先报名参加社团举办的所有活动，免费或优惠使用社团提供的各类资源；3.2.3有权对社团工作、社团决策提出建议、批评，对社团财务、人事等事项进行监督；3.2.4享有退社自由，有权按照规定程序申请退出社团；3.2.5优秀成员有权获得社团表彰奖励，优先推荐参加主管单位评优、对外交流、实习推荐等资源。3.3成员义务3.3.1遵守国家法律法规、主管单位规定与本社团各项管理制度，服从社团合理的工作安排；3.3.2按时缴纳年度社费，老成员需在每年换届完成后10天内缴纳当年社费；3.3.3每一个完整年度内，累计参加社团活动不得少于3次，累计参与社团服务时长不得少于8小时；3.3.4自觉维护社团声誉与集体利益，不得擅自以社团名义开展任何私人活动、违法违规活动、营利性活动，不得泄露社团内部机密信息；3.3.5积极参与社团文化建设，传播社团正能量，尊重其他成员，维护社团内部团结。3.4退社管理3.4.1主动退社：成员因个人原因需要退社的，需提前7天向秘书处提交书面退社申请，说明退社原因，结清个人名下借用的社团物资与财务往来，办理退社手续后，注销成员资格。3.4.2自动退社：成员因毕业、离职、长期无法参与社团活动超过6个月的，视为自动退社，可申请转为荣誉成员，荣誉成员不缴纳社费，不享有选举权与被选举权，可自愿参加社团活动。3.4.3强制退社：出现以下情况之一的成员，经理事会审议通过后予以强制退社：（1）一个年度内累计不参加社团活动达到6次，或累计服务时长不足4小时，或无故不缴纳社费超过30天，经催告仍不缴纳的；（2）连续2次无故不参加全员大会，或连续3次无故不参加部门例会的；（3）严重违反社团制度，损害社团声誉造成重大负面影响，或造成社团经济损失超过500元拒不赔偿的；（4）违反法律法规或主管单位规定，受到刑事处罚或主管单位记过及以上处分的；（5）以社团名义从事违法违规活动，谋取私人利益的。3.4.4强制退社流程：由秘书处提出处理意见，理事会表决通过后，公示3天，书面通知本人，报主管单位备案，强制退社成员终身不得再次申请加入本社团。3.5日常请假制度：成员无法参加社团会议或活动的，需提前1天向所在部门部长请假，紧急情况需提前2小时请假，未经请假不到或迟到超过15分钟的，视为无故缺勤，缺勤记录计入年度考核。4日常例会制度4.1社团例会分为理事会会议、部门例会、全员大会三类，各类会议需严格遵守召开频率与纪律要求。4.2理事会会议：每两周召开1次，固定为单周周日晚19:00-20:30召开，如有重大事项需要临时召开的，需提前24小时通知所有理事，出席理事人数达到全体理事三分之二以上方可召开，未达到法定人数的会议决议无效。4.3部门例会：每个部门每周召开1次，固定时间由各部门自行确定后报秘书处备案，每次会议时长不得超过90分钟，避免占用成员过多私人时间，部门例会主要内容为总结本周工作完成情况，安排下周工作任务，讨论解决部门工作存在的问题，收集成员意见建议。4.4全员大会：每学期召开2次固定会议，期初全员大会在每学期开学第一周内召开，主要内容为介绍学期工作计划，公示社团年度人事变动，动员成员参与新学期活动；期末总结大会在每学期期末最后一周内召开，主要内容为总结学期工作，公示财务收支，开展年度考核与评优工作。遇换届、重大活动筹备、制度修订等重大事项，可临时召开全员大会，临时召开全员大会需提前7天通知所有在册成员。4.5会议纪律4.5.1所有参会人员需提前10分钟到达会场签到，不得迟到早退，迟到超过15分钟、早退超过10分钟的，视为无故缺勤；4.5.2无法参会的需按请假制度提前请假，未经批准缺席的视为无故缺勤，缺勤记录计入年度考核；4.5.3会议期间需将手机调为静音或震动，不得从事与会议无关的活动，不得随意打断他人发言，遵守会场秩序，提高会议效率；4.5.4所有会议需形成完整的会议记录，明确决议事项与责任人、完成时限，秘书处负责归档所有会议记录，理事会决议需在会后24小时内传达给全体成员。5日常活动管理制度5.1社团活动根据参与规模与经费预算分为三类：小型活动（参与人数50人以内，预算1000元以内）、中型活动（参与人数50-200人，预算1000-5000元）、大型活动（参与人数200人以上，预算5000元以上），不同类型活动对应不同的审批流程。5.2活动审批流程5.2.1小型活动：由活动策划部提前7天完成活动策划书，报理事会备案即可开展，按规定需要主管单位审批的按要求报批；5.2.2中型活动：提前15天提交完整策划书，策划书需包含活动主题、时间地点、参与人数、流程安排、经费预算、安全预案、宣传方案等内容，经理事会审议通过后，报主管单位审批，审批通过后方可开展；5.2.3大型活动：提前30天提交完整策划书与风险评估报告，经理事会三分之二以上成员审议通过后，报主管单位审批，审批通过后方可开展，外出举办的大型活动还需提前购买活动意外险，与所有参与人员签订安全协议。5.3活动执行要求5.3.1活动审批通过后，由活动策划部牵头成立活动筹备组，明确各部门分工与任务完成时限，责任落实到人；5.3.2活动开始前1天完成场地布置、设备调试、物料准备、人员通知，提前排查场地安全隐患，落实安全防护措施；5.3.3活动现场安排专人负责签到、秩序维护、应急处置，所有工作人员需提前30分钟到达现场，佩戴工作标识，热情服务参与人员；5.3.4活动结束后1小时内完成场地清理，回收可复用物资，归还原借设备，做好场地交接，避免影响场地后续使用。