福建师范大学仪器设备管理办法

福建师范大学仪器设备管理办法为进一步规范学校仪器设备管理，提升仪器设备使用效益，保障教学、科研、行政管理等各项工作有序开展，根据《行政事业单位国有资产管理办法》《高等学校仪器设备管理办法》《福建省省级行政事业单位国有资产处置管理办法》等国家、省相关法律法规及政策规定，结合学校实际，制定本办法。本办法所称仪器设备，是指单位价值在1000元以上（其中专用设备单位价值在1500元以上）、使用期限超过1年，在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括通用设备、专用设备、特种设备、管控类设备等；单位价值虽未达到前述标准，但耐用时间在1年以上的大批同类物资（如批量采购的实验台、办公家具、学生实训器材等），统一纳入仪器设备范畴管理。凡使用学校财政资金、科研经费、社会捐赠资金、专项建设资金等各类经费购置，以及接受捐赠、调拨、置换等方式取得、权属归学校所有的仪器设备，均适用本办法。学校仪器设备管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人、物尽其用”的原则，覆盖仪器设备申购、采购、验收、入账、使用、维护、调剂、处置全生命周期管理，核心目标是保障资产安全完整、提升使用效益、避免闲置浪费。一、管理机构与职责学校建立校级、二级单位、使用人三级管理体系，明确各层级权责边界，确保管理责任落实到位。1.校级职能部门职责（1）国有资产管理处（以下简称国资处）是全校仪器设备归口管理职能部门，主要负责：贯彻落实国家、省及学校国有资产管理相关政策，制定修订全校仪器设备管理规章制度并组织实施；统筹全校仪器设备资产台账建设、产权登记、统计上报、信息公示工作；负责全校仪器设备闲置调剂、报废处置、损失赔偿认定、共享平台建设工作；组织开展全校仪器设备年度清查、使用效益考核工作；指导、监督各二级单位仪器设备管理，定期组织各单位仪器设备管理员开展业务培训。（2）实验室与设备管理处（以下简称实管处）主要负责：教学科研类仪器设备的申购论证、大型仪器设备使用绩效考核、实验类仪器设备安全管理指导工作；牵头组织单价50万元以上大型教学科研仪器设备的购置论证、进口产品论证工作；配合国资处开展教学科研类仪器设备的清查、调剂、考核工作。（3）采购与招投标管理中心主要负责：纳入政府采购及学校采购范畴的仪器设备采购组织工作，根据审批通过的申购申请、技术参数，按政府采购规定流程开展采购活动，负责采购合同签订、供应商履约协调、退换货及售后纠纷处理。（4）财务处主要负责：仪器设备购置经费的合规性审核、入账核算、处置收入上缴管理，对未完成资产入账登记的仪器设备采购申请不予报销。（5）后勤管理处负责后勤保障类仪器设备（含水电运维设备、食堂餐厨设备、物业保洁设备、校园安防设备等）的申购论证、日常运维、安全管理工作，配合国资处开展相关设备的清查、调剂、处置工作。（6）保卫处、科研处等部门按各自职能，负责放射源类、易制毒管控类、特种设备等特殊仪器设备的准入审核、安全监督、校外报备工作。2.二级单位职责各学院、部处、直属科研机构是仪器设备使用管理的责任主体，单位行政主要负责人为仪器设备管理第一责任人。各单位需指定1-2名专职或兼职仪器设备管理员，具体承担本单位仪器设备的申购初审、验收组织、台账更新、日常维护、使用记录归集、年度盘点、报废初审、安全检查等工作。各单位需结合本单位实际制定细化的仪器设备管理细则，明确管理员、使用人责任，定期开展设备安全检查、操作培训，保障设备正常运行。3.使用人职责仪器设备实际使用人为直接责任人，需严格遵守设备操作规程，使用前主动参加操作培训考核，考核合格后方可独立操作；按要求填写设备使用记录，发现故障、安全隐患第一时间上报单位管理员，不得私自拆解、改装、转借设备；因工作调动、离职、退休等情况离岗时，需配合完成名下所属设备的移交工作。二、申购与采购管理仪器设备申购需坚持“需求导向、避免重复、优先调剂”的原则，确需新增的设备需先在校内闲置设备池中检索，无符合需求的闲置设备方可提交采购申请。1.申购论证要求（1）单价5万元以下的常规通用设备（如计算机、打印机、办公家具等），由申购单位结合实际需求提交申请，说明经费来源、用途，经单位负责人签字确认后报相关职能部门审核。