档案管理制度 (四)

档案管理制度98681（总17页）

-本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可-

-内页可以根据需求调整合适字体及大小-

档案管理制度

一、目的:

规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。

二、适用范围：

公司档案管理全过程

三、档案整理原则与方法：

L档案整理原则：

办理完毕的文件、培训资料,其他资料收集齐全,按类编码分类存放,每年3月

检查齐全后将资料整理立卷归档。

档案整理方法：

(1)、按公司制定的编码分类整理。

(2)、每天要进行清理归档，以免资料堆积。

(3)、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。

(4)、准确地做好文件索弓I,以便于查找。

(5)、归档要注意整洁,归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一

个代办卷宗以便要归酉时,所有材料都是能随手而得,避免盲目的查找。

(6)、案卷厚度一般在公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物,做好文件材料

的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹

材料,要用纸加衬边；纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨

认的材料,应当附上抄件；按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确

切,用毛笔或钢笔书写、字迹端正。

22

(7)、根据卷内文件之间的联系,还要进行系统徘列、编号等，档案目录要有：

全宗案卷目录、卷内目录组合而成。

(8)、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采

取补救措施确保档案的安全。

2.档案室管理规定

(1)、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方

针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例,在总经理的

领导下，做好公司档案局工作。

(2)、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成,己办理完毕、有保存

价值的档案材料是公司工作的真实历史记录是今后工作考察的主要依据。按国

家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。

(3)、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责

有变动时,应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。

(4)、档案室是重要场所,任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗

要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

(5)、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

3.档案文件借阅规定

(1)、借阅档案(包括文件、资料、图纸、合同)，必须填写《内部文件借阅

登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。

(2)、目录不给借出，只供在档案室阅；

33

(3)、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证当案的安全与保密，不得擅自涂

改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则，

按反保密法追究当事人责任。

4.档案销毁管理

(1)、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的

档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签

认交回行政管理部。

(2)、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有

必要时，需向总经理请示汇报。

(3)、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。

(4)、总经理认为无浜后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。

(5)、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理

(或指定责任人)、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员

写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全

部完成。

(6)、销毁完成后,档案管理员负责在原有关文，牛的目录登记栏内注明“己销

毁”字样。

(7)、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理，作为永久性档

案保管。

需要管理的档案明细：

一、小区规划资料

1.建设工程施工许证

44

2.建设用地立项申请批复

3.国有土地使用证

4.建设工程规划许可证

5.长沙市建设工程规划许可证附件

6.宗地图、总体规划图

7、设计图纸会审纪要

8、建设单位税务登记证

9、建设单位组织机构代码证

10、建设单位营业执照

11.建设工程竣工验收意见书

12.建设项目环境影响报告表

13.商品房预售许可证

