航空运输企业安全档案管理制度

航空运输企业安全档案管理制度第一章总则第一条为规范航空运输企业安全档案管理工作，确保安全信息的完整性、准确性、系统性和安全性，依据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《中国民用航空安全信息管理规定》以及中国民用航空局（以下简称“民航局”）相关咨询通告和行业标准，结合本企业实际运行情况，制定本制度。本制度旨在通过科学、规范的安全档案管理，为事故调查、事件分析、安全监督、风险评估及持续改进提供可靠的数据支持和法律依据。第二条本制度所称安全档案，是指企业在航空运行、维修、地面保障、训练、安保等安全生产活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的历史记录。安全档案是企业安全管理体系（SMS）的重要组成部分，是证明企业履行安全生产主体责任的关键证据。第三条本制度适用于企业各部门、分公司、子公司及驻外办事处等所有与安全生产相关的单位。所有从业人员必须严格遵守本制度规定，履行安全档案形成、积累、归档和保管的职责。第四条安全档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程覆盖、规范归档、安全保密、便捷利用”的原则。实行档案管理责任制，部门负责人为档案管理的第一责任人，并设立专职或兼职档案管理人员，确保档案工作与安全工作同步规划、同步实施、同步发展。第五条安全档案管理应当积极推进信息化建设，利用电子档案、云计算、大数据等现代信息技术，实现档案存储的数字化、检索的网络化和利用的智能化，提高档案管理效率和服务水平。同时，应当确保电子档案的法律效力和数据安全，满足适航规章对数据完整性和不可篡改性的要求。第二章管理机构与职责第六条企业设立安全监察部作为安全档案管理的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的安全档案工作。安全监察部的主要职责包括：（一）制定和修订安全档案管理规章制度及业务规范；（二）指导各部门开展安全文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（三）负责公司级核心安全档案的集中保管和提供利用；（四）组织实施安全档案信息化建设；（五）组织安全档案业务培训、学术交流和宣传教育；（六）定期组织对各部门安全档案管理工作的检查与考核。第七条各生产运行部门（如飞行部、维修工程部、运行控制部、地面服务部、客舱服务部、保卫部等）是安全档案形成的责任主体。各部门应指定专人担任部门档案员，负责本部门安全档案的日常管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行公司安全档案管理的各项规章制度；（二）负责本部门在安全生产活动中形成的文件材料的收集、整理、分类、编目和立卷；（三）按照规定时限向公司安全监察部或档案中心移交档案；（四）负责本部门档案的日常保管、借阅登记和安全保密工作；（五）协助开展安全事件调查时提供相关档案资料。第八条信息科技部负责为安全档案管理提供必要的技术支持，保障档案管理系统的硬件设施、网络环境和数据存储的安全稳定运行。负责电子档案数据的备份、恢复及防病毒工作，确保电子档案的长期可读性。第九条档案管理人员应当具备相应的专业知识和业务技能，经过档案业务和航空安全专业知识培训后方可上岗，并保持相对稳定。档案管理人员调动工作时，必须在办理完档案交接手续后方可离职。第三章安全档案的分类与归档范围第十条为确保安全管理的系统性和可追溯性，安全档案实行分类管理。根据航空运输企业的业务特点和安全管理体系要素，安全档案主要分为以下八大类：（一）安全政策与目标类档案主要包括：企业安全生产方针、年度安全目标、安全绩效考核方案、安全承诺书、安全生产责任书、安全管理体系手册（SMS手册）及其修订记录、安全管理机构设置及职责文件等。（二）风险管理类档案主要包括：危险源识别清单、风险评估报告、风险控制措施及实施记录、风险缓解方案、风险监控记录、系统安全性分析报告、变更管理（MOC）记录等。（三）安全培训与教育类档案主要包括：年度安全培训计划、培训大纲、培训课件、教材、签到表、考试试卷、成绩记录、培训效果评估报告、人员资质授权记录、复训记录、特殊岗位培训档案等。（四）运行控制与飞行安全类档案主要包括：飞行运行规范（SOP）、飞行计划、放行单、舱单、飞行记录本、驾驶舱语音记录器（CVR）译码分析报告、快速存取记录器（QAR）数据分析报告、飞行品质监控数据、机组排班表、飞行前/后讲评记录、运行不正常事件报告等。