敏感舆情资料专人保管管理细则

敏感舆情资料专人保管管理细则第一章总则第一条为规范公司内部敏感舆情资料的管理，强化信息安全管控，防范因舆情资料保管不当引发的泄密风险、法律风险及声誉危机，确保企业核心数据安全及经营稳定，特制定本管理细则。第二条本细则所称“敏感舆情资料”，是指涉及公司商业秘密、未公开的重大经营决策、高层管理人员隐私、可能引发股价异常波动的信息、负面突发事件详情、客户及合作伙伴敏感数据，以及其他经公司保密委员会或舆情管理委员会定义为“敏感”类的各类舆情监测报告、原始数据、分析文稿、音视频文件及内部沟通记录等。第三条本细则适用于公司总部各部门、各分支机构及全资、控股子公司（以下统称“各单位”）的所有敏感舆情资料的收集、整理、存储、查阅、传递、销毁等全生命周期管理活动。第四条敏感舆情资料管理遵循“统一领导、分级负责、专人专管、全程留痕、确保安全”的原则。任何部门和个人不得擅自复制、传播、对外泄露敏感舆情资料。第五条公司设立舆情安全管理领导小组，作为敏感舆情资料管理的最高决策机构，负责审定管理细则，裁定重大违规行为。领导小组下设办公室，通常设在品牌公关部或总裁办，负责日常监督与协调。第二章组织架构与人员职责第六条专人保管制度的核心在于落实责任到人。各单位必须指定专职（或经过严格培训的兼职）舆情资料保管员，负责本单位敏感舆情资料的实体管理。第七条舆情资料保管员（以下简称“保管员”）任职资格要求：（一）政治素质过硬，遵纪守法，具有良好的职业道德和保密意识，签订《保密承诺书》及《竞业禁止协议》；（二）熟悉公司业务流程及舆情管理相关知识，经过公司内部的信息安全及保密专项培训并考核合格；（三）工作严谨细致，责任心强，具备一定的文档管理能力和信息化操作技能；（四）为公司正式员工，且在当前岗位连续工作满一年以上（特殊情况需经分管副总特批）。第八条保管员的具体职责包括：（一）负责敏感舆情资料的签收、登记、分类、编号和入库；（二）负责建立并维护《敏感舆情资料管理台账》，确保账实相符；（三）严格执行查阅审批流程，监督查阅过程，防止违规复制、摘抄；（四）定期对存储的舆情资料进行盘点和安全检查，及时发现并报告安全隐患；（五）负责对超过保存期限或无保存价值的敏感舆情资料提出销毁申请，并监督执行销毁过程；（六）在岗位变动或离职时，必须办理严格的交接手续，并在监督下彻底清除个人权限。第九条各部门负责人是本部门敏感舆情资料管理的第一责任人，负责审核本部门人员的查阅申请，监督保管员履行职责，并对本部门发生的舆情资料安全事件承担领导责任。第十条信息安全部负责为敏感舆情资料的电子化存储提供技术支持，包括加密存储、权限控制、操作日志审计及防病毒保障，定期对存放舆情资料的终端或服务器进行安全漏洞扫描。第三章资料分类与定密第十一条为实施精准管控，根据信息的敏感程度及泄露后可能造成的危害，将敏感舆情资料划分为“绝密级”、“机密级”和“秘密级”三个等级。具体分类标准如下：资料等级定义与范围泄露后果保管期限建议绝密级涉及公司核心商业机密、重大并购重组方案、未公开的重大财务数据、高管极其私密的个人信息、可能引发严重社会动荡或法律制裁的突发事件核心证据。给公司造成毁灭性打击，导致巨额经济损失，或严重损害公司声誉及高层人身安全。永久保存或直至解密机密级重要的未公开经营策略、中层以上管理人员敏感信息、较为严重的负面舆情内部调查报告、客户核心数据库、重要的会议纪要。给公司造成较大经济损失，损害公司形象，引发较大的公关危机。10年-20年秘密级一般性的内部负面舆情通报、普通员工违规记录、一般性的市场监测数据、尚未公开的普通人事任免通知。给公司造成一定的负面影响或轻微的经济损失。3年-5年第十二条舆情资料的定密流程：（一）由资料生成部门或舆情监测小组在资料形成之初，初步拟定密级；（二）报请部门负责人审核；（三）涉及“绝密级”资料，必须报请公司舆情安全管理领导小组组长或总经理最终审定；（四）跨部门协作产生的舆情资料，由牵头部门负责定密。