学校团委、团员档案管理制度

学校团委、团员档案管理制度为深入贯彻落实《中国共产主义青年团章程》《中国共产主义青年团团员教育管理工作条例（试行）》等文件精神，规范学校团员档案管理工作，维护团员档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在团员成长记录、组织关系衔接、评优评先等工作中的基础性作用，结合学校实际，制定本制度。一、管理原则与适用范围（一）管理原则：团员档案管理坚持"统一领导、分级负责、规范操作、安全保密"的原则，实行校团委统筹管理、二级学院分团委（团总支）具体实施、团支部协助配合的三级管理体系，确保档案管理全流程可追溯、责任可落实。（二）适用范围：本制度适用于学校全体在籍团员（含保留团籍的党员）的档案管理工作，涵盖从入团申请到离团（超龄离团、退团、组织关系转出等）全过程形成的各类纸质与电子档案材料。二、管理职责划分（一）校团委职责1.制定全校团员档案管理规章制度，明确档案内容标准、操作流程及技术规范；2.设立专职档案管理员（可由组织建设部工作人员兼任），负责全校团员档案的宏观监督、定期检查及电子档案平台的维护管理；3.指导二级学院分团委（团总支）开展档案业务培训，每年至少组织1次档案管理专题培训；4.统筹毕业生团员档案转递工作，对接上级团组织及接收单位，协调解决档案转递中的特殊问题；5.建立团员档案管理台账，定期汇总各二级学院档案管理动态，形成年度分析报告。（二）二级学院分团委（团总支）职责1.设立兼职档案管理员（可由负责组织工作的辅导员或学生团干部担任），配备专用档案柜（需满足防火、防潮、防虫、防盗要求），具体负责本院团员档案的日常管理；2.审核团支部提交的入团材料、组织关系转接材料等，确保材料格式规范、内容真实；3.每学期末对本院团员档案进行全面核查，重点检查档案完整性、电子与纸质档案一致性，形成核查报告并报校团委备案；4.配合校团委完成档案转递、补办等专项工作，做好毕业生档案整理、密封及交接；5.建立本院团员档案电子目录，实时更新档案状态（如"在档""转出""补办中"等）。（三）团支部职责1.团支部组织委员为档案管理直接责任人，负责本支部团员档案材料的收集、初步整理及日常保管（仅限未移交分团委前的临时保管）；2.新生团员入学后2周内，完成团员证、入团志愿书等材料的收集与初审，发现档案缺失或信息错误的，及时联系原就读学校核查补正；3.团员发展过程中，按程序收集入团申请书、思想汇报、培养考察记录、团课培训证明、公示材料等，经支部大会讨论通过后1周内移交分团委；4.定期（每季度）向分团委汇报本支部档案管理情况，配合完成档案核查工作；5.团员离校（毕业、转学、退学等）前1个月，协助分团委整理其档案材料，确认无误后完成移交。三、档案内容与分类标准团员档案分为"必备材料"和"补充材料"两类，具体内容如下：（一）必备材料（永久保存）1.入团志愿书：须为共青团中央办公厅统一印制的规范版本，填写内容完整（包括本人基本信息、入团申请书、支部大会决议、上级团委审批意见等），签名、日期、公章齐全；2.入团申请书：需为团员本人手写（或电子签名打印），包含对党的认识、对团的认识、入团动机、个人承诺等内容；3.团员证：需加盖钢印，记录团籍注册、组织关系转接等关键信息；4.组织关系证明材料：包括转入本校的"团员组织关系介绍信"或"智慧团建"系统转接记录截图（需加盖转出单位团委公章），转出时的接收单位确认函；5.团内奖惩材料：校级及以上"优秀团员""优秀团干部"等荣誉证书复印件（需加盖发证单位公章），或团内警告、严重警告等处分决定书（需包含支部大会决议、上级团委审批意见）。（二）补充材料（长期保存，保管期限至团员超龄离团后5年）1.思想汇报：团员每学期提交的思想动态总结（需手写或电子文档留存）；2.团课培训记录：参加校级及以上团课、青马工程培训的签到表、结业证书复印件；3.社会实践与志愿服务证明：参与"三下乡""返家乡"等实践活动的总结报告，志愿服务时长证明（需由校青年志愿者协会或服务单位盖章确认）；4.年度团员教育评议表：包含自我评价、支部评议意见、分团委审核结论等内容；5.其他反映团员成长的材料：如担任团干部的任命文件、参与团内重点工作的纪实材料等。四、档案收集与整理规范（一）收集要求1.时效性：入团材料应在支部大会通过后1周内收集齐全；组织关系转入材料应在团员报到后2周内完成收集；奖惩材料应在结果公布后3个工作日内收集；2.