医院教学档案管理规定

医院教学档案管理规定第一条为规范医院教学档案管理工作，保障教学活动全过程记录的完整性、准确性与可追溯性，服务教学质量持续改进与教学经验总结，结合医院教学实际，制定本规定。本规定所称教学档案，指医院在开展学历教育、毕业后医学教育（含住院医师规范化培训、专科医师规范化培训）、继续医学教育及临床带教等教学活动中直接形成的，具有保存、参考与利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第二条教学档案管理遵循"统一领导、分级负责、全程管理、规范利用"原则。医院教学管理部门（以下简称"教务部门"）负责统筹协调，各教学科室（含临床、医技科室及教研室，下同）为档案形成责任主体，院级档案管理部门（以下简称"档案科"）负责集中保管与业务指导，确保档案管理覆盖教学准备、实施、评价、总结全周期。第一章管理范围与分类第三条教学档案按内容属性分为以下七类，具体范围如下：（一）教学管理类：各级教育行政部门下发的教学相关文件；医院教学管理制度、发展规划、年度教学计划及总结；教学工作会议记录、教学质量监控报告、教学改革项目立项与结题材料；教学评估（含院校评估、住培基地评估、专业认证等）申报与迎检材料；教学经费预算、使用明细及审计材料。（二）师资管理类：专（兼）职教师信息登记表（含医师资格、职称、教学资质证书等附件）；教师教学能力培训记录（含培训通知、签到表、课件、考核成绩）；教师教学竞赛获奖材料（含获奖证书、参赛教案、评分表）；教师教学工作量统计与绩效考核材料；教学名师、优秀带教老师评选材料。（三）课程与教学实施类：各专业人才培养方案（含修订说明）；课程教学大纲（含理论课、实践课、临床见习/实习大纲）；教师授课计划（含课程进度表、教学日历）；教案（含电子教案及手写教案）、课件（含PPT、微课视频等）；实验/实训指导书、临床技能操作考核标准；学生课堂考勤记录、作业/病历批改记录；理论考试与技能考核材料（含试题卷、标准答案、评分细则、成绩单、试卷分析报告）。（四）学生管理类：学历教育学生（含本科生、研究生）录取名册、学籍变更材料（含转专业、休学、复学、退学记录）；毕业后医学教育学员（含住培生、专培生）招录材料（含报名登记表、资格审核表、录取名单）；学生/学员临床轮转计划、轮转考核记录（含出科考核表、带教老师评价、科室综合评定）；学生/学员奖惩材料（含表彰文件、处分决定书及申诉处理记录）；学生/学员毕业（结业）材料（含毕业论文/临床实践能力考核通过证明、学位授予文件、毕业证书复印件）。（五）实践教学类：实习/实训基地协议（含合作医院、社区卫生服务中心等）；基地评估材料（含现场检查记录、整改报告）；实践教学过程记录（含学生跟岗记录、病例讨论记录、教学查房录像）；实践教学质量反馈材料（含学生满意度调查、基地带教老师评价）。（六）科研与教学成果类：教学相关科研项目材料（含立项申请书、中期检查报告、结题验收材料）；教学成果奖申报与获奖材料（含成果总结报告、支撑材料、获奖证书）；教材/专著编写材料（含编写大纲、审稿意见、出版合同、样书）；教学论文发表材料（含期刊录用通知、论文复印件、影响因子证明）。（七）声像与电子类：教学活动照片（含集体照、关键环节特写，需标注时间、地点、活动名称、主要人物）；教学视频（含教学查房、手术示教、技能培训录像，需附内容简介、时长、拍摄人信息）；电子教案、课件、试题库等数字化资源（需存储为通用格式，标注版本号及更新时间）。第二章归档要求与流程第四条归档材料应符合"真实、完整、规范"要求：（一）真实性：所有材料须为教学活动中直接形成的原始记录，不得伪造、篡改；签字、盖章手续须完备，手写材料需用蓝黑或黑色墨水笔书写，电子材料需保留编辑痕迹（如Word文档的修订模式）。（二）完整性：需按本规定第三条分类要求，完整收集教学活动各环节产生的材料，避免遗漏关键记录（如课程大纲与授课计划需对应，考核成绩与试卷分析需关联）。（三）规范性：纸质材料应整洁清晰，破损或易褪色材料需复制并标注"复制件与原件一致"；电子材料需存储为PDF、JPG、MP4等长期保存格式，文件名采用"分类+时间+内容"命名规则（如"2023-住培-轮转考核表-内科"）。第五条归档时间实行"分段归档、定期移交"制度：（一）教学管理类、师资管理类材料：年度教学计划、总结及相关制度文件应于次年3月底前归档；教学评估、项目结题等专项材料应于活动结束后2个月内归档。（二）课程与教学实施类材料：每学期课程结束后1个月内，由授课教师整理后交所在科室教学秘书，科室汇总后于学期末前移交教务部门；考试材料（含试卷、成绩册、分析报告）应于成绩录入系统并经审核后15个工作日内归档。（三）学生管理类材料：学籍变更、奖惩材料应于事件处理完毕后10个工作日内归档；毕业（结业）材料应于学生离校后3个月内归档；住培/专培学员轮转考核材料应于每轮转出后5个工作日内归档。（四）实践教学类材料：实习基地协议应于签订后5个工作日内归档；实践教学质量反馈材料应于反馈收集后1个月内归档。