2026员工入职试用转正与离职交接SOP

员工全生命周期执行工具｜2026版内部执行参考·第页2026员工入职、试用、转正与离职交接SOP工具包含清单、评估表、资产归还、档案归档与填写示例项目说明适用对象HR、行政、部门负责人及流程审核人典型场景新员工入职、试用期管理、转正决策、主动/协商/到期离职交接核心成果以统一编号、责任门禁和留痕表单，减少漏项、责任不清、证据断点与账号资产风险使用方法先确定流程负责人→按阶段启用对应表单→门禁复核→异常销项→归档复盘贯穿案例虚拟员工“林知夏”，从录用启动到离职归档完整演示使用原则｜一页上手每名员工建立一个“生命周期主档案编号”。所有清单、审批、通知、评估、交接和资产记录均引用该编号；未达到阶段门禁，不进入下一阶段。版本日期：2026年7月｜适用范围：中国境内一般劳动用工管理场景。劳务派遣、外籍人员、未成年人、涉密岗位、竞业限制、职业病危害岗位及争议性解除等特殊事项，应另行进行专业复核。文档角色默认责任关键输出流程发起人HR经办建立编号、排期、催办、状态维护业务负责人直属负责人岗位目标、试用辅导、转正意见、工作交接验收行政/IT/财务协同执行工位与资产、系统权限、费用结算、账号关闭审核人HR负责人/授权管理者合规边界、证据充分性、最终门禁

目录1适用边界、成果清单与使用路径3

2贯穿案例与生命周期总览5

3角色责任矩阵与阶段门禁7

4入职SOP：从录用确认到D+7闭环9

5试用期SOP：目标、证据、辅导与中期纠偏13

6转正SOP：材料、评估、审批与送达17

7离职交接SOP：从触发到最终关闭20

8档案归档、访问控制与生命周期主台账25

9完整案例演练：林知夏从入职到离职27

10异常情境处置手册29

11月度抽查、复盘与改进闭环30

12可复制任务卡与沟通模板31

13最终验收清单33

附录A参考依据与更新提示34

附录B表单编号与归档命名规范35

附录C表单字段设计检查35提示：在Word中打开后，如目录页码未自动刷新，请右键目录并选择“更新域”。1适用边界、成果清单与使用路径1.1本工具包解决的四类断点•入职漏项：人员已到岗，但合同、社保、制度告知、系统权限、设备和培训未形成同一节奏。•试用失焦：只有“表现不错/不合适”的印象，没有岗位目标、辅导记录和可核实证据。•转正失真：转正申请、业务评价和审批意见不在同一口径，导致延期、争议或默认转正。•离职失控：工作交接、账号关闭、资产归还、费用结算、证明出具和档案归档彼此脱节。1.2成果清单编号成果启用时点完成标志M01员工生命周期主台账录用决定后编号唯一、关键日期完整、阶段状态可追踪F01入职启动卡录用确认后岗位、日期、责任人和前置条件明确F02入职资料与合规核验清单报到前至入职日仅收集必要资料，缺项有补交计划F03入职执行清单T-7至D+7合同、权限、资产、培训、制度告知闭环F04试用期目标确认表入职后5个工作日内目标、权重、证据和支持资源一致F05试用期周跟踪记录每周/双周进展、障碍、辅导和下一步留痕F06试用中期评估表试用期中点偏差已识别并完成纠偏计划F07转正申请与材料清单到期前30—15日材料齐全、无默认逾期F08转正评估表到期前10—5日评分、事实、意见和审批一致F09转正决策记录/通知要点决定后结果、日期、条件和送达留痕F10离职启动卡收到离职信息当日类型、最后工作日、风险与责任人明确F11离职交接清单离职启动至最后工作日工作、客户、项目、资料和待办验收F12资产归还与状态确认表最后工作日前后实物、卡证、费用和异常定责F13系统账号与数据处置表最后工作日权限按时关闭、数据合规移交F14人事档案归档目录阶段结束后资料完整、访问受控、保存期限可识别F15流程复盘与改进清单离职归档后问题有责任人、期限和验证结果1.3推荐使用路径1.先复制“生命周期主台账”，为员工分配唯一编号，例如LC-2026-0017。2.根据当前阶段启用对应表单，不重复采集已确认信息；所有表单引用同一编号。3.每个阶段先看“门禁条件”，不以口头确认替代书面/系统留痕。4.遇到缺件、延期、争议或资产损坏，转入异常处置，不直接勾选完成。5.阶段结束后由HR复核归档，并在主台账更新“完成日期、证据位置、遗留事项”。验收｜有效性判断任意抽查一名员工，应能在10分钟内回答：当前处于哪个阶段、下一门禁是什么、谁负责、最晚何时完成、证据在哪里、异常是否已销项。1.4法律与制度校验卡控制点执行口径本地化动作劳动关系起点以实际用工之日起建立劳动关系，不以合同盖章日或系统录入日替代。入职启动卡同时记录“合同签署日”和“实际用工日”。书面劳动合同原则上应在用工同时签订；未同时签订的，须严控法定时限。设置T-1签署门禁，未签不得默认放行。试用期期限、工资、次数和解除均受法律约束；不以“试岗”规避。合同期限确定后由HR复核试用期；转正评价不等于解除依据。社会保险按用工地、参保地现行规则及时办理，不能以员工自愿放弃替代。在主台账记录申报日、回执和异常原因。离职手续解除/终止证明、档案和社保关系转移等事项须依法及时办理。离职清单设置法定事项专门复核栏。个人信息遵循合法、正当、必要、透明和最短保存原则。建立字段目的、访问权限、保存期限和删除/归档规则。依据提示：本工具包参考《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》等现行公开规范设计。各地社保、公积金、档案、最低工资、医疗期及证明样式可能不同，执行前须以所在地现行规则和单位依法制定的制度为准。2贯穿案例与生命周期总览2.1虚拟组织与员工档案字段填写示例用途组织澄明教育科技有限公司（虚拟）演示跨HR、业务、行政、IT、财务协同员工林知夏贯穿全流程的虚拟员工生命周期编号LC-2026-0017所有表单、邮件、审批和归档的关联键岗位/部门项目运营专员/教育项目部确定目标、权限、资产和交接范围直属负责人周倩目标确认、辅导、评估、交接验收HR经办李雯流程启动、门禁复核、档案归档合同期限2026-01-05至2029-01-04示例为固定期限劳动合同试用期2026-01-05至2026-04-04示例约定3个月，以实际合同和法规复核为准转正生效日2026-04-05评估完成并经授权审批离职类型员工主动辞职示例仅演示流程，不替代个案法律判断最后工作日2026-11-20交接、权限、资产和结算的共同截止点2.2生命周期流程图①录用启动②入职落地③试用跟踪④转正决策⑤离职交接⑥归档复盘建编号

