养老机构安保、保洁外包询比采购制度

养老机构安保、保洁外包询比采购制度第一章总则第一条为规范养老机构安保与保洁服务外包采购流程，提升后勤保障服务质量，降低运营成本与合规风险，确保养老机构内长者生命财产安全及居住环境卫生健康，根据国家相关法律法规及养老机构管理规范，结合本机构实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于本养老机构及下属各分支/连锁机构安保服务、保洁服务外包项目的询比采购管理工作。安保服务包括但不限于门卫值守、园区巡逻、监控室值班、消防中控、突发事件处置等；保洁服务包括但不限于长者生活区、公共活动区、医疗康复区、餐饮区、室外园区及后勤区域的日常清洁、消毒杀菌、垃圾清运等。第三条询比采购应遵循“公平、公正、公开、择优、诚信”的原则，通过向不少于三家具备相应资质的供应商发出询比邀请，由机构评审小组综合比较供应商的报价、服务方案、企业资质、过往业绩及人员配置，最终选定综合最优的供应商作为合作对象。第四条养老机构安保与保洁外包采购实行分类管理。安保服务涉及长者生命安全与机构秩序，属于核心风险管控类外包；保洁服务涉及院内感染控制与环境卫生，属于重点质量管控类外包。两者在供应商资质审查、人员背景核查、服务标准制定及考核机制上均需实行严格且具有针对性的管理。第二章组织机构与职责第五条机构成立外包服务采购领导小组（以下简称“领导小组”），由养老机构院长担任组长，分管行政后勤的副院长担任副组长，成员由行政部、后勤部、护理部、财务部、法务部及院感控制部门负责人组成。领导小组主要职责包括：（一）审定年度安保与保洁外包采购计划及预算；（二）审批供应商入围名单及最终成交供应商；（三）协调解决采购及合同履行过程中的重大争议与突发事件；（四）监督采购过程的合规性。第六条采购执行小组由后勤部牵头，联合行政部、财务部及法务部相关人员组成，负责询比采购的具体实施。其主要职责包括：（一）开展市场调研，收集潜在供应商信息，建立供应商库；（二）编制询比采购文件，明确服务范围、标准、报价要求及评审规则；（三）发布采购信息，接收供应商报名及资质预审文件；（四）组织现场踏勘、询比答疑会；（五）组织评审会议，汇总评审结果并撰写评审报告；（六）拟定合同文本，跟进合同签订及履约交接工作。第七条护理部与院感控制部门作为安保与保洁服务的最终用户及专业监管方，其主要职责包括：（一）提出服务需求的具体标准，如安保巡逻频次、保洁消毒规范等；（二）参与询比文件中服务标准及考核细则的制定；（三）参与供应商评审，对供应商的服务方案提出专业意见；（四）负责外包服务进场后的日常业务指导与质量监督。第八条财务部与法务部职责：（一）财务部负责审核采购预算，核定最高限价，参与报价合理性分析，并负责服务费用的结算审核；（二）法务部负责审查供应商主体资格的合法性，起草或审核服务合同，防范法律风险，处理合同违约纠纷。第三章采购需求与标准制定第九条安保服务需求标准：（一）人员配置要求：需根据养老机构床位数、出入口数量及园区面积合理配置安保人员，实行24小时轮班制（三班倒或两班倒）。安保人员年龄原则上在25至50周岁之间，身体健康，无犯罪记录，需持公安机关核发的《保安员证》。消防中控室值班人员必须持有建构筑物消防员证（或消防设施操作员证）。（二）服务质量要求：严格执行门卫登记验证制度，防止无关人员及危险物品进入；落实日间及夜间定时巡逻打卡，重点区域（如失智长者区域、消防通道、配电室、药品库房等）巡逻间隔不超过2小时；发生跌倒、走失、火灾、医疗急救等突发事件时，安保人员需在3分钟内到达现场协助处置并上报。（三）装备配置要求：供应商需为安保人员配备统一的制服、反光背心、对讲机、防暴器械（如橡胶棍、盾牌、钢叉等），并确保监控室通讯设备畅通。第十条保洁服务需求标准：（一）人员配置要求：保洁人员需根据建筑面积及区域性质分类配置。公共区域按每800-1000平方米配置1人；长者居住区按每40-50张床位配置1人。保洁人员年龄原则上在25至55周岁之间，身体健康，持有有效健康证，无传染性疾病。（二）服务质量要求：严格执行养老机构卫生标准。