分散采购管理实施细则

分散采购管理实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范本单位分散采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及本单位内部管理制度，特制定本细则。本细则旨在明确分散采购的管理职责、操作流程及监督要求，确保分散采购活动公开、公平、公正、高效、廉洁地进行。第二条定义本细则所称分散采购，是指在集中采购目录以外、采购限额标准以下的采购项目，或因项目特殊、时间紧急等原因，经批准由本单位各部门（或二级单位，下同）自行组织实施的采购活动。第三条适用范围本细则适用于本单位各部门所有分散采购活动。涉及国家秘密、商业秘密的采购项目，除遵守国家相关保密规定外，亦应参照本细则基本原则执行。第四条基本原则分散采购活动应遵循以下原则：（一）合规性原则：严格遵守国家法律法规及本单位相关规定。（二）效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最经济的成本获取所需货物、服务或工程。（三）公开透明原则：采购过程和结果应在一定范围内公开，接受监督。（四）权责对等原则：明确采购各环节的责任主体，确保权责一致。（五）廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，杜绝利益输送。第二章组织与职责第五条管理部门单位指定的采购管理部门（以下简称“采购管理部门”）是分散采购的归口管理部门，负责对分散采购活动进行指导、监督、检查和备案。其主要职责包括：（一）组织制定和修订分散采购相关管理制度及操作规范。（二）对各部门分散采购项目的采购方式、采购文件（如询价单、谈判文件等）进行合规性审核或备案。（三）协调处理分散采购活动中出现的争议和问题。（四）组织对分散采购人员的业务培训。（五）对分散采购活动进行定期或不定期检查与绩效评估。第六条需求部门各部门是分散采购的需求提出和具体实施部门，其主要职责包括：（一）根据工作需要，提出合理、合规的采购需求，明确采购标的的技术规格、数量、质量要求、交付时间等。（二）负责本部门分散采购项目的具体组织实施，包括供应商的选取、采购文件的编制、合同的洽谈与签订、履约验收等。（三）对采购过程的真实性、合规性负责，并按要求向采购管理部门报送相关资料备案。（四）妥善保管采购过程中的相关文件资料，以备查验。第七条财务部门财务部门负责分散采购项目的资金审核、支付及会计核算工作，确保采购资金的合规、安全使用。第八条监督部门单位纪检监察部门负责对分散采购活动进行监督，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理。第三章采购实施流程第九条采购需求提出与审批需求部门根据年度工作计划或实际工作需要，填写《分散采购申请表》，详细说明采购项目名称、数量、技术参数、预算金额、资金来源、预计采购时间等。该表须经部门负责人审核签字后，按单位资金审批权限报相应领导审批。涉及大额或重要项目的分散采购，还需经采购管理部门会签。第十条采购方式确定分散采购可根据项目特点和金额大小，选择以下适当的采购方式：（一）询价采购：适用于货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。一般应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，获取报价。（二）竞争性谈判：适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；或采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；或不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判小组由需求部门代表和相关技术人员组成，人数不少于三人。（三）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；或发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式，需提供充分的理由和证明材料，并按规定报批。（四）其他经采购管理部门认可的简易采购方式，但应确保竞争的充分性和结果的合理性。采购方式的选择应在《分散采购申请表》中明确，并经审批同意。第十一条供应商选取需求部门应通过合法渠道选取符合资质条件的供应商。对供应商的资质审查应包括营业执照、相关许可证、业绩情况、信誉状况等。原则上，参与报价或谈判的供应商不得少于三家（单一来源采购除外）。需求部门应建立合格供应商信息库，优先从信息库中选取供应商。第十二条采购文件编制与发出需求部门根据经审批的采购需求，编制询价单、谈判文件等采购文件。采购文件应明确采购标的的技术要求、商务条款、报价要求、评审标准、合同主要条款等内容。采购文件在发出前，可根据需要送采购管理部门进行合规性审核。第十三条报价接收与评审需求部门负责接收供应商的报价或响应文件，并组织相关人员（一般不少于两人）组成评审小组，按照采购文件规定的评审标准进行客观、公正的评审。评审过程应有书面记录，评审人员签字确认。评审结束后，应形成评审报告，提出拟成交供应商建议。第十四条合同签订确定成交供应商后，需求部门应在规定时间内与其签订书面采购合同。合同内容应与采购文件、成交供应商的响应文件及评审结果一致，明确标的、数量、质量、价格、交付时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等要素。合同文本应使用单位统一的合同范本（如有），并按单位合同审批流程进行审核和签署。第十五条履约验收货物、服务或工程交付后，需求部门应组织相关人员（必要时可邀请技术部门或使用部门参与）按照合同约定的验收标准和方法进行严格验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施。验收报告是支付款项的重要依据。第十六条付款与资料归档财务部门根据审批后的采购合同、验收报告、发票等凭证，按照约定的付款方式办理付款手续。需求部门应将采购过程中的《分散采购申请表》、采购文件、供应商报价/响应文件、评审记录、合同、验收报告、发票复印件等所有相关资料整理归档，保存期限不少于规定年限。同时，应将采购结果等信息按要求报采购管理部门备案。第四章监督与责任第十七条日常监督采购管理部门应加强对各部门分散采购活动的日常监督检查，可通过查阅资料、现场询问等方式，了解采购流程的执行情况，对发现的问题及时提出整改意见。第十八条责任追究对在分散采购活动中违反本细则及相关规定，造成单位损失或不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。具体情形包括但不限于：（一）未经审批擅自组织采购的；（二）虚报采购需求、化整为零规避集中采购或更高层级审批的；（三）在供应商选取、评审过程中弄虚作假、徇私舞弊的；（四）签订阴阳合同或合同条款严重损害单位利益的；（五）验收把关不严，导致不合格产品或服务入库的；（六）违反廉洁自律规定，收受回扣、贿赂的。第十九条异议与投诉供应商或单位内部人员对分散采购活动有异议或发现违规行为的，可向采购管理部门或纪检监察部门提出书面异议或投诉。相关部门应在规定时间内予以