2026年档案工作监督检查自查报告存在的问题

2026年档案工作监督检查自查报告存在的问题一、档案基础业务建设存在的问题（一）归档文件质量不达标1.归档完整性不足。本次自查覆盖2021-2025年形成的各门类档案共12.6万卷/件，其中文书档案应归档4.2万件，实际归档3.97万件，归档完成率仅94.5%，缺口的2300件主要集中在三个领域：一是业务审批类档案共缺失870件，占缺口总量的37.8%，多为2022-2023年市场监管、项目立项等环节的批复文件，因业务科室人员调整、工作交接不清晰导致文件遗失；二是会议材料类档案缺失620件，占缺口总量的26.9%，主要是部门专题办公会、临时协调会的记录和纪要，部分科室未按要求将会议材料提交归档，仅自行保存在个人电脑中；三是突发公共事件处置档案缺失810件，占缺口总量的35.2%，2022年疫情防控、2024年防汛应急处置过程中形成的摸排台账、调度记录等材料，因当时工作任务紧急、归档责任未明确，后续未及时补收。2.归档规范性欠缺。对已归档的3.97万件文书档案开展抽样检查，抽取样本量3970件，合格率仅81.2%。其中12.7%的文件存在页码编制错误，主要是正反面打印文件漏打背面页码，多份合并归档文件未重新编制连续页码；8.3%的文件保管期限划分不准确，将本应划分为30年保管期限的年度业务统计报表、项目初步审批材料划为10年，将应永久保存的机构撤并文件、人员编制批复划为30年；5.9%的文件装订不符合规范，存在金属物未清除、装订边角不齐、复印件未加盖原件留存章等问题。专业档案方面，2023年形成的1.2万卷项目建设档案中，有2100卷存在竣工图签字不全、工程量变更记录未附审批文件的问题，占比17.5%；会计档案中2022-2024年的银行对账单共320份未与对应的会计凭证匹配装订，占同期会计档案总量的4.8%。3.电子文件归档滞后。2021年以来单位通过OA系统形成的电子公文共1.8万件，截至自查时点仅完成归档9700件，归档率53.9%，剩余8300件仍存储在OA系统服务器中未迁移至档案管理系统。已归档的电子文件中，仅32%附带符合要求的元数据，其余文件缺少签发人、签发时间、办理过程记录等核心元数据，无法验证电子文件的真实性和完整性。业务系统产生的电子业务档案共3.7万件，目前全部留存于各业务系统数据库，未开展系统性归档，其中2021年上线的行政审批系统中，有1200条2022年的业务数据因2024年系统升级被覆盖，无法恢复，对应的电子档案永久遗失。（二）档案资源体系建设存在短板1.门类覆盖不全面。目前单位仅建立了文书、专业、会计、科技4类常规档案目录，声像、实物、人事、重大活动4类档案未实现规范化管理。其中声像档案仅零散收集照片2.3万张、视频120G，均未进行分类编号、著录标引，仅存储在移动硬盘中，有30%的照片无法说明拍摄时间、地点、人物和事件背景；实物档案共收集奖牌、奖杯、印章等178件，未建立管理台账，2019年机构改革时收回的12枚下属单位旧印章目前无法找到具体存放位置；人事档案中2020-2025年新入职的147名人员的劳动合同、转正定级材料有62份未归入个人档案，占比42.2%；2021-2025年举办的12次重大会展、3次省级以上现场会形成的档案材料，仅收集了部分会议议程，嘉宾发言、活动方案、现场记录等材料均未归档，重大活动档案完整率不足40%。2.应收尽收不到位。对下属12个事业单位的档案归档情况进行排查，发现有7个单位未将2021年以来形成的档案向单位综合档案馆移交，累计应移交档案2.1万卷，实际移交仅4200卷，移交完成率20%。其中3个自收自支事业单位因档案管理人员缺失，2021年以来的档案全部堆积在库房角落，未进行任何整理，部分档案因库房漏雨出现霉斑。对外合作项目档案方面，2021年以来单位与第三方机构合作开展的17个课题研究、技术服务项目，仅5个项目在结项时提交了完整的档案材料，其余12个项目的核心研究数据、成果报告均由合作方留存，单位仅保存了合作协议，后续项目成果转化、数据复盘无档案支撑。