核岗位

排责任合同/资料

权限/资产

培训/告知目标确认

周跟踪

中期纠偏材料收集

事实评估

授权审批确定日期

工作/资产

账号/结算档案目录

权限控制

问题改进门禁：到岗条件齐备门禁：D+7清单闭环门禁：证据可核实门禁：决定已送达门禁：交接已验收门禁：遗留已销项2.3关键时间轴时间动作责任人输出/门禁T-7至T-3启动入职、核岗位信息、创建账号与工位申请HR发起，业务/行政/IT执行F01完成；未确定岗位、地点、薪酬或用工主体不得放行T-2至T-1合同与资料预审、制度和个人信息告知HRF02预审完成；敏感信息不超范围收集D0身份核验、合同签署、报到、资产领用、入职培训HR/行政/IT/业务F03核心项完成；实际用工日记录准确D+1至D+5明确岗位目标、支持资源与试用评价口径直属负责人/员工/HRF04三方确认每周/双周跟踪进展、障碍、辅导和证据直属负责人F05持续记录试用中点进行中期评估并纠偏直属负责人/HRF06完成；红色风险有书面计划到期前30—15日启动转正材料收集HR/员工/负责人F07齐全到期前10—5日完成评估与审批负责人/HR/授权人F08/F09完成收到离职信息当日确认离职类型、日期、风险和沟通口径HR/负责人F10完成最后工作日前分批交接、资产盘点、权限处置预排负责人/行政/IT/财务F11—F13预验收最后工作日最终验收、证明与结算事项确认各责任人离职门禁通过离职后5个工作日内归档、遗留追踪、复盘HRF14/F15完成2.4阶段状态编码状态码含义可以进入下一阶段吗处理规则N未开始否明确负责人和计划日期P进行中否跟踪未完成项和预计完成日B阻塞否必须登记原因、影响、临时措施和升级人C已完成是完成日期与证据位置齐全W豁免有条件须有授权人、理由、范围和替代控制3角色责任矩阵与阶段门禁3.1RACI责任矩阵R＝执行；A＝最终负责/批准；C＝协商；I＝知会。每项只能有一个A，避免“人人负责＝无人负责”。关键活动员工直属负责人HR行政/IT财务授权审批人建立生命周期编号IIA/RIII岗位与录用条件确认IA/RCICI合同与制度告知CIA/RIII工位、设备、门禁、账号ICARII试用目标确认RA/RCIII周跟踪与辅导RA/RCIII中期评估CA/RCIII转正材料完整性复核RCA/RIII转正业务评价CA/RCIII转正决定ICRIIA离职类型与最后工作日确认CCA/RICI工作交接验收RA/RCCCI资产归还验收RCARCI账号权限关闭ICARII费用/薪资结算信息核对CCAIRI证明、转移与档案归档CIA/RCCI3.2四道硬门禁门禁通过条件常见误判未通过动作G1入职放行用工主体、岗位、地点、薪酬、到岗日、合同安排、责任人明确；必要资源已申请。“领导说先来上班，手续后补。”标记B；HR升级确认风险，不得以口头承诺关闭。G2试用评估目标已确认；有定期辅导与事实证据；员工知晓偏差和改进要求。只在到期前凭印象打分。补充事实和辅导；禁止倒签或编造记录。G3转正决策材料齐全；评分与证据一致；授权审批完成；结果已及时送达。系统自动过期即视为转正流程完成。立即升级；以劳动合同和法律状态为准，流程不得替代法律事实。G4离职关闭工作、资产、账号、数据、费用、证明、转移与档案均有责任人和证据。员工签了交接表就全部结束。未完成项转遗留台账；高风险权限优先关闭。3.3升级规则•红色：涉及人身安全、数据泄露、关键账号、重大客户/资金、争议性解除、拒不归还高价值资产——当日升级HR负责人及授权管理者。•黄色：资料缺失、目标未确认、审批延误、一般资产损坏、交接人缺席——1个工作日内形成替代控制和完成日期。•蓝色：一般信息修正、格式补正、非关键培训补课——纳入常规追踪，不影响核心门禁时可附条件放行。4入职SOP：从录用确认到D+7闭环4.1触发、输入与成果项目内容触发条件授权录用决定已经形成，候选人接受录用安排。必要输入用工主体、部门、岗位、工作地点、薪酬结构、合同期限、试用期、到岗日、直属负责人。核心成果员工编号、合同与必要资料、职工名册信息、社保/公积金办理任务、资产与权限、培训与制度告知、试用目标排期。边界不扣押证件原件；不收取押金或担保；不超范围收集与岗位无关的个人信息。4.2执行步骤节点责任动作T-7启动HR创建生命周期编号，发送F01；直属负责人确认岗位职责、首周计划和导师；行政/IT接收资源申请。T-5资源准备行政准备工位、门禁、设备；IT按最小权限原则建立账号；负责人准备岗位资料和首个任务。T-3文件预审HR核对合同要素、必要资料与个人信息告知；缺项形成补交清单，不以截屏或非安全渠道长期留存敏感信息。T-1门禁复核确认合同签署安排、报到地点、联系人、设备、账号、培训日程和紧急联系人用途；未通过则标记阻塞。D0报到执行核验身份、签署文件、登记实际用工日、完成制度与安全告知、领用资产、开通必要权限、部门欢迎与岗位说明。D+1至D+5目标对齐员工与负责人完成F04；明确评价口径、证据、资源、辅导频率与风险预警。D+7关闭HR核对合同、社保任务、资料、资产、权限、培训、目标和缺项；更新主台账。