东南大学采购管理实施细则

东南大学采购管理实施细则第一章总则第一条为规范东南大学采购行为，提高采购资金使用效益，防范廉政风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《教育部政府采购管理办法》《江苏省政府采购管理条例》等法律法规及相关规定，结合学校实际，制定本细则。第二条本细则适用于学校各院（系）、职能部门、直属单位（以下统称“采购单位”）使用财政性资金、科研自筹资金、捐赠资金、学校统筹资金等各类资金，采购货物、工程和服务的活动。第三条学校采购工作遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，坚持“应采尽采、程序规范、绩效优先、厉行节约”的工作要求，严格落实国家关于节能环保、支持中小企业、促进创新等政策导向。第四条学校采购实行“统一领导、分级管理、归口负责”的管理体制。成立东南大学采购工作领导小组，由分管校领导任组长，财务处、资产管理处、审计处、纪检监察机构、教务处、科研院等部门负责人为成员，负责统筹全校采购工作，审定采购管理制度，审议重大采购事项，协调解决采购工作中的重大问题。资产管理处为学校采购工作归口管理部门，负责采购制度建设、采购计划审核、采购方式审批、采购过程监管、合同备案、采购档案管理等日常工作；财务处负责采购资金预算审核、资金支付及会计核算；审计处负责采购活动的全过程审计监督；纪检监察机构负责对采购相关部门及工作人员履职情况进行监督，查处采购活动中的违纪违规行为；各采购单位负责本单位采购需求的真实性、合理性、合规性审核，组织项目履约验收。第二章采购范围与限额标准第五条学校采购项目分为政府采购项目、学校集中采购项目和单位自行采购项目三类。第六条政府采购项目是指采购内容属于国务院公布的《政府采购集中采购目录》内，或目录外且单次采购预算达到省级以上政府采购限额标准的项目。其中：（一）集中采购目录内的项目，必须委托省级及以上政府采购中心实施采购；（二）集中采购目录外、单次采购预算金额达到100万元以上的货物和服务项目、200万元以上的工程项目，属于政府采购公开招标限额标准项目，必须采用公开招标方式实施，因特殊情况需采用非公开招标方式的，应当按规定报政府采购监管部门审批。第七条学校集中采购项目是指未达到政府采购限额标准，但单次采购预算金额达到以下标准的项目：（一）货物类：单次预算金额20万元（含）以上、100万元以下的通用设备、专用设备、办公用品、实验耗材等；（二）服务类：单次预算金额20万元（含）以上、100万元以下的物业服务、租赁服务、维修维护服务、技术服务、会议服务等；（三）工程类：单次预算金额30万元（含）以上、200万元以下的修缮工程、装饰装修工程、信息化工程等。第八条单位自行采购项目是指单次采购预算金额低于学校集中采购限额标准的项目。其中单次预算金额5万元（含）以下的项目，可由采购单位直接选择合格供应商采购；5万元以上、20万元（工程类30万元）以下的项目，采购单位应当成立3人以上的采购小组，通过询价、竞争性谈判等方式确定供应商，相关采购资料由采购单位留存备查。第九条学校建立采购预算动态调整机制，对于同一采购单位同一品类的货物或服务，不得通过拆分项目、化整为零的方式规避公开招标或集中采购。同一会计年度内，同一采购单位采购同一品类货物或服务累计金额达到集中采购或公开招标限额的，应当按对应流程实施采购。第三章采购需求管理第十条采购单位是采购需求编制的责任主体，应当指定项目负责人牵头编制采购需求，需求内容应当符合国家法律法规、学校相关规定及项目实际需要，不得含有倾向性、排他性条款。第十一条采购需求应当包含以下核心内容：（一）项目概况：包括采购背景、实施目标、预算金额、资金来源、交付或实施周期等；（二）技术要求：货物类项目需明确规格、型号、性能参数、质量标准、配件要求、售后服务等；服务类项目需明确服务内容、服务标准、人员配置、考核指标等；工程类项目需明确施工范围、工程量清单、技术规范、质量标准、验收要求等；（三）商务要求：包括供应商资格条件、报价要求、付款方式、合同条款模板、违约责任等；（四）验收方案：明确验收主体、验收标准、验收程序、不合格事项处置方式等。第十二条采购需求审核实行分级负责制：（一）单次采购预算金额50万元以下的项目，由采购单位负责人审核签字后报资产管理处复核；（二）单次采购预算金额50万元（含）以上、200万元以下的项目，由采购单位负责人签字、分管校领导审批后报资产管理处复核；（三）单次采购预算金额200万元（含）以上的重大项目，由采购工作领导小组集体审议通过后，资产管理处方可受理采购申请。