第十三条资料密级不是固定不变的。保管员应每年对存档资料进行复核。当情势发生变化，资料已无敏感性或公开后不会造成危害时，应及时发起降密或解密流程，经批准后实施，并更新台账记录。第四章保管与存储规范第十四条物理存储管理：（一）纸质版的敏感舆情资料，必须存放于具备防盗、防火、防潮、防虫功能的专用密码档案柜中；（二）“绝密级”纸质资料实行“双人双锁”管理，即两把钥匙分别由两名保管员持有，必须两人同时在场才能开启档案柜；（三）存放敏感舆情资料的场所必须是独立的封闭空间，安装24小时视频监控及红外报警系统，且严禁无关人员进入；（四）严禁将敏感舆情资料随意放置在办公桌面、打印机旁或未锁的抽屉内。下班前必须将所有在用的敏感资料归柜。第十五条电子存储管理：（一）敏感舆情资料严禁存储在互联网云盘（如百度云、阿里云盘等）、个人电脑硬盘、私人U盘或社交软件（如微信、钉钉文件传输助手）中；（二）公司应建立内部加密的舆情资料管理服务器或专用局域网共享空间。所有电子文档必须设置高强度打开密码（包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不少于12位）；（三）对于“绝密级”电子资料，必须采用文件级加密或容器加密技术，禁止直接以明文形式存储；（四）电子文档的命名应遵循统一规范，包含“密级标识-年份-项目名称-版本号”，例如：[绝密]2024-315危机应对预案-V1.0。第十六条载体管理：（一）存储敏感舆情资料的笔记本电脑、移动硬盘、U盘等载体，必须由保管员建立《载体管理台账》，统一编号、贴标管理；（二）严禁将存有敏感舆情资料的载体带离公司办公区域。确因工作需要需外带的，必须经分管副总书面审批，并采取物理锁定或加密追踪措施；（三）涉密载体发生丢失或被盗，保管员或当事人必须在发现后1小时内向公司信息安全部及舆情安全管理领导小组报告，并立即启动应急预案。第五章查阅与使用流程第十七条查阅权限控制：（一）“绝密级”资料仅限公司总经理、董事长及经其特别授权的相关核心人员查阅；（二）“机密级”资料仅限相关部门负责人、分管副总及直接参与该事件处置的项目组成员查阅；（三）“秘密级”资料仅限公司内部相关业务人员因工作需要查阅。第十八条查阅申请与审批：（一）查阅敏感舆情资料必须提前填写《敏感舆情资料查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅资料名称、密级、查阅时间及查阅方式；（二）查阅“机密级”及以上资料，需经部门负责人审核、分管领导审批；（三）查阅“绝密级”资料，需经舆情安全管理领导小组组长审批；（四）遇紧急突发事件（如危机公关需立即响应），可先电话请示相关领导，并在查阅后24小时内补齐审批手续。第十九条查阅现场管理：（一）查阅纸质资料时，必须在指定的监控区域内进行，保管员需全程陪同监督；（二）查阅者严禁对资料进行拍照、扫描、复印、摘抄。如需摘录，需在《敏感资料摘抄本》上进行，该摘抄本使用完毕后必须上交保管员统一销毁；（三）电子资料的查阅仅限在内网专用终端进行，系统应自动记录查阅人、查阅时间、查阅内容及操作日志（如打开、编辑、打印行为），日志保存期限不少于5年；（四）查阅者不得将资料擅自转借给他人，不得在非保密场合谈论资料内容。第二十条资料借出管理：原则上敏感舆情资料（特别是绝密级、机密级）原件严禁借出保管场所。如确需借出原件（例如呈报董事长批示），必须由保管员或部门负责人亲自送达，并实行“手递出、手递回”的交接签收制度，限时归还。第六章传输与流转管控第二十一条内部传输：（一）敏感舆情资料在公司内部传输，必须使用公司内部加密OA系统或经过安全认证的内部通讯工具；（二）严禁通过互联网电子邮件、QQ、微信等公共社交工具传输敏感舆情资料；（三）传输电子文件时，必须对文件进行打包加密处理，密码通过另一条独立渠道（如电话、短信）告知接收方，严禁在正文中传输密码。