合同管理制度

合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理行为，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在将合同管理纳入规范化、制度化轨道，确保公司各项经营活动的顺利开展。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中与其他法人、其他组织或自然人之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律文件的全过程管理。凡涉及公司权利义务的设立、变更、终止的协议、函件、确认书等具有法律约束力的文件，均视同合同管理范畴。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。（二）审慎严谨原则：对待合同的每一个环节，均需保持高度的审慎态度，确保合同条款的完整性、准确性和可执行性。（三）风险控制原则：以识别、评估、防范和化解合同风险为核心，将风险管理贯穿于合同管理的始终。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，兼顾效率与公平，促进公司经营目标的实现。（五）权责明晰原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保各司其职、各负其责、协同配合。第二章合同管理机构与职责第四条管理体系公司合同管理实行统一领导、分级负责、专业审核、全程监控的管理体系。第五条法务部门（或指定专业部门）职责法务部门（或公司指定的负责合同管理的专业部门，以下统称“法务部门”）是公司合同管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释、宣传和培训工作；（二）建立和完善公司合同标准文本库，并根据需要进行修订和更新；（三）对公司各类合同进行法律层面的审核，重点审查合同的合法性、合规性、严密性及风险点；（四）参与公司重大合同的谈判、起草工作；（五）指导、监督各业务部门的合同管理工作，提供合同管理方面的专业咨询；（六）负责合同纠纷的应对与处理，协调外部法律顾问；（七）负责公司合同专用章的管理与使用监督；（八）组织合同管理的检查与考核，定期对合同管理情况进行分析与总结。第六条业务部门职责各业务部门是合同的发起、履行和日常管理部门，其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究与立项，提出合同订立需求；（二）负责对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步调查与评估，并收集相关资料；（三）负责合同的初步谈判、文本起草（或选用标准文本），确保合同内容真实反映业务需求；（四）按照本制度规定的流程，将合同文本及相关资料报送法务部门及其他相关部门审核；（五）负责合同的履行，跟踪合同履行情况，及时处理履行过程中出现的问题，并向法务部门报告重大履约异常情况；（六）负责合同履行过程中相关证据的收集、整理与保管；（七）参与合同纠纷的处理，提供与合同相关的业务背景资料和证据。第七条财务部门职责财务部门在合同管理中的主要职责包括：（一）对合同中涉及的价款、支付方式、税务处理、结算方式等财务条款进行审核；（二）根据合同约定办理款项收付，并对合同履行过程中的财务风险进行评估与控制；（三）参与涉及重大投融资、资产处置等合同的审核与谈判；（四）配合业务部门进行合同履约的财务监督。第八条其他相关部门职责其他相关部门（如采购、技术、质量等）根据其职能，对合同中涉及本部门专业领域的条款进行审核，并提出专业意见。第三章合同的订立第九条合同立项与策划业务部门在开展业务活动需要订立合同时，应首先进行项目可行性分析，明确合同目的、主要内容、预算安排等，并按照公司规定的权限和程序办理立项手续。对于重大或复杂的合同项目，应组织专题论证。第十条合同相对方资格审查业务部门在与相对方接触初期，应对其进行资格审查。审查内容主要包括：（一）相对方为法人或其他组织的，应审查其营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明等；（二）相对方为自然人的，应审查其身份证明；（三）相对方的注册资本、经营状况、商业信誉、过往履约记录等；（四）若合同涉及特殊行业，还应审查其是否具备相应的行业许可或资质。业务部门应将审查情况形成书面记录，并对审查资料的真实性、完整性负责。对于重要的合同相对方，必要时可要求其提供履约担保。第十一条合同谈判合同谈判应围绕合同的核心条款进行，包括标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等。重大合同的谈判应有法务部门、财务部门及其他相关部门人员参与。谈判过程中应做好记录，重要的谈判内容应形成会议纪要，并由参与各方签字确认。