档案规范管理制度

档案规范管理制度

2020年4月19H

广西**投资集团有限公司

档案管理规范

一、总则

（一）目的

为规范集团公司各类文件资料档案的分类、整理、鉴定、立卷、

归档、保管、借、利用、销毁等管理工作，特制定本规范。

（二）档案的管理机构及其职责划分

1、文书、资料结案后，原稿由公司行政/人事部所辖档案室归

档。档案室的主要职责如下：

（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对本公司其它部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

（3）做好本公司各类档案的收集、整理、保管和利用工作。

（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的信息

化、现代化。

2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存相

关文书、资料和影印本。

3、**投资集团公司所属分公司的档案分类目录及编号原则由集

团公司行政部门统一制定。

4、各部门、分公司由于本单位业务过程中形成的各类文件资

料，妥善管理，并将目录及内容分类统计好，须不定期上报集团公司

行政人事部档案室统一备案。

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（三）档案种类

本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件资料（简

称文件）。

1、管理文件：指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的

各类文件。

2、立项文件：包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及

政府部门关于项目立项的各种批复文件。

3、证件性文书资料：指经营活动中产生的各类证、照文件等。

包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许

可证、预售许可证、公司楼盘项目获得的各类荣誉牌匾和证书、达标

证书和证明等。

4、资信文件：指验资、审计、评估、权属报告文件等。

5、合同文件：指经营活动中产生的各类合同文件等。

6、征地建设文件（含图纸）。

7、规划报建文件（含图纸）。

8、竣工验收文件（含图纸）。

9、技术性文件，指各类工程图纸、竣工资料等。

10、声像信息类文件，指公司具有重要价值的或用于营销策划广

告照片、录音、录像、电子文件等。

11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题

词、书画、工艺品等。

12、人力资源文件：公司及所属分公司的人力资源任命、人力资

源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关

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资料。

（四）公司常见文件资料管理责任划分

为方便开展工作，以下资料暂归属有关部门管理，并由相应部门

负责指定专职或兼职作为文件资料保管员，负责搜集、整理、保存、

维护、借、利用、续证、归档等管理事宜。

1、董事办：

负责公司董事会、决策小组、各委员会及高层各种会议等文件

资料的管理，主要包括：董事会/决策小组/其它各委员会各种会议纪

要、董事会各种章程及各类决议文件、各种任命文件（原件须提供一

份给行政人事部）、董事长有关所有资料及工作过程中产生的资料、

各董事有关材料、董事办工作过程中产生各种资料、上级领导和外协

友好部门或个人提供的题词、书画、工艺品等、公司计划性文件（公

司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计

划）、总结性文件（公司年度和月度工作总结、其它总结、调查报

告）、批示性文件（公司计划指标、技术指标、营销指标以及公司领

导各类命令、工作指令）、汇报性文书资料（公司上报主管部门的文

件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发

布的各类文书资料）等。

2、工程项目管理部：

负责项目工程类、工程施工类和立项类等文件资料的管理，主要

包括：各类工程图纸（含设计及更改）、征地类建设文件（含图

纸）、工程申报及各种合同资料、施工单位各种资质文件、各种施工

承包合同文件、立项文件（公司项目可行性报告、项目立项备案证

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明、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文

件）、规划总平图、路网路、定点红线图、、单体设计方案、、环境

影响批复、水土保持批复、地质灾害批复、消防批复、人防批复、抗

震批复、报建登记备案表、施工图审查备案表、招标文件、投标单位

资质、投标文件、中标通知书或发承包通知书、《国有土地使用证》

《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》及施工红线图、

质量监督登记书、安全监督登记书、安全措施备案表、《建筑工程施

工许可证》、《预售许可证》、预算文件、结算文件、签证资料、相

关工程合同原件一份、施工图纸、变更通知、工程联系单、与相关单

位的来往文件、预售测绘报告、现售测绘报告、各单体相关验收资

料、竣工验收备案资料、《建设工程规划竣工验收合格证》等。

3、财务部：

负责财务类、信贷类、资信类、凭证性文书等资料的管理，主

要包括：

办理信贷业务所有资料、银行抵押各种证件或资产的管理及此

过程中产生的有关手续的续办；公司经营业务所有原始凭证、财务各

类报表/账簿/收据/发票、有价证券等、税务办理所有资料（税务登

记证除外）、与银行之间所有来往业务产生的凭证、验资、审计、评

估、权属报告文件、银行印鉴（含所有法人、财务章）、工资表、公

司所有资产类文件资料、公司各部门及所属公司上报的、在日常活动

中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售合同书、协议书等

原始记录文本等。

4、行政人事部:

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负责**集团经营活动中所有产生的各类证、照文件、公司经营

