物业行政制度

第一章公司基本CI要求

第一条规范用语

在服务过程中应使用：“先生、女士，您好”、“对不起”、“请稍等”、“您好，仁

和物业XX部（管理处）”等服务用语。

第二条办公场所上墙标识

上墙标识由公司行政人事部统一制作。

第三条上墙标识

（一）公司管理理念；

（二）公司质量方针；

（三）各岗位职责；

（四）各服务流程；

（五）服务承诺；

（六）呼和浩特市物业管理服务收费标准价目表；

（七）有偿服务收费标准等。

第四条物业管理公司标识

（一）在管理项目入口显眼位置悬挂公司铭牌及物业管理人标识；

（二）在物业管理公司门口选择合适、醒目的墙面悬挂公司统一制作的标识。

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第二章行政人事部工作职责

一、行政人事部工作职责

1、组织召集公司的重大会议、专题会议。

2、管理公司行政人事业务，统筹管理服务及保密监督等工作。

3、管理公司后勤事务，并使其运作规范化。

4、协调公司各系统之间的关系，促进合作，提高工作效率。

5、参与制订公司发展规划和完善管理模式。

6、处理公司的法律事务。

7、监督检查公司规章制度的执行情况，保证建立良好的工作秩序。

8、督促做好本系统文件资料的保管和归档工作。

9、组织人员招聘、安排面试、考核、上岗。

10、奖励和奖惩：提出奖罚协议，执行奖罚规定。

11、检查：检查员工手册和规章制度是否得到执行。

12、劳资管理：考勤、工资、福利。

13、培训：岗前培训、企业培训、素质培训、专业技术培训、制度培训等c

14、考核：绩效考核c

15、挖掘人才，选拔人才。

二、行政人事部经理岗位职员

1、参与制订公司年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算并

参加公司月度预算分析与平衡会议。

2、制订行政人事系统年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行。

3、主持制订、修订本部门的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实

情况。

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4、掌握行政人事工作情况和运作情况，适时向总经理汇报。

5、负责公司重要会议、重大活动的组织筹备工作，参加总经理办公例会以及其它重要

会议。及时、准确传达上级指示并贯彻执行。

6、负责公司行政人事制度执行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整理分析后

向总经理汇报。

7、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。接待公司重要来访客人，

处理行政人事方面的重要函件。

8、领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。

9、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。

10、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题，定期组织做好办公

职能检查。

11、按程序做好与相关系统的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及时对

系统间争议提出界定要求。

12、指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填写过

失单或奖励单，按程序办理。

13、定期向总经理述职，及时对所属下级工作中的争议做出裁决。

14、向上级或有关部门提供政策性建议，受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处

理。

三、行政主管岗位职责

1、及时了解各部门完成公司下达的计划任务，向上级领导汇报，做到“上恃下达、下

情上报”。

2、按上级领导的指示精神，负责对外宣传和接待工作，做好业户来访处理工作。

3、负责会议的筹备和安排，并负责督促、检查各部门会议决定执行情况。

4、抓好员工的思想教育、业务培训、企业文化建设，不断提高员工的思想觉悟和业务

水平。

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5、向行政人事部经理报告管理体系运行情况，为评审和管理体系改进提供参考、依据。