第十二条合同文本的拟定与审核（一）合同文本应优先选用公司发布的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果和业务需求起草，或参照国家、行业推荐文本进行修改。（二）合同文本的内容应完整、明确、具体，语言应严谨、规范，避免使用模糊、歧义的词句。（三）合同文本拟定完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同文本、相对方资质材料、谈判纪要、立项文件等相关资料，按照审批流程报送审核。审核流程一般包括业务部门负责人审核、法务部门法律审核、财务部门及其他相关部门专业审核、公司领导审批。第十三条合同审核要点各审核部门应根据职责对合同进行重点审核：（一）法务部门主要审核合同的合法性、合规性、条款完备性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等；（二）财务部门主要审核合同价款的合理性、支付方式的合规性、税务处理的准确性、财务风险的可控性等；（三）业务部门负责人主要审核合同内容与业务需求的一致性、可行性；（四）其他相关部门审核其专业领域内的条款是否符合相关规定和标准。审核部门应在规定时限内完成审核，并出具明确的审核意见。对审核中发现的问题，业务部门应及时修改完善。第十四条合同的审批与签署（一）合同经审核通过后，由业务部门按照公司授权管理规定，报请相应层级的领导审批。审批人应对合同的整体风险和可行性进行最终把关。（二）合同经最终审批通过后，方可签署。合同签署应使用公司合同专用章，严禁使用其他印章代替。合同专用章的使用需履行登记手续。（三）合同签署人应为公司法定代表人或其授权委托人。授权委托人必须持有有效的《授权委托书》，并在授权范围内签署合同。（四）合同签署应坚持“先审批、后签署”的原则，严禁倒签、预签合同。特殊情况下确需倒签合同的，应按公司规定的特殊审批流程办理，并说明原因。第四章合同的履行第十五条合同履行的跟踪与监控合同签署生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应指定专人负责合同的跟踪与管理，确保合同双方严格按照合同约定履行义务。业务部门应建立合同履行台账，记录合同履行的关键节点、进度、收付情况等。第十六条合同变更、解除与终止（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与相对方协商，并就变更或解除事项达成书面协议。变更或解除合同的协议，应按照原合同的审批流程进行审核与审批。（二）出现法律规定或合同约定的解除情形时，业务部门应及时向法务部门咨询，依法行使解除权，并书面通知对方。（三）合同履行完毕或出现其他法定或约定终止情形的，合同权利义务终止。业务部门应及时办理合同终止的相关手续。第十七条合同履行异常处理业务部门在合同履行过程中发现相对方可能或已经发生违约，或出现其他影响合同履行的异常情况时，应立即采取措施防止损失扩大，并及时将情况书面报告法务部门及公司领导。法务部门应根据情况提供法律意见，协助业务部门妥善处理。第五章合同的档案管理第十八条合同档案的范围合同档案包括但不限于：合同立项审批文件、相对方资质材料、合同谈判纪要、合同文本（包括正本、副本及附件）、合同审批表、审核意见、签署页、履约过程中的往来函件、变更或解除协议、付款凭证、验收证明、争议处理文件等与合同相关的所有资料。第十九条合同档案的归档与保管合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同档案整理成册，在规定时限内移交公司档案管理部门统一保管。法务部门应留存合同文本及重要审核资料的复印件或电子版。合同档案的保管期限应符合国家有关规定及公司档案管理制度的要求。第二十条合同档案的查阅与使用查阅、复制合同档案应履行相应的审批手续，严格遵守档案管理规定，不得涂改、抽取、损毁或带出阅档场所。第六章合同纠纷的处理第二十一条纠纷报告与处理原则发生合同纠纷时，业务部门应立即向法务部门及公司领导报告，并提供详细情况和相关证据材料。合同纠纷的处理应遵循合法、及时、高效的原则，以维护公司合法权益为首要目标。第二十二条纠纷处理方式合同纠纷可通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。法务部门负责统筹协调纠纷处理工作，根据纠纷的具体情况，制定处理方案，并指导或代表公司参与纠纷解决过程。业务部门应积极配合，提供必要的支持。第七章责任追究第二十三条责任追究范围对于在合同管理过程中违反本制度规定，导致公司发生经济损失、信誉受损或其他不良后果的，公司将根据情节轻重及责任大小，对相关责任人进行追究。第二十四条责任追究方式责任追究方式包括但不限于：批评教育、通报批评、经济处罚、行政处分等；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第八章附则第二十五条制度解释权本制度由公司法务部门负责解释。第二十六条制度修订本制度根据国家法律法规的变化及公司经营管理的需要，可适时进行修订。修订程序参照本制度制