（五）维修工程与适航管理类档案主要包括：维修方案、维修大纲、最低设备清单（MEL）、适航指令（AD）执行记录、服务通告（SB）执行记录、工程技术指令（EO）、保留故障（DD）控制记录、维修记录本、部件履历本、无损检测报告、适航放行证书、维修人员执照管理档案、工具设备校准记录等。（六）事件调查与安全信息类档案主要包括：航空事故征候及以上事件的调查报告、原始调查笔录、现场勘查记录、照片/视频资料、证据分析报告、安全信息报告（包括自愿报告、强制报告、保密报告）、信息分析月报/季报/年报、安全预警信息等。（七）地面保障与安保类档案主要包括：地面保障操作规程、特种车辆维修保养记录、行李货物装卸交接记录、航空器监护记录、安检工作记录、空防安全方案、安保演练记录、威胁评估报告、背景调查记录等。（八）安全监督与审核类档案主要包括：内部安全审计计划、审计检查单、审计报告、不符合项/观察项报告、纠正措施及验证记录、外部审计（局方审计、第三方审计）报告、管理评审记录、安全监督检查记录等。第十一条归档范围的具体界定。凡是在上述活动中形成的，办理完毕的具有查考利用价值的各种载体的文件材料（纸质、电子、声像、实物等），均属归档范围。具体归档范围及保管期限详见附件《安全档案归档范围与保管期限表》。第十二条归档文件材料的质量要求。（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实准确，字迹清楚，符合归档要求。（二）文件材料应使用耐久性的书写材料（如碳素墨水、激光打印），禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水等易褪色材料，禁止在热敏纸上书写重要记录。（三）电子文件应采用符合国家标准的通用格式，如PDF、PDF/A、XML、JPEG等，确保其长期可读。电子文件在归档前应进行病毒查杀和真实性、完整性、有效性检测。（四）外文材料应附有中文译本。（五）声像材料应注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等要素，并单独存放，配以文字说明。第四章档案收集与整理规范第十三条档案收集实行“平时归卷”制度。各部门档案员应随时掌握本部门安全文件材料的形成情况，在文件材料办理完毕后及时收集整理，做到“随办随归”，防止文件材料散失。第十四条对于重大飞行事故、严重事故征候等关键安全事件的档案，安全监察部应在事件调查结束后10个工作日内，组织相关部门将所有相关材料（包括录音、录像、数据链路打印件等）集中收集，按照“一事一卷”的原则进行整理归档，确保档案的完整性和关联性。第十五条档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。整理工作一般包括分类、排列、编号、编目、装订等工序。第十六条整理方法。（一）分类：按照本制度第三章规定的类别进行分类。（二）排列：将归档材料按时间顺序或重要程度排列。批复应在请示之后，正件应在附件之后，印件应在定稿之后。（三）页号编写：对装订成卷的档案材料，应逐页编写页号，页号位置在每页材料的非装订线一侧的右上角。（四）卷内目录：每一卷档案必须编制卷内目录，内容包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等。（五）备考表：每一卷档案应附备考表，说明卷内文件材料的状况（如缺损、修改等情况），并填写立卷人、立卷日期。（六）装订：档案材料应去除金属物，使用线装或不锈钢订书钉装订，做到整齐、牢固，不掉页、不压字。第十七条电子档案的整理。电子档案应按照物理存储结构进行逻辑组织，建立相应的目录树和元数据数据库。元数据应包括题名、责任者、时间、格式、大小、关联纸质档案档号等，确保电子档案与其纸质档案或其他载体档案的关联性。第五章档案立卷与归档流程第十八条归档时间。（一）年度工作计划、总结、统计报表等综合性文件材料，应在次年第一季度内归档。（二）飞行运行、维修工程、地面保障等日常运行记录，实行按月或按季度归档，最迟不得超过次季度首月15日。（三）安全审计、事件调查、风险评估等专项活动文件材料，应在活动结束或报告批准后一个月内归档。（四）航空器适航指令、服务通告等技术文件，应在执行完毕并确认关闭后一周内归档。（五）电子档案应随同纸质档案同步归档，确因特殊原因无法同步的，最迟不得超过纸质档案归档后30个工作日。第十九条归档手续。（一）部门档案员对整理完毕的案卷进行质量自检，确认符合要求后，填写《档案移交清册》。（二）移交档案时，交接双方必须当面清点核对，并在移交清册上签字盖章。移交清册一式两份，交接双方各执一份存查。（三）对不符合归档要求的案卷，接收部门有权退回移交部门限期整改。第二十条归档数量。凡需归档的文件材料，一般归档一份。重要的、利用频繁的和有专门利用需求的文件材料，可适当增加归档份数。