4.3F01入职启动卡（空白模板）F01入职启动卡用于在录用确认后统一岗位、日期、资源和责任人，作为入职流程的唯一启动依据。字段填写内容字段说明生命周期编号________________唯一编号，贯穿全部表单员工姓名________________与有效证件一致用工主体________________劳动合同签订主体部门/岗位________________与合同、编制或审批一致直属负责人________________负责目标和业务验收工作地点/方式________________现场、混合或远程等计划到岗日____年__月__日与实际用工日分别记录合同期限________________含起止日期试用期________________HR复核期限、次数和工资口径薪酬关键信息________________仅由授权角色查看设备/账号/门禁________________按岗位最小必要配置首周关键安排________________培训、导师、首个任务特殊风险/合理便利________________仅记录执行所必需信息发起/审核________________姓名、日期和状态4.4F01填写示例：林知夏字段填写示例核验结果生命周期编号LC-2026-0017唯一，无重复员工姓名林知夏与证件一致用工主体澄明教育科技有限公司已与录用审批一致部门/岗位教育项目部/项目运营专员岗位说明书版本JD-OPS-2026-01直属负责人周倩已接受系统任务工作地点/方式上海办公室，现场办公以实际合同/制度为准计划到岗日2026-01-05周一合同期限2026-01-05至2029-01-043年固定期限试用期2026-01-05至2026-04-043个月，已复核设备/账号/门禁笔记本电脑、企业邮箱、项目系统普通成员、办公门禁均按最小权限申请首周关键安排D0公司与安全培训；D1项目流程；D3完成首个排期表负责人确认特殊风险/合理便利无不采集与工作无关信息发起/审核李雯/HR负责人陈岚；2025-12-29G1通过4.5F02入职资料与合规核验清单F02入职资料与合规核验清单用于区分“必须核验、可按制度收集、仅在特定岗位收集”，并记录缺件处理。资料/事项目的状态保存位置/权限缺项动作身份与联系方式核验签约、名册、薪酬和法定义务☐齐全☐缺项人事系统/HR授权最迟日期：____；责任人：____劳动合同及附件明确双方权利义务☐签署☐待签合同库/受限未签署不得按“已完成”放行银行卡信息工资支付☐齐全☐缺项薪酬模块/薪酬人员提供安全收集渠道社保/公积金必要信息依法办理☐齐全☐异常本地申报系统/专岗记录异常原因和办理回执学历/资质（岗位必要）岗位资格核验☐适用☐不适用人事档案/受限不得扩大收集范围紧急联系人突发事件联络☐已告知用途人事系统/严格受限不得用于与目的无关事项个人信息处理告知透明、最小必要☐已告知告知记录/HR保存版本和送达日期制度与安全告知履职与安全☐完成☐补课培训系统补课日期：____4.6F03入职执行清单（含示例）F03入职执行清单用于按T-7至D+7追踪动作、责任、时限、证据和异常。序号动作责任人计划/完成状态证据或异常1创建LC编号与电子档案李雯12-29/12-29C系统主档案2确认岗位说明书与首周计划周倩12-30/12-30CJD-OPS-2026-013合同文本复核与签署安排李雯01-02/01-05C双方各执一份4工位、电脑、门禁准备行政吴迪01-02/01-02C资产单AS-0175邮箱和项目系统开通IT赵宁01-04/01-04C普通成员权限6D0身份核验与报到李雯01-05/01-05C报到确认7制度、安全与信息告知李雯01-05/01-05C培训签到与版本号8部门欢迎与导师介绍周倩01-05/01-05C部门日程9社保/公积金申报任务薪酬专员01-08/01-08C申报回执编号（示例）10试用目标三方确认周倩/林知夏/李雯01-09/01-09CF0411D+7缺项复核李雯01-12/01-12C无遗留4.7入职异常处置异常立即动作替代控制销项条件员工按时报到但合同文本未准备好当日升级HR负责人，核实原因与实际用工事实。不得倒签；记录用工日；尽快完成合法签署。合同依法签署，双方文本交付，主台账更新。身份证/银行卡等资料缺失区分是否影响签约、工资或法定义务。建立限期补交，不在非安全群聊长期留存。资料补齐或形成合法替代方案。设备未到位提供可审计的临时设备或调整首周任务。禁止共用高权限账号。正式设备领用并收回临时权限。账号权限申请过大IT退回并要求业务说明。先开通最低权限。负责人确认岗位必要性并经授权审批。员工拒签制度告知说明告知目的，允许提问和记录异议。保留送达及沟通记录，不强迫空白签字。依法完成告知或转专业复核。5试用期SOP：目标、证据、辅导与中期纠偏5.1试用期管理原则•先定义“合格”再评价：目标必须与岗位职责、录用条件和可获得资源一致。•评价事实而非人格：写“排期表两次逾期且未预警”，不写“态度不行”。•证据与支持匹配：员工未获培训、权限或数据时，不应把由此造成的结果全部归责于员工。•及时反馈：重大偏差应在发生后尽快沟通，不到期前集中“补证据”。