6、协调各部门之间的关系。

7、负责或协助组织、策划公司的有关活动。

8、定期向上级领导汇报工作，完成上级领导交办的其它工作。

四、人事主管岗位职责

1、执行公司的规章制度和工作程序，完成工作任务。

2、负责制订人事管理、人事档案管理等规章制度、实施细则，经批准后实施。

3、按月制订人事部预算和工作计划，经批准后执行。

4、及时准确传达上级指示。

5、根据公司发展规划和实际情况，编制、调整并上报各部门和岗位定员情况。

6、了解公司人力配备情况，及时向行政人事部经理汇报公司人员变化及供需情况。

7、定期向行政人事部经理述职，参与述职活动并做好记录。

8、负责检查公司的员工手册和有关人事方面规章制度的执行情况。

9、在公司内外组织人员招聘，安排面试、资格审查和考核。

10、办理员工聘用签订协议、协议续签、变更、解除、终止工作。

11、审查、办理员工的岗位调动、职称评定、离、退职等事宜的人事、劳资手续，建立

并管理员工人事、劳资档案。

12、办理员工各类保险的计算、调整、缴报事宜。

13、汇总、审核员工绩效考评结果并出具报告。

14、负责核实、执行各部门上报的过失单和奖励单，同时记入员工档案。

15、具体办理员工投诉、员工与公司劳动争议的协调、解决事宜。

16、协助行政人事部经理接待有关人事方面的来访人员。

17、负责本部门文件、人事档案等资料的保管和定期归档工作。

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五、行政助理岗位职责

1、及时了解各部门完成公司下达的计划任务，向上级领导汇报，做到“上情下达、下

情上报”。

2、负责督促、检查各部门会议决定执行情况。

3、抓好员工的思想教育、业务培训、企业文化建设，不断提高员工的思想觉悟和业务

水平。

4、汇总、审核各部门的考勤情况，定期制作员工薪酬表。

5、向行政主管报告管理体系运行情况，为评审和管理体系改进提供参考、依据。

6、负责审核、办理员工请假、销假手续。

7、负责统筹管理公司的后勤、采购及食堂管理工作。

8、负责或协助组织、策划公司的有关活动。

9、负责控制公司各项行政费用的开支。

10、负责提供相关资料及数据，配合财务的成本核算。

11、完成上级安排的其他工作。

六、人事助理卤位职责

1、在上级的领导下，具体行使本部门的档案管理、人员招聘、管理处内部沟通、文件

收发等工作。

2、配合各部门的人员配备、人员结构调整以及人员招聘、后勤组织工作。

3、负责公司对内、对外关系的联系、协调工作。

4、负责公司人事、文档管理工作，收集各类人员信息建立人才库，为推动公司物业管

理工作的发展出谋献策。

5、负责公司与离退人员沟通。

6、完成上级领导交办的其它各项工作任务。

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第三章行政管理规章制度

一、会议制度

为发挥公司领导的整体效能，促进工作制度化、民主化、科学化，特制定如下会议制度。

第一条公司经理会议

公司经理会议由经理主持，实行经理负责制。除特殊情况外，原则上每月一次。开会时

间为每月第一周星期一下午，特殊情况可提前或延期。

参加人员：公司经理、副经理、经理助理，研究处理业务问题时，有关具体人员列席。

会议内容：

1.研究、传达、贯彻总公司及上级主管部门重要会议精神，总结上月工作，部署安排当

月工作。

2.研究本公司生产经营工作及重大经营决策等事项。

3.通报各自分管部门的工作情况及存在问题，商讨处理意见。

4.研究审议公司年终工作总结、年度工作计划，以及工作任务的组织实施。

5.研究职工福利、人事安排等事宜。

第二条工作例会

工作例会每周召开一次，由经理主持，开会时间是每周一下午14：30,特殊情况可以提

前或延期。

参加人员：公司领导、各部门负责人、各管理处经理。

会议内容：

1.总结上一周管理.、经营任务完成情况。

2.布置下一周主要工作。

3.通报情况，研究问题。

第二条公司专题会议

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根据议题内容，由经理、分管领导或领导指定的其他人员主持，按待议内容确定与会人

员。会议时间按需要确定。

会议内容：

1.涉及各部门、管理处重大事务，经领导批示，需要探讨研究的。

2.各部门、管理处业务，需要协调、探讨、共同研究的。

第四条公司员工大会

公司员工大会，原则上每半年一次，由经理主持召开，时间定在每年的7月下旬和1月

下旬，特殊情况可提前或延期，参加会议人员为公司全体员工。

会议主要内容：

1.传达上级重要会议精神和公司的重大决策。

2.总结上一年度（或上半年度）的工作情况，部署下一年度（下半年度）的工作安排。

3.公布员工考评情况。

4.需要向全体员工报告的其他事项。

第五条附则

1.各项会议开会时间、参加人员、内容均由行政人事部提前通知。

2.开会时，参加人员应签到；员工大会由各部门、管理处报告与会人数。

3.工作例会、公司员工大会由行政人事部主管记录，其它会议可视具体内容指定有关人

员记录。

4.各种会议是否形成会议纪要，视其内容和需要决定。

二、请示报告制度

为规范公司请示、报告制度，保证公司的正常运作，特制定如下规定。

第一条请示是指向上级领导或上级单位请求答复、询问及审核事项。

报告是指向上级领导或上级单位汇报工作、反映情况、说明问题。

第二条具有下列情况之一的，必须请示：

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1.涉及公司原则和全局性的重要事项；

2.虽属各部门、管理处职责范围内的问题，但本部门、管理处确实无法解决或难以解决,

需上级指示的事项；

3.承办部门或承办人在经办领导批示事项的过程中，遇到问题或执行有困难的；

4.员工因业务需要必须外出。参加学习、业务培训及办理有关事务的；

5.凡购买大件物品，经费开支超过500元。

第三条具有下列情况之一的，应当报告：

1.涉及各部门、管理处专项业务问题；

2.领导批示处理文件的结果；

第四条请示、报告程序

1.按分工负责的原则逐级请示、报告，即下一级向上一级直接请示、报告；非特殊情况

不得越级请示、报告；

2.承办公司领导批示事项时，直接向批示者请示；

3.如情况紧急或遇重大事项、特殊情况而上级领导不在，可越级请示、报告。

第五条请示、报告可用口头或书面方式（附上《公司呈批单》报公司领导审批），越

级请示、报告的必须用书面形式。

第六条上级领导负责对下一级的请示予以答复（一般使用《公司文件承办单》予以答

复，总经理审批答复文件使月《总经理批文承办结果反馈单》），如不属职权范围内的，应

在接到请示后一天内转呈其上一级领导答复，上一级领导接到下一级领导转呈来的请示，应

在三天内予以明确答复。

上级领导对下级的请示或转呈的请示答复有困难的，应及时请示其上一级领导作出处理

意见。

第七条下级接到上级的批复后，应在三天内完成相应工作，并报告结果（总经理审批

答复的文件使用《总经理批文承办结果反馈单》）。如有困难的,应及时向上级领导再请示，

以保证工作的顺利完成。

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第八条如发现下级工作报告中存在不足，应及时指正，并责成下级迅速改正。

