项目监理部印章使用管理办法

项目监理部印章使用管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范项目监理部各类印章的刻制、保管、使用及废止流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，保障项目监理工作的有序开展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，结合本项目监理部实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于项目监理部（以下简称“监理部”）所有印章的管理活动。监理部在履行监理职责过程中涉及的各类印章，均须遵守本办法规定。第三条基本原则印章管理遵循“专人保管、规范审批、权责一致、安全保密”的原则。任何单位或个人不得擅自使用、伪造、变造、出借、转让监理部印章。第二章印章的分类与管理职责第四条印章分类监理部印章主要包括但不限于：项目监理部公章、总监理工程师执业印章等。各类印章的使用范围应严格区分，不得混用。第五条管理部门与人员监理部综合管理岗位（或指定专人，下同）是印章管理的归口部门，负责印章的统一刻制、登记、保管、缴销等日常管理工作。总监理工程师对印章的使用负总责。Według这里需要明确具体由哪个岗位负责，通常是综合管理类岗位，或者根据监理部实际情况指定专人。第六条保管人职责印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，其主要职责包括：1.妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗用、滥用或遗失。2.严格按照本办法及审批程序用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.负责用印登记，详细记录用印情况。4.定期检查印章状况，发现问题及时报告总监理工程师。第三章印章的刻制、启用与废止第七条印章刻制监理部印章的刻制须由总监理工程师提出申请，报公司相关管理部门审批后，由指定机构统一刻制。严禁任何单位或个人私自刻制监理部印章。第八条印章启用新印章刻制完成后，应由监理部综合管理岗位负责登记备案，预留印模，并发布启用通知，明确启用日期及使用范围。第九条印章废止因项目结束、机构调整或印章损坏、遗失等原因需废止印章时，由总监理工程师批准后，由综合管理岗位负责将废止印章及时上缴公司相关管理部门处理，或按规定程序销毁，并做好记录。第四章印章的保管第十条保管要求1.印章应存放在保险柜或专用带锁文件柜内，做到人走柜锁，确保万无一失。2.印章保管人临时离岗或因事外出，须将印章交由总监理工程师指定的专人代管，并办理交接手续。3.严禁将印章带离办公场所使用，特殊情况确需带出的，须经总监理工程师书面批准，并由两人以上共同携带和监印。第五章印章的使用范围第十一条项目监理部公章使用范围项目监理部公章主要用于以监理部名义发出的各类正式文件、报告、函件、签证、纪要等，具体包括但不限于：1.向建设单位、施工单位及其他相关方发出的监理通知、联系单、备忘录等。2.监理规划、监理实施细则（经审批后）。3.工程暂停令、复工报审表（签署后）。4.分项、分部工程质量验收记录的监理单位意见。5.其他经总监理工程师批准的需加盖公章的文件材料。第十二条总监理工程师执业印章使用范围总监理工程师执业印章应严格按照国家及行业相关规定使用，主要用于签署具有法律效力的监理文件，如：1.工程开工/复工报审表、工程竣工报验单。2.工程款支付证书、竣工结算审核意见书。3.监理报告（向建设单位及有关部门提交的）。4.其他依法依规或合同约定需由总监理工程师签署并加盖执业印章的文件。第十三条禁止使用印章的情形1.未经审批的文件、合同、协议。2.内容不真实、不合法或有明显瑕疵的文件。3.空白纸张、空白介绍信、空白合同等。4.与监理业务无关的文件或私人事务。5.其他不符合本办法规定或总监理工程师认为不应使用印章的情形。第六章用印审批与登记第十四条用印审批程序1.用印申请人应填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印种类等，并附上需用印的文件材料。2.《用印申请单》及附件须经相关负责人审核。一般文件由专业监理工程师审核，重要文件由总监理工程师审核或批准。3.印章保管人凭经批准的《用印申请单》用印。对于内容复杂或涉及重大利益的文件，印章保管人可要求用印申请人提供进一步的说明或证明材料。第十五条用印登记印章保管人在用印后，应立即在《印章使用登记薄》上进行登记，登记内容包括：用印日期、用印事由、文件名称及编号、份数、批准人、用印人、印章类别等。《印章使用登记薄》应妥善保管，长期存档。第十六条用印要求1.印章应清晰、端正地盖在文件的指定位置，通常为文件落款处或法定代表人签名处。2.不得在字迹模糊、涂改、有疑问的文件上用印。3.严禁在同一文件上重复用印或在非指定位置用印。第七章印章的交接与遗失处理第十七条印章交接印章保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理印章交接手续。交接双方应在总监理工程师的监督下，对印章进行清点、核对，并填写《印章交接登记表》，双方签字确认后存档。第十八条印章遗失处理如发生印章遗失，保管人应立即向总监理工程师报告，并采取必要的补救措施。总监理工程师应立即组织调查，并按规定向公司及相关部门报告，必要时应通过媒体发布遗失声明，以避免或减少损失。第八章责任追究第十九条责任追究对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、出借、转让、伪造、变造印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗用，造成不良后果或经济损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第九章附则