14.建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书

15.建设工程竣工验收备案表

16.配套设施全部投入使用（选登图片）

二、项目验收资料

L不锈钢水箱

2.中区、高区、商业变频水泵

3.各栋公共部分照明配电箱

4.各栋普通电梯电源箱

5.各栋消防风机电源箱

6.地下室消防风机电源箱

55

7、地下室战时风机电源箱

8、负一潜污泵控制箱

9、消防泵控制箱

10、喷淋泵控制箱

11.水泵房电源箱

12.地下室照明控制箱

13.消防风机配电箱

14.地下室潜污泵配电箱

15.地下室照明配电箱

16.地下室消防风机配电箱

17、地下室战时风机配电箱

18、监控室电源控制箱

19、潜污泵

20、负二潜污泵控制箱

21.火灾报警控制器（联动型）

22.手动火灾报警按钮

23.火灾声光报警器

24.消防栓按钮

25.火灾显示器

26.消防电话分机

27、点型光电感烟火探测器

28、点型感温火灾探测器

66

29、火警联动输入模块

30、地下室消防栓泵

31.地下室喷淋泵

32.消防箱（水带1根、水枪头1个）

33.楼层灭火器

34.喷淋头

35.消防分机

36.楼层照明应急灯

37、安全出口、疏散指示标志

38、水泵控制箱

39、屋面风机电源箱

40、屋面电梯电源箱

413虽电井电源箱

42.商铺电表、表箱

43.进道口电缆、桥架

44.地下室临战型钢堵板

45.路灯配电箱

46.路灯、景观灯、景观水泵

47、弱电输出光机

48、水平压缩垃圾站

三、服务标识与服务承诺

1.服务标识目录及图片

77

2.兰亭峰景服务承诺

四、公众制度

1.临时管理公约

2.住户手册

3.房屋使用说明书、质量保证书

4.房屋装修手册

5.房屋本体维修规定

6.电梯使用管理规定

7、消防管理规定

8、消防组织架构图

9、物品放行管理规定

10、公共卫生管理规定

11.大门岗岗位职责

12.安全管理制度

13.车辆出入管理规定

五、业主委员会

L筹备小组人员名单

六、物业合同

1.安泰・幸福里前期物业管理服务合同

七、企业发展与创优规划

1.关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》规划及实施方案

2.关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》的复函

88

3.创优宣传图片

4.业主征求创优意见表

八、架构与内部制度

1.公司组织架构

2.各项管理制度（见《内部管理制度/管理规定》）

3.各岗位工作标准（见《内部管理制度/管理规定》）

4.员工考核管理办法

九、专业化管理

L管理人员证书一览表

2.专业技术人员证书一览表

十、规范管理

1.员工手册

2.员工行为规范

3.文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

4.员工花名册

5.工作人员着装标准照片（见《上墙制度》）

6.员工应知应会培训记录表

十一、财务管理

1.财务管理制度

2.固定资产、低值易耗品及办公用品管理制度

3.有偿服务收费标准一览表

4.物业服务收费标准批复文件

99

5.财务年度审计报告

十二、业主档案

用户档案

十三、房屋管理维修养护

1.房屋维修

(1)、房屋维修年度计划

(2)、房屋维修年度无录

(3)、房屋维修验收无录

十四、小区栋号标示及总平面图

1.楼宇栋号、楼号、平面图、单元门、户门等标志(图)

2.小区总平面图

十五、房屋管理制度

1.建筑物维护规定

2.房屋装修管理规定

3.楼宇管理规定

4.装修登记表

5.装修许可证

6.违规装修整改通知书

7、装修验收表

十六、楼宇清洁规程

1.楼宇外墙清洁规程

2.玻璃门、窗清洁规程

1010

十七、公共设施日检表

公共设施日检表

十八、户外广告及经营管理

1.户外广告牌设置管理规定

2.商业网点管理规定

3.装修巡查记录表(见《房屋管理与维修养护》)

4.房屋装修管理规定(见《基础管理》)

5.公共设施日检表(见)

十九、共用设施设备管理

共用设施设备管理制度

(1)、设施设备年度维修养护计划

(2)、共用设施管理检查规定

(3)、操作人员岗位职责(见《上墙制度》)

(4)、给排水系统管理操作规程

(5)、机电维修工安全操作规程

(6)、电梯工安全操作规程

(7)、技术人员职称及岗位证书(见《基础管理》)

(8)、机电设备管理规定

(9)、设备日常维保汜录

二十、设备台账

1.共用设施管理规定(见《共用设施设备管理》第1项)

2.共用设施管理检查规定(见《共用设施设备管理》第1项)

1111

3.共用设施设备台帐

4.共用设施设备图

二十一、管道井、桥架图片

1.公用设施日检表（见《房屋管理与维修养护》第5项）

2.管道井、桥架图片

二十二、给排水系统管理制度

1.给排水系统管理规定

2.无大面积跑水、浸不、长时间停水现象的证明

3.排污泵周检表

4.化粪池清理记录

二十三、公共设施日检表

1.公共设施管理检查规定（见《公共设施设备管理》第1项）

2.公共设施日检表

3.房屋本体及公共设施月检表

二十四、供水管理制度

1.安全用水/供水管理制度

2.小区节水、用水措施

3.停水、限水管理规定

4.二次供水卫生许可证

5.机房卫生管理规定

6.供水设备及水泵房图片

7、生活水池清洗记录

1212

8、水质化验单

二十五、用电管理制度

1.停电、限电管理制度

2.临时用电管理规定

3.供电突发性事故的应急措施

4.变配电室管理规定

5.机房卫生管理规定

6.配电设施及电房图片

7、关于停电/停水的温馨提示

8、停电/停水记录

9、临时用电申请表

二十六、电梯使用管理制度

1.电梯安全生产许可证

2.认证证书

3.特种设备安全许可证

4.安全检验合格证

5.型式试验证书

6.电梯维修保养合同

7、电梯使用管理制度

8、电梯维修保养管理制度

9、维保方企业营业执照

10、电梯维保人员上岗证书

1313

11.电梯运行异常处理(见《紧应情况处理程序》)

