物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范物业管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，有效地保护和利用档案资料，维护公司合法权益，提升物业管理服务效率与品质，确保物业档案的完整性、准确性与安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》及相关行业规范，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部各职能部门、各分公司及各物业管理处（以下简称“各单位”）的档案管理工作。公司所有员工在档案的形成、积累、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等过程中，均须遵守本制度。第三条档案定义与原则本制度所称档案，是指公司在物业管理服务、行政管理、经营活动、工程建设等各项工作中直接形成的，对国家、社会和公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范归档、安全保密、便于利用的原则。实行“谁形成、谁负责、谁归档”的责任制，确保文件材料从产生到归档的全过程受控。第四条管理目标建立科学、规范的档案管理体系，实现档案管理标准化、现代化。确保档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷，为公司决策、物业服务、设施设备维护、合同管理、应急处理及应对法律诉讼提供可靠的信息支持。第二章管理架构与职责第五条管理架构公司档案管理实行三级管理架构：（一）公司行政部（或档案管理中心）为档案管理的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、监督指导及公司级核心档案的集中管理。（二）各分公司及各物业管理处设立综合档案室或指定专职（兼职）档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用及定期向公司移交重要档案。（三）各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责督促本部门人员及时形成、整理和移交档案资料。第六条公司行政部职责（一）制定和完善公司档案管理规章制度、业务规范和技术标准。（二）负责对公司及各单位档案管理工作的指导、监督、检查和考核，定期组织档案业务培训。（三）负责公司级档案（如证照、印章、重大合同、董事会决议、年度审计报告等）的集中保管与利用服务。（四）负责档案信息化系统的规划、建设与维护，推动电子档案的规范化管理。（五）组织对到期档案的鉴定与销毁工作。第七条各单位档案员职责（一）贯彻执行公司档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。（二）负责本单位各类文件材料的收集、分类、整理、编目、录入、装订和归档工作。（三）负责档案库房的安全管理，做好“八防”工作（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）。（四）负责档案的借阅登记、利用统计和催还工作。（五）定期向公司行政部移交需集中管理的档案，并接受业务检查与指导。第八条员工职责（一）在业务活动中产生的具有保存价值的文件材料，应及时、完整地移交本部门兼职档案员或单位档案员，任何个人不得私自保存或据为己有。（二）在岗位变动或离职时，必须办理档案移交手续，经档案管理人员签字确认后方可办理离职流程。第三章档案分类与编码第九条档案分类体系公司档案实行一级类目、二级类目、三级类目分级管理。一级类目依据职能属性划分，包括但不限于以下类别：（一）行政管理类（A）：包括公司证照、章程、规章制度、会议纪要、发文、收文、人事档案、审计报告等。（二）经营管理类（B）：包括招投标文件、物业服务合同、租赁合同、采购合同、经营计划、财务报表等。（三）物业接管类（C）：包括项目前期介入资料、接管验收文件、图纸资料（竣工总平面图、建筑、结构、水、电、气、智能化设备图纸等）、设备清单、清册等。（四）客户服务类（D）：包括业主档案、装修管理档案、客户投诉记录、报修记录、回访记录、社区活动档案等。（五）工程环境类（E）：包括设施设备台账、运行记录、维护保养记录、巡检记录、维修改造资料、绿化养护记录、清洁消杀记录等。（六）安全管理类（F）：包括应急预案、演练记录、安全巡查记录、消防设施检测记录、事故处理报告、监控录像存储等。（七）声像实物类（G）：包括照片、录音、录像、荣誉奖牌、礼品、重要纪念品等。第十条档案编码规则档案编码应具有唯一性，采用字母与数字混合编码。基本结构为：一级类目代码-二级类目代码-年度-保管期限代码-件号（或流水号）。示例：A-01-2023-Y-001，表示2023年形成的行政类-规章制度类-永久保管的第1号文件。（一）保管期限代码：永久（Y）、长期（C，30年）、短期（D，10年）。（二）各单位可根据实际情况细化二级及以下类目，但须报公司行政部备案以保持统一性。第四章档案收集与归档第十一条归档范围与时间（一）日常管理文件：各部门应在次年第一季度内，将上一年度办理完毕的文件材料整理归档。（二）项目接管资料：在项目接管验收后3个月内，由工程部牵头完成全部竣工图纸、设备资料的整理归档。（三）设备设施档案：新购或改造的设备设施，在安装调试及验收合格后1个月内，由工程部门归档技术说明书、图纸、合格证及验收记录。