学校档案管理办法实施细则

学校档案管理办法实施细则为规范学校档案管理工作，提升档案资源建设质量与服务效能，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》等法律法规及上级主管部门相关要求，结合本校实际，制定本实施细则。本细则适用于学校各党政管理部门、教学单位、科研机构、直属单位（以下统称“各单位”）形成的各类档案的收集、整理、保管、利用及相关管理活动。第一章管理体制与职责分工第一条领导机制学校实行“统一领导、分级管理”的档案管理体制。成立档案工作领导小组，由分管校领导任组长，成员包括档案馆（室）负责人、各单位分管档案工作的负责人。领导小组负责统筹规划档案工作发展，审议档案工作重大事项，协调解决档案管理中的重要问题。第二条档案管理机构学校设立档案馆（室），为负责档案管理的专门机构，履行以下职责：1.贯彻执行国家及地方档案法律法规，制定学校档案管理制度、业务规范和技术标准；2.统筹协调全校档案工作，对各单位档案业务进行监督、指导与培训；3.集中接收、整理、保管全校各类档案，确保档案安全；4.开发档案信息资源，提供档案利用服务；5.组织档案信息化建设，推进电子档案管理与数字资源共享；6.开展档案学术研究与交流，提升档案管理专业化水平。第三条各单位职责各单位应明确一名负责人分管档案工作，指定1-2名兼职档案员（以下简称“兼职档案员”），负责本单位档案的收集、整理、移交等工作。具体职责包括：1.落实学校档案工作要求，将档案管理纳入本单位业务流程；2.指导本单位工作人员规范形成、积累文件材料；3.按规定时限向档案馆（室）移交归档文件材料；4.配合档案馆（室）做好档案鉴定、保密审查等工作；5.维护本单位形成的电子文件归档完整性，确保电子档案与纸质档案同步移交。第四条人员要求档案馆（室）工作人员须具备档案专业知识或经过档案业务培训，持证上岗；兼职档案员应保持相对稳定，变动时须做好交接手续，并及时报档案馆（室）备案。第二章归档范围与保管期限第五条归档范围确定原则凡反映学校教学、科研、管理、服务等活动，对学校发展和历史研究具有查考、利用价值的各种载体文件材料，均应纳入归档范围。具体包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等。第六条具体归档内容（一）党群工作档案1.上级党组织、教育主管部门关于党群工作的指示、决定、通知；2.学校党委会、常委会、纪委会等会议记录、纪要、决议；3.党组织建设文件（党员发展、组织关系转接、党内统计报表等）；4.宣传思想工作文件（意识形态研判报告、校园文化活动方案、新闻稿件原稿等）；5.统战、工会、共青团、关工委等群团组织的重要会议材料、年度工作计划与总结、表彰文件。（二）行政工作档案1.上级行政部门关于行政管理的政策文件；2.校长办公会、校务会等行政会议记录、纪要、决议；3.学校章程、管理制度、发展规划、年度工作计划与总结；4.人事管理文件（岗位设置方案、人员招聘材料、职称评审材料、考核结果等）；5.财务管理文件（年度预算、决算报告、审计意见书、经济合同等）；6.国际交流文件（合作协议、留学生管理材料、出国（境）审批文件）。（三）教学工作档案1.专业建设文件（专业设置申报材料、人才培养方案、教学改革项目成果）；2.课程建设文件（课程大纲、教案、教材评审材料、精品课程建设成果）；3.教学运行文件（教学进度表、课表、学生成绩册、考场记录、教学检查记录）；4.实践教学文件（实习实训基地协议、实习报告、毕业论文（设计）评审材料、答辩记录）；5.教学评估文件（本科教学审核评估、专业认证材料、评估整改报告）。（四）科研工作档案1.科研项目文件（项目申报书、任务书、合同书、中期检查报告、结题验收材料）；2.科研成果文件（专利证书、软件著作权登记材料、论文专著原稿、成果奖励文件）；3.科研平台文件（重点实验室、工程中心申报与评估材料、开放课题管理材料）。（五）基建与设备档案1.基建项目档案（项目建议书、可行性研究报告、规划许可证、施工图设计文件、招投标材料、施工记录、竣工验收报告、竣工图）；2.设备档案（大型仪器设备购置论证材料、合同、安装调试记录、维修保养档案、报废鉴定材料）。（六）声像与实物档案1.声像档案：学校重大活动（开学典礼、毕业典礼、校庆、重要会议）的照片（含底片）、录音、录像；重要人物来访的影像资料；2.