第十三条对于专业性较强、技术复杂的采购项目，采购单位应当组织3名以上相关领域专家对采购需求进行论证，论证意见作为采购申请的必备材料。涉及进口设备采购的，需按照国家规定组织进口产品专家论证，报教育部及政府采购监管部门审批通过后方可实施采购。第十四条采购需求中的资格条件设置应当符合项目实际需要，不得设置与项目履行无关的资格门槛。除国家有特殊资质要求的项目外，不得将特定行业、特定地区的业绩、奖项作为供应商资格条件或评分项；不得指定品牌、型号或供应商；不得通过设置不合理的技术参数排斥潜在供应商。第四章采购方式选择与审批第十五条学校采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价以及国家认定的其他采购方式。第十六条符合以下情形的项目，可采用相应非公开招标采购方式：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，可采用邀请招标方式；（二）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的，可采用竞争性谈判方式；（三）政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目，可采用竞争性磋商方式；（四）只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的，可采用单一来源采购方式。第十七条采购方式审批流程如下：（一）公开招标项目：由资产管理处直接按规定流程组织实施；（二）采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价方式的项目：采购单位提交《非公开招标采购方式审批表》，说明选择理由，附相关证明材料，由资产管理处审核后审批，单次预算100万元以上的项目需报分管校领导审批；（三）采用单一来源采购方式的项目：采购单位需提交《单一来源采购论证表》，由3名以上相关领域专家出具论证意见，在学校采购公示栏公示5个工作日无异议后，报资产管理处审批，单次预算50万元以上的项目需报分管校领导审批，属于政府采购项目的还需报政府采购监管部门审批。第十八条学校科研仪器设备采购可适用特殊政策：对于科研急需的设备和耗材，经科研院认定、资产管理处审批后，可采用特事特办、随到随办的采购机制，缩短采购周期；对于独家代理或生产的科研仪器设备，符合单一来源采购条件的，可简化论证及审批流程，优先采用单一来源方式采购。第五章采购组织实施第十九条政府采购项目由资产管理处负责对接政府采购监管部门及集中采购机构，按政府采购法定流程组织实施。学校集中采购项目由资产管理处牵头组织，或委托具有相应资质的采购代理机构实施。第二十条公开招标项目应当按照以下流程实施：（一）招标公告发布：在学校采购官网、中国政府采购网等法定媒体发布招标公告，公告时间不得少于20个工作日；（二）招标文件发售：招标文件售价应当按照弥补制作成本的原则确定，不得以营利为目的，招标文件发售期不得少于5个工作日；（三）开标：开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点，开标过程应当全程录音录像，由投标人代表、纪检监察人员现场监督；（四）评标：评标委员会由采购单位代表1人及相关技术、经济专家不少于4人组成，总人数为5人以上单数，专家应当从政府采购专家库或学校采购专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的人员应当回避；（五）结果公示：评标结束后，资产管理处应当将中标结果在法定媒体及学校采购官网公示，公示期不得少于1个工作日，政府采购项目公示期不得少于1个工作日；（六）中标通知书发放：公示无异议后，向中标供应商发放中标通知书，同时通知未中标供应商。第二十一条非公开招标项目应当按照以下流程实施：（一）采购公告发布：竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目应当在学校采购官网发布公告，公告时间不得少于3个工作日；邀请招标项目应当向3家以上符合资格条件的供应商发出投标邀请书；单一来源采购项目应当提前公示采购信息，公示无异议后方可组织谈判；（二）响应文件接收：按采购文件规定的时间、地点接收供应商响应文件，接收过程应当全程记录；（三）评审：竞争性谈判、竞争性磋商项目评审小组由3人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二；单一来源采购项目应当由采购单位、资产管理处、财务处及相关专家组成谈判小组，与供应商商定合理的成交价格及相关服务条款；（四）结果确定：评审结束后，评审小组出具评审报告，确定成交供应商，成交结果在学校采购官网公示3个工作日无异议后，发放成交通知书。