内控学校合同管理制度

内控学校合同管理制度一、总则在当前教育改革不断深化、办学自主权逐步扩大的背景下，学校对外经济交往与合作日益频繁，合同作为明确双方权利义务、规范行为边界的法律文件，其重要性不言而喻。为进一步加强学校内部管理，健全内控机制，有效防范和化解合同风险，保障学校资产安全与合法权益，促进各项事业健康、有序、可持续发展，依据国家相关法律法规及上级主管部门要求，结合本校实际，特制定本制度。本制度所称合同，是指学校在开展教学、科研、行政管理、后勤服务、基本建设、物资采购等各项活动中，与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。学校各类对外合作、承诺、权利义务的设定，凡涉及经济利益或法律责任的，均应纳入本制度管理范畴。本制度的制定与实施，旨在通过建立权责清晰、流程规范、审查严格、监管到位的合同管理体系，确保学校合同行为的合法性、合规性与效益性，从源头上预防和减少合同纠纷，维护学校正常的教学、科研和管理秩序。二、合同管理机构与职责学校合同管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、全程监控”的原则。学校层面，应明确一位校领导分管合同管理工作，对学校重大合同事项进行决策和审批。可根据实际情况设立由校领导、财务、审计、法务（或聘请的法律顾问）、监察以及相关业务部门负责人组成的合同管理领导小组，负责统筹、协调与指导学校各类合同的管理工作，审议重大合同事项，研究解决合同管理中的重大问题。归口管理部门，通常为学校办公室或法务部门（若设有），作为合同管理的综合协调机构，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和政策，制定和完善学校合同管理规章制度及标准文本；2.负责学校合同的统一编号、登记、备案；3.组织或参与学校重大合同的谈判、起草与审查工作；4.对各部门合同管理工作进行业务指导和监督检查；5.负责合同专用章的保管和使用管理；6.组织合同管理业务培训，建立合同管理档案。业务承办部门，是合同订立、履行和管理的直接责任主体，应对合同立项的必要性、可行性、对方当事人的资质信誉、合同内容的真实性、合法性、合规性及完整性负责。其主要职责包括：1.负责合同项目的可行性研究与论证，发起合同立项；2.负责对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉等进行调查和核实；3.负责合同的初步谈判、文本起草（或根据对方文本提出修改意见）；4.按照规定流程办理合同审查、审批手续；5.负责合同的履行，跟踪合同履行情况，及时处理履行中出现的问题；6.合同履行完毕后，负责办理结算、归档等事宜；7.参与合同纠纷的处理。财务部门，负责对合同中涉及经费预算、支付方式、结算方式等财务条款的合规性、合理性进行审查，对合同履行过程中的资金收付进行审核与监控。审计部门，负责对合同管理的全过程进行内部审计监督，特别是对重大合同的经济性、合规性进行审计评价。法务部门或法律顾问，负责对合同的合法性、合规性、严谨性进行审查，提供法律意见，参与重大合同谈判和纠纷处理，必要时代理学校进行诉讼或仲裁。三、合同的订立合同的订立是合同管理的起始环节，也是风险控制的关键节点。合同的发起与策划：业务承办部门应根据学校发展规划和年度工作计划，对确需订立合同的事项进行充分论证，明确合同目的、主要内容、预算安排等。对于重大或复杂的合同项目，应进行可行性研究论证。合同相对方的资格审查：业务承办部门必须对合同相对方的主体资格（如营业执照、事业单位法人证书、资质证书等）、授权代表的身份证明及授权委托书、履约能力（如财务状况、业绩情况）、商业信誉等进行严格审查，必要时可要求对方提供担保，并留存相关证明文件复印件。合同的谈判与起草：合同谈判应坚持平等互利、协商一致的原则。对于学校常用或标准合同，应优先使用国家或学校制定的标准合同文本。合同文本的起草应力求内容完整、条款明确、权责清晰、用语规范。合同一般应包含以下主要条款：当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。涉及知识产权、保密义务的，应明确相关条款。合同的审查与审批：合同在正式签订前，必须履行严格的审查审批程序。1.承办部门内部审核：承办部门负责人对合同文本的真实性、可行性、完整性进行审核。2.归口管理部门审核：对合同的规范性、程序性进行审核。3.财务部门审核：对合同的经费来源、支付方式等财务事项进行审核。4.法务部门或法律顾问审核：对合同的合法性、合规性、风险点进行审查，提出法律意见。5.审批：根据合同的性质、金额及重要程度，按照学校规定的审批权限，报相应层级的领导审批。重大合同须经合同管理领导小组审议或校长办公会（党委会）研究决定。审查过程中，相关部门应在规定时限内出具明确的审查意见。对审查中提出的修改意见，承办部门应与合同相对方协商修改完善。未经审查或审查未通过的合同，不得签订。合同的签订：合同经审查审批通过后，由学校法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理应采用书面形式，明确授权范围和权限。合同文本应使用不易褪色的墨水书写或打印，一式多份，份数根据实际需要确定，一般应有正本和副本。合同签订时，应加盖学校合同专用章。严禁在空白合同或主要条款未确定的合同上签字盖章。四、合同的履行、变更与解除合同的履行是实现合同目的的核心环节。合同的履行：合同生效后，承办部门应严格按照合同约定全面履行义务，同时督促对方当事人履行合同义务。在合同履行过程中，应做好履行记录，收集和保存相关凭证（如送货单、验收单、付款凭证、往来函件等）。财务部门应根据合同约定和履行情况办理款项支付。合同履行的监控：承办部门应指定专人负责跟踪合同履行情况，定期对合同履行的进度、质量、资金支付等进行检查，发现问题及时处理并向分管领导和归口管理部门报告。对于重大合同或履行周期较长的合同，应建立定期报告制度。合同的变更与解除：在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，承办部门应与对方当事人协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审查审批程序办理。如对方当事人提出变更或解除合同要求，承办部门应及时评估对学校的影响，并按程序报批后再行答复。合同纠纷的处理：发生合同纠纷时，承办部门应及时采取措施防止损失扩大，并立即向分管领导和归口管理部门报告，同时收集、整理相关证据材料。纠纷处理应优先通过协商或调解解决；协商或调解不成的，应在法定时效内，根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），在法务部门或法律顾问的指导下依法维护学校权益。五、合同的档案管理合同档案是合同从订立到终止全过程的原始记录，是学校重要的法律和管理凭证。合同档案的范围：包括合同立项论证材料、对方当事人资质证明、合同文本（含附件、补充协议）、审查审批文件、谈判记录、签约授权委托书、履行过程中的往来函件、履约凭证、验收报告、结算凭证、变更解除协议、纠纷处理材料等。合同档案的整理与归档：合同履行完毕或终止后，承办部门应将全部合同资料收集齐全，整理成册，在规定时限内移交归口管理部门归档。归口管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记、保管，确保档案的完整、安全和可查阅。合同档案的保管期限应符合国家档案管理规定。合同档案的利用：查阅、复制合同档案须经归口管理部门负责人批准，并办理登记手续。严禁涂改、抽换、损毁、丢失合同档案。六、责任追究对于在合同管理工作中违反本制度规定，造成学校经济损失或不良影响的，学校将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。对于在合同