12.电梯工岗位职责(见《综合要求》)

13.电梯日检表

14.电梯保养记录

15.电梯定期检险报告

二十七、电梯管理制度

1.电梯故障应急处理方案

2.解困电梯内乘客的操作步骤

3.乘梯须知

二十八、秩序维护、消防、车辆管理

L秩序维护部管理制度

(1)、物业公司内部安全组织机构表/秩序维护员消防考核计分表

(2)、秩序维护员队列考核计分表/维护员车辆指挥考核计分表

(3)、维护员专业技能考核计分表

(4)、秩序维护员外出登记表

(5)、秩序维护员内务检查登记表

(6)、秩序维护员素质量化考核统计表

(7)、秩序维护员扣分表/突发应急事故处理记录表

(8)、来访人员登记表/物品出入登记表

(9)、大件物品出入放行条

(10)、邮件收发登记表

(11)s秩序维护员巡逻值班记录表/秩序维护员巡视检查记录表

1414

(12)、监控中心值班记录表/火灾报警登记表

(13)、重点部位进出登记表

(14)、灭火器检查记录表/消火栓检查记录表

(15)、消防隐患整改通知书/业主使用车位登记表

(16)、停车场放行条遗失登记表/停车场车辆进出登记表

(17)、停车场值班记录表/停车场巡查登记表

(18)、停车场票据领用登记表/停车场固定月卡收费统计表

(19)、停车收费交接表/秩序维护员巡逻岗值班记录表

(20)、查岗记录表

2.区内安全标识

1.区内安全标识样照(图)

2.突发事件应急预案(见《秩序维护、消防、车辆管理》)

3.紧急情况处理程序(见《秩序维护、消防、车辆管理》)

4.紧急情况处理记录表

3.消防架构及应急预案

1.义务消防组织架构图

2.消防应急预案

3.消防控制室值班记录表

4.消防设施设备巡查记录表

5.消防培训及演练记录

4.停车场管理制度

1.停车场管理制度

1515

2.停车场放行条遗失登记表

3.停车场巡查登记表

4.停车场票据领用登记表

5.停车场月保车辆收费统计表

6.停车收费交接表

7、秩序维护员巡逻岗值班记录表

8、车辆出入登记表

9、办理车辆出入证管理卡登记表

5.非机动车管理规定

1.非机动车管理规定

2.停车场巡查登记表(见《秩序维护、消防、车辆管理》)

6.突发事件应急预案

1.突发事件应急预案

2.事件报告表

7、监控设备及监控人员管理

L弱电系统管理规定

2.监控系统管理规定

3.监控室值班交接记录表

二十九、环境卫生

1.保洁设备及清洁规定

(1)、保洁设备使用管理规定

(2)、清洁设备使用清单

1616

(3)、垃圾中转站清洁规程

(4)、环卫设施(照片)

2.保洁员管理制度

(1)、保洁部管理架构、清洁工作范围及岗位划分

(2)、保洁主管、班长岗位职责

(3)、保洁员岗位职责

(4)、清洁作业规程

(5)、楼宇外墙清洁规程

(6)、楼宇保洁现场保洁员守则

(7)、清洁维护情况

(8)、消杀管理规程

(9)、环境管理规程

(10)、垃圾清运管理规程

(11)x保洁人员分配表

(12)、垃圾清运合同

(13)、清洁服务承包合同

(14)、消杀通知

(15)、月度消杀工作计划

(16)、消杀记录表

(17)、清洁卫生月度考核记录表

(18)、清洁卫生检查记录表

3.房屋共用部位、公共设施设备无蚁害

1717

(1)、公共设施日检表(见《房屋管理与维修养护》)