•试用期评价与劳动合同处理是两条相互关联但不等同的链路；涉及解除须进行个案法律复核。5.2目标设计方法维度合格目标写法不合格写法证据来源结果在第8周前独立完成2个项目排期并达到负责人确认标准。尽快熟悉业务。项目排期、验收记录质量关键字段完整率≥98%，无因本人操作导致的重大版本错误。工作认真。抽检表、版本记录时效对影响里程碑的风险在发现后4个工作小时内预警。有责任心。系统时间戳、沟通记录协作每周更新跨部门待办，明确责任人和截止日。沟通好。周报、会议纪要学习完成指定培训并通过岗位知识测验≥80分。学习能力强。培训记录、测验结果5.3F04试用期目标确认表（空白模板）F04试用期目标确认表用于在入职后5个工作日内形成“目标—权重—证据—支持—风险”的一致口径。目标编号目标/标准权重证据与验收人组织支持检查节点G1___________________%________________________________第__周G2___________________%________________________________第__周G3___________________%________________________________第__周G4___________________%________________________________第__周G5___________________%________________________________第__周合计—100%———录用条件/岗位底线可能风险预警信号纠偏动作________________________________________________________________________________________________________________________________员工确认直属负责人确认HR复核签字：________________签字：________________签字：________________日期：____年__月__日日期：____年__月__日日期：____年__月__日5.4F04填写示例：林知夏目标编号目标/标准权重证据与验收人组织支持检查节点G1第4周前掌握项目系统，独立维护排期，字段完整率≥98%。20%系统抽检；周倩验收D1系统培训；提供标准模板第2、4周G2第8周前独立完成2个项目启动包，关键里程碑经负责人确认。30%启动包与确认记录；周倩导师前2次陪跑第4、8周G3风险发现后4个工作小时内预警；试用期无未预警导致的重大延误。20%系统时间戳、周报提供风险分级清单每周G4每周五更新跨部门待办，责任人、截止日、状态完整率100%。15%周报抽查；项目经理周报模板与例会每周G5完成4门岗位培训，测验平均≥80分。15%培训平台记录；HR培训账号和学习时间第6周合计—100%———岗位底线风险信号预警与纠偏不得擅自向外部发送未授权项目数据。出现使用个人网盘、外发未脱敏文件。立即停止外发、报告负责人和信息安全责任人，按事件流程处置。关键里程碑变更必须留痕。口头调整但系统未更新。当日补录；连续两次则专项辅导。5.5F05试用期周跟踪记录F05试用期周跟踪记录用于持续记录事实、障碍、组织支持和下一步，避免期末一次性评价。周期已完成/证据偏差/影响员工说明辅导与支持下周动作/截止日状态第__周________________________________________☐绿☐黄☐红第__周________________________________________☐绿☐黄☐红填写示例：第5周，林知夏已完成项目A启动包；项目B排期晚1天，原因是需求确认延迟且未及时预警。负责人提供风险预警模板，并要求从第6周起在每日16:00前更新关键阻塞，状态标记为“黄”。5.6F06试用中期评估表（含示例）F06试用中期评估表用于在试用期中点形成结构化偏差判断和改进计划。评价项权重阶段结果事实证据评分（100）结论系统与流程掌握20%达到第4周抽检完整率99%92绿项目启动包30%部分达到完成1个；第2个因需求延迟顺延82绿风险预警20%需改进出现1次逾期后预警68黄跨部门协作15%达到连续5周待办字段完整90绿培训学习15%达到已完成3/4门，均分8686绿加权结果100%——83.0总体达到，重点改进预警改进项期望标准支持措施检查频率验证证据完成期限关键风险预警发现后4小时内预警，系统同步提供清单；负责人每周复盘2次每周二/五系统时间戳、周报第8周风险｜中期结论边界“黄”表示存在可纠偏偏差，不等于自动延长试用期或自动否决转正。任何合同安排和劳动关系处理均须独立复核合法性、合同约定和事实证据。5.7试用期异常处置异常错误做法正确动作销项标准目标迟迟未确认到期前补签一份日期倒填的目标表。记录实际确认日期；评估时扣除组织未提供明确目标的影响。目标真实确认，后续节点重排。负责人长期不反馈默认员工表现合格或不合格。HR提醒并升级；安排替代评价人；以客观成果补充。至少形成一次正式反馈与证据清单。员工对评价有异议要求员工“无条件签字”。