电子档案必须实行双套制备份（在线备份和离线备份）。第二十一条跨部门档案的处理。涉及两个或两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门负责归档，协办部门负责保存相关的复制件或电子副本。若发生争议，由公司安全监察部裁决。第六章档案保管与存储保护第二十二条档案保管实行“集中统一管理”与“部门分级保管”相结合的模式。公司级核心安全档案（如事故调查档案、SMS手册、审计报告等）由安全监察部档案室集中保管；各部门日常产生的运行记录、维修记录等专业性较强的档案，经公司批准后，可由各部门档案室按规定保管，并接受公司安全监察部的监督指导。第二十三条档案库房（含电子档案服务器机房）的建设与管理应符合国家《档案馆建筑设计规范》和《电子信息系统机房设计规范》的要求。（一）档案库房应实行“三分开”，即档案库房、阅览室、办公室分开。（二）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。（三）库房内应配备温湿度控制设备，温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日定时记录温湿度，并采取措施进行调节。（四）库房内应安装火灾自动报警系统和气体灭火系统，严禁使用水喷淋灭火装置。（五）档案柜架应采用符合国家标准的金属柜架，并对不同类别的档案实行分区、分类存放。第二十四条电子档案存储安全。（一）建立电子档案备份制度。实行“3-2-1”备份策略，即至少保留3份数据副本，存储在2种不同的存储介质上，其中1份异地保存。（二）离线备份介质（如磁带、光盘、移动硬盘）应每三年进行一次抽样读取检查，确认数据可读，必要时进行转存。（三）电子档案管理系统应具备身份认证、访问控制、操作审计、痕迹管理、防篡改等功能。严禁在非涉密计算机上处理、存储涉密安全档案。（四）对于涉及航空器运行数据的QAR、CVR等原始数据，应采取物理隔离或逻辑隔离措施，严格限制访问权限。第二十五条档案鉴定与销毁。（一）对于已到保管期限的档案，由档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。（二）严禁擅自销毁安全档案。销毁档案必须严格履行审批手续，由鉴定小组提出销毁意见，报公司分管安全领导批准后方可销毁。（三）销毁档案时，应由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁将档案卖给废品收购站或作为废纸处理。电子档案的销毁应采取符合信息安全标准的彻底清除方式（如低级格式化、消磁）。（四）档案销毁清册应永久保存。第七章档案利用与借阅管理第二十六条档案利用是档案工作的目的和出发点。企业应积极开发档案信息资源，为安全生产、经营决策、事故调查、法律诉讼等工作提供高效服务。第二十七条档案查阅权限。（一）本企业员工因工作需要查阅本部门形成的档案，经部门负责人同意后，可在档案室内查阅。（二）查阅跨部门档案或机密级以上档案，须经档案所属部门负责人同意，并报安全监察部负责人批准。（三）外部单位（如局方调查组、公安、司法机关、保险公司等）查阅档案，必须持有单位介绍信、执法证件或查阅公函，经公司分管领导批准后，在指定地点由档案人员陪同查阅。第二十八条档案借阅规定。（一）安全档案原则上仅限在档案阅览室查阅，一般不予外借。确因特殊情况需要外借的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。（二）借阅档案必须妥善保管，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁复制、传播涉密档案内容。（三）借阅人在归还档案时，档案管理人员应当面清点核对，确认档案完好无损后注销借阅记录。（四）电子档案的利用应通过在线浏览或授权下载的方式进行，下载的文件应自动添加数字水印，注明使用人及用途，防止违规扩散。第二十九条档案复制与出具证明。（一）复制档案应填写《档案复制申请表》，经批准后由档案管理人员负责复制，并加盖档案证明章。（二）档案复制件视同原件管理，需加盖档案部门公章或证明章方具法律效力。（三）出具档案证明时，应如实摘录档案内容，不得随意interpretation或篡改。证明内容应与原件核对无误后盖章发出。第三十条档案利用反馈。档案部门应建立档案利用效果登记制度，收集档案利用产生的经济效益和社会效益案例，定期进行统计分析，以改进档案服务工作。第三十一条保密要求。档案管理人员及利用人员必须严格遵守国家保密法律法规和企业保密规定，严守国家秘密和商业秘密。涉及国家秘密的档案管理，应严格按照涉密档案管理规定执行，绝密级档案不得擅自复制、摘录。