（四）客户档案：业主入伙手续办理完毕后，客户服务部应在1周内将业主资料归档；装修档案应在装修验收合格后1个月内归档。（五）合同协议：合同签订后，原件必须立即移交档案管理部门归档，财务部门留复印件备查。（六）声像材料：重要活动、工程现状、事故现场等拍摄的照片、录像，应在拍摄结束后1周内附文字说明归档。第十二条归档质量要求（一）文件材料必须为原件，如无原件，须在复印件上注明“原件存放处”并加盖经办部门章。（二）归档文件材料应齐全、完整，正文与附件、请示与批复、签发稿与定稿应一并归档。（三）文件材料应字迹清楚、图样清晰、签署手续完备，不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水书写（除图纸外）。（四）外文材料应附有中文译本。（五）电子文件应采用通用格式，且具备可读性，与其对应的纸质文件应建立关联关系。第十三条归档流程（一）整理：文件形成者或部门兼职档案员对文件进行分类、排序、去钉。（二）编目：填写归档文件目录，包括文件题名、责任者、日期、页数、备注等。（三）录入：将档案目录信息录入档案管理系统。（四）移交：填写《档案移交清单》，经交接双方清点核对无误后签字确认。第五章档案整理与保管第十四条档案整理规范（一）纸质档案应按分类方案进行组件、分类、排列、编号、编目、装订。（二）装订时应去除金属物，使用不锈钢订书钉或线装，左侧装订，装订线距离左边缘10mm-15mm。（三）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件内容。（四）档案盒应采用无酸纸制作，脊背应填写全宗号、目录号、案卷号、题名及保管期限。第十五条档案库房管理（一）档案库房应实行专库专用，不得存放易燃易爆物品或私人物品。（二）库房应配备温湿度控制设备、消防器材（气体灭火器）、防盗报警系统、监控设备。（三）温湿度标准：温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%。每日上午、下午各记录一次温湿度，超出范围时应采取调节措施。（四）档案柜架排列应整齐，柜架背面距墙不小于10cm，侧面距墙不小于60cm，主要通道不小于120cm。（五）档案入库前必须进行消毒处理，发现虫霉应及时处理。第十六条电子档案保管（一）电子档案应实行在线存储与离线备份相结合的方式。（二）备份介质应选用光盘、磁带或移动硬盘，并定期进行读取测试和转换复制，防止因技术过时导致无法读取。（三）电子档案存储服务器应具备防病毒、防黑客攻击措施，并设置访问权限。（四）对具有永久保存价值的电子档案，应定期进行纸质打印或微缩品备份，实行“双套制”管理。第六章档案借阅与利用第十七条借阅权限（一）公司内部员工因工作需要可查阅本单位形成的档案。（二）查阅公司级核心档案（如公司章程、股东会决议、审计报告等），须经部门负责人审核及行政部经理批准。（三）查阅涉密档案，须经公司分管领导批准。（四）外单位（如业主、政府部门、律师）查阅档案，须持有单位介绍信、查阅人有效证件，并经公司相关领导批准，仅限于查阅与其事务相关的公开信息，原则上不提供原件。第十八条借阅流程（一）申请：借阅人填写《档案借阅申请单》，注明借阅目的、档案名称、档号、借阅期限、利用方式（查阅、复印、借出）。（二）审批：按照权限由相关负责人审批。（三）借出：档案管理员核对无误后办理借出手续，并在档案管理系统内记录借阅状态。原则上档案原件仅在档案室内查阅，不予外借。确需外借的，须经分管副总批准，且借期不超过3天。（四）续借：如需续借，须在到期前办理续借手续，续借仅限一次。（五）归还：借阅人归还档案时，档案管理员需认真清点页数、检查档案状况，确认无污损、缺页后注销借阅记录。第十九条利用规范（一）档案利用者必须爱护档案，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）严禁复制、传播涉密档案内容。（三）档案内容摘抄须经档案管理员核对无误。（四）档案利用者应遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。第七章档案鉴定与销毁第二十条鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由公司分管领导任组长，行政部经理、财务部经理、法务主管及相关业务部门负责人为组员，负责对到期档案的鉴定工作。第二十一条鉴定标准根据档案的保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）。（一）永久：反映公司主要职能活动和历史面貌，具有长远利用价值的档案。如公司章程、产权证明、重要的审计报告、高层人事档案、核心设备图纸等。（二）长期：反映公司一般性活动，在较长时间内具有查考利用价值的档案。如一般合同、财务凭证、设施设备运行记录等。（三）短期：在一定时期内具有查考利用价值的档案。如一般性通知、简报、临时性请示批复等。第二十二条鉴定流程（一）档案管理员定期对保管期限已满的档案进行清理，编制《到期档案销毁清册》。（二）鉴定小组对清册中的档案逐件进行审查，提出“继续保存”或“销毁”的意见。（三）销毁意见经公司总经理批准后方可执行。第二十三条销毁执行（一）严禁私自销毁档案。销毁档案应由两人以上监销，并在指定地点进行。（二）纸质档案应在造纸厂化为纸浆或送保密部门指定的销毁机构销毁。（三）电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化或物理破坏。（四）销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。《到期档案销毁清册》应永久保存。