实物档案：各级各类奖牌、奖杯、证书、纪念印章；校友赠送的具有保存价值的纪念品；学校历史沿革中的重要实物（如老校徽、校牌）。（七）电子档案1.各业务系统生成的电子公文（如OA系统中的收发文）、业务数据（如教务管理系统的成绩数据、科研管理系统的项目信息）；2.数字化成果（如纸质档案扫描件、古籍数字化成果、音视频文件转码件）；3.元数据（用于描述电子档案内容、背景与结构的信息，包括文件编号、责任者、日期、格式等）。第七条保管期限划分档案保管期限分为永久、定期（一般为10年、30年）。具体划分依据《高等学校档案管理办法》及《学校档案保管期限表》执行，其中：永久保管档案：反映学校历史沿革、重要职能活动、核心业务成果的文件材料（如学校章程、重要会议决议、教学评估结论、科研成果奖励文件）；30年保管档案：在一定时期内具有重要查考价值的文件材料（如一般行政会议记录、教学检查记录、中级职称评审材料）；10年保管档案：短期需要查考的文件材料（如一般性通知、临时性活动方案、常规统计报表）。第三章归档要求与移交流程第八条归档时间1.党群、行政类文件：次年6月30日前完成归档；2.教学类文件：学期结束后2个月内归档（毕业论文（设计）档案于答辩结束后3个月内归档）；3.科研类文件：项目结题后3个月内归档（跨年度项目分阶段归档，结题后补充完整）；4.基建类文件：项目竣工验收后6个月内归档；5.设备类文件：设备验收后3个月内归档（维修保养记录随产生随归档）；6.声像档案：活动结束后1个月内归档；7.电子档案：实时或定期归档（业务系统电子文件每月归档一次，重要电子文件即时归档）。第九条归档质量要求1.完整性：归档文件材料须齐全、成套，反映活动全过程（如会议文件应包括通知、日程、报告、决议、纪要）；2.准确性：文件内容真实、签署完备（需签字的文件须有责任人亲笔签名，需盖章的文件须加盖有效印章）；3.规范性：纸质文件：采用耐久性强的书写材料（黑色或蓝黑色钢笔、中性笔），禁用铅笔、圆珠笔；破损文件须修复，超大文件须折叠至A4尺寸；电子文件：格式应为通用标准（如PDF、DOCX、JPEG），特殊格式文件需附说明；元数据完整，与纸质文件内容一致；声像文件：照片需配文字说明（时间、地点、人物、活动内容），录音录像文件需标注主题、时长、制作单位；4.安全性：涉密文件需单独标注密级，按保密规定管理；电子文件需通过安全渠道传输，避免病毒感染。第十条移交手续1.各单位兼职档案员须填写《档案移交清册》（一式两份），列明文件材料的题名、数量、保管期限等信息；2.移交前，兼职档案员与本单位分管负责人共同核对归档材料，确保符合归档要求；3.档案馆（室）接收人员对移交材料进行验收，验收合格后双方在《档案移交清册》上签字，一份由移交单位留存，一份由档案馆（室）归档保存；4.电子档案移交时，需通过学校档案管理系统上传，并附《电子档案移交检验单》，经技术检测（如病毒扫描、格式验证）合格后完成交接。第四章档案整理与保管第十一条整理原则档案整理遵循“区分全宗、分类科学、排列有序、便于管理”的原则，保持文件材料的有机联系与历史原貌，便于保管和利用。第十二条分类与编号1.全宗划分：学校为一个独立全宗，全宗号由上级档案行政管理部门统一分配；2.分类方案：采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法。其中：党群、行政档案按“年度—机构—保管期限”分类（如2023年党委办公室永久卷）；教学、科研档案按“年度—问题—保管期限”分类（如2023年教学改革项目30年卷）；3.档号编制：档号结构为“全宗号—分类号—案卷号”（例：Z001—XZ2023—005，表示全宗号Z001，2023年行政类第5号案卷）；4.电子档案编号：与纸质档案档号一一对应，确保“双套制”管理下的关联检索。第十三条整理步骤1.组卷：按文件材料的形成规律和有机联系组卷，同一事由的相关文件集中组卷（如一次会议的文件组成一卷）；2.编目：填写卷内文件目录（包括序号、文件题名、日期、页号）、备考表（注明卷内文件情况说明、立卷人、立卷日期）；3.装订：去除金属物，采用三孔一线法装订（较厚案卷可分册装订），案卷封面填写全宗号、分类号、案卷标题、保管期限等信息；4.入库：整理完毕的案卷按档号顺序上架排列，电子档案同步录入档案管理系统，建立目录数据库。第十四条保管条件1.