（2）单价5万元以上、10万元以下的专用设备，由二级单位组织3名以上中级及以上职称同领域专家开展论证，重点论证需求必要性、参数合理性、配套条件落实情况，形成论证报告报实管处、国资处审核。（3）单价10万元及以上的大型仪器设备，需严格履行论证程序：单价10万-50万元的，由二级单位牵头组织校内外专家论证，实管处、国资处派员参与；单价50万元及以上的，由实管处牵头组织5名以上校内外同领域专家开展论证，论证内容包括：现有同类设备使用情况（现有设备年使用率需达到80%以上方可新增同类设备）、需求必要性、技术参数先进性与适用性、场地水电通风等配套条件落实情况、运维经费保障、预期使用效益（教学类设备年预期使用机时不低于400小时，科研类设备年预期使用机时不低于300小时）、共享方案等，论证通过后方可提交采购申请。（4）进口设备、特种设备、管控类设备（含放射源设备、高压类设备、易制毒相关实验设备等）需额外开展专项论证，进口设备需按省财政厅要求提交进口产品论证报告，报省财政厅审批后方可采购；特种设备、管控类设备需报相关监管部门审核准入，明确安全防护、运维管理要求后方可采购。2.采购流程申购申请及论证材料经国资处、财务处审核确认经费落实、符合采购要求后，移交采购与招投标管理中心按政府采购、学校采购相关规定组织采购。采购过程中申购单位不得随意变更技术参数、采购需求，确需调整的需提交书面申请，报国资处、采购中心共同审批。进口设备采购需由采购中心牵头办理进口审批、报关、免税等手续，产生的相关费用纳入采购预算。三、验收与入账管理仪器设备到货后需严格履行验收程序，未经验收或验收不合格的设备不得投入使用，不得办理报销入账。1.验收时限要求常规设备需在到货后7个工作日内完成验收；大型仪器设备可适当延长验收时限，最长不超过30个工作日；进口设备需在合同约定的索赔期届满前15个工作日完成验收，避免超过索赔期造成经济损失。因申购单位逾期未组织验收导致设备质量问题无法索赔、超过质保期无法享受免费售后的，损失由申购单位及相关责任人承担。2.验收组织要求（1）单价5万元以下的设备，由申购单位组织验收，验收小组由单位管理员、使用人、单位纪检监督员组成，共同核对设备信息。（2）单价5万-10万元的设备，由二级单位牵头组织验收，国资处、对应职能部门（实管处或后勤处）派员参与验收。（3）单价10万元及以上的大型设备、特种设备、管控类设备，由实管处或后勤处牵头组织验收，国资处、采购中心、申购单位、3名以上同领域专家共同参与验收，特种设备需邀请市场监管部门派员到场核验，管控类设备需邀请保卫处、科研处及对应监管部门参与验收。3.验收内容验收小组需逐项核对以下内容：一是外观核验，检查设备包装是否完好，有无磕碰、锈蚀、受潮等情况；二是信息核对，对照采购合同核对设备型号、规格、数量、配件、说明书、合格证、保修卡等资料是否与约定一致；三是性能测试，按合同约定的技术参数逐项开展功能测试，大型仪器设备需开展不少于7天的试运行，记录运行数据，确认设备性能符合要求。验收合格的，由所有验收人员共同签字确认《福建师范大学仪器设备验收单》；验收不合格的，验收小组需出具书面整改意见，由采购中心联系供应商在约定时限内完成整改、退换货，整改完成后重新组织验收。4.入账管理验收合格后，申购单位需在10个工作日内持采购合同、发票、验收单、论证报告（大型设备）到国资处办理资产入账登记，由国资处打印统一的资产标签，由申购单位负责将标签粘贴在设备醒目位置，做到“一物一卡、账卡对应”。完成资产登记后，申购单位方可持相关材料到财务处办理报销手续。接受捐赠、调拨的仪器设备，需按同等流程完成验收、价值评估（或按捐赠方提供的凭证确认价值）、入账登记。四、使用与维护管理各二级单位需建立健全仪器设备使用、维护管理制度，保障设备完好率，提升使用效益。1.日常使用管理（1）各单位需针对单价10万元以上设备、特种设备、管控类设备制定专门的操作规程，在设备存放地点醒目位置张贴，明确操作要求、安全注意事项、应急处置流程。此类设备需指定专人负责操作，使用人需经过培训考核合格后方可独立操作，严禁无证上岗、违规操作。（2）建立设备使用登记制度，单价10万元以上的设备需逐次记录使用时间、使用人、使用内容、运行状态，记录留存期限不少于3年，作为设备使用效益考核的核心依据。（3）仪器设备原则上不得带出校园，确因教学科研、对外服务需要校外使用的，使用人需填写《福建师范大学仪器设备校外使用审批表》，说明使用事由、使用期限、校外存放地点、安全保障措施，经二级单位负责人签字、国资处审批备案后方可带出，使用结束返校后第一时间报单位管理员核验设备完好情况。