第二十二条采购过程中出现以下情形的，应当终止采购活动：（一）符合专业条件的供应商或者对采购文件作实质响应的供应商不足3家的（公开招标项目不足3家需重新招标，两次招标后仍不足3家的，可按规定变更采购方式）；（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（三）供应商报价均超过采购预算，采购单位不能支付的；（四）因重大变故，采购任务取消的。终止采购后，资产管理处应当将终止原因通知所有参与采购活动的供应商。第六章合同管理与履约验收第二十三条采购活动结束后，采购单位应当在中标、成交通知书发出之日起30日内，与中标、成交供应商签订采购合同，合同内容应当与采购文件、供应商响应文件、中标或成交结果一致，不得签订背离合同实质性内容的其他协议。第二十四条采购合同实行分级备案制：（一）单次合同金额20万元以下的，由采购单位自行留存，报资产管理处备案电子版；（二）单次合同金额20万元（含）以上、100万元以下的，由采购单位负责人签字、加盖单位公章后，报资产管理处审核并加盖学校合同专用章；（三）单次合同金额100万元（含）以上的，经资产管理处审核后，报分管校领导签字，加盖学校合同专用章。第二十五条合同履行过程中，确需变更合同条款的，采购单位应当提交《合同变更审批表》，说明变更理由、变更内容及对合同金额的影响，报资产管理处审批。变更涉及合同金额增加超过原合同金额10%的，应当按规定重新履行采购程序。第二十六条采购单位是履约验收的责任主体，应当在合同约定的交付或竣工时间到期后10个工作日内组织验收：（一）单次采购金额20万元以下的项目，由采购单位组织3人以上的验收小组开展验收，出具验收报告，相关资料由采购单位留存；（二）单次采购金额20万元（含）以上、100万元以下的项目，由采购单位牵头，资产管理处、财务处派员参加，组成验收小组开展验收；（三）单次采购金额100万元（含）以上的重大项目，或技术复杂、社会影响较大的项目，应当邀请相关领域专家参与验收，必要时可委托第三方检测机构开展检测，验收报告需经所有验收人员签字确认。第二十七条验收不合格的项目，采购单位应当立即向供应商发出整改通知，要求供应商在合同约定的期限内整改，整改后仍不合格的，应当按照合同约定追究供应商违约责任，包括扣减款项、终止合同、要求赔偿损失等。第二十八条采购资金支付应当按照学校财务管理制度执行，采购单位凭采购合同、发票、验收报告等资料到财务处办理付款手续。未按规定履行采购程序、未签订采购合同、未通过验收的项目，财务处不予支付资金。第七章供应商管理第二十九条学校建立供应商信用管理制度，资产管理处负责建立全校统一的供应商库，记录供应商的基本信息、资质情况、履约情况、信用记录等内容。第三十条供应商参与学校采购活动应当具备以下条件：（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）参加采购活动前3年内，在经营活动中没有重大违法记录；（六）法律、行政法规规定的其他条件。第三十一条供应商存在以下情形之一的，列入学校供应商失信名单，1至3年内禁止参与学校所有采购活动：（一）提供虚假材料谋取中标、成交的；（二）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（三）与采购单位、采购工作人员或者其他供应商恶意串通的；（四）向采购单位、采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的；（五）中标、成交后无正当理由不与采购单位签订合同的；（六）不履行合同义务或者履约质量不合格，情节严重的；（七）擅自变更、中止或者终止合同的；（八）拒绝接受学校相关部门监督检查的。第三十二条学校建立供应商履约评价机制，采购单位应当在项目验收完成后10个工作日内，对供应商的履约情况进行评价，评价结果纳入供应商信用档案，作为后续采购项目供应商资格审查、评分的重要参考。第八章监督管理与责任追究第三十三条审计处应当对采购活动进行全过程审计监督，重点审计采购程序合规性、采购预算执行情况、合同履行情况、资金使用效益等内容，对重大采购项目实施跟踪审计。第三十四条纪检监察机构应当加强对采购工作相关部门及工作人员的监督，畅通举报投诉渠道，及时受理采购活动中的信访举报，严肃查处采购活动中的滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违纪违规行为。第三十五条任何单位和个人有权对采购活动中的违法违规行为进行举报，资产管理处应当设立投诉举