(2)、白蚁防治预案

4.小区内道路等公共场地和绿化带内无纸屑、烟头等废弃物一实地查看(辅

助图片)

(1)、清洁卫生日检表(见《环境卫生》)

(2)、小区共用部位现场情况(图片)

5.房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和堆放杂物，楼梯扶栏、天

台、公共玻璃窗等保持洁净——实地查看(图片)

(1)、清洁卫生日检表(见《环境卫生》)

(2)、小区共用部位现场情况(图片)

6.商业网点管理有序；无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象

(1)、商业网点管理规定(见《房屋管理与维修养护》)

(2)、户外广告牌设置管理规定(见《房屋管理与维修养护》)

(3)、小区外立面及外观(图片)

7、无违反规定饲养宠物、家畜、家禽

(1)、区内宠物管理规定

(2)、区内宠物登记表

(3)、临时管理规约

8、排放油烟、噪音等符合国家环保标准，外墙无污染——实地查看(图片)

三十、绿化管理

1.绿地无改变用途,无损坏、践踏、占用现象

(1)、园林绿化养护标准

1818

(2)、绿化建设施工图

(3)、绿化管理人员岗位职责

2.绿化有专人养护管理,花草树木长势良好，修剪整齐美观,无裸露黄土

绿化养护管理规定

3,及时灭治虫害，有消杀记录，无枯死花草、树木

(1)、绿化养护月度检查表

(2)、绿化养护月度计划

(3)、绿化养护考核评分表

(4)、小区园林景观图片

三十一、精神文明建设

L社区文化活动

(1)、社区文化活动计划表

(2)、社区文化活动审批表

(3)、社区文化活动(图片)

2.社区建设配合

(1)、计划生育责任书

(2)、治安安全责任书

3.特色小区文化

(1)、宣传计划及内容(存档)

(2)、宣传栏板报

三十二、管理效益

1.财务管理制度

1919

(1)、财务制度

(2)、支票管理制度

(3)、现金管理制度

(4)、物业管理费收支一览表

(5)、年度物业管理费用收缴率统计表

2.有偿服务

(1)、有偿服务流程

(2)、有偿服务收费标准一览表(见《基础管理文件一》)

3.物业管理经营状况

(1)、物业管理费收支一览表(见《管理效益》)

(2)、财务年度审计艰告

各种服务标识规范、醒目；公开服务承诺

服务标识系统一览表

数量

序号项目内容材料要求

(块)

1幸福里便民卡1

2服务中心名牌1不锈钢板

3服务中心组织架构图1户外写真

4月服务之星1户外写真

5经理岗位职责1户外写真

6办公室管理规定1户外写真

7幸福里服务中心接待管理规定1户外写真

2020

8服务中心业主投诉处理规定1户外写真

9兰亭峰景服务中心职责1户外写真

10收费员岗位职责1户外写真

11幸福里物业管理服务收费标准1双有机玻璃写真

12监控室管理制度1户外写真

13保安交接班制度1户外写真

14物品出入管理规定1户外写真

15护卫队宿舍管理规定1户外写真

16护卫十条禁令1户外写真

17消防管理规定1户外写真

18义务消防队员管理职责1户外写真

19服务中心保安主管岗位职责1户外写真

20服务中心义务消防组织架构图1户外写真

21休闲场地温馨提不1户外写真

22儿童娱乐场地温馨提示1户外写真

23停车场管理规定4户外写真

24停车场车位导向示意标识5户外写真

25停车场（严禁车辆乱停乱放）5户外写真

26停车场区域导向标识3户外写真

27低压/高压配电房操作规程2户外写真

28低压配电管理规定1户外写真

29变配电房设备巡查制度1户外写真

2121

30水泵房管理规定1户外写真

31给排水设备设施操作管理规程1户外写真

32二次供水水泵操作规程1户外写真

33二次供水水泵管理规程1户外写真

34公共设备、设施巡查制度1户外写真

35工程技术部部门职责1户外写真

36电梯安全运行管理规定4户外写真

37垃圾压缩站清洁规程1户外写真

38绿化养护管理规定1户外写真

39业主电表箱编号42A4纸过塑

40配电箱标识（有电危险）90户外写真

41水管闸阀（常开、常闭）标识85有机玻璃

42各设施设备房门牌