文书档案归档制度

[单位名称]文书档案归档制度第一章总则第一条制定目的为规范本单位文书档案归档管理工作，确保文书档案的真实、完整、安全与可用，提升档案管理规范化、科学化水平，更好地为单位各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《机关档案管理规定》等相关法律法规及政策要求，结合本单位实际，制定本制度。第二条核心定义本制度所称文书档案，是指本单位在各项管理活动、业务工作及公务活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括纸质文书档案和电子文书档案。第三条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类文书档案的收集、整理、归档、保管、利用等全流程管理工作，覆盖单位所有职能领域和业务环节形成的应归档文件材料。第四条基本原则统一领导、分级负责：实行单位档案管理部门统一归口管理，各部门分工负责的管理体制，确保文书档案归档工作有序推进。真实完整、规范归档：坚持文书档案的真实性和完整性，严格按照归档标准和要求整理归档，做到归档文件材料齐全、准确、系统。及时高效、定期归档：文书档案形成后，各部门应及时收集整理，按照规定时限完成归档工作，避免文件材料散失。安全保密、规范利用：建立健全档案安全保密机制，保障档案实体和信息安全；规范档案利用流程，充分发挥档案的参考价值。纸质与电子同步：实行纸质文书档案与电子文书档案同步收集、同步整理、同步归档、同步保管，确保两者内容一致、相互印证。第五条管理体制建立“档案部门归口管理、各部门协同配合、全员参与”的文书档案归档管理体制：档案管理部门（或档案管理员，下同）：负责本制度的组织实施和监督检查；制定文书档案归档范围、保管期限和归档标准；指导各部门开展文书档案收集、整理工作；负责文书档案的接收、审核、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。各部门：指定专人担任兼职档案员，负责本部门文书档案的日常收集、整理、预立卷和按期归档工作；配合档案管理部门开展档案检查、验收等相关工作。全体工作人员：在公务活动中形成的应归档文件材料，须及时交本部门兼职档案员统一管理，不得私自留存、隐匿或销毁。保密、行政、人事等相关部门：按照职责分工，协同做好文书档案安全保密、载体保障、人员培训等工作。第二章归档范围与保管期限第六条归档范围本单位在公务活动中形成的下列文书材料，均属于归档范围：上级机关文件：上级机关下发的与本单位工作相关的决议、决定、命令、指示、通知、通报、批复、意见、规定、办法等。本单位文件：

单位党委（党组）、行政办公会等重要会议形成的会议纪要、会议记录、议程、讲话材料等；单位制定的规章制度、发展规划、年度计划、工作总结、工作报告、请示、批复、通知、通报、决定、决议、意见等；单位在业务管理、项目建设、对外合作、人事管理、财务管理、资产管理、纪检监察等工作中形成的各类文件材料；单位对外发出的函、电、报告、声明等文件材料。同级机关及不相隶属机关文件：同级机关及不相隶属机关发来的与本单位工作相关的函、通知、意见、合作协议等文件材料。下级机关文件：下级单位报送的请示、报告、工作总结、统计报表等文件材料。其他具有保存价值的文件材料：包括重要的会议材料、调研材料、合同协议、法律文书、荣誉证书、照片、录音录像、电子文件等。第七条不归档范围下列文书材料不列入归档范围，由各部门按规定自行处理：上级机关下发的供工作参考的抄件、征求意见稿（未被采纳且无保存价值的）；本单位内部互相抄送的一般性文件材料（无特殊保存价值的）；未成文的草稿、修改稿、校对稿（无领导批示或特殊保存价值的）；普通的问候信、祝贺信、慰问信（无特殊意义的）；各类重复文件、重份材料；与本单位工作无关的文件材料；其他无保存价值的临时性文件材料。第八条保管期限文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类，具体划分标准参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位实际确定：永久保管：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远保存价值的文书档案，如单位制定的重要规章制度、发展规划、年度工作总结、重要会议记录、核心业务档案、人事任免文件、重要合同协议等。定期保管30年：反映本单位重要工作活动，对本单位工作具有重要参考价值的文书档案，如上级机关下发的重要业务文件、本单位重要的业务管理文件、下级单位报送的重要请示报告等。定期保管10年：反映本单位一般工作活动，对本单位工作具有一定参考价值但保存期限不需要过长的文书档案，如上级机关下发的一般性通知、本单位日常工作中的一般性文件、普通的统计报表等。第三章归档要求与流程第九条归档基本要求归档文件材料应真实、完整、准确，手续齐全，无残缺、涂改、伪造等情况。纸质归档文件材料应字迹清晰、纸张完好，使用符合档案保管要求的书写材料（如蓝黑墨水、碳素墨水），不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料书写。电子归档文件材料应符合电子档案管理相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，同时归档相应的元数据和背景信息。归档文件材料应按照“件”或“卷”进行整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序、编目规范。第十条归档流程收集整理：