3.档案资源整合不足。目前综合档案馆馆藏的12.6万卷/件档案中，各门类档案之间未建立关联关系，查询同一事项的行政决策、执行过程、结果反馈材料时，需要分别在文书、业务、项目档案中独立检索，检索效率低且容易出现遗漏。2024年开展的惠民政策落实情况专项审计中，审计组要求提供2021-2023年某项补贴的政策文件、申请审批材料、资金发放凭证，工作人员耗时7个工作日才从3个不同档案门类中找齐所有材料，远低于“1个工作日内提供利用”的服务标准。此外，馆藏档案中民生类档案占比仅23%，远低于省级档案主管部门要求的“民生档案占比不低于40%”的标准，大量群众直接相关的社保、就业、不动产登记等档案仍分散保存在各业务科室，未纳入综合档案馆统一管理。二、档案信息化建设滞后问题（一）数字档案资源存量不足1.传统载体档案数字化率低。截至2025年底，单位馆藏纸质档案共10.2万卷，已完成数字化的仅3.7万卷，数字化率36.3%，远低于《“十四五”全国档案事业发展规划》要求的“到2025年省直单位传统载体档案数字化率达到80%”的目标。其中1990年以前形成的历史档案共1.2万卷，目前仅完成数字化800卷，数字化率6.7%，部分民国时期和建国初期的档案因纸张老化、字迹褪色，尚未开展抢救性数字化，存在永久灭失风险。专业档案数字化率仅21%，1.8万卷项目建设档案、2.3万卷民生业务档案仍未开展数字化，群众查询相关档案需要现场调取纸质原件，年均调用纸质档案1.2万次，不仅调用效率低，还对纸质档案的保管造成安全隐患。2.数字档案资源质量不高。对已完成数字化的3.7万卷档案进行质量抽检，抽取样本3700卷，合格率仅72.4%。其中15.2%的扫描件分辨率低于300dpi，无法清晰辨识文件内容；10.7%的扫描件存在偏斜、缺边、漏扫页面的问题；8.3%的数字档案目录与原文不匹配，部分目录挂接的扫描件与文件标题无关，甚至出现不同档案的扫描件交叉挂接的问题。已数字化的档案中，仅28%完成了全文OCR识别，其余档案仅能通过目录检索，无法实现全文检索，数字档案的利用效率大打折扣。3.增量电子档案应收未收。2025年单位各业务系统共产生电子业务档案1.1万件，仅2300件完成归档进入档案管理系统，归档率20.9%。其中不动产登记系统2025年形成的3200份电子不动产权证，目前仅存储在业务系统中，未按照“双套制”要求归档，也未同步备份到综合档案馆服务器；2024年上线的“一网通办”政务服务系统，截至2025年底共产生1.7万件电子办件材料，尚未与档案管理系统对接，所有电子材料均未归档，部分办件材料仅保存在窗口工作人员的工作电脑中，存在数据丢失风险。（二）信息化系统建设与应用不到位1.档案管理系统功能不完善。目前使用的档案管理系统为2018年采购，仅具备基础的目录录入、原文挂接功能，不支持电子文件元数据自动采集、电子档案真实性校验、四性检测等核心功能，无法满足《电子档案管理办法》的相关要求。系统与OA系统、各业务系统未实现互联互通，电子文件需要手动导出后再上传到档案管理系统，不仅归档效率低，还容易出现元数据丢失、文件被篡改的问题。系统不具备跨门类档案关联检索、大数据分析功能，无法对馆藏档案资源进行深度挖掘利用，仅能满足基础的查询需求。2.数字档案馆建设滞后。对照《数字档案馆建设指南》的评估指标，目前单位数字档案馆建设完成率仅32%，尚未建立分布式档案资源库、电子档案备份库，也未建成面向公众的档案利用服务平台。馆藏数字档案资源分散存储在档案管理系统服务器、OA系统服务器、各业务系统服务器共7个不同的存储节点，未形成统一的数字资源池，存在数据孤岛问题。2024年省档案局组织的数字档案馆建设评估中，单位因“资源整合不到位、系统功能不达标、服务能力不足”被评为“未达标”，要求2026年底前完成整改，目前整改进度仅25%。