附：《公司呈批单》

《公司文件承办单》

《总经理批文承办结果反馈单》

三、公文管理规定

为规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作，特制定本规定。

第一条职责：

1.总经理负责所有文件审批。

2.行政人事部经理负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。

3.行政人事部主管负贡公司文件格式及内容的审阅。

4.行政人事部助理负责公司文件收发及归档。

5.部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

6.管理处经理负责管理处文件复核。

7.管理处客服助理负责管理处文件的打印及文号的管理工作。

第二条程序要点

1.公文格式

1.1公文种类：

A）按《国家行政公文处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、令，决定,

公告、通告，通知，通报，议案，请示，批复，意见，函，会议纪要；

B）根据物业管理特点，可引入以下文件类别：

——上行文：请示，报告，总结；

——下行文：批复，决定，通知，通告，通报；

-平行文：函，会议纪要。

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1.2文件标题：

A）行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则;

B）公司内部文件统一使用带公司名称的信笺纸打印（对外文件除外）。

C）标题统一使用二号黑体字，放在公司名称横线以下，文号上方居中位置。

1.3发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容：

A）根据发文顺序及发文时间对文件编号；

B）物业管理公司文号作为以下统一规定：

——发文文号：

如：仁和（字）物发[20060930]016号，是指仁和物业管理有限公司2006年9月30日所

发的公司第16个文件；国土（字）物管发[20060506]026号，是指国土家园物业管理处2006

年5月6日所发的管理处第26号文件。

C）文号统一使用小4号楷体字，放在文件标题下一行的居中位置；

D）公司文号由行政人事部助理统一管理，管理处文号由管理处服务助理统一管理；

E）发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

1.4秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度：

A）普通文件不加注明；

B）秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样；

C）急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样；

D）为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。

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1.5主送机关。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的机关：

A）应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用“冒号”；

B）主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用“顿

号”隔开；

C）根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号楷体字。

1.6正文是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以

及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

A）正文文字一律至左而右横排；

B）要合理的划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字；

C）正文字体与主送机关保持一致；

D）页面设置采取统一格式：页面距一般统一控制为2厘米，页眉页脚控制为1厘米。

1.7附件通常指随正文发出的补充说明材料：

A）如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：

XXX”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号

结束；文件无附件的，无须注明；

B）要写明附件的全称；

C）附件字体与正文相同。

1.8落款指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前

面冠以职务身份）署名：

A）落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置；

B）如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“（此

页无正文）”字样；

C）落款字体与正文相同。

1.9日期：

A）一般应写发文日期;

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B）会议通过的文件应写会议通过的日期；

C）重要的文件应写签发的日期；

D）日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。

1.10盖章是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应

加盖印章（单位经理署名除外）：

A）盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记；

B）印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。

1.11公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、

印刷时间和印刷份数等内容：

A）公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一直线分割以示区别；

B）公文文尾字体与正文相同，另行顶格；

C）抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的

抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关；

D）打印时间指打印的时间，打印机关和打印时间排在一行，通常用两条黑色横线夹住，

与版头摇相呼应；

E）打印份数指的是打印的总份数，位于底线的偏右侧位置。

2.发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作:

2.1交拟或拟议：经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部

门或人员；

A）拟稿人员接受任务后，对所要撰写的文书进行酝酿和构思：

——深入领会意图，掌握其精神实质；

——注意提炼观点，选择材料；

——安排文稿的结构、搭好文件的骨架；

-如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时，须征得交拟人同意，不可擅自作主。

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2.2撰写和审核（正规文件须打印，♦般情况下，有管理部或服务助理负责打印，拟稿

人进行校对）：

A）拟稿人在拟议得基础上，按照拟议得设计撰写文稿，撰写时应注意：

——不与国家法律、法规相违背；

——把握各种文书的特点、规律和写作方法；

一一坚持观点与材料相统一。

B）交拟人对拟稿人的文件进行审核：

一一审查文稿内容，看其主旨是否符合交拟原意，是否违法；

——所提的任务、措施或方法是否切实可行；

——所规定的步骤利期限是否恰当：

——主送和抄送单位规定的是否恰当；

——文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

C）行政人事部主管和管理处经理审核文件以卜.内容：

一一文稿体式和格式是否完备、规范；

一一所用文种和名义是否恰当；

一一文件的密级和紧急程度是否恰当；

——文件表达是否通顺、清晰、严密，符合标准的，附上《发文审批表》交拟稿部门签

署后报总经理审批；不符合的退回拟稿部门。

2.3签发：总经理对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事

求是的拟写批语。同意签发的，注明“同意发文”字样后按正常手续办理；不同意的写出具

体意见返还行政人事部或管理处重新撰写。

2.4盖章和发放：

A）盖章部门管理人员依据总经理签准的意见加印：

总经理未签准的公文一律不能盖章;

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-盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章；