库房要求：档案库房须独立设置，远离易燃、易爆、易腐蚀场所，面积满足未来10年档案增长需求；2.“八防”措施：防火：配备火灾自动报警系统、气体灭火装置，严禁存放易燃物品；防潮：安装空调、去湿机，库房温湿度控制在温度14-24℃（日变化不超过±2℃），相对湿度45-60%（日变化不超过±5%）；防虫：定期投放无毒防虫剂，安装防鼠板、挡鼠网；防光：使用防紫外线窗帘，照明光源采用冷光源；防尘：库房门窗密封良好，定期清洁；防磁：磁性载体档案（如录音带、录像带）单独存放于防磁柜；防有害气体：远离污染源，安装空气净化设备；防盗：库房安装监控摄像头、门禁系统，实行双人双锁管理；3.装具标准：使用符合国家标准的密集架或档案柜，柜内放置档案盒（脊背标注档号、案卷标题），不同载体档案分柜存放。第十五条特殊载体档案保管1.照片档案：底片用无酸纸袋装，照片按时间顺序插入影集，重要照片复制三套（一套供查阅、一套备份、一套异地保存）；2.录音录像档案：定期检测磁性载体性能，每5年复制一次；数字化录音录像文件存储于专用服务器，实行“双备份”（本地+异地）；3.电子档案：存储介质（如移动硬盘、光盘）须符合长期保存要求，每4年进行一次可读性检测，及时迁移至新型介质；4.实物档案：按类别（奖牌、证书、纪念品）分区陈列，贵重物品单独存放于保险柜，定期除尘、防氧化处理。第五章档案利用与服务第十六条利用权限1.校内人员：凭校园卡或工作证查阅非涉密档案，查阅涉密档案需经档案形成单位负责人审批；2.校外人员：查阅开放档案需持单位介绍信及本人有效身份证件，查阅未开放档案需经学校办公室审批；3.学术研究：利用档案开展学术研究的，需提交研究方案，经档案馆（室）审核同意后登记使用；4.档案复制：复制档案需填写《档案复制申请表》，经批准后由档案馆（室）工作人员操作，确保复制件清晰、完整。第十七条利用流程1.查档申请：用户通过档案管理系统提交查档申请（注明查档目的、所需档案内容），或到档案馆（室）现场登记；2.审核批准：档案馆（室）对申请进行审核，一般档案当日审批，涉密或重要档案3个工作日内反馈结果；3.提供服务：审批通过后，工作人员根据档号调取档案，现场提供查阅或复制服务；电子档案可通过校园网在线查阅（涉密电子档案仅限内网访问）；4.利用登记：用户填写《档案利用登记表》，记录查阅时间、内容、用途等信息；复制件需加盖“档案复制专用章”，注明“仅限××用途使用”。第十八条服务规范1.档案馆（室）应编制《档案利用指南》《开放档案目录》，通过学校官网、微信公众号等渠道发布；2.开展档案编研工作，编辑《学校年鉴》《校史资料汇编》等参考资料，为教学、科研、校史研究提供服务；3.建立档案利用效果反馈机制，定期收集用户意见，优化服务流程；4.严格遵守保密规定，禁止泄露档案中涉及个人隐私、商业秘密的信息，未经批准不得提供档案原文拍照、扫描服务。第六章档案鉴定与销毁第十九条鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由分管校领导任组长，成员包括档案馆（室）负责人、档案形成单位代表、业务专家、保密工作人员。第二十条鉴定程序1.初步鉴定：档案馆（室）每5年对到期档案进行初步鉴定，提出存毁意见；2.集体审查：鉴定工作小组召开会议，对初步鉴定结果进行审查，形成《档案鉴定报告》；3.审批备案：《档案鉴定报告》经校长办公会审议通过后，报上级档案行政管理部门备案。第二十一条销毁要求1.经鉴定需销毁的档案，编制《档案销毁清册》（注明档案题名、数量、保管期限、销毁原因）；2.销毁前需对涉密档案进行脱密处理，确保无敏感信息泄露；3.档案销毁须由2名以上工作人员现场监销，采用焚烧或粉碎方式（电子档案需彻底删除存储介质数据）；4.监销人员在《档案销毁清册》上签字，《档案销毁清册》永久保存。第七章信息化建设第二十二条电子档案管理1.各业务系统须与档案管理系统对接，实现电子文件“单套制”归档（具备长期保存价值的电子文件可仅以电子形式归档）；2.电子档案元数据应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）要求，包含文件形成时间、责任者、格式、哈希值等信息；3.电子档案存储采用“双套制”（在线存储+离线备份），离线备份介质每年检测一次，确保数据可读取。第二十三条数字资源建设1.推进存量档案数字化，优先完成永久、30年保管期限档案的扫描工作，数字化率每年递