《集团公司合同管理办法》

《集团公司合同管理办法》第一章总则第一条目的与依据为规范集团公司（以下简称“集团”）及各下属子公司（以下简称“子公司”）的合同管理行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经营管理效率，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及集团公司章程，结合集团实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于集团及各子公司在生产经营、项目合作、投融资等活动中对外订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。劳动合同及集团内部管理性文件的管理，不适用本办法。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及集团内部规章制度。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，协商一致，诚实信用，维护集团良好信誉。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同订立、履行中的风险进行识别、评估和防范，确保风险可控。（四）统一管理与分级负责原则：集团对合同管理实行统一制度、统一标准、统一监督，各子公司及集团各职能部门在授权范围内分级负责具体合同事务。（五）效率与效益原则：优化合同管理流程，提高合同审批和履行效率，保障集团经营目标的实现。第四条定义本办法所称合同管理，是指对合同从立项、谈判、起草、审核、审批、签署、履行、变更、解除、争议解决、归档至合同终止的全过程进行的规范化管理。第二章合同管理机构与职责第五条集团层面管理机构集团法务部门是集团合同管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责集团合同管理体系的建立、健全与维护，制定和修订集团统一的合同管理规章制度及标准合同文本。（二）指导、监督和检查各子公司及集团各职能部门的合同管理工作。（三）参与集团重大合同的谈判、起草与审核工作，对合同的合法性、合规性、完整性及风险控制提出专业意见。（四）统一管理集团合同专用章（如需），指导子公司合同专用章的规范使用。（五）组织集团合同管理培训，提供合同法律专业咨询服务。（六）负责集团合同纠纷的统一协调与处理，根据需要参与诉讼或仲裁活动。（七）负责集团合同管理信息化系统的建设与推广应用。第六条集团相关职能部门职责集团各职能部门（如业务部门、财务部门、审计部门等）在合同管理中履行以下职责：（一）业务部门：作为合同的发起和执行部门，负责合同项目的可行性研究、市场调研、合作方选择与资信调查、合同谈判、合同文本的初步拟定、合同履行过程中的跟踪与管理、合同相关资料的收集与提交，并对合同的真实性、必要性、业务条款的合理性负责。（二）财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款、财务风险等进行审核，提供财务专业意见，并根据审批通过的合同办理款项支付等相关财务手续。（三）审计部门：负责对集团及子公司合同管理的合规性、有效性进行审计监督，对重大合同的履行情况进行专项审计。（四）其他相关职能部门：根据合同性质和内容，对涉及本部门职责范围内的条款进行审核并提出意见。第七条子公司合同管理职责各子公司是其自身合同管理的责任主体，应参照本办法，结合自身实际情况建立健全本单位的合同管理制度，明确合同管理部门和专（兼）职合同管理人员，并将其合同管理制度报集团法务部门备案。子公司合同管理部门负责本单位合同的日常管理工作，并接受集团法务部门的指导、监督和检查。第三章合同的订立第八条合同前期准备与谈判合同订立前，业务部门应进行充分的市场调研和合作方资信调查，包括但不限于对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等，并收集相关证明文件。重大合同项目应组织可行性研究论证。合同谈判应指定专人负责，重要合同的谈判应有法务人员、财务人员参与。谈判过程中应形成必要的记录。第九条合同文本的起草（一）合同文本原则上由业务部门负责起草。对于集团有标准合同文本的，应优先使用标准合同文本。（二）如无标准文本，或对标准文本进行实质性修改，或对方提供合同文本的，业务部门应认真审核，并确保合同条款完整、明确、具体，权利义务对等，违约责任清晰。