长者房间每日至少清扫两次，做到地面无水渍、无异味，桌面物品摆放整齐；卫生间每日深度清洁消毒，做到无垢、无异味、无死角；公共区域高频接触表面（如门把手、扶手、电梯按钮、轮椅等）每日至少使用含氯消毒液擦拭消毒两次；医疗垃圾与生活垃圾严格分类，医疗垃圾需由专人、专车、专用通道收集并交由有资质的第三方处理。（三）物料与设备要求：供应商需自备保洁工具（如吸尘器、洗地机、尘推等）并承担所有清洁剂、消毒剂、垃圾袋等耗材费用。严禁使用具有刺激性气味、易燃易爆或对长者呼吸道有害的清洁产品，所有清洁制剂需符合国家环保及卫生标准，并向养老机构提供产品MSDS（化学品安全技术说明书）备案。第十一条采购执行小组需根据上述标准，结合机构实际情况，编制详尽的《安保服务需求书》与《保洁服务需求书》，作为询比采购文件的附件，供供应商准确报价。第四章供应商资质与入围审查第十二条响应安保服务外包的供应商必须具备以下基本资质：（一）在中华人民共和国境内依法注册的独立法人企业，具有独立承担民事责任的能力；（二）经营范围必须包含保安服务或安保服务相关内容；（三）必须持有公安机关核发的《保安服务许可证》；（四）具备良好的商业信誉，近三年内未处于被责令停业、财产被接管、冻结或破产状态，未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单；（五）具有类似规模养老机构、医院或大型社区安保服务项目的履约经验（需提供合同复印件及业主证明）。第十三条响应保洁服务外包的供应商必须具备以下基本资质：（一）在中华人民共和国境内依法注册的独立法人企业；（二）经营范围需包含保洁服务、物业管理或环境清洁服务等；（三）具备健全的财务会计制度及依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（四）具有ISO9001质量管理体系认证或ISO14001环境管理体系认证者优先；（五）具有养老机构、医疗机构保洁服务经验，熟悉院感控制规范者优先。第十四条资格审查流程：（一）采购执行小组通过机构官网、行业采购平台或供应商库发布询比公告，或定向邀请不少于五家潜在供应商参与报名；（二）供应商在规定时间内提交营业执照、资质证书、业绩证明、无重大违法记录声明等材料；（三）采购执行小组联合法务部对报名材料进行书面审查，剔除资质不符或存在信用瑕疵的供应商；（四）通过初审的供应商数量不得少于三家。若符合条件的供应商不足三家，需重新发布公告或经领导小组批准转为单一来源采购或竞争性谈判。第五章询比采购流程第十五条编制询比采购文件：采购执行小组根据服务需求及标准编制询比文件，文件应包含以下核心内容：（一）询比采购邀请书；（二）供应商须知（包括密封、递交、开标时间等要求）；（三）项目服务需求书及考核标准；（四）合同草案文本（明确付款方式、违约责任、保险要求等）；（五）报价要求及评审细则（要求供应商报出总价、单价及人员明细报价）。第十六条发放文件与现场踏勘：（一）向通过资质审查的供应商统一发放询比采购文件，发放至响应文件提交截止时间不得少于5个工作日；（二）采购执行小组组织各供应商代表进行现场踏勘，使供应商充分了解养老机构建筑布局、安保点位、保洁区域及长者特殊需求。现场踏勘后，统一组织答疑会，形成的答疑纪要作为询比文件的有效补充，发放给所有供应商。第十七条响应文件的编制与递交：（一）供应商应严格按照询比文件要求编制响应文件，包含商务标、技术标和报价标；（二）响应文件必须加盖公章并由法定代表人或授权代表签字，密封递交；（三）逾期送达或未按要求密封的响应文件，采购执行小组有权拒收。第十八条开启响应文件与初审：（一）在询比文件规定的时间、地点，采购执行小组当众开启响应文件；（二）公布各供应商的报价及主要商务承诺；（三）评审小组对各供应商的资质、营业执照、业绩证明等材料进行符合性审查，剔除无效响应。第六章评审与定标第十九条组建评审小组：评审小组由领导小组指派，成员不少于5人（单数），包含行政后勤代表、财务代表、护理代表、院感代表及法务代表。评审小组成员与某供应商存在利害关系的，必须主动回避。第二十条评审方法：采用综合评分法。总分100分，其中商务报价占40分，技术方案占40分，企业资质与业绩占10分，服务承诺与增值服务占10分。