3.信息化安全防护能力不足。档案管理系统仅配备了基础的防火墙，未部署入侵检测、数据加密、终端安全管理等防护措施，系统未通过等级保护2.0三级测评，存在较大的网络安全隐患。已归档的3.7万件数字档案仅在本地服务器存储1份，未按照“异地异质备份”要求进行备份，2025年7月服务器出现硬件故障，导致1200份已归档的电子档案丢失，虽然后续通过技术手段恢复了大部分数据，但仍有170份电子档案永久损坏。此外，档案管理系统未设置细粒度的权限管理，所有登录用户均可查看、下载全部馆藏数字档案，未对涉密档案、敏感档案设置访问限制，存在信息泄露风险。三、档案保管保护与安全管理存在的隐患（一）档案库房基础设施不达标1.库房面积不足。单位现有档案库房总面积210平方米，按照《档案馆建设标准》规定的“馆藏10万卷档案库房面积不低于400平方米”的要求，缺口面积达190平方米。目前库房内档案密集架已全部装满，2023年以来形成的8200件档案无法入架，只能临时堆放在库房走廊和办公室角落，部分档案直接放在地面，容易受潮、被鼠咬。预计2026-2030年每年新增档案约2500卷，现有库房容量仅能满足未来1年的存储需求，后续档案存放问题将更加突出。2.库房“八防”设施配备不到位。对照档案库房“防光、防高温、防湿、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫”的要求，现有库房存在多个短板：一是温湿度调控设施不足，仅配备2台壁挂式空调，未安装恒温恒湿系统，2025年自测库房温度最高达32℃，湿度最高达78%，远高于“温度14-24℃、相对湿度45-60%”的标准，有230卷纸质档案出现霉斑、12卷档案出现虫蛀；二是防火设施不完善，库房内未安装气体灭火系统，仅配备了4具干粉灭火器，消防报警系统未与单位消防控制室联网，一旦发生火情无法及时预警；三是防盗设施不足，库房仅安装了普通门锁，未接入单位安防监控系统，库房门口及内部未安装监控摄像头，无入侵报警装置；四是防光设施不到位，库房窗户未安装遮光窗帘，部分靠窗位置的档案长期受阳光直射，出现纸张变黄、字迹褪色的问题，涉及档案共370卷。3.特殊载体档案保管条件缺失。目前没有专门的声像档案库房、实物档案库房，照片、视频等声像档案存储在普通移动硬盘中，放置在文书档案库房的普通密集架上，未配备防磁柜，2023年存储的200G视频资料因磁化损坏无法读取。实物档案与文书档案混合存放，部分金属材质的奖牌、印章因受潮出现锈迹，纸质荣誉证书出现霉变。涉密档案未单独存放，仅在普通密集架上标注“涉密”标识，未配备专门的涉密档案柜，也未建立涉密档案单独的出入库登记制度，存在泄密风险。（二）档案安全管理制度落实不到位1.安全管理责任不明确。虽然制定了档案安全管理制度，但未明确各科室、各岗位的档案安全责任，档案安全工作仅由2名档案工作人员负责，无法覆盖档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁全流程。2024年有3份涉密档案被业务科室借出后未按时归还，档案工作人员多次催缴仍未找回，无法界定具体责任人员，最终仅对档案部门进行了通报批评。下属事业单位的档案安全管理责任未纳入单位整体安全管理体系，7个未移交档案的事业单位均未制定档案安全管理制度，也未配备专门的档案库房，存在严重的安全隐患。2.日常管理执行不严格。档案库房出入库登记制度落实不到位，2025年库房出入登记本仅登记了42人次，经核查实际进入库房人员达127人次，大量非档案工作人员进入库房未登记，也未由档案工作人员陪同。档案定期清查制度未落实，2021年以来仅在2023年开展过1次全面档案清查，清查率仅60%，本次自查发现有37卷档案不在登记的存放位置，其中12卷确认遗失。档案利用审批制度执行不严格，2025年共提供档案利用1.2万人次，其中有2100人次未履行审批手续，仅口头申请即可调取档案，有3份档案在利用过程中被涂改，无法追溯责任人员。