（三）合同文本应包括但不限于以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质需要约定的其他条款也应明确。第十条合同审核合同在签署前必须经过审核程序。审核采取分级审核与会签相结合的方式。（一）业务部门初审：业务部门负责人对合同文本的业务内容、可行性、对方资信等进行初审并签署意见。（二）相关部门审核：根据合同性质和内容，由财务部门、法务部门及其他相关职能部门进行专业审核，并签署明确的审核意见。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性、风险点及法律后果。（三）分级审批：审核通过的合同，按照集团规定的审批权限，报请相应层级的领导审批。审批人应对合同的整体风险和决策负责。第十一条合同审批权限集团对合同审批权限实行分级管理，根据合同的性质、金额、重要程度等因素，明确不同层级审批人的审批范围。具体审批权限划分由集团另行制定并适时调整。子公司应参照集团模式，制定本单位的合同审批权限。第十二条合同的签署（一）合同经最终审批人批准后，方可签署。（二）签署合同应使用公司法定名称，加盖公司公章或合同专用章。严禁在空白合同、主要条款未明确的合同上盖章。（三）法定代表人或其授权委托人有权代表公司签署合同。授权委托人必须持有法定代表人签发的授权委托书，明确授权范围和权限期限。（四）合同签署应确保各方当事人均签署并加盖有效印章，合同文本份数应符合约定或实际需要。第四章合同的履行第十三条履行原则合同生效后，合同履行部门应严格按照合同约定全面、及时、适当履行合同义务，同时督促合同相对方履行其义务。第十四条履行跟踪与监控（一）合同履行部门是合同履行的第一责任人，应指定专人负责跟踪合同履行情况，定期检查合同条款的执行进度，确保合同目标的实现。（二）对合同履行过程中出现的问题、风险或对方违约情况，履行部门应及时采取应对措施，并向本单位负责人及集团法务部门报告。（三）财务部门应根据合同履行情况和付款节点，严格按照审批流程办理付款。第十五条合同的变更与解除（一）如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同履行部门应及时与对方协商，并就变更或解除事项达成书面协议。变更或解除合同的协议，应按照原合同的审批流程履行审核审批手续。（二）对方提出变更或解除合同要求的，合同履行部门应及时评估对集团的影响，并报相关领导和法务部门审核后，审慎回应。第十六条合同纠纷的处理（一）合同履行过程中发生争议或纠纷的，合同履行部门应首先尝试与对方协商解决。（二）协商不成或情况紧急的，应立即收集相关证据，及时向本单位负责人和集团法务部门报告，并配合法务部门采取进一步的法律措施，包括但不限于发送律师函、申请调解、仲裁或提起诉讼。（三）处理合同纠纷应遵循“及时、合法、有理、有利、有节”的原则，最大限度维护公司合法权益。第五章合同的归档与管理第十七条合同归档合同签署完毕后，合同履行部门应在规定期限内将合同正本及相关附件（包括但不限于审批单、对方资质文件、谈判记录、补充协议、履行过程中的重要单据等）整理齐全，移交本单位档案管理部门或指定人员进行统一归档。集团法务部门可根据需要留存合同副本或复印件。归档的合同资料应做到完整、准确、有序。第十八条合同档案管理（一）合同档案管理应符合国家及集团档案管理规定，明确保管期限和保管责任。（二）合同档案的查阅、复制、借阅应履行审批手续，严格遵守保密规定，防止合同信息泄露。（三）电子合同的归档管理，应符合电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十九条合同台账管理各单位合同管理部门或档案管理部门应建立健全合同台账，对合同的订立、履行、变更、终止、纠纷等情况进行详细登记，确保信息准确、更新及时，便于统计与查询。集团法务部门负责汇总集团层面的合同台账。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查集团法务部门会同审计部门及其他相关部门，定期或不定期对集团及子公司的合同管理情况进行监督检查，检查内容包括但不限于制度执行情况、合同审批流程合规性、合同履行情况、合同归档情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见并督促落实。第二十一条责任追究对于在合同管理工作中违反本办法规定，导致集团或子公司发生经济损失、声誉损害或其他不良后果的，集团将根据情节轻重及损失大小，对相关责任人进行问责，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。