第二十一条评审细则：（一）商务报价（40分）：以满足询比文件要求且评审价格最低的报价为基准价，其价格分为满分。其他供应商的价格分计算公式为：报价得分=(基准价/该供应商报价)×40。若供应商报价明显低于市场成本价且无法提供合理证明材料，视为恶意竞价，作无效响应处理。（二）技术方案（40分）：重点考察供应商针对养老机构特殊性的服务方案。1.安保方案：人员招聘及背景调查机制（5分）、24小时值班与巡逻方案设计合理性（10分）、针对老年人走失、跌倒、火灾、医闹等突发事件的应急预案及演练计划（15分）、安保人员内部培训与考核方案（10分）。2.保洁方案：区域划分与作业流程规范性（5分）、养老机构院感控制及消毒隔离措施落实方案（15分）、环保安全清洁剂使用及设备管理方案（10分）、保洁人员职业健康防护方案（10分）。（三）企业资质与业绩（10分）：具备高级别行业资质认证得5分；具有2个及以上同类养老机构服务业绩且履约评价良好得5分。（四）服务承诺与增值服务（10分）：承诺提供超出合同约定的增值服务（如节假日义务协助活动、提供绿化养护建议、免费提供大型消杀服务等）得高分。第二十二条出具评审报告：评审小组按照评分细则独立打分，汇总计算各供应商综合得分，并按得分由高到低排序。评审小组需编写评审报告，推荐综合得分第一名的供应商为第一成交候选人，第二名作为备选供应商。评审报告需经全体评审小组成员签字确认。第二十三条定标与公示：领导小组根据评审报告，审定第一成交候选人为最终成交供应商。在机构内部进行为期3个工作日的公示。公示期内如有异议，由法务部及采购执行小组进行调查核实；若无异议或异议不成立，则向成交供应商发出成交通知书。第七章合同签订与进场交接第二十四条合同签订：成交供应商在收到成交通知书后5个工作日内，需与养老机构签订正式服务外包合同。合同必须明确服务范围、服务质量标准、合同金额及付款方式、双方权利义务、人员配置及变更要求、安全生产责任、违约责任及合同解除条件。法务部须重点审核《劳动法》相关风险隔离条款，明确外包人员与养老机构不存在劳动关系，其工伤、社保等责任由供应商全权承担。第二十五条保险要求：供应商必须在进场前为所有派驻人员购买足额的雇主责任险及意外伤害险，保额不得低于相关规定。同时，供应商需购买第三方责任险，以覆盖因外包服务过失导致长者或第三方人身财产损害的赔偿风险。保险单复印件需交由养老机构备案。第二十六条进场交接流程：（一）成立交接工作小组，由后勤部牵头，护理部、行政部及供应商驻场主管共同参与；（二）人员核查：对供应商派驻人员的身份信息、健康证、无犯罪记录证明、特种作业操作证进行逐一核对，确保人员资质符合要求。养老机构有权对不符合要求的人员要求供应商无条件更换；（三）物资与设备交接：供应商自带的保洁设备、安保器材需建立台账，双方签字确认；（四）业务培训：在正式上岗前，养老机构需对派驻人员进行不少于3天的岗前培训，内容包括养老机构规章制度、老年人心理与生理特点、与老年人沟通技巧、院感防控基础知识、应急避险及急救常识（如海姆立克急救法、心肺复苏）。培训考核合格后方可上岗；（五）签署《进场交接确认书》，明确交接日期，服务期自交接完成次日起算。第八章履约管理与考核评价第二十七条驻场管理要求：（一）供应商必须在现场设立项目管理办公室，指派至少一名具有协调能力的专职项目经理驻场办公，负责日常人员调度、质量检查及与养老机构对接；（二）供应商需建立内部考勤与排班制度，排班表需提前一周报送养老机构后勤部备案，未经允许不得随意调换人员。人员离职需提前15天通知养老机构，并做好工作交接，避免服务断档。第二十八条日常监督与检查机制：（一）护理部及后勤部主管每日对安保及保洁服务进行巡查，重点检查门卫登记记录、巡逻打卡记录、长者房间卫生及消毒记录；（二）发现服务质量问题，由后勤部下发《整改通知单》，要求供应商限期整改并提交整改报告。第二十九条定期考核机制：实行月度考核与季度评估相结合的制度。（一）月度考核：由后勤部联合护理部、院感部每月最后一周对外包服务进行全面检查打分。月度考核满分100分，分为优秀（90分以上）、合格（80-89分）、基本合格（70-79分）、不合格（70分以下）四个等级。（二）季度评估：每季度由领导小组召开一次外包服务评估会议，听取供应商驻场经理的工作汇报，结合月度考核成绩、长者及家属满意度调查结果，进行综合评价。