2026年中小学教职工人事档案保管制度

2026年中小学教职工人事档案保管制度本制度适用于全国各级公办中小学（含普通小学、普通初中、普通高中、九年一贯制学校、十二年一贯制学校、特殊教育学校、工读学校、中等职业学校附属义务教育阶段教学部）、纳入公益二类管理的民办中小学全体在职教职工、离退休教职工、离职不满5年的教职工人事档案保管工作，公办幼儿园、县级青少年校外活动中心教职工人事档案保管可参照本制度执行。本制度依据《中华人民共和国档案法（2020修订）》《干部人事档案工作条例》《新时代基础教育强师计划》《中小学教职工队伍管理办法（2025版）》制定，坚持依法依规、集中统一、安全保密、便民高效的基本原则，所有保管活动不得违反法律法规及政策要求。1.保管机构及人员配置1.1主管机构权责县级及以上教育行政部门设立的人事档案管理中心为辖区中小学教职工人事档案的专属主管机构，承担档案归集、保管、转递、查阅服务全流程管理职责，业务上接受同级档案主管部门的监督指导。市级教育行政部门负责统筹辖区内跨县域档案调转、电子档案互通共享、人员培训等工作，省级教育行政部门负责制定本省档案管理实施细则、对接全国中小学教师管理信息系统实现跨省数据互通，教育部负责全国人事档案数据的统筹管理、跨区域调取协调工作。1.2专职人员配置标准常住人口30万以下的县（区）级档案中心，专职档案管理人员不得少于3人；常住人口30万-80万的县（区）不得少于5人；常住人口80万以上的县（区）不得少于8人，每新增1000份在管档案需增配1名专职管理人员。所有专职管理人员需具备大专及以上学历、持有档案管理职业资格初级及以上证书、无违法犯罪记录，经省级教育行政部门组织的人事档案专项培训考核合格后方可上岗，每年在岗培训时长不得少于40学时，培训考核结果与职称评审、绩效工资挂钩。每所中小学需配备1名兼职人事档案联络员，负责本校教职工档案材料的收集、初审、移交工作，联络员每年专项培训时长不得少于16学时。1.3库房建设标准档案库房建筑需符合《档案馆建筑设计规范JGJ25-2010》要求，面积按照每千份在管档案不低于20平方米的标准配置，单独设置档案库房、整理室、查阅室，实现三区物理隔离。库房需具备防火、防盗、防光、防高温、防潮湿、防有害生物、防尘、防污染“八防”功能，温度常年控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备自动温湿度记录设备，每2小时采集一次温湿度数据，误差不得超过±1℃和±5%。每100平方米库房配备2组5kg干粉灭火器、1套烟雾报警装置、1套漏水感应装置，窗户全部安装防紫外线遮光帘，遮光率不低于99%。档案装具全部采用符合《DA/T25-2022档案盒用纸》标准的无酸纸质档案盒，密集架承重不低于80kg/层，通道宽度不小于1米。设置独立的电子档案异地备份库房，与主库房直线距离不得少于100公里，备份库房防护标准与主库房一致。1.4经费保障县级教育行政部门需将档案管理经费列入年度财政预算，按照每份在管档案不低于30元/年的标准核定经费，专项用于库房维护、设备更新、人员培训、电子档案备份、材料核验等工作，经费使用情况每年向同级财政和档案主管部门报备，严禁截留、挪用。2.档案归集与入库管理2.1归档范围中小学教职工人事档案统一归集为10大类，所有材料需为原件或经出具单位盖章确认的复印件：（1）履历类：包括个人履历表、简历表、各类人员基本信息登记表、个人基本信息变更申请及审批材料；（2）思想自传类：包括个人自传、入党入团思想汇报、年度思想总结、个人重大事项报告、廉洁从业承诺材料；（3）考核鉴定类：包括年度考核登记表、试用期考核表、师德师风考核鉴定、专项工作鉴定、任期考核考察材料、乡村教师服务期考核材料；（4）资质证明类：包括学历学位证书复印件（加盖教育行政部门核验章）、学信网/学位网验证报告、教师资格证、专业技术资格证书、职业技能等级证书、各级培训结业证书、普通话等级证书、信息化应用能力等级证书；（5）政审类：包括入党入团政审材料、干部审干报告、直系亲属政审证明材料