允许员工写明异议；区分“已收到”与“同意内容”。双方意见均留痕，审核人完成复核。考虑试用期解除仅凭低分或主管口头意见。立即转法律/合规复核：录用条件、制度程序、事实证据、告知、禁限情形等。经授权确认路径，依法执行并保存完整证据。6转正SOP：材料、评估、审批与送达6.1转正流程步骤最晚节点责任人关键动作门禁启动到期前30—15日HR发送F07，锁定评估日和审批链。到期日准确，负责人已知晓。员工总结到期前12日员工提交成果、证据、自评与后续计划。不以华丽总结替代事实。业务评价到期前10日直属负责人按F04目标和证据完成F08。评分与事实一致。HR复核到期前7日HR核查程序、偏差反馈、材料完整性和风险。无缺证、无冲突、无未处理异议。授权审批到期前5日授权审批人作出转正/其他合法处理决定。权限正确，意见明确。沟通送达决定后及时负责人/HR面谈、通知、确认生效日及后续目标。送达有记录。归档决定后2日HRF07—F09归档，更新主台账。状态C。6.2F07转正申请与材料清单F07转正申请与材料清单用于防止材料缺失、流程逾期和评价口径漂移。材料提交人是否齐全证据位置复核备注员工试用期总结与自评员工☐是☐否________________F04试用期目标确认表HR☐是☐否________________F05周跟踪记录负责人☐是☐否________________F06中期评估与纠偏结果负责人/HR☐是☐否________________关键成果/质量/时效证据员工/负责人☐是☐否________________培训完成记录HR/员工☐是☐否________________异议与处理记录（如有）HR☐适用☐不适用________________审批权限与截止日确认HR☐完成________________6.3F08转正评估表（空白模板）F08转正评估表用于以目标、事实、行为和岗位胜任要求形成可审计的转正建议。评价维度权重评分标准得分事实与证据岗位结果___%按F04目标完成度与质量___________________专业能力___%独立性、准确性、问题解决___________________协作与服务___%沟通、响应、跨部门闭环___________________合规与责任___%制度、安全、保密、风险预警___________________学习与改进___%反馈吸收、培训、复盘___________________合计100%—___—建议选择必须说明按期转正☐生效日、后续目标需进一步专业复核☐事实、合同边界、可选合法路径其他☐不得用模糊选项规避明确决定直属负责人HR复核授权审批人签字：________________签字：________________签字：________________日期：____年__月__日日期：____年__月__日日期：____年__月__日6.4F08填写示例：林知夏评价维度权重得分事实与证据岗位结果40%88完成2个项目启动包；排期完整率99%；无重大质量事故。专业能力20%86可独立维护系统与排期；对复杂需求仍需负责人复核。协作与服务15%92连续12周按时更新跨部门待办，合作部门反馈清晰。合规与责任15%90关键变更留痕完整；中期预警偏差已连续6周达标。学习与改进10%884门培训完成，均分87；能把反馈转为清单。加权总分100%88.5建议按期转正，2026-04-05生效。主管意见示例：林知夏已达到项目运营专员的核心录用与试用目标。中期出现的风险预警延迟经辅导后已稳定改进。建议按期转正；转正后90天重点提升复杂项目的独立判断和跨项目资源协调。6.5F09转正决策记录与沟通要点F09转正决策记录与沟通要点用于确保决定、权限、生效日、沟通和送达形成闭环。字段填写示例员工/编号林知夏/LC-2026-0017试用期到期日2026-04-04决定按期转正生效日2026-04-05审批人/日期运营总监顾明/2026-03-30沟通人/日期周倩、李雯/2026-03-31沟通要点确认成绩；反馈复杂项目独立性提升点；明确转正后90天目标。员工反馈认可评价，提出希望参加高级项目管理培训。送达/归档通知已送达；F07—F09归档至LC-2026-0017/03转正。可直接使用｜沟通话术“本次结论基于入职时确认的目标、过程记录和实际成果。我们先说明已经达到的标准，再说明仍需提升的部分，并一起确认转正后的90天目标。你可以补充事实或保留异议，记录会如实归档。”7离职交接SOP：从触发到最终关闭7.1离职类型识别与边界类型流程关注点不得混淆员工主动辞职通知形式、最后工作日、交接安排、结算与证明。员工表达不满不当然等于提交辞职。协商解除协商真实、自愿、条款清楚、权限与支付安排。不得以施压方式让员工“主动辞职”。合同期满终止到期预警、续订决定、特殊保护情形、通知与补偿复核。不能只看系统到期日直接停用。用人单位单方处理事实、法律依据、制度程序、证据、工会/通知等。此类高风险事项必须个案专业复核。其他终止情形按具体事实和法律规定办理。模板不能替代事实认定。7.2离职流程图①确认触发②确定计划③分批交接④最终验收⑤法定/结算事项⑥归档复盘核实本人意思