第三十条考核结果应用与付款挂钩机制：（一）月度服务费结算时，预留当月服务费的10%作为质量保证金；（二）月度考核评为“优秀”的，全额返还质量保证金，并可给予当月服务费2%的奖励；（三）月度考核评为“合格”的，全额返还质量保证金；（四）月度考核评为“基本合格”的，扣除10%质量保证金，并要求供应商提交整改方案；（五）月度考核评为“不合格”的，扣除10%质量保证金，并扣减当月服务费的5%，同时给予严重警告。第九章应急处置与风险控制第三十一条人员缺编应急响应：当外包人员因离职、请假等原因导致在岗人数低于合同约定编制的90%时，供应商必须在2小时内调配备用人员到岗，在此期间，供应商驻场主管必须顶岗作业，确保养老服务不脱节。若连续三天缺编率超过10%，养老机构有权按缺编人数及天数双倍扣减服务费。第三十二条突发事件处置责任划分：（一）在服务期间发生火灾、长者走失、暴力冲突等重大事件时，外包人员必须第一时间启动应急预案，配合养老机构进行处置；（二）若因外包人员脱岗、睡岗、违规操作等失职行为直接导致安全事件发生，供应商需承担由此产生的全部直接经济损失，养老机构有权单方面解除合同并追究法律责任；（三）若因保洁工作未执行消毒规范或使用违禁清洁剂导致院内交叉感染或长者过敏、中毒，供应商需承担全部医疗赔偿及行政责任。第三十三条信息保密与安全防范：安保人员严禁对外泄露养老机构内部长者信息、监控录像、值班密码等敏感信息。保洁人员在清理长者房间时，严禁翻动长者私人物品，发现遗落财物必须立即上交。供应商需与所有派驻人员签订保密协议，违反者予以开除并追究责任。第十章退出与交接机制第三十四条合同期满退出：合同到期前60天，若养老机构不再续约，需书面通知供应商。供应商在合同到期前15天，必须保持正常服务状态，不得降低服务标准或提前撤出人员。第三十五条违约解除合同退出：出现以下情形之一，养老机构有权立即解除合同，责令供应商限期撤场，并没收履约保证金：（一）连续两个月月度考核评定为“不合格”的；（二）将外包项目进行转包或分包的；（三）发生重大安全责任事故或公共卫生事件，造成严重不良影响的；（四）指派人员发生盗窃、虐待长者等严重违法违纪行为的；（五）供应商面临破产清算或被吊销营业执照的。第三十六条撤场交接流程：（一）供应商撤场前，需与养老机构及新进场供应商进行无缝对接，确保监控室、门禁系统、钥匙、保洁工具及设备清单清点无误；（二）供应商需结清派驻人员的工资及社保，并向养老机构提供结清证明，防止外包人员因劳资纠纷滞留养老机构或向机构讨薪；（三）撤场时必须带走所有自有的设备、物料，清理库房及驻场办公区域，恢复原状。若有损坏机构财产的，需照价赔偿。第十一章附则第三十七条本制度未尽事宜，参照国家及地方相关法律法规、行业标准及养老机构既有规章制度执行。第三十八条本制度由养老机构后勤部负责解释、修订与更新。后勤部应根据实际执行情况及行业新规，每年对本制度进行一次复核，必要时启动修订程序，报领导小组审批后实施。第三十九条本制度自发布之日起正式生效执行。原有涉及安保及保洁外包采购管理的相关制度、规定与本制度不符的，以本制度为准。考核维度考核项目分值评分标准与扣分细则人员管理(20分)人员到岗率与稳定性10实际在岗人数低于合同要求，每缺1人扣2分；人员离职未提前报备导致空岗，每次扣3分。仪表仪容与纪律5未统一着装、未佩戴工牌，发现一人次扣1分；在岗期间吸烟、玩手机、闲聊，发现一人次扣2分。培训与持证情况5安保证、消防证、健康证等证件不全或过期，发现一人次扣3分；未参加机构组织的培训，每人次扣1分。安保服务质量(40分)门卫登记与值守15外来人员及车辆未登记或未核实身份放行，每次扣2分；未经允许放入危险物品或推销人员，每次扣5分。巡逻与隐患排查15未按规定时间路线巡逻打卡，每次扣2分；发现消防设施失效、通道堵塞等隐患未及时上报，每次扣3分。监控室与消防中控10监控室脱岗、睡岗，每次扣5分；消防报警未及时处置及上报，每次扣5分；监控录像缺失或调取不顺畅，每次扣2分。保洁服务质量(40分)区域卫生与消毒20长者房间、公共区域存在卫生死角、异味、积水，每处扣2分；高频接触面未按规范频次消毒