管理活动中形成的各种文件记录文本及法规性文件、以及行政/人事

管理类（其中：人力资源类文件资料由人力资源管理员负责管理）及

集团公司其它各种文件资料的管理，主要包括：**集团营业执照（含

工商营业、税务登记证、组织机构代码证）、开发资质证、公司楼盘

项目获得的各类荣誉牌匾和证书、这标证书和证明等、包公章（凡是

盖公司章的有关合同须留存原件一份）、上级颁发需公司执行或由公

司发行的各种标准、规章制度及**公司下发的所有文件、公司员工档

案（有关资料登记表、个人简历/证明材料、人事任命、劳动合同或

协议、社保及考核资料等）、公司往来公文等。

5、合约采购部：

负责各类物料的采购合同/协议/价格、供应商资料（含联系地

址、电话等）、采购有关文件及其部门有关业务过程中形成的各种凭

证、资料要进行归档管理。

6、其它部门：

负责本部门在开展部门业务过程中形成的各种资料、合同等文件

的建档管理。

特别说明：各部门所有合同、协议必须提交一份原件至行政人

事部档案室备份（根据实际情况定）；《国有土地使用证》、《建设

用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可

证》、《预（销）售许可证》暂由工程项目管理部负责办理及管理。

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二、档案管理基本要求

（一）凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日

内将原件及时归档，不得私自留存。

（二）工程项目或设计成果文件在形成过程中各阶段，有关人员

应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，

保证全套资料真实、完整、齐全地向行政人事部移交归档。

（三）以公司、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来

函件和传真件等由行政部门负责收集、整理，按年度立卷归档。

（四）为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归

档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设计档案归档

签收本，列明档案的名称、份数及必要说明，并办理签收手续。各部

门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。

三、档案分类、立卷与保存

（一）档案的分类编号

1、档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归

档，保证档案调阅工作的顺利进行。

2、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与

政府和公司机构的编目方法接轨。

（二）档案的立卷

1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职

档案员配合。档案文书档案员负责组卷、编目。

2、案卷质量总的要求如下：

（1）遵循文件的形成规律和特点。

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（2）保持文件之间的有机联系。

（3）区别不同的价值。

（4）便于保管和利用。

3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全、

完整。

4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与

定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分

别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数

普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与

批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规

划放在针正确第一年立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；

跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执

行。

6、卷内文件材料应分不同情况进行排列，密不可分的文件材料

应依序排列一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印

件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件

之间的密切联系并进行系统的排列。

7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应

统一在有文字的每页材料正面的右上角，北面的左上角打印页号。

8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件

目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

9、有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若

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无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和日期填上，以示负

责。备考表应置卷尾。

10、案卷封面，应逐项按规定用签字笔或钢笔书写，字迹要工

整、清晰。

11、案卷的装订和案卷各部分的排列格式。

（1）案卷的装订

案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应

按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷

就彭三孔一线封底打活结的方法装订。

（2）案卷各部分的排列格式

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案

卷号排列序装入卷盒，置于档案柜内保存。

（三）档案保存

1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好

无缺。一旦出现险情，须立即向公司行政人事部经理报告。

2、严禁无关人员进入档案室。非档案管理人员无故不许在档案

室逗留、随意翻阅。

3、资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按

公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。

四、档案借阅

（-）公司人员借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登

记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。

（二）公司人员借阅非机密性文件（包括复印件），须经各部门

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负责人批准。借出原件时，须报行政人事部经理（含）以上级别人员

审批。

（三）公司人员办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所

需的项目报建文件，办理产权所需项目资料时，未经行政人事部经理

批准不得借出。

（四）公司人员借阅机密性文件（包括复印件），须经公司副总

裁批准，绝密性文件（包括复印件），须经总裁批准。

（五）下列文件资料复印件未经行政人事经理批准不得借出：

1、国有土地使用证、国有土地使用权出让合同。

2、建设用地批准书。

3、建设用地规划许可证。

4、规划设计要点、方案批复。

5、建设工程规划许可证。

6、固定资产投资许可证。

7、报建图。

8、报建审核书。

9、建设工程施工许可证。

10、商品房预售（销售）许可证。

11、产权证。

（六）外单位人员来查阅资料，应出示其单位书面证明，由副总

裁（含）级别以上领导批准，方可查阅。

（七）任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘

抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、

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复制，须经行政人事经理批准。如需要修改图纸必须按文件修改权限

规定另行办理手续。

（八）借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外

泄。因泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直

至追究其法律责任。

（九）档案借阅期限

短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天，

如确需延期，应提前办理续借手续。

五、档案的移交与销毁

（-）档案移交

如档案需向政府部门如城建档案馆移交时，档案管理人员需将有

关规定及档案材料报行政人事经理或其级别以上领导批准，方可移

交。

（二）档案销毁

1、对需要销毁的档案，档案管理员登记造册，经行政/人事经理

和档案形成部门领导共同鉴定，报副总裁批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证无保留价值时

再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并由行政/人事部指定专人监

销，严禁将销毁的文件作为她用，或作废纸出售。文件销毁后，监光

销后，监销人应在销毁注册上签字。

六、附则

（一）本制度由行政人事部制定并负责解释。

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（二）本规范自发布之日起执行。

附：1、《档案管理业务流程》

2、《档案归档登记表》

3、《档案内容登记表》

4、《文件保管备查表》

附表1：档案管理业务流程

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