——须将盖章文件至少保留一份存档（对特殊约定的按约定处理）；

——对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

B）发放。发放（装封和发送）工作要迅速、准确、安全：

一一发文登记：由文件管理人员将要发放的文件进行登记后，依据发放范围（包括：主

送单位、抄报部门、抄送部门）填写《发放记录》；

——采用快捷方式发放文件，并落实收到情况；

一一将发放情况记录在《发放记录》中；

一一次年2月底将当年的《发放记录》与所发文件底稿移交档案室保管；

——重要文件接收方需签收。

3.收文办理。一般包括：收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。

3.1收拆指文书的收进和拆封：

A）公司行政人事部或管理处客户服务部为收拆工作的主要部门；

B）凡封套上写明给本机关或管理部收讫的文件由管理部拆封；写明由管理处或客户服务

部收讫的由客户服务部拆封；写明为具体部门或具体人收讫的信，由收信部门/人拆封，拆封

时应注意：

——检查信封内文件是否齐全，发现问题，要做出必要的记载和及时处理；

一一取净封内文件及附件，注意保持信封和文件的完好；

一一急件拆封后要立即登记分送，密件一般交由部门主管拆信。

3.2登记：

A）凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长

的公文，都要登记；

B）以下文件无须进行登记：

各种无机密性的出版物

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------般性的简报、资料；

——告之性的广告；

——事务性的便函等。

C）文书管理人员将文件登记在《收文记录》内。

第三条相关文件与记录

《发放记录》

《收文记录》

《发文审批表》

四、印章管理规定

为了加强印章管理，维护公司的合法权益，明确印章的使用范围、使用权限及有关责任,

特制定本规定。

（-）印章管理范围

第一条本文所指印章包括公司的公章、合同专用章、管理处专用章、财务专用章、银

行留用负责人印鉴等。

（二）印章的保管

第二条公司公章、合同专用章由行政人事部主管或指定专人负责保管；

部门专用章、管理处专用章曰各部门负责人、管理处主任保管；银行留用负责人印章由出纳

保管。

第三条各种公章印鉴由保管人员签收，保管人必须妥善保管，如有遗失，应立即报告

有关部门，并登报声明作废。若因此而导致损失的，视情节轻重，追究有关人员责任。

（三）印章的使用

第四条印章使用应实行登记制度，以便查存，防止出错。

第五条一般性公文往来及一般性证明材料，由行政人事部负责人签名，方可盖章。

第六条涉及经济事务及法律责任的有关公文及证明材料.须由公司法人代表签名才能

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盖章。

第七条凡属人事任免、调配、奖罚等以公司名义签发的文件、报告或请示，须经公司

经理（法人代表）签名，方可盖章。

第八条各部门印章的使用，由各部门负责。各管理处印章只允许对内和业主使用（不

含有营业执照的管理处）。

笫九条财务专用章只作本公司办理银行结算业务、收取外单位或个人款项时使用，不

作他用。财务部门印章的使用必须按有关财务制度严格执行。

第十条任何人不准私自动用公章，不准用公章开空白条、空白证明和空白介绍信。

第十一条公司印章原则上不能带出，如确因工作需要，须经公司领导批准，二人同行

方可带出。

第十二条各种印章印鉴，必须严格按照使用范围及各级分管权限止确使用，如有违反

规定而造成法律纠纷或经济损失者，将根据情节轻重追究当事人责任。

五、文印管理规定

为加强公司电脑设备、复印机等的使用管理，规范文印行为，保证公司文印正常工作，

特制定如下规定。

（一）使用管理

1.电脑设备、复印机由公司指定的行政助理专人使用、保养，使用人应合理操作。有关

设备及一切用品（含纸、色带等）由专人保管，其它人员不得擅自使用。

2.凡已上网的电脑，由公司指定专人使用，上网密码亦只由经理指定之人员知道，任何

人不得向外泄露密码。同时，上网费用标准为200元/月，直接补贴在该部门的电话费中。

3.行政助理工作期间，无关人员不得到场干扰，不得随意打听或强行阅视有关保密材料。