识别类型最后工作日

交接人与风险项目/客户/资料

资产/账号负责人签收

异常定责证明/转移

薪资费用目录归档

遗留销项当日完成F101日内出计划至少两次预验收最后工作日按现行规则办理5日内复盘7.3F10离职启动卡（含示例）F10离职启动卡用于确认离职类型、日期、沟通、风险、交接范围和各责任人。字段林知夏示例复核要点员工/编号林知夏/LC-2026-0017身份与主档一致触发信息2026-10-21提交书面辞职通知保存原始送达记录离职类型员工主动辞职由HR基于事实复核拟最后工作日2026-11-20与通知、协商和排期一致离职原因（自愿提供）职业发展不得强迫披露敏感信息工作交接人陈澄（项目运营）负责人确认胜任高风险事项项目B在执行；持有客户名单与项目系统权限列入红色交接项资产笔记本1台、门禁卡1张、耳机1副对应资产台账账号邮箱、项目系统、云盘、门禁关闭时间分级费用/借款差旅报销1笔待提交，无借款财务核验责任人HR李雯；业务周倩；IT赵宁；行政吴迪；财务孙琪均已接收任务启动状态2026-10-21，G4准备中主台账P7.4F11离职工作交接清单（空白模板）F11离职工作交接清单用于把“事项、现状、下一步、文件位置、权限、接收人、验收”放在同一行。类别事项/项目当前状态下一步/截止日资料位置外部联系人接收人验收项目________________________________________________☐日常________________________________________________☐待办________________________________________________☐风险________________________________________________☐验收口径：接收人能够找到资料、解释当前状态、知道下一步与截止日，并拥有完成任务所需的合法权限。仅“已口头说明”不视为完成。7.5F11填写示例：林知夏类别事项/项目当前状态下一步/截止日资料位置接收人验收项目项目B春季班上线内容审核完成，供应商排期待确认11-18前确认供应商并更新里程碑项目系统/B-2026/上线包陈澄☒项目项目C复盘数据已导出，分析框架完成50%11-27前完成复盘会材料共享盘/C-2026/复盘陈澄☒日常周度项目看板模板和规则已更新每周五16:00发布项目系统/看板陈澄☒外部供应商星河制作合同执行中，无争议下一付款节点12-05合同库/供应商/星河周倩☒风险项目B印刷时间紧若11-18未定稿将影响上线11-17例会重点跟踪风险台账R-2026-44周倩☒7.6F12资产归还与状态确认表F12资产归还与状态确认表用于将实物、卡证、软件许可、票据和损坏异常一并核验，不以工资扣款替代合法处理。资产编号资产名称领用状态归还日期归还状态验收人异常及处理NB-2026-017笔记本电脑正常使用2026-11-20正常，数据已移交吴迪无AC-017办公门禁卡正常使用2026-11-20已收回吴迪无HD-044耳机轻微使用痕迹2026-11-20正常损耗吴迪无LIC-PM-017项目软件许可有效2026-11-20已回收赵宁许可转给接收人异常判断原则处理要求正常损耗如实记录，不直接认定员工赔偿责任。损坏/遗失核实事实、制度依据、资产价值、过错和处理权限；允许员工陈述。拒不归还书面催告、限制风险、保留证据，必要时转专业处理；不得采取违法扣押或威胁。发现数据未清理由IT在受控环境完成数据备份、移交和擦除，禁止员工自行复制公司数据。7.7F13系统账号与数据处置表F13系统账号与数据处置表用于按风险分级安排权限转移、冻结、关闭、自动转发和数据保留。系统/权限风险级别处置时间处置动作数据归属/接收人执行/复核证据项目系统管理员子权限高11-2018:00前撤销写入与导出权限项目资料归周倩赵宁/李雯权限日志企业邮箱中11-20下班后停用登录；按制度设置业务接收业务邮件归周倩赵宁/李雯工单共享云盘高11-2017:00前转移所有权；撤销外链项目文件归陈澄赵宁/周倩文件清单办公门禁高11-20离场时即时失效—吴迪/李雯门禁日志培训平台低结算后停用账户培训记录按档案规则保留赵宁/HR工单控制点｜数据边界离职交接只转移履职所需的组织数据，不要求员工交出私人账号密码；不得把个人邮箱、私人云盘或私人设备作为常规业务交接工具。7.8离职证明、转移与结算复核清单事项责任人完成标准示例状态解除/终止证明HR内容、日期和原因表述依法准确；按规定及时出具。2026-11-20已出具档案和社保关系转移HR/薪酬按现行规则和时限办理，保留回执/任务记录。已提交办理任务工资、未结费用、依法应付款项财务/薪酬/HR核对计算口径、支付日和员工说明。报销1笔已纳入结算年休假等余额HR/薪酬按所在地规则和单位制度核验。已核对，无争议商业秘密与持续义务提醒HR/负责人仅提醒依法有效且与员工相关的义务。已沟通并留痕联系方式与资料删除/保留HR/IT个人信息按目的和保存期限处置。