第八章档案统计与移交第二十四条统计工作档案管理员应建立健全档案统计台账，定期对档案的收进、移出、利用、销毁情况进行统计分析。（一）每年底向公司行政部报送《档案工作基本情况统计表》，包括档案数量、库房面积、利用人次等。（二）统计数据应准确、真实，能够反映档案管理的现状和趋势。第二十五条移交管理（一）各单位档案员变动时，必须办理档案交接手续。由单位负责人监交，交接双方根据档案目录和台账逐卷清点，填写《档案交接文据》，签字确认。（二）物业管理项目退出或公司机构撤并时，该项目或机构的档案必须整理造册，移交公司档案室或指定接收单位，严禁随意丢弃或分散留存。（三）档案移交应包括实体档案、电子档案、检索工具及编研材料。第九章档案安全与保密第二十六条保密规定（一）档案管理人员和利用人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度。（二）涉及公司商业秘密（如财务数据、核心成本、业主信息、未公开的合同条款等）的档案，应设定密级（绝密、机密、秘密），并在档案盒上标注。（三）涉密档案的借阅、复制必须严格控制范围，并履行严格的审批手续。（四）严禁在非保密场所、私人计算机或互联网上处理、存储、传输涉密档案信息。第二十七条应急处置（一）制定档案管理应急预案，对火灾、水灾、盗窃、网络攻击等突发事件可能造成的档案损毁风险进行评估。（二）每年至少组织一次档案应急演练，提高档案人员的应急处置能力。（三）发生突发事件时，应遵循“优先抢救重要档案和核心档案”的原则，立即采取补救措施，并第一时间向公司领导报告。第十章档案信息化建设第二十八条系统应用公司推广使用专业档案管理软件（或OA系统档案模块），实现档案管理全流程的电子化操作。（一）所有归档文件必须建立电子目录，实现计算机检索。（二）推行纸质档案数字化扫描。扫描分辨率不低于300DPI，采用PDF或JPEG格式，图像应清晰、端正，与纸质档案保持一致。（三）电子文件归档应实行“双套制”，即电子文件与纸质文件同步归档。第二十九条数据备份（一）档案数据应实行每日增量备份、每周全量备份。（二）备份数据应异地存放，确保在发生灾难性事故时能够恢复数据。（三）建立数据备份日志，记录备份时间、数据量、备份人等信息。第十一章检查与考核第三十条监督检查公司行政部每年至少组织一次全面的档案管理检查，检查内容包括：（一）档案管理制度执行情况。（二）档案收集齐全性、整理规范性。（三）档案库房安全设施及“八防”措施落实情况。（四）档案利用效果及反馈情况。（五）档案信息化建设进展。第三十一条考核奖惩（一）档案管理工作纳入各单位年度绩效考核体系。（二）对在档案收集、整理、保护、利用及抢救工作中做出突出贡献或取得显著成效的单位和个人，给予表彰和奖励。（三）对违反本制度规定，造成档案丢失、损毁、涂改、泄密等行为的，视情节轻重，给予责任人通报批评、罚款、降职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十二章附则第三十二条本制度由公司行政部负责解释。第三十三条本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规执行。第三十四条本制度自发布之日起施行。原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件：1.《档案分类与保管期限表》2.《档案移交清单》（格式）3.《档案借阅申请单》（格式）4.《档案交接文据》（格式）5.《到期档案销毁清册》（格式）附件1：档案分类与保管期限表（详细版）一级类目二级类目三级类目（举例）保管期限备注A行政管理类A1证照印章营业执照、资质证书、公章使用记录永久原件A2人力资源员花名册、劳动合同、薪酬台账、社保记录长期/永久合同长期，名册永久A3公文处理公司发文、收文、会议纪要、决议永久/长期重大事项永久A4财务审计年度财务报告、审计报告、纳税申报表永久B经营管理类B1招投标招标文件、投标文件、中标通知书长期B2合同协议物业服务合同、采购合同、租赁合同长期/永久核心业务合同永久B3经营数据月度收支报表、停车费统计、多种经营收入短期C物业接管类C1前期资料规划许可证、土地证、红线图永久C2竣工图纸建筑竣工图、结构竣工图、设备系统图永久C3接管验收验收记录、遗留问题清单、钥匙移交清单长期D客户服务类D1业主档案业主信息登记表、产权证明、身份证复印件长期业主迁出后转为永久D2装修管理装修申请表、装修图纸、验收单、违章记录长期D3投诉报修投诉单、报修单、处理记录、回访记录短期重大投诉长期E工程环境类E1设备台账设备卡、说明书、合格证、维保手册长期随设备保存E2运行维保设备运行记录、保养记录、巡检记录长期E3维修改造大修方案、审价报告、施工合同、验收单长期F安全管理类F1消防管理消防验收合格证、检测报告、维保记录永久/长期F2安防管理监控录像存储、巡逻记录、车辆进出记录短期录像一般30天F3应急管理应急预案、演练记录、事故调查报告长期附件2：档案移交清单（格式）序号档案号案卷题名形成日期页数载体类型保管期限密级备注1A-01-2023-Y-001关于发布2023版管理手册的通知2023.01.1525纸质永久内部2C-02-2023-Y-0051号楼强电系统竣工图2023.05.20120纸质/电子永久内部含光盘1张...........................移交人（签字）：____________接收人（签字）：____________移交日期：____年__月__日附件3：档案借阅申请单（格式）申请人所在部门联系电话申请日期张三工程部138xxxxxxx2024.