3.应急管理机制不完善。未制定专门的档案安全应急预案，仅在单位整体应急预案中提及档案相关内容，未明确档案应急处置的流程、责任人员、保障措施，也未开展过档案应急演练。2024年库房出现漏雨，部分档案被淋湿，由于没有应急处置预案，工作人员未及时采取抢救措施，导致17卷档案损坏严重，无法修复。档案灾备能力不足，没有建立异地备份库，所有数字档案仅在本地存储，一旦发生地震、火灾等重大灾害，数字档案将面临全部灭失的风险。四、档案利用服务能力不足问题（一）档案利用渠道单一目前档案利用仅支持现场查询一种渠道，未开通线上查询、跨馆查询服务，群众查询档案必须到单位档案库房现场办理，年均接待异地查询群众320人次，群众需要花费大量时间和交通成本。2025年收到群众关于档案查询的投诉17件，其中12件是针对“无法线上查询、需要多次跑”的问题，占投诉总量的70.6%。与政务服务平台未实现对接，档案查询服务未纳入“一网通办”事项，无法实现“当场办、网上办、就近办”，与“放管服”改革要求存在较大差距。（二）档案利用效率低下由于未实现档案数字化和全文检索，查询一份平均需要耗时25分钟，远高于“5分钟内完成查询”的服务标准。2025年档案利用高峰期（每年1-3月），日均接待查询群众80人次，群众平均等待时间达40分钟，最长等待时间超过2小时。馆藏档案未进行深度开发，没有形成档案汇编、专题数据库等利用产品，群众查询同一类事项需要反复调取多份档案，工作人员需要多次出入库房调取纸质档案，不仅效率低，还增加了档案损坏的风险。（三）档案开放审核不到位2021年以来形成的馆藏档案共4.2万件，截至2025年底仅完成开放审核1.2万件，开放审核完成率28.6%，远低于“自档案形成之日起满25年完成开放审核”的法定要求，也无法满足群众对开放档案的利用需求。未建立常态化的开放审核机制，开放审核工作仅在2023年集中开展过1次，之后未进行过任何审核工作。开放审核责任不明确，档案部门、业务部门、保密部门的审核职责边界模糊，无法形成工作合力，大量符合开放条件的档案无法及时向社会开放。本次自查发现有3200件2000年以前形成的档案，按照规定应当开放，但因未完成审核仍处于封闭状态，群众无法查阅。五、档案工作保障体系存在的薄弱环节（一）组织领导不到位单位未将档案工作纳入年度工作计划和绩效考核体系，2021-2025年党委（党组）会议仅1次研究档案工作，主要是部署2023年档案执法检查整改工作，未研究过档案信息化建设、库房建设、人员配备等重大问题。各科室主要负责人对档案工作重视程度不足，业务科室普遍认为档案工作是档案部门的责任，未明确本科室的兼职档案员，也未将档案工作纳入本科室的岗位职责，导致档案收集难、归档难的问题长期存在。2025年单位绩效考核指标中，档案工作占比仅1%，且考核内容仅为“是否提交归档材料”，未对归档质量、归档时效进行考核，无法起到督促作用。（二）人员队伍建设滞后1.人员配备不足。单位综合档案馆应配备档案工作人员6名（参照《档案馆人员编制标准》，每馆藏1.5-2万卷档案配备1名工作人员），目前仅配备专职档案工作人员2名，均为2024年新入职人员，兼职档案工作人员12名，全部为各科室的行政内勤，仅能利用碎片化时间开展档案工作。专职档案人员缺口达67%，兼职档案人员投入档案工作的时间平均仅占工作时间的15%，无法满足档案日常管理、信息化建设、利用服务等工作需求。2.专业能力不足。现有2名专职档案工作人员均非档案专业毕业，仅参加过1次省档案局组织的初任培训，未接受过系统的档案专业知识培训，对档案整理规范、数字化标准、信息化系统操作等业务不熟悉，工作中经常出现规范性错误。12名兼职档案人员中，仅3人参加过档案业务培训，其余9人均未接受过任何培训，不清楚归档范围、归档要求，导致提交的归档材料质量参差不齐。2025年组织的档案业务知识测试中，专职档案人员平均得分62分，兼职档案人