主档转离职归档权限7.9离职面谈提纲与话术环节提问/话术记录边界开场“本次沟通用于确认交接与听取改进建议，不影响你依法享有的权利。你可以选择不回答与流程无关的问题。”不诱导、不威胁、不强迫评价个人。工作体验“哪些流程最影响你完成工作？可以举一个具体例子吗？”记录事实与流程，不记录不必要敏感信息。风险确认“目前是否还有未交接的客户、数据、费用、承诺或关键截止日？”逐项转入F11，不只写在面谈纪要。收尾“我们共同确认最后工作日、交接人、资产和账号安排；如有异议将如实记录并由相应责任人复核。”区分已收到、已确认、存在异议。7.10离职异常处置异常情境立即控制沟通动作销项条件员工突然失联优先保护关键账号、资金、客户和安全；保留联系记录。使用已授权渠道联系，不公开其个人信息。事实查明，工作与权限由替代人接管，后续依法处理。拒绝签署交接表不把签字作为唯一证据；安排见证与系统记录。说明签字可表示“收到/交接”，允许写明异议。事项由接收人逐项验收，异议单独归档。关键项目无人接收负责人指定临时接收人，冻结高风险变更。召开强制交接会，形成任务清单。接收人具备资料、权限和下一步计划。设备损坏或遗失登记资产状态，防止数据风险。允许员工说明事实；按制度和法律复核责任。处理决定经授权，数据安全完成，记录归档。员工要求当日离开核实法律与协商空间；优先安全和数据控制。明确双方确认的最后工作日与未完成事项。合法路径确认，替代交接措施完成。8档案归档、访问控制与生命周期主台账8.1F14人事档案归档目录F14人事档案归档目录用于按阶段归集文件、确认完整性、保存期限、访问权限和处置方式。目录典型文件责任人权限保存/处置规则完整性00主索引主台账、生命周期编号、目录清单HRHR授权与档案同步更新☐01录用入职录用审批、F01—F03、合同、告知、必要资料HR严格受限按法律、争议风险和制度确定☐02试用管理F04—F06、培训、辅导、异议记录HR/负责人HR+授权管理者不保存无关聊天和主观标签☐03转正F07—F09、成果证据、审批与送达HRHR+授权管理者与人事决策记录一致☐04离职交接F10—F13、交接、资产、账号、结算核对HR/协同按职责分权高风险日志与业务资料分开管理☐05法定与证明证明、转移任务、回执、支付记录HR/薪酬严格受限按现行法定要求保存☐06复盘销项F15、遗留台账、验证记录HR流程责任人销项后保留必要版本☐8.2访问控制规则原则执行要求检查问题最小权限员工档案、薪酬、健康、证件、紧急联系人等按职责分权。查看者是否完成当前任务所必需？目的限定入职收集的信息不得任意用于营销、画像或无关评价。使用目的是否与最初告知一致？版本可追踪正式表单保留版本、日期、提交人和审批人。能否解释哪个版本有效？保存最短必要保存期限由法律、争议风险和业务目的共同确定。目的已实现后是否仍需保留？安全处置到期数据应删除、匿名化或依法归档；操作留痕。谁批准、谁执行、如何验证？8.3M01员工生命周期主台账（字段说明）字段示例说明生命周期编号LC-2026-0017唯一键，不使用身份证号作主键姓名/部门/岗位林知夏/教育项目部/项目运营专员基础识别信息实际用工日2026-01-05与合同签署日分别记录合同签署日2026-01-05证据位置关联合同库试用期到期日2026-04-04自动预警转正启动转正状态/生效日C/2026-04-05关联F09离职触发日/最后工作日2026-10-21/2026-11-20关联F10入职/试用/转正/离职/归档状态C/C/C/C/C使用N/P/B/C/W当前责任人/最晚日期李雯/2026-11-25始终可追踪证据位置人事档案/LC-2026-0017不把敏感信息放入公开台账遗留事项无有遗留则标记B，不得关闭8.4林知夏归档示例目录文件数量/状态缺项复核人/日期00主索引1份，C无李雯/2026-11-2401录用入职12项，C无李雯/2026-11-2402试用管理15项，C无周倩、李雯/2026-11-2403转正6项，C无李雯/2026-11-2404离职交接18项，C无李雯/2026-11-2405法定与证明办理任务已建立，回执待系统返回非阻塞，设跟踪日11-27薪酬专员/2026-11-2406复盘销项1项改进进行中供应商联系人字段标准化HR负责人/2026-11-259完整案例演练：林知夏从入职到离职9.1入职阶段2025年12月29日，HR李雯收到授权录用决定后建立LC-2026-0017，并通过F01同步业务、行政、IT与薪酬。T-1复核时发现项目系统申请包含“导出全量客户数据”权限，IT退回；周倩确认新员工仅需普通成员权限。该异常以最小权限替代控制销项。判断点处理结果是否允许先到岗后补合同？以T-1签署门禁控制；D0完成双方签署并分别持有。避免合同和实际用工事实脱节。是否需要收集全部家庭信息？只收集履行人力资源管理和法定义务所必需信息。避免过度收集。账号是否一次性开满？普通成员权限先开通，高权限按任务另行审批。降低数据风险。