、更改姓名/民族/出生日期/工龄等审批材料、个人征信报告（每年更新1次）、无违法犯罪记录证明（每3年更新1次）；（6）党团及民主党派材料类：包括入党入团申请书、志愿书、转正材料、民主评议党员材料、党派任职材料、党团代表大会参会材料；（7）表彰奖励类：包括县级及以上表彰奖励证书复印件、表彰文件、立功授奖材料、教学成果奖获奖材料、指导学生竞赛获奖材料；（8）处分处理类：包括党纪政务处分决定、批评教育记录、师德师风违规处理决定、问责材料、申诉复查材料、人事争议仲裁相关材料；（9）工资任免类：包括工资变动审批表、职务任免文件、聘用合同、岗位变动审批表、教龄认定材料、工龄认定材料、离退休审批表、社保缴纳凭证、住房公积金缴存凭证；（10）其他类：包括年度健康体检报告、离职手续材料、死亡证明、遗嘱材料、其他具有参考价值的人事相关材料。其中师德师风相关材料需单独建立子档案，实行“一档双存”，同时存入个人人事档案和师德师风专项档案库。2.2归集流程学校兼职联络员每季度末最后5个工作日向县级档案中心移交新增材料，移交前需对材料真实性、规范性进行初审，严禁涂改、伪造材料，移交时填写《人事档案材料移交清单》一式两份，标注材料类别、份数、出具单位，双方签字确认后各留存1份。档案中心收到材料后需在5个工作日内完成复审，符合要求的扫描录入电子档案系统，归入对应纸质档案盒；不符合要求的出具《材料补正通知书》，退回学校在10个工作日内补正，逾期未补正的记入学校年度人事工作考核，每出现1份不合格材料扣0.5分，扣分超过5分的学校取消年度人事工作评优资格。2.3材料审核要求所有归档纸质材料尺寸统一为A4幅面，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写，不得有涂改痕迹，如有修改需加盖出具单位公章确认。复印件需注明“与原件一致”字样、出具日期、出具单位经办人签字并加盖单位公章，否则不予归档。电子材料扫描分辨率不低于300dpi，采用PDF/A格式存储，确保内容清晰、无缺页、无歪斜。2.4新入职人员档案调转要求新入职教职工档案需在入职后30个工作日内完成调转、核验、入库，调转过程中严禁教职工本人自带档案，必须通过机要交通或专人送取，专人送取需持有教育行政部门出具的介绍信，2人同行，不得委托第三方机构代办。档案中心收到档案后需对照个人提交的材料逐一核验，发现材料缺失、涂改的，立即向调出单位发函核实，30个工作日内无法补正的取消入职资格。3.日常保管操作规范3.1纸质档案管理所有纸质档案采用18位统一编码管理，前6位为行政区划代码，接下来4位为入职年份，接下来2位为学校代码，接下来4位为顺序号，最后2位为校验码，档案盒封面标注档案编号、姓名、身份证号、所在学校、入职时间，档案盒脊标注档案编号、姓名，按照编号顺序排列在密集架上，密集架每层标注对应编号区间，便于调取。每年3月组织一次全面盘库，盘库率达到100%，核对档案编号、姓名、材料数量，做到账实相符，盘库发现档案缺失的要立即启动溯源追查程序，24小时内向教育行政部门主要负责人和同级档案主管部门报告，30个工作日内完成追查，确实无法找回的要按照规定补充材料，对相关责任人追责。3.2电子档案管理2026年1月1日前需完成所有存量人事档案的数字化扫描工作，新入库档案需在入库后5个工作日内完成扫描，实现“存量数字化、增量电子化”。电子档案系统需具备身份认证、操作留痕、数据加密、防篡改功能，采用国密SM2算法对数据进行加密，系统仅限教育行政部门内网访问，严禁接入互联网，操作日志保存时间不得少于30年。电子档案每季度完成一次全量备份，备份介质分别存放在主库房、异地备份库房、第三方涉密存储机构，每半年开展一次电子档案恢复演练，恢复成功率需达到100%。2026年6月底前实现全国中小学教职工人事档案跨省查询互通，教职工可通过国家中小学教师管理信息系统实名认证后查询本人公开档案内容，无需到现场办理。