第八章档案信息化建设与管理第三十二条企业应将安全档案信息化建设纳入公司信息化建设总体规划，统筹安排资金、设备和人员。目标是建立覆盖全公司、互联互通、安全可靠的安全档案管理信息系统。第三十三条档案管理系统功能要求。（一）具备全生命周期管理功能：涵盖文件捕获、分类、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程。（二）具备强大的检索功能：支持多条件组合检索、全文检索、模糊检索，提高查全率和查准率。（三）具备数据接口功能：能够与飞行运行系统（FOC）、维修管理系统（MIS）、机组排班系统、QAR分析系统等业务系统实现数据对接，自动抓取元数据和电子文件，实现文档一体化管理。（四）具备在线审批功能：支持档案归档、借阅、销毁等流程的在线申请和审批。（五）具备审计追踪功能：系统应自动记录所有用户操作日志，包括登录、查询、下载、修改、删除等，确保操作可追溯。第三十四条电子文件归档技术要求。（一）业务系统产生的电子文件应按照GB/T18894《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求进行归档。（二）归档的电子文件应采用符合国家标准的文件格式，并转换为通用格式（如PDF/A）进行长期保存。（三）电子文件归档时应包含可靠的电子签名或数字摘要，以验证其真实性和完整性。（四）对于版式文件（如CAD图纸），应同时收集其浏览软件和相关元数据。第三十五条数据安全与灾难恢复。（一）建立异地容灾备份中心，确保在发生重大灾难（如火灾、地震、严重网络攻击）时，核心安全档案数据能够快速恢复。（二）定期进行灾难恢复演练，检验应急预案的有效性。（三）加强网络安全防护，防止黑客攻击、病毒感染和数据泄露。第九章监督检查与责任追究第三十六条安全监察部应每年至少组织一次对各部门安全档案管理工作的全面检查。检查内容包括：档案管理制度执行情况、档案收集完整性、整理规范性、保管安全性、利用合规性等。第三十七条检查结果纳入各部门年度安全绩效考核。对于档案管理规范、成绩显著的部门和个人，公司给予表彰和奖励。第三十八条违反本制度规定，有下列行为之一的，由公司责令限期整改；造成严重后果的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予行政处分或经济处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成文件材料严重缺失、散失的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案的；（三）在档案工作中玩忽职守，造成档案严重损坏或丢失的；（四）违反保密规定，泄露档案秘密，造成企业利益受损的；（五）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（六）明知档案存在安全隐患，未及时采取措施消除隐患的。第三十九条在事故调查或安全审计中，因档案管理混乱、记录缺失或造假，导致调查受阻、责任无法认定的，将依法从严追究相关责任人的责任。第十章附则第四十条本制度未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规和民航局相关规章执行。第四十一条本制度涉及的档案分类、保管期限、归档范围等具体细则，由安全监察部另行制定配套文件作为本制度的附件，与本制度具有同等效力。第四十二条本制度由企业安全监察部负责解释。第四十三条本制度自发布之日起施行。原发布的与本制度不一致的相关规定同时废止。附件：1.《安全档案归档范围与保管期限表》2.《档案移交清册》（样表）3.《档案借阅申请表》（样表）4.《档案复制申请表》（样表）5.《档案销毁清册》（样表）附件1内容详解：为了确保档案管理的精细化，特制定《安全档案归档范围与保管期限表》，以下为该表格的核心内容示例，各单位应依据此表执行。档案类别档案名称归档责任部门保管期限备注一、安全政策与目标安全生产方针与目标文件安全监察部永久安全管理体系手册（SMS）安全监察部永久修订版需同步归档安全生产责任书安全监察部/人力资源部10年安全绩效考核记录安全监察部10年二、风险管理危险源识别清单各业务部门10年动态更新，每年年底归档版本风险评估报告各业务部门30年重大风险评估报告永久保存变更管理（MOC）记录各业务部门长期涉及关键系统的变更永久保存三、安全培训与教育年度安全培训计划安全监察部/培训中心10年飞行人员训练记录（含模拟机）飞行部/训练中心长期至少保存至人员离职后5年维修人员培训记录维修工程部长期至少保存至人员离职后5年危险品运输培训记录地面服务部/货运部5年四、运行控制与飞行飞行计划与放行单运行控制部2年电子数据保存6个月驾驶舱语音记录器（CVR）译码报告安全监察部永久仅限事故/严