任何单位和个人不得私自转借、转租学校仪器设备，严禁利用学校仪器设备开展营利性活动。（4）仪器设备确需改装、升级的，使用单位需提交改装方案，说明改装原因、改装内容、费用来源、预期效果，报国资处、实管处审核通过后方可实施，特种设备改装需额外报市场监管部门审批，不得私自改装设备。2.维护保养管理各单位需制定仪器设备定期维护保养计划：常规设备每季度开展一次保养，重点做好清洁、除尘、固件检查；大型设备每月开展一次专业保养，由设备管理员或厂家售后人员开展性能检测、耗材更换；特种设备需按监管部门要求定期开展校验、检定，校验报告留存归档，未经校验或校验不合格的特种设备不得投入使用。设备出现故障的，使用人需第一时间上报单位管理员，及时安排维修，维修费用从单位运维经费或对应科研项目经费列支，单次维修费用超过1万元的需报国资处审核。各单位需每年预留不低于设备总值2%的经费作为设备运维经费，保障设备正常运行。3.共享共用管理学校搭建全校统一的大型仪器设备共享平台，所有单价20万元及以上的教学科研仪器设备需全部纳入共享平台，向全校师生开放，具备条件的需向社会、企事业单位开放。共享服务实行有偿使用，收费标准由实管处、财务处、国资处共同制定，公开公示，收费收入全额上缴学校财务，实行收支两条线，主要用于共享设备的运维、耗材采购、操作人员劳务补助。国资处、实管处每年对大型设备共享使用效益开展考核，考核内容包括年使用机时、服务校内用户数量、服务科研项目数量、对外服务收入等，考核结果与单位后续设备采购经费分配挂钩，考核优秀的单位给予10%-20%的采购经费奖励，考核不合格、年使用机时未达到预期值60%的设备，学校有权收回统筹调配使用。五、清查与变动管理1.定期清查学校每年组织一次全校仪器设备全面清查，由国资处牵头，各二级单位具体实施，重点核查账实一致性、设备使用状态、存放地点、责任人信息，清查结果需形成书面报告报国资处。对盘盈的仪器设备，需按公允价值补登入账；对盘亏的设备，需说明原因，分清责任，按规定流程处置。各单位每季度需自行开展一次账实核对，确保本单位台账与学校总账一致，账实相符率需达到100%。2.调剂管理对闲置超过6个月的仪器设备，二级单位需主动上报国资处，由国资处发布闲置设备调剂信息，校内其他单位有需求的可申请无偿调剂，调剂双方填写《福建师范大学仪器设备调剂审批表》，经双方单位负责人签字、国资处审批后办理资产划转手续。对隐瞒闲置设备、拒不配合调剂的单位，学校暂停其同类设备新增采购申请。3.信息变动管理仪器设备责任人因工作调动、离职、退休等情况离岗的，需在办理离校手续前完成名下设备的移交工作，由单位管理员核验设备完好、资料齐全后签字确认，报国资处更新责任人信息，未完成设备移交的，人事部门不予办理离校手续。设备存放地点发生变动的，单位管理员需在3个工作日内更新台账信息，报国资处备案。六、报废与处置管理1.报废条件符合下列条件之一的仪器设备可申请报废：（1）达到规定使用年限（通用设备使用年限6年，专用设备使用年限8年，特种设备按监管规定执行），主要性能老化，无法满足使用要求，无维修价值；（2）严重损坏，无法修复或单次维修费用达到新购置价格50%以上；（3）技术落后，能耗高、效率低，不符合国家环保、能耗标准，属于国家明令淘汰产品；（4）存在重大安全隐患，无法改造或改造成本过高；（5）因学科调整、实验技术升级等原因不再使用，且无法调剂。2.报废流程（1）申请：使用人提交报废申请，填写《福建师范大学仪器设备报废审批表》，说明报废原因，附维修记录、校验不合格报告等佐证材料。（2）技术鉴定：单价5万元以下的设备由二级单位组织3名以上中级及以上职称技术人员开展鉴定；单价5万-10万元的设备报国资处、实管处组织鉴定；单价10万元及以上的设备由国资处牵头组织校内外专家鉴定；特种设备、管控类设备需额外报对应监管部门出具报废意见。（3）审批：单价10万元以下且批量报废总价50万元以下的，由国资处审批；单价10万元及以上或批量报废总价50万元以上的，由国资处审核后报校长办公会审批；属于省级统筹管理的国有资产，按规定报省财政厅审批。（4）处置：审批通过后，由国资处统一组织报废处置，严格按照国有资产处置规定，通过公开拍卖、竞价等方式选择有资质的机构开展处置，处置收入全额上缴学校财务，任何单