部门印章管理制度

部门印章管理制度一、总则印章，作为部门对外行使职权、对内进行管理的重要凭证与象征，其管理的规范与严谨，直接关系到部门各项工作的正常运转及整体利益。为确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护部门良好声誉与正当权益，特制定本制度。本制度所指印章，包括部门正式印章、专用印章（如财务专用章、合同专用章等，若有）及部门负责人名章。凡涉及本部门印章的刻制、启用、保管、使用、登记、废止及遗失处理等相关活动，均须严格遵守本制度规定。印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印、专人保管、安全第一”的原则。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章的刻制1.部门正式印章的刻制，须由部门根据工作需要提出申请，经上级主管单位批准后，由指定专人到公安机关认可的正规刻章单位办理。2.专用印章的刻制，需由相关业务负责人提出申请，经部门负责人批准后，按上述正规程序办理。3.严禁任何单位或个人未经批准私自刻制、伪造、变造部门印章。（二）印章的启用1.新印章刻制完成后，应及时办理启用手续。由保管人对印章印模进行留存备案，并由部门负责人签字确认后，方可正式启用。2.启用新印章时，可根据需要发布启用通知，明确启用日期及相关注意事项。（三）印章的废止1.因机构调整、名称变更、印章损坏或其他原因不再使用的印章，应及时办理废止手续。2.废止印章由原保管人负责收回，登记造册后，由部门负责人监督，采取封存或销毁等方式妥善处理，并做好记录备查。严禁个人私自留存或处理废止印章。三、印章的保管1.部门印章实行专人保管制度。正式印章一般由部门指定的专人（通常为部门综合管理人员或负责人指定人员）负责保管；专用印章由相关业务岗位负责人或其指定专人保管；部门负责人名章由负责人本人或其授权专人保管。2.印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。3.印章应存放在安全、保密的地方（如带锁的抽屉或保险柜），不得随意放置或交他人代管。保管人离开工作岗位时，必须将印章锁好。4.印章保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理印章交接手续，填写交接记录，由部门负责人监交，确保交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）用印范围印章使用必须严格限定在其职责和授权范围内。凡以部门名义发出的公文、函件、协议、合同、报表、证明、介绍信等具有法律效力或重要管理意义的文件材料，方可使用相应印章。（二）用印审批1.使用部门正式印章，须经部门负责人批准。重要文件或涉及重大事项的用印，须报请上级主管领导审批。2.使用专用印章，须经相关业务负责人审核，部门负责人批准（或按专项规定执行）。3.用印前，审批人及用印人应仔细核对文件内容与用印事项是否相符，文件内容是否真实、合法、完整，审批手续是否齐全。（三）用印要求1.印章使用应做到“当面用印、人离章收”。用印时，保管人应亲自操作，不得由他人代为用印（经授权的特殊情况除外，但须严格控制并记录）。2.印章印迹应清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），做到“骑年盖月”或“盖在单位名称和日期上”。3.严禁在空白纸张、介绍信、合同等载体上预先加盖印章。如确因特殊情况需要，须经部门最高负责人特批，并严格控制份数和使用范围，用后及时核销。4.对外签订的合同、协议等重要法律文件，在用印前必须经过合规性审查，确保条款严谨、权责清晰。5.对不符合用印规定、审批手续不全或文件内容有疑问的，印章保管人有权拒绝用印，并及时向部门负责人报告。五、用印登记与存档1.建立健全用印登记制度。每次用印均需在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门/人员、用印事由、文件名称及编号、份数、批准人、用印人等信息，并由用印人签字确认。2.《印章使用登记簿》应妥善保管，定期整理，作为重要档案资料存档备查。保存期限参照部门档案管理规定执行。3.用印文件的正本或副本（复印件），应根据需要由相关部门或档案管理人员存档。六、印章的遗失与处理1.印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向部门负责人报告，并迅速采取补救措施，包括但不限于向公安机关报案、发布遗失声明等，以最大限度降低可能造成的损失和风险。2.部门负责人接到报告后，应立即组织调查，并根据情况向上级主管单位汇报。同时，按照规定程序申请重新刻制印章。七、责任追究1.所有相关人员必须严格遵守本制度规定，认真履行各自职责。2.对严格执行本制度、在印章管理工作中表现突出的，可给予适当表扬或奖励。3.对违反本制度规定，造成印章滥用、遗失、被盗或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究