关于规范公司用印通知

各部门、全体员工：印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的规范使用直接关系到公司的合法权益与声誉。为进一步加强公司印章管理，确保印章使用的安全、合规与高效，杜绝因用印不当引发的各类风险，经公司研究决定，现就规范印章使用管理相关事宜通知如下：一、严格规范用印范围与申请审批1.明确用印范畴：公司印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章等）仅限用于公司正式对外文件、具有法律约束力的合同协议、官方函件、以及经公司批准的内部重要决议和证明材料。严禁为任何与公司业务无关的文件或个人事务加盖公司印章。2.规范申请流程：所有用印均需由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、申请部门、申请人及日期。申请单须经部门负责人审核签字，涉及重大事项、对外承诺或可能产生经济责任的文件，还须报请公司分管领导或指定授权人审批。3.严格审批权限：不同类型文件的审批权限将严格按照公司现行授权体系执行。审批人应对用印文件内容的真实性、合法性及合规性进行审慎审查，对不符合规定或存有疑问的用印申请，有权拒绝审批并要求补充说明或修改。二、明确印章保管责任与用印登记1.专人保管制度：各类印章须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止遗失、被盗或滥用。未经批准，保管人不得擅自将印章交由他人代管或使用。2.完善用印登记：建立健全用印登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人及用印事由等关键信息。登记台账应清晰可查，长期保存。3.定期检查核对：印章保管部门应定期对印章保管情况及用印登记记录进行自查，公司将不定期组织抽查，确保账实相符，用印规范。三、规范用印操作与文件归档1.核对审批手续：印章保管人在用印前，必须严格核对《用印申请单》的审批手续是否完整有效，用印文件内容与申请事由是否一致。对未经审批或审批手续不全的用印申请，有权拒绝用印。2.确保用印清晰规范：用印时应确保印章清晰、端正地盖在文件指定位置或法定代表人签名处，避免模糊不清、错位或重复盖章。3.用印文件归档：用印后的正式文件，除分发联外，应有一份原件或复印件随《用印申请单》一同归档保存，以备后续查阅。合同类文件应按照公司合同管理规定进行专项归档。4.禁止带出与外借：原则上，公司印章不得带出公司办公场所使用。确因特殊情况需带出使用的，须经公司最高管理层批准，并由两人以上共同携带及监印，用后立即归还。严禁将印章外借给任何其他单位或个人使用。四、强化监督检查与责任追究1.加强宣传教育：各部门应组织员工认真学习本通知精神，充分认识规范用印的重要性，确保人人知晓用印规定，自觉遵守用印纪律。2.严格责任追究：对于违反本通知规定，未经批准擅自用印、越权审批、违规使用印章或因保管不善导致印章遗失、被盗，从而给公司造成损失或不良影响的，公司将依据相关规定对责任人进行严肃处理，情节严重者将追究其法律责任。本通知自发布之日起正式施行。原有相关规定与本通知不