4.行政助理应加强对电疵设备、复印机的保养，定期检查，发现问题及时报告行政人事

部负责人，并提出维修意见及方案，待批示后尽快实施。复印机每复印50张，停机休息5分

钟。

5凡需打字、复印的资料，须填写文印单，复印、打印完后分别在打印记录本、复印记

录本上进行登记，注明时间、内容、数量、规格、经手人等。

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6.文印单的填写与审批

文印单由需文印人员如实填写，部门负责人审核。凡复印30张以下的由部门负责人批准，

30张至100张的由行政人事部负责人批准，100张以上的由总经理批准。打字20页以下的由

行政人事部负责人批准，20页以上的由总经理批准。文印单一式两联，一联留申请部门存档,

一联留在行政人事部存档。

7.凡送打印的资料须字迹清晰，原则上按材料到文印室的先后顺序打印，特殊情况须行

政人事部负责人签字同意后方可作相应调整。打印出的初稿由拟稿入校对。

8.凡与工作无关的私人材料，原则上不能在公司文印室打印、复印，特殊情况须经行政

人事部负责人或公司领导批准方可进行。

（二）结算办法

1.每月上旬行政人事部对上月用纸数量等进行结算，年终进行总结算。

2.文印用纸实行包干，复印用纸允许损耗3%o进料、出料与记录数量要相符，不足部

分由行政助理按价负责赔偿。

3.按谁使用谁负责的原则，独立核算单位应按打印、复印等实际发生费用向公司支付款

项，价格由行政人事部负责核定，按月从其账户中扣除。

六、请销假制度

1、员工请、休假，事先应由本人填写《请假申请单》、《补休申请单》，并按管理权

限逐级审批后报行政人事部备案，方可休假，否则按旷工处理。请、休假一般不得

超过6天。

2、因突发事件或急病未能先行请假者，应利用电话或其它方式向所在部门上级领导报

告，事后再补办请假手续。

3、请假期满，要及时向所在部门主管办理销假，如特殊情况需延长假期，必须先向所

在部门经理申请，并知会行政人事部，按事假处理；否则按旷工处理。

4、部门主管正常休息2天或以上的，需报公司行政人事部备案。

5、病假必须有市级医院证明，病假3天或以下的，工资全额发放，超过3天的，发放

50%的基本工资：事假不发放工资：特殊情况经公司总经理批准，按其批准的工资

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额发放。

6、请、休假审批权限

a、正常调休由所在部门主管审核，部门经理批准。

b、部门主管请假必须由部门经理、行政人事部经理审批。

c、员工请假1天以内的，由部门主管审核，部门经理批准；请假2天以上的，由

部门经理、行政人事部经理审核，总物业经理批准，各管理处经理及部门经理

请假须报总经理批准。

&探亲假、婚假、丧假、产假、计划生育等假：请假者须将《请假申请单》送本

部门领导签署意见，经总经理批准后报行政人事部备案。

七、岗位考勤制度

第一条各部门应严格掌握员工的出勤情况，指定专人负责考勤，逐日进行考勤登记，

月末将考勤结果由部门负责人核准签字后送行政人事部。

第二条正常班员工必须按总公司规定的作息时间提前十五分钟到达工作岗位，不得迟

到、早退。具体时间：上午：8：00-12：00,下午：14：30-18：00。中班、夜班及清洁工

种均须按规定时间提前十五分钟到达工作岗位。

第三条严格指纹打卡签到制度。无指纹打卡单位，严禁代人打卡签到。如代人打卡，

弄虚作假，每发现一次，双方各扣除当月考核分10分；

第四条每月迟到、早退3次算旷工一天，旷工一天按日总工资的300%|口罚，连续旷工

时间超过2天，月连续旷工超过3天，或者一年以内累计旷工时间超过5天予以除名。

第五条敬业爱岗，恪尽职守。上班时间内，如检查发现擅自离岗或不到岗者，按未上

班处理，扣发半天工资。如因擅离岗位或玩忽职守造成后果者，视其情节轻重给予相应的经

济处罚、行政处分、辞退甚至移送司法机关处理。

八、工作制度

第一条员工工作时间必须严格执行公司《员工守则》和各项制度及规定，坚守工作岗

位，认真履行各自职责。

第二条员，上班时必须佩带，作牌号或工作证，自觉接受监督。

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第三条员工工作时间无论在任何岗位都必须保持仪态端庄大方，服装整洁，不准着拖