3.3查阅借阅管理仅以下情形可申请查阅人事档案：（1）教育行政部门开展干部考察、政审、职称评审、工资调整、评优评先、执纪问责等工作；（2）纪检监察、公检法、审计等部门因办案、工作需要查阅；（3）教职工本人因办理社保、退休、购房、公证等事项需要查阅本人档案相关内容。单位查阅需出具单位介绍信、查阅人工作证，明确查阅范围；个人查阅需出具本人身份证，仅可查阅本人的履历、考核、学历、工资、奖励等可公开内容，涉及他人隐私、组织考察未公开意见的内容不得查阅。档案原则上不得借出库房，确因工作需要借出的，需经县级教育行政部门主要负责人签字批准，借出时间不得超过7个工作日，借出期间要有专人保管，不得转借、复制、涂改，归还时要逐页检查，确认无损坏、无涂改后入库。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。复制档案材料需经档案中心负责人批准，复制件需加盖档案专用章，注明用途，仅可用于申请时明确的事项，不得挪作他用。3.4保密管理要求档案管理人员严禁向无关人员泄露档案内容，严禁私自复制、拍摄、摘抄档案内容，电子档案系统操作权限实行分级管理，县级档案中心负责人拥有最高权限，普通管理人员仅可进行录入、查阅操作，不得修改、删除数据。涉及国家秘密、工作秘密的档案材料要单独标注，按照涉密档案管理要求保管，查阅需经同级保密行政管理部门批准。4.档案转递与销毁管理4.1转递情形及要求教职工跨县域调动、离职、退休后异地安置等需要转递档案的，由接收单位出具调档函，经县级教育行政部门人事部门审核同意后，档案中心在15个工作日内完成档案转递。转递必须通过机要交通或者专人送取，严禁普通邮寄、严禁交本人自带，转递时附上《人事档案转递通知单》，密封后加盖档案专用章，接收单位收到档案后要在10个工作日内将回执退回，逾期未退回的要及时催收，确认档案送达。4.2特殊人员档案保管规则教职工离职后未就业的，档案可在原保管单位免费保管2年，2年后转递到其户籍所在地公共就业和人才服务机构；离职后到其他单位就业的，按照规定转递到就业单位或就业地人才服务机构。离职人员档案保管期限满5年，且无未了结的人事争议、执纪问责事项的，经县级教育行政部门批准，可转为长期封存保管，封存期限为20年。教职工死亡的，其档案由原保管单位保管50年，5年后可移交同级国家综合档案馆保管，革命烈士、国家级模范教师、特级教师、享受国务院特殊津贴教师的档案永久保管。4.3销毁范围及程序仅以下档案可按程序申请销毁：（1）死亡教职工档案保管满50年，且无直系亲属提出留存要求的；（2）离职教职工档案封存满20年，无相关单位调取记录的；（3）超过保管期限的档案复印件、重复材料、无效材料。销毁需遵循以下程序：由档案中心提出销毁清单，组织3名以上具有中级及以上档案管理职称的工作人员进行鉴定，报县级教育行政部门和同级档案主管部门批准后，由2名以上工作人员到指定的涉密销毁机构监销，监销人员要在销毁清单上签字确认，销毁清单永久保存。严禁擅自销毁档案，严禁将档案作为废品出售。5.风险防控与责任追究5.1日常风险排查每季度开展一次档案保管风险排查，重点排查库房安全隐患、档案缺失、数据泄露、材料伪造等风险，建立风险台账，实行销号管理，整改完成率需达到100%。每年委托第三方专业机构对电子档案系统进行一次安全检测，发现漏洞立即修复。5.2应急处置机制制定档案安全应急预案，明确火灾、水灾、盗窃、数据泄露等突发事件的处置流程，每年组织不少于2次应急演练，应急演练参与率达到100%。发生突发事件的，要第一时间启动应急预案，采取措施保护档案，2小时内向上级主管部门报告，造成档案损坏、丢失的，要立即组织抢救、追查，最大限度降低损失。5.3考核评价机制县级教育行政部门每年对档案中心和学校的档案管理工作进行考核，考核结果与单位年度评优、相关人员职称评审、绩效工资挂钩，考核排名前10%的单位和个人给予通报表扬和5000-10000元不等的奖励，考核不合格的责令限期整改，整改不到位的对单位负责人进行约谈。5.4责任追究有下列情形之一的，对相关责任人给予通报批评、扣发绩效、岗位调整等处理，情节严重的给予党纪政务处分，构成犯罪的移送司法机关处理：（1）不按照规定归集、移交档案材料的；（