各部门兼职档案员负责日常收集本部门形成的应归档文件材料，定期（每月或每季度）进行整理；按照归档范围和保管期限，对文件材料进行筛选、分类、排序，剔除不归档材料；对整理后的文件材料进行装订、编号、填写卷内目录或件内目录等，完成预立卷工作。部门审核：各部门负责人对本部门预立卷的文书档案进行审核，确认文件材料齐全、整理规范后，签署审核意见。移交归档：

年度终了后3个月内，各部门应将上一年度形成的文书档案全部移交档案管理部门归档；特殊情况需延期移交的，须经档案管理部门批准；移交时，需填写《文书档案移交清单》，明确移交档案的名称、数量、保管期限、载体类型等内容，双方核对无误后签字确认，一式两份，各执一份。接收审核：档案管理部门对各部门移交的文书档案进行全面审核，审核内容包括归档范围、保管期限、整理质量、文件材料完整性等；对不符合要求的，退回相关部门整改后重新移交；审核合格的，办理接收手续。规范归档：档案管理部门对接收的文书档案进行进一步整理、编目，建立档案检索目录，按照档案保管要求存入档案库房或电子档案管理系统。第四章归档档案的管理与利用第十一条档案保管档案管理部门应配备符合档案保管要求的库房和设施设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。定期对档案库房及设施设备进行检查维护，及时处理安全隐患；建立档案库房管理台账，记录库房温湿度、设备运行等情况。对电子归档档案，应采用异地备份、离线存储等方式进行安全保管，定期对电子档案进行检测、迁移，确保其长期可用。严格执行档案库房出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。第十二条档案利用单位内部工作人员因工作需要查阅归档档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续；查阅涉密档案的，还需经单位分管领导批准。外部单位或人员查阅本单位归档档案的，须持单位介绍信及有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人及单位分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所；严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案；如需复制档案，须经档案管理部门批准，复制涉密档案的，严格遵守保密规定。档案管理部门应建立档案利用台账，记录查阅人、查阅时间、查阅档案名称、查阅目的、复制情况等信息。第十三条档案鉴定与销毁档案管理部门应定期（一般每10年）会同相关部门组成档案鉴定小组，对已到保管期限的文书档案进行鉴定。经鉴定，仍有保存价值的档案，延长保管期限；无保存价值的档案，列入销毁清单，报单位分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。档案销毁应指定两人以上负责监销，监销人需认真核对销毁档案的名称、数量等，确认无误后签字确认；销毁涉密档案的，严格遵守保密规定，确保信息不泄露。档案销毁清单及监销记录应归档保存。第五章监督管理与责任追究第十四条监督检查档案管理部门负责对各部门文书档案归档工作进行日常监督检查和年度考核，及时发现和纠正存在的问题。单位纪检监察部门对文书档案归档管理工作进行监督，确保本制度的严格执行。第十五条责任追究对在文书档案归档管理工作中存在下列行为的部门和个人，单位将视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、纪律处分等处理；造成档案损毁、丢失或泄露涉密信息，构成犯罪的，依法追究刑事责任：未按规定收集、整理、移交文书档案，导致文件材料散失的；擅自扩大或缩小归档范围，隐匿、篡改、伪造档案材料的；未按规定时限移交归档档案，经督促仍不整改的；违反档案保管规定，导致档案损毁、丢失的；违反档案利用规定，擅自查阅、复制、摘抄、传播涉密档案，或涂改、勾画、抽取、