鞋、凉鞋上班；不准在办公室内盘腿、翘二郎腿、打瞌睡、哼歌曲、吹口哨、打闹、大声喧

哗和讲污言秽语。

第四条工作时间不准擅离职守，严禁外出办私事。

第五条服从分工，听从指挥，按时、按质、按量完成工作任务。一切为业主（用户）

着想，无论份内份外事，都需做到服务热情、周到、主动、高效。

第六条员工上班时间不准看报聊天，不准用办公电话或对讲机闲谈工作以外的事，不

准喝功夫茶，办公室内严禁吸烟、吃东西。

第七条所有来电，务必在三响之内接答；严禁用办公电话拨打信息台。

第八条倡导超前服务与无人服务。为业主（用户）服务完毕后，应迅速撤离公共场所,

不准在公共场所休息、闲谈。

九、办公用品管理制度

为使公司办公用品的管理合理化、制度化、规范化，特制订本制度：

第一条办公用品由公司行政人事部统一购置、管理发放。

第二条办公用品的采购应本着“物美价廉”、“坚固耐用”的原则，节约办公经费，

提高工作效率。

第三条特殊用品、用具需自行购置的，须经公司负责人同意，购置后办理验收、领用

手续，由经理审批后方可报销。

第四条贵重或金额较大的办公用品用具，各部门必须指派专人负责领用、保管。调离

工作卤位或公司时，必须在离岗或离职前办理交接手续。

第五条办公用品的发放应遵循节约、高效的原则，杜绝浪费，个人领用办公用品必须

签名，方可领用。

第六条可回收的办公用品应“以旧换新”，如有遗失应个人自购。

第七条行政助理应妥善保管办公用品，不得出现损坏、失效等现象。并做好登记手续,

每月或每季将各部门领用的办公用品、用具分类汇总列出清单，报财务部出账。

十、低质易耗品管理规定

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第一条低值易耗品标准及范围

1.低值易耗品标准：凡具备以下条件之一的物品均为低值易耗品。

A.单位价值800元（含800元）以下；

B.使用年限一年之内的；

2.低值易耗品范围：

A.低值易耗物品，如办公桌、柜、椅、计算器等；

B.一次性消耗物品。

第二条低值易耗品的管理分工

1.各部门添置低值易耗品，须由部门负责人签字添置，价值100元以上又多次使用的物

品须经公司领导审批。

2.低值易耗品的采购一般由行政人事部负责，特殊用品或大件物品，经公司领导批准，

可由使用部门自行办理。

3.低值易耗品的验收由行政人事部管理人员负责，统一制订收发料单及有关表册，进行

数量核算及入库和发放。

4.低值易耗品的收、发、存的数量核算由行政人事部人员负责，金额核算由财务组负责,

以反映和监督物品的实际消耗和资金占用情况。

第三条低值易耗品的添置

1.一次性消耗的低值易耗品的添置，由行政人事部管理人员按月编制计划，行政人事部

负责人审批后执行。

2.多次使用的人件物品，由使用部门编制计划，经公司领导审批后，可由使用部门自行

购置。

第四条低值易耗品的管理

1.领用低值易耗品须填写“低值易耗品领用卡”，并注明姓名、部门、物品名称、规格、

数量、日期及统一编号。

2.员工在公司内部调动工作，可将领用物品带到新部门继续使用；若调离公司或调往公

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司独立核算单位，须将领用物品（一次性消耗物品例外）如数归还，归还物品若与“低值易

耗品领用卡”不符，管理员有权不予接受，直至核对无误后方能签字确认。

第五条低值易耗品的清查与盘点

1.行政人事部管理人员每季盘点一次库存物品，做到账物相符。如发现有物品积压应提

出处理意见。

2.对在用物品每一年清查一次，发现短缺、损坏应及时处理，做到账、卡、物“三符合”。

十一、员工宿舍管理规定

第一条公司集体宿舍，不设夫妻房，不准以任何理由留宿异性。

第二条遵守社会公德，讲究环境卫生，维护宿舍、卫生间及周围环境卫生，禁止随地

吐痰、乱丢纸屑、果皮、烟头、乱倒饭菜残渣和脏水。垃圾、脏物等不准堆放

在门外走道上，必须倒入垃圾桶内。

第三条严格遵守公司的各项规章制度，积极配合公司管理处做好安全文明工作。

第四条爱护公共财产，不损坏和拆除公司安装的设备、电器、插座等物。未经许可不

准将配发的家他等物外借或搬出室外。损坏公物必须照价赔偿。

第五条增强安全防范意识，妥善保管好自己的物品，外出时关好门窗，严防盗窃案件

的发生。

第六条严格遵守《呼和浩特市暂住人员户口管理规定》，严禁留宿外来人员，发现可

疑人员要及时盘问或向有关人员报告。

第七条安全用电，节约用电，严禁使用电炉，严禁将易燃易爆有毒物品带入宿舍，消

除火灾隐患，严防火灾发生。爱护消防设备和器材。

第八条宿舍走道严禁停放单车和摩托车，不准堆放杂物阻碍通道。

第九条不做妨碍他人休息的事，自觉控制电视机、收音机等音响设备的音量，降低噪

音。不高声喧叫，保持安静的生活环境。晚上12点钟以后不准收看目视、收听

广播和录音、从事娱乐活动（如打麻将、扑克等）。

第十条严禁在室内和走道上做饭做菜。

第十一条互助互谅，友好相处，不吵架、打架、不从事“黄、赌、毒”活动，共同创

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造良好的生活环境。

第十二条互相监督，共同遵守，行政部定期或不定期检查，对违反上述各条者，轻者

批评教育，责令改正，重者罚款50—500元。

第十三条安全管理员宿舍实行准军事化管理。

第十四条如调换宿舍或离退时，需行政人事部验收签字后方可调换或离开。

十二、通讯管理规定

为进一步加强和完善通讯管理，严格控制办公费用，厉行节约，减少浪费，保证公司管

理和经营的顺利进行，特制定本规定：

第一条：严格控制办公电话费用，其标准如下：

经理室400元用

行政人事部300元用

小区管理处500元/月

大厦管理处250元/月

品质部、财务部合计200元/月

其它部门150元/月

以上超支部分由所在部门自费分摊。

第二条：各部门办公电话，一律禁止拨打信息台和长时间占用电话，如有电话信息费由

该电话所在办公室人员自费分摊，财务部将在其工资中予以扣除。私事少用办公电话，并且

不得影响正常工作。

第三条：本规定从二。一七年五月十日起执行，如总公司有新的规定，另行修改。

十三、档案借阅制度

为维护档案的完整与安全，服务本单位各项工作，特制订本制度。

第一条本单位所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

第二条木单位人员在档案室内查阅档案，须办理登记手续C

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第三条在借阅档案时应做到以下几点：

1.按规定办理登记手续，定期归还。

2.要爱护档案，不得丢失。

3.所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对裆案随意更改、涂写。

第四条借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第五条档案如有丢失，损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第六条借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