（五）科研与教学成果类材料：科研项目结题、成果奖获奖、教材出版后1个月内归档。（六）声像与电子类材料：重大教学活动（如开学典礼、教学竞赛）结束后1周内归档；日常教学视频（如教学查房录像）按月整理，于次月5日前归档。第六条归档流程：（一）材料形成：教学活动实施过程中，由具体责任人（如授课教师、带教老师、教学秘书）负责收集、整理本环节产生的材料。（二）科室初审：各教学科室设立兼职档案员（由教学秘书兼任），负责对本科室形成的教学档案进行完整性、规范性初审，填写《教学档案移交清单》（含材料名称、数量、保管期限等信息）。（三）教务部门复审：教务部门指定专人对移交材料进行复审，重点核查材料与教学活动的关联性、签字盖章完整性及电子材料的格式规范性，复审通过后签署意见。（四）档案科接收：经复审通过的材料，由教务部门按季度（每季度最后一个月25日前）移交档案科，双方核对《教学档案移交清单》无误后签字确认，档案科出具《档案接收回执》。第三章保管与利用第七条保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类，具体划分标准如下：（一）永久保存：医院教学发展规划、教学评估核心材料、教学成果奖获奖材料、教师教学资质原始文件、学生/学员毕业（结业）证书复印件、重大教学活动声像资料。（二）30年保存：教学管理制度、年度教学计划及总结、课程教学大纲、教师授课计划、学生/学员学籍变更材料、住培/专培学员轮转考核记录、实践基地协议。（三）10年保存：教师教学工作量统计、学生课堂考勤记录、日常教学检查记录、一般性教学会议记录。第八条档案科应设置专用库房保管教学档案，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期检查档案保存状态，发现破损或字迹模糊的，应及时修复或复制。电子档案需存储于医院专用服务器，实行"双备份"（本地备份+异地备份），定期检测数据可读性，确保存储介质安全。第九条教学档案利用遵循"严格审批、合理使用"原则：（一）内部利用：医院职工因教学管理、质量评估、经验总结等需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字、教务部门审核后，到档案科办理查阅手续。查阅纸质档案需在指定场所进行，不得带离；查阅电子档案需通过医院内网登录档案管理系统，限制下载功能（确需下载的需额外审批）。（二）外部利用：教育行政部门、兄弟院校等外单位因工作需要查阅档案的，需持单位介绍信，经教务部门负责人审批、分管教学院领导同意后，在档案科工作人员监督下查阅，不得复制。（三）复制与摘抄：因工作需要复制档案的，需在《档案查阅申请表》中注明复制用途，经档案科负责人审核后，由档案科工作人员统一复制（电子档案复制需转换为不可编辑格式），复制件需标注"复制件，仅供XX用途使用"字样。第十条涉及学生/学员个人隐私的档案（如成绩单、奖惩记录），查阅时需额外提供被查阅人书面授权（学生/学员本人或法定监护人签字）；涉及教师个人信息的档案（如教学考核成绩），仅允许本人或教学管理部门相关人员查阅。第四章信息化管理第十一条医院应建立教学档案信息化管理系统，与医院OA系统、教学管理平台（如住培管理系统、教务系统）对接，实现档案数据的自动采集与关联。系统需具备以下功能：（一）元数据管理：为每份电子档案自动生成唯一标识符（含分类代码、年度代码、保管期限代码），记录文件形成时间、责任人、修改日志等元数据。（二）权限管理：设置不同角色（档案管理员、教务人员、科室教学秘书、教师）的访问权限，实行"最小授权"原则（如教师仅能查看本人授课相关档案）。（三）检索利用：支持关键词检索、分类检索、时间范围检索，提供档案利用统计功能（如查阅次数、高频利用类别），为教学管理决策提供数据支持。第十二条鼓励将纸质档案进行数字化加工，扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰、无歪斜，扫描后需进行OCR识别并校对，确保文本可检索。数字化加工完成后，纸质档案仍需按规定期限保存，电子档案与纸质档案内容应完全一致。第十三条档案信息化系统应符合国家信息安全等级保护要求，采取数据加密（传输加密、存储加密）、访问控制（动态口令、生物识别）、日志审计（记录所有操作行为）等安全措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。第五章监督与考核第十四条教务部门与档案科应建立联合检查机制，每半年对各教学科室档案管理情况进行抽查，检查内容包括：（一）归档及时性：是否按规定时间节点移交档案，迟交率不得超过5%。（二）归档完整性：是否遗漏本规定第三条所列核心材料，缺件率不得超过2%。（三）归档规范性：纸质材料签字盖章是否完备，电子材料格式是否符合要求，命名规则是否统一。（四）信息化管理：电子档案