真实性：所有材料须由团员本人或相关组织如实填写，禁止篡改、伪造。入团志愿书、团员证等关键材料不得涂改，确需修改的须由原填写人签字并加盖公章；3.完整性：档案材料应按"一人一档"原则收集，严禁分散保存或与非团员档案混装。（二）整理流程1.分类排序：以"必备材料在前、补充材料在后"为原则，按材料形成时间倒序排列（最新材料在前）；2.编号装档：每份材料右上角标注"（姓名）-（材料类型）-（序号）"（例：张三-必备材料-01），使用无酸纸档案袋（规格：310mm×220mm）封装，袋面需打印团员基本信息（姓名、性别、学院、入团时间、档案编号）；3.电子归档：同步将纸质材料扫描为PDF格式（分辨率不低于300dpi），上传至学校"智慧团建"档案管理模块，电子档案命名规则为"学院-姓名-入学年份"（例：文学院-张三-2021），确保电子与纸质档案内容完全一致；4.移交登记：团支部向分团委移交档案时，需填写《团员档案移交登记表》（包含移交人、接收人、档案编号、材料清单、移交时间），双方签字确认后各留存1份；分团委向校团委移交毕业生档案时，需填写《毕业生团员档案转递清单》，并附电子档案压缩包（加密后传输）。五、档案保管与利用规定（一）保管要求1.物理保管：档案柜需放置于独立、安全的办公区域，钥匙由分团委档案管理员专人保管；档案柜内须放置干燥剂、防虫剂，每季度检查1次温湿度（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；2.电子保管：电子档案存储于学校团委专用服务器（非互联网云端），设置访问权限（仅校团委专职管理员、分团委兼职管理员可登录），每周自动备份1次，重要档案需异地备份；3.保管期限：必备材料为永久保管，补充材料保管至团员超龄离团（28周岁）后5年，到期后需经校团委审批方可销毁，销毁时须有2名以上工作人员监销并记录。（二）利用权限1.查阅权限：团员本人可查阅个人档案（需持有效证件，填写《档案查阅申请表》，由分团委书记审批）；辅导员因工作需要查阅所带班级团员档案，需经分团委书记批准；校团委因工作需要查阅全院档案，需经校团委书记批准；2.利用限制：档案仅限在档案管理室查阅，禁止拍照、复印（确需复制的，需经校团委书记审批，复制件需标注"仅供参考，与原件核对一致"并加盖档案管理专用章）；禁止将档案带离保管场所，禁止向无关人员泄露档案内容；3.登记备案：所有查阅、复制行为需在《档案利用登记本》中记录，包括查阅人、时间、目的、材料名称等，登记本保存期限不少于10年。六、档案转递与补办流程（一）转递流程1.毕业生转递：学生毕业前1个月，分团委需完成档案核查（重点检查入团志愿书、团员证、组织关系转接记录是否齐全），无误后密封档案袋（骑缝加盖分团委公章），通过"智慧团建"系统同步电子档案；档案需通过机要通道或EMS标准快递（非普通快递）转递至接收单位（需提前确认接收单位名称、地址、联系人），转递后5个工作日内将快递单号录入"智慧团建"系统并通知团员本人；2.转学转递：团员因转学、入伍等原因离校，需持接收单位团组织开具的《团员组织关系接收函》，经分团委审核后，3个工作日内完成档案转递；3.特殊情况处理：因接收单位地址变更、联系不畅等原因导致档案退回的，分团委需在收到退回档案后2个工作日内联系团员本人，重新确认转递信息，1周内完成二次转递。（二）补办流程1.材料丢失确认：团员发现档案材料丢失（如入团志愿书、团员证），需提交《档案材料补办申请书》（附情况说明、原就读学校或单位证明等辅助材料），经团支部初审、分团委复核后报校团委审批；2.补办实施：-入团志愿书补办：由校团委出具《入团志愿书补办证明》（需注明原入团时间、支部名称、审批单位等信息），经团员本人填写"补办原因"栏、原入团支部书记（或现所在支部书记）填写"支部大会决议"栏、校团委填写"上级团委审批"栏后，存入档案；-团员证补办：由分团委重新核发团员证（需加盖钢印），登记团籍注册记录（从最近一次注册时间起补）；-其他材料补办：思想汇报、培训记录等可由团员本人补写（需注明"补办"字样及时间），社会实践证明由原活动组织单位补开（需加盖公章）；3.补办备案：所有补办材料需在"智慧团建"系统标注"补办"标识，校团委建立《补办档案材料台账》，记录补办原因、材料名称、审批时间等信息。七、监督与考核机制（一）定期检查：校团委每学期末对各二级学院档案管理情况进行抽查（抽查比例不低于20%），重点检查档案完整性、保管环境、电子档案同步率等，检查结果在全校范围内通报；