第七条调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

第八条外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手

续。

十四、档案保管制度

档案是社会的宝贵财富，为了保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与安全，使档

案更好地为本单位的各项工作服务，特制定本制度。

第一条接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

第二条存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自

左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

第三条底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补

充情况，底图存放以平放为宜。（没有底图的单位可不设此项）

第四条存放胶片、照片、录像带、磁带、光碟要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编

号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

第五条定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对

破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及

时采取消毒杀虫措施加以处理。

第六条档案库房是集中保管档案的基地，须有铁门、铁窗、铁柜等防盗设施。

第七条档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持在温度

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14~24c相对湿度45~60%之间的规定要求。

第八条档案库房不应靠近易燃和散发有污染腐蚀气体的场所。

第九条档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

第十条库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

第十一条应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒、档案柜内应

施放防霉、防虫药剂。

第十二条档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定时间内归还。

十五、档案鉴定和销毁制度

为了保证库藏档案的质量，保护好有价值，特别是有重要价值的档案，结合本单位的实

际情况，特制定本制度。

第一条档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的领导、档案员

和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。

第二条鉴定小组的任务

1.负责制定本单位档案保管期限表

2.对到期档案提出存、毁意见。

第三条确定保管期限原则

1.对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案应永

久保存。

2.凡是在一定时期有利用价值的档案，应按时间要求分为长期或短期保存。

3.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第四条鉴定工作应该定期进行。（具体时间由各单位根据实际情况自行确定）

第五条档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴

定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责令有关人员和部门负责修改、补

充。

第六条销毁档案的程序包括:

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1.鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并呈报单位主管领导审

批。销毁清单及报告由档案室保存。

2.档案销毁时，由单位派二人以上进行监销，以防止档案销毁过程中出现失

密或对单位造成损失的事件发生，若出现上述情况，将根据国家和单位有

关规定进行处理。

十六、归档制度

为了完整系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案，提高归档

文件的质量，更好地为本单位各项工作服务，特制订本制度。

1.文件材料的归档范围

1.1文件档案的归档范围，包括本单位在各项活动中形成的公文、会议材料等内容。

1.2科技档案的归档范围，包括本单位在科研、基建、设备调试、产品生产等活动中形

成的图纸、说明书等内容。

1.3专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案等。

2.归档要求

2.1归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠

笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。

2.3各类科研成果、产品试验定型、基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。

对其文件材料（含有关图纸等）不完整、不准确、不系统不能进行鉴定和验收。

2.4归档的文件必须是原件。

2.5保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号.

2.6案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

2.7文件材料的归档必须办理移交手续。

3.归档时间

3.1文书档案在第二年上半年内归档。

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3.2产品和工作底图在设计完成并经领导审核批准后，投入生产前正式归档。

3.3科研文件材料在科研成果鉴定后一周内归档。

3.4基建项目在竣工验攻后一个月内归档。

3.5新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时必须会同档案管理人员进行技术资料核

对登记，于竣工后连同试验记录等文件材料整理立卷归档。

3.6各项管理工作中形成的文件材料'在翌年上半年内，将应当归档的文件材料组成保

管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

（3.1-3.6项目，如果单位没有上述档案的若干项，可不将其列入制度之中）

4.归档份数

4.1各类文件材料一般归档一式一份。

4.2重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

5.1重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

5.2上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。

5.3上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

5.4未经会议讨论和领导审阅的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重

要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字

的最后定稿除外）。

5.5从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5.6参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

5.7非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

5.8下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料.