9.2试用阶段第5周，项目B因需求确认延迟，林知夏未在4小时内预警，造成排期晚1天。周倩没有把该事件写成“责任心不足”，而是记录事实、影响和组织支持，提供风险清单并设置每周两次复盘。到第11周，林知夏连续6周达到预警标准。证据链内容目标F04G3：风险发现后4个工作小时内预警。偏差第5周系统时间戳显示逾期后才预警。员工说明需求确认延迟，未意识到需立即升级。组织支持风险分级清单、每周二/五复盘。验证第6—11周均在时限内预警。结论偏差已改进，不以单次事件否定整体胜任。9.3转正阶段HR在试用到期前25日启动F07。周倩按目标和证据评分88.5分，授权审批人于2026年3月30日批准按期转正。3月31日面谈时，员工补充希望参加高级项目管理培训，该诉求被纳入转正后90天发展计划。9.4离职阶段2026年10月21日，林知夏提交书面辞职通知。HR确认最后工作日为11月20日，并将项目B、客户名单、共享云盘所有权和门禁列为高风险事项。交接分两次预验收：11月13日检查资料完整性，11月19日模拟由接收人独立说明项目状态，11月20日完成资产与权限关闭。检查问题验收结果接收人能否说清项目B当前状态和下一里程碑？能，且项目系统中责任人已变更为陈澄。客户/供应商承诺是否有书面记录？有，合同库和项目纪要一致。共享云盘是否仍由离职员工拥有？否，所有权已转移，外链已检查。是否只靠员工签字证明交接完成？否，接收人、负责人、IT和行政分别验收。9.5案例复盘发现根因改进动作责任人期限验证最初权限申请过大岗位权限模板未分层建立“普通/高权限”两级模板IT赵宁12-15抽查10名新员工，无超配供应商联系人散落在个人通讯录交接模板无标准字段F11新增“外部联系人及授权来源”HR李雯12-10下一次离职抽查中期评估依赖主管记忆周记录不稳定F05纳入每周例会固定议程周倩立即连续8周有记录10异常情境处置手册场景风险等级第一响应复核问题关闭证据入职日提前但资源未就绪黄调整任务并提供临时、可审计资源。是否存在无合同用工、共用账号或安全风险？资源到位、临时权限收回。员工拒绝提供非必要信息蓝/黄停止追问，说明目的和依据。是否确为履职或法定义务所必需？删除多余字段或取得合法处理基础。负责人临近到期才提出不转正红冻结仓促决定，收集目标、反馈、证据和员工意见。是否有明确录用条件、及时反馈、程序与合法依据？经专业复核形成合法决定。转正审批人出差导致逾期黄启用授权替代人或升级。系统流程是否影响劳动合同实际状态？决定依法作出并及时送达。员工离职前大量下载文件红限制导出、保全日志、通知信息安全责任人。是否为正常交接、是否涉及商业秘密和个人信息？风险调查完成、权限关闭、必要措施执行。接收人拒绝签收交接黄由负责人明确验收责任，拆分可验收项。是资料不全还是职责争议？逐项验收，争议由负责人裁定。资产损坏责任有争议黄/红固定状态和证据，不直接扣款。正常损耗、过错、制度依据、价值和处理权限？授权处理决定与员工陈述归档。离职后仍收到客户邮件黄检查邮箱处置与业务接收规则。是否需要业务转接而非长期冒用员工身份？合理自动回复/转接，权限与保存符合制度。10.1异常记录卡字段填写要求异常编号EX-年度-流水号，与LC编号关联。发现时间/发现人记录真实时间和来源。事实只写可验证事实，不写推测或人格标签。影响合同、工资、社保、安全、数据、客户、资产、业务连续性。临时控制谁在何时采取什么动作。升级对象按红/黄/蓝规则。根因流程、制度、权限、培训、资源、沟通或系统。纠偏动作责任人、截止日、验证方式。销项条件可客观判断，不写“已处理”。11月度抽查、复盘与改进闭环11.1月度抽查指标指标计算口径目标值异常解释入职核心项准时完成率按时完成核心项人数/当月入职人数≥98%合同、实际用工日、社保任务单独监控试用目标按时确认率D+5内完成F04人数/当月入职人数≥95%负责人缺席需升级试用反馈覆盖率有规定频次记录人数/试用期人数≥95%不能用期末一次性评价替代转正按期决策率到期前完成决定人数/到期人数100%逾期逐案复盘离职高风险账号准时关闭率按计划关闭账号数/应关闭账号数100%任何未关闭为红色异常资产验收闭环率已验收或有授权异常处理数/应归还数100%不等于全部完好档案完整率抽查齐全项/应有项≥98%按阶段与权限抽查遗留事项超期率超期遗留数/遗留总数≤2%红色事项不得超期11.2F15流程复盘与改进清单F15流程复盘与改进清单用于把单个员工的异常转化为流程改进，并验证是否真正有效。问题根因改进动作责任人截止日验证方式状态____________________________________-__-__________N/P/B/C/W____________________________________-__-__________N/P/B/C/W____________________________________-__-__________N/P/B/C/W11.3抽查问题清单•随机抽一名在职新员工：能否找到实际用工日、合