5.4活动总结归档：活动结束后7天内，活动策划部完成正式活动总结报告，内容包括实际参与人数、经费实际使用情况、活动效果评估、存在问题、改进建议，附活动照片、视频、签到表等材料，提交秘书处归档，宣传部在活动结束后3天内完成活动宣传推送，扩大活动影响力。5.5对外活动管理：任何成员不得私自以社团名义与外部机构开展合作、参加对外活动，所有对外合作项目必须经理事会审议通过，报主管单位备案后方可开展，合作协议必须加盖社团公章或由理事长签字确认，任何个人签署的合作协议无效，由个人承担全部责任。6财务管理制度6.1社团经费来源包括：成员缴纳的社费、主管单位拨付的活动经费、合法获得的商业赞助、其他合法捐赠与收入，所有经费必须纳入社团统一管理，任何部门与个人不得私自截留、挪用。6.2财务管理基本原则：公开透明、专款专用、钱账分离、接受监督，财务部每学期公示一次财务情况，接受全体成员与主管单位的监督。6.3经费审批与报销制度6.3.1所有支出必须提前纳入预算，未纳入预算的支出原则上不予报销，特殊情况需经理事长批准后方可报销；6.3.2报销流程：报销人填写统一的报销单，注明支出用途、金额、时间，附正规发票或收款收据，无合法凭证的不予报销；报销单经部门负责人签字确认，财务部审核凭证真实性与合规性，再由理事长签字批准后，予以报销；6.3.3审批权限：单次支出1000元以内的，由理事长签字批准即可报销；单次支出1000-5000元的，需经理事会半数以上成员同意后方可报销；单次支出5000元以上的，需经理事会三分之二以上成员同意后方可报销；6.3.4赞助经费管理：外联部拉取的商业赞助必须全额上交财务部，统一管理，按照赞助协议约定使用，可提取不超过赞助总额10%的金额作为外联工作组的劳务奖励，提取奖励需由外联部申请，理事会批准后方可发放，禁止拉赞助人员私自截留赞助经费，私留经费的全额追回，予以强制退社处理。6.4财务核算与公开6.4.1出纳每月底核对一次现金与银行存款余额，会计每月整理一次收支账目，做到账实相符、账账相符，所有财务凭证需至少保存10年；6.4.2每学期期末，财务部向全体成员公示本学期所有收支明细，包括总收入金额、总支出金额、每笔支出的用途、金额、剩余经费金额，公示期为7天；6.4.3成员对财务账目有疑问的，可向财务部提出书面查询申请，财务部需在3个工作日内予以答复，涉及重大疑问的可申请理事会组织专项核查；6.4.4每年换届前，由理事会组织对上一届社团财务进行全面审计，形成正式审计报告，公示给全体成员后报主管单位备案。6.5禁止任何部门或个人私设小金库，禁止挪用公款用于私人消费，禁止虚报冒领报销款，一经发现，全额追回款项，按违规处理，情节严重的予以强制退社，追究相关责任。7档案管理制度7.1社团所有档案分为五类：成员档案、会议档案、活动档案、财务档案、文书档案，所有档案由秘书处统一管理，分类归档，方便查阅。7.2各类档案管理要求：7.2.1成员档案：包含入社申请表、个人身份信息、年度考核记录、奖惩记录，纸质档案在成员退社后保存3年，电子档案永久云备份保存，不得泄露成员个人信息；7.2.2会议档案：包含会议通知、签到表、会议记录、决议文件，每次会议结束后3天内整理归档，纸质与电子档案各留存一份；7.2.3活动档案：包含活动策划书、审批文件、签到表、活动素材、总结报告，所有活动档案永久保存，电子档案至少备份两份，防止丢失；7.2.4财务档案：包含财务账目、报销凭证、财务报表、审计报告，纸质档案保存10年，电子档案永久保存；7.2.5文书档案：包含主管单位下发的文件、社团章程制度、合作协议等重要文件，永久保存。7.3查阅档案需提前向秘书处申请，说明查阅用途，批准后方可查阅，涉密档案不得随意查阅，禁止私自复制、外传社团档案，禁止利用社团档案谋取私人利益。8考核与奖惩制度8.1社团对全体在册成员每年开展一次年度考核，考核工作在每年期末全员大会上开展，考核结果作为评优、资格保留的依据。8.2考核指标及权重：出勤情况（30%）、工作任务完成情况（40%）、活动参与情况（20%）、特殊贡献加分（10%）。8.3考核等级分为优秀（90分及以上）、合格（60-89分）、不合格（60分以下）。8.4评优奖励制度8.4.1年度评优名额：优秀成员名额不超过全体在册成员总数的15%，优秀骨干名额不超过全体骨干总数的20%；8.4.2奖励内容：优秀成员与优秀骨干颁发官方荣誉证书，给予价值50-200元的物质奖励（社团周边、图书卡等），优先推荐参加主管单位组织的各级各类评优活动，优先获得对外交流、实习推荐等资源；8.4.3对社团做出重大特殊贡献的成员，经理事会审议通过可授予特殊贡献奖，颁发专项荣誉证书与奖励。8.5惩戒制度8.5.1年度考核不合格的成员，取消当年评优资格，连续两个年度考核不合格的，予以强制退社；8.5.2成员违规根据情节轻重分为三级处罚：警告、记过、强制退社；第一次轻微违规给予警告，累计两次警告记过一次，累计两次记过予以强制退社；8.5.3成员违规造成社团经济损失的，除按规定处罚外，需照价赔偿损失，拒不赔偿的予以强制退社。9物资与品牌管理9.1社团所有购置、受赠的物资均为社团集体财产，由秘书处统一登记造册，建立物资台账，