6.单位的档案部门要对本单位文件材料的形成积累、整理和归档工作进行指导、监督和

检查。

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十七、档案管理实施细则

1.总则

1.1为了加强本单位档案业务，进一步提高档案管理水平，根据国家档案部门有关档案

管理的规定，制订本细则。

1.2档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括各项管理规章制度

标准、记录，教育培训，财务管理、产品生产、经营项目、设施设备、维修改造等各项服务

活动中形成的档案。

1.3档案工作是本单位各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、权益却历史面貌

的一项工作。

1.4本单位档案工作实行集中统一管理。

2.档案管理体制

2.1本单位成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本单位档案工作；配备档案

员一人，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。

2.2档案员必须忠于职守，具备中专以上文化程度,熟悉档案管理知识，有档案管理工作

经验。

2.3综合档案室由本单位主管行政工作的领导分管，并由主管领导实行监督。

2.4各部门应指定本部门档案管理人员，负责本部门形成的文件材料的、整理和归档工

作，并向档案室移交需公司归档的档案。

3.文件材料的形成与归档

3.1凡本单位在各项业务工作中形成的具备保存价值的文件材料都必须向档案室归档。

归档的具体范围：时间和要求按归档制度的规定执行。

3.2文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。

4.档案的管理

4.1本单位档案分为文书档案、基建档案、物业档案、业主档案、管理档案等。

4.2编制宗卷目录、卷内文件目录、专题目录及底图目录等档案检索工具：按《档案著

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录规则》进行档案室著录工作。

4.3档案鉴定。根据上级档案部门有关规定编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、

长期和短期三种。

档案鉴定分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后，对保管期满档案的存

毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

4.4建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次，档案

利用效果、编研情况进行统计、统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

4.5档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、

防尘、防虫等工作。

4.5.1档案放存应有铁制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。

4.5.2对照片、胶片、磁带、光碟等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行修补和

复制。

4.5.3定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符；对破损档案及时

进行修补和复制。

4.6档案管理现代化

4.6.1档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分，应列入本单位现代化管理的

整体计划。

4.6.2.逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办

公自动化等现代化管理手段。

5.开发档案信息

5.1在本单位内部实行档案开架阅览。

5.2在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

5.3开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

5.4在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

5.5积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，本单位应给予表扬和奖励。

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6.附则

本细则根据工作需要可进行补充。

十八、参观接待制度

为使接待工作有章可循、有条不紊，规范对同行业业务关系单位部门来访参观接待，特

制定本程序。

1.公司或管理处工作人员接到要求参观的信息后，应问清情况，做好记录，并填写《参

观接待计划表》报行政人事部经理或管理处经理审批；重要的来访经总经理批准后，由公司

行政人事部或管理处客户服务部根据审批意见，通知有关部门人员作好接待准备工作。

2.总公司组成的参观团体，由管理处经理、相应部门主管或部门负责人接待陪同。需根

据公司领导要求布置欢迎牌、设贵宾签到处，备茶水、糖果、烟等及其他物品，并做好摄制

安排。

3.陪同参观人员应做好迎送工作及参观活动中的引导工作，并向来访客人做芍关公司业

务的宣传，回答来宾的提问。

4.在客人参观期间，管理处工作应注意公司文件费料的保密工作，不得随意将公司资料

提供给客人翻阅、复印或带走。客人在参观期间，未经允许不得摄影、摄像。

5.确因业务需要，管理人员应征得参观审批权人同意后，方可同客人摄像、摄影或查阅、

复印、带走公司资料。

6.各部门接待人员应热情、有礼地做好接待工作。

7.附：《参观接待计划表》、《参观意见及建议薄》

十九、办公区域环境卫生的管理制度

（一）办公区域环境卫生的规定

1.所有员工有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生，并有权指责批评任何违

反公德的行为（包括：办公区域内环境卫生、个人桌面的整洁、个人办公座位的周围

环境整洁，地面清洁等）；

2.员工应保持桌面清洁和桌面摆放物品的整齐美观，桌面只能摆放文件夹、笔筒、台历、

电话，不得摆放与工作无关的物品，不得摆放食品等杂物；

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3.员工离开办公桌前应整理办公桌面，椅子归位，关上抽屉，关闭电脑，方可离开；

4.员工不得将重要文件放在桌面，看过后应锁进抽屉；

5.不得在办公区域的通道处摆放物品，阻碍通行；

6.使用完后的办公用品应放回原处，报纸看完后放回报架；

7.员工必须保持办公区域的卫生，不得随意乱扔杂物，不得将任何物品往楼二扔。

（二）员工的行为要求

1.员工不得在上班时间聊天、大声喧哗、打闹、影响别人工作；

2.上班时间员工不得在办公区内吃东西，包括口香糖、饮料及所有食物；

3.员工不得在办公区内化妆；

4.员工不得在工作时间阅读与工作无关的报刊；

5.员工不得在其他办公区域乱串，不得带领与工作无关的人员进入公司；

6.员工必须在吸烟区内吸烟，任何时候都不得在办公区域内吸烟；

7.员工在进入办公区域前请擦净鞋底，注意不要将水渍、污物带进办公区域；

8,员工的雨伞应按公司耍求统一放在伞架上，不允许将湿伞带进办公区域；

9.隔离板上不许粘贴图画、饰物等与工作无关的物品。与工作有关的资料、纸张只能用

透明胶粘贴，严禁用图钉、铁钉等固定。

10.违反以上规定者，公司将视具体情况处以20元—500元的罚款，严重违反规定的公司

将予以解除劳动合同。

（三）接待区域的管理规定

1、不允许员工在接待区就餐，放置食物，乱丢垃圾；

2、严禁在接待区长时间打电话或长时间接听电话；

3、除会客外，严禁非接待区员工在接待会客区就坐；

4、严禁在接待区吸烟；

5、不得损坏或擅自拿走接待台公共物品；

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6、违反以上规定者视情节扣款20400元，经批评教育仍不改正者，一律从严从重处罚

并公司范围内通报批评。

二十、使用电话管理制度

（-）接、转电话的基本职责

1.坚守岗位，接、转电话做到准确、迅速；

2.接电话要简练、清晰，回话礼貌、耐心；

3.严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄露机密；

4.每天检查线路设备的完好状态，发现故障无法排除应及时报告工程部进行终修，及时

保证线路畅通。

（二）接、打电话的规范用语

1.电话铃响三声内接听，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。

2.接通电话后先问好，再报公司名“您好！仁和物业！”。

3.然后可问“请问您找谁？”或让对方发言“我找某某”。

4.某某如果是你本人，回答“我就是”。

5.某某如果不是你本人，但在不远处，回答“请您稍等。”

6.某某不是你本人，且一时找不到他，应答“对不起！他不在。”问清对方姓名，问

他是不是等一会再打过来，或留下电话等那人回来再回电给他。

7.如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，可回答“他出去了”，切不可说“他

在总经理处，”或“他到某某公司去了”。

8.挂电话时，要等对方先挂。

9.打电话到外公司，通话不要过长，也不宜先挂断电话。

10.中途有其他电话铃响，要跟对方说“对不起，请稍等”。然后根据重要性决定接哪个

电话，挂断另一个电话时说“对不起，我正在接听一个很