第二十二条外部传输：（一）严禁向公司外部任何单位或个人提供敏感舆情资料，法律法规另有规定或经公司最高管理层特别批准的除外；（二）因法律诉讼、行政监管需要对外提供的，必须由法务部门审核，报总经理批准，并由专人陪同前往相关部门递交，或通过具有保密资质的机要渠道传递；（三）向外部合作机构（如公关公司、律师事务所）提供必要的背景资料时，必须先与其签署《保密协议》，且提供的资料必须经过脱敏处理，去除核心商业秘密及个人隐私信息。第二十三条资料流转登记：所有敏感舆情资料的流转（包括移交、借出、归还、销毁）都必须在《敏感舆情资料管理台账》上详细记录，确保流转路径可追溯。记录内容包括：流转时间、经办人、接收人、资料去向、备注等。第七章销毁与脱敏管理第二十四条销毁条件：（一）保存期限届满，且经评估无继续保存价值的资料；（二）公司经营活动终止，项目完成后无；（三）载体损坏或技术淘汰，导致资料无法读取且无法修复的；（四）资料内容已公开或失效，不再具有敏感性的。第二十五条销毁申请与审批：保管员应定期对库存资料进行清理，提出销毁申请清单，注明销毁原因及数量，经部门负责人审核，报舆情安全管理领导小组办公室批准后方可实施。销毁“绝密级”资料需报领导小组组长批准。第二十六条销毁执行：（一）纸质资料销毁：必须使用符合保密要求的碎纸机进行粉碎（碎纸颗粒直径小于3mm×5mm），或送至指定的保密文件销毁中心进行化浆处理。严禁当废纸卖给废品回收站或直接丢弃在垃圾桶；（二）电子资料销毁：采用逻辑删除（低级格式化）和物理销毁（消磁、盘片粉碎）相结合的方式，确保数据无法被任何技术手段恢复；（三）销毁过程必须由两人（保管员和监销人）共同在场执行，并在《敏感舆情资料销毁记录表》上签字确认，留存影像资料备查。第二十七条脱敏处理：对于需要部分公开或跨部门共享的敏感资料，使用前必须进行脱技术处理。脱敏包括但不限于：隐藏关键数据（如将手机号中间四位遮挡）、模糊化处理人名（使用张某代替）、隐去具体财务数字等。脱敏操作由原生成部门负责，并对脱敏后的信息准确性负责。第八章应急响应与监督审计第二十八条泄密应急响应：（一）发现敏感舆情资料泄露或疑似泄露时，发现人应立即制止违规行为（如制止拍照、切断网络），并第一时间向部门负责人及信息安全部报告；（二）接到报告后，舆情安全管理领导小组应立即启动《信息安全突发事件应急预案》，组织技术人员评估泄露范围、追踪泄露路径、固定证据；（三）迅速采取补救措施，如更改相关系统密码、断开相关服务器网络、联系相关方（如媒体、合作方）阻断信息扩散、发布澄清声明等；（四）对于涉及法律责任的泄露事件，法务部应介入，准备追究相关责任人的法律责任。第二十九条日常监督与审计：（一）舆情安全管理领导小组办公室每季度组织一次专项检查，重点检查台账记录、实物盘点、权限设置及日志审计情况；（二）信息安全部每月对舆情资料管理系统的操作日志进行审计，分析异常登录、异常下载、大量复制等违规行为，一旦发现立即预警；（三）设立违规举报渠道，鼓励员工对违反本细则的行为进行实名或匿名举报，对查证属实的举报给予奖励。第三十条责任追究：对于违反本细则规定，造成敏感舆情资料丢失、泄露或损毁的，公司将视情节轻重及造成后果的严重程度，对相关责任人进行处罚：（一）轻微违规（如未及时登记、未按规定摆放）：给予口头警告、通报批评，并扣除当月绩效奖金；（二）一般违规（如违规借出、在非保密场合谈论）：给予记过处分，降级降薪，并取消年度评优资格；（三）严重违规（如擅自复制外传、导致资料在互联网传播）：给予解除劳动合同处理，并保留追究其民事赔偿责任的权利；（四）特别严重违规（如故意泄密、出售公司机密、给公司造成重大经济损失）：解除劳动合同，移交司法机关处理，依法追究刑事责任。第九章附则第三十一条本