公司印章管理规范

公司印章管理规范一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本规范。本规范适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。二、印章的种类与制作（一）印章的种类公司印章主要包括以下几类：1.公司公章：代表公司对外行使法定职权的印章。2.法定代表人印章：代表公司法定代表人行使职权的个人名章。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务的印章。4.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议时使用的印章。5.发票专用章：用于公司开具发票时使用的印章。6.部门印章：公司各职能部门在其职权范围内开展业务时使用的印章，此类印章不得用于对外签订合同、承诺债务等具有法律约束力的行为。7.其他专用印章：如报关专用章、项目专用章等，根据公司特定业务需要设立。（二）印章的制作1.公司各类印章的刻制，均须由需求部门提出申请，经公司管理层批准后，由行政部门（或指定专人）统一到公安机关指定的刻章单位办理。2.印章的规格、样式必须符合国家有关规定及公司内部统一标准。3.新印章刻制完成后，应由行政部门负责登记、留样、备案，并向保管部门办理交接手续。三、印章的保管1.专人保管：各类印章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。原则上，公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章应分别由不同的专人保管。2.专柜存放：印章应存放于坚固的保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管。3.分离保管：为确保资金安全，财务专用章和法定代表人印章（或其授权人的个人名章）应实行分管并用制度，严禁由一人同时保管和使用。4.保管责任：保管人对所保管印章的安全性、使用的合规性负直接责任。如因保管不善导致印章遗失、被盗或被滥用，将追究保管人的责任。5.保管人变更：印章保管人因离职、调动或其他原因需要更换时，必须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认，并报行政部门备案。四、印章的使用（一）用印原则1.合法性：用印内容必须符合国家法律法规及公司规章制度，不得违反社会公共利益。2.合规性：用印程序必须符合本规范规定的审批流程，严禁越权用印、违规用印。3.关联性：印章使用必须与用印文件的内容相关联，不得为与公司业务无关的文件用印。4.真实性：用印文件的内容必须真实有效，不得弄虚作假。（二）用印审批1.审批权限：公司应根据印章的种类、用印文件的性质和重要程度，设定不同层级的用印审批权限。*以公司名义发出的正式公文、重要合同协议、对外担保、投融资等重大事项，须经公司主要负责人或其授权的分管领导审批。*一般性业务文件、报表等，可按公司规定的层级，由相关部门负责人或分管领导审批。*具体审批权限表由公司另行制定并作为本规范的附件。2.用印申请：用印前，申请人须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印章种类、申请人、部门负责人等信息，并附上待印文件原件。3.审批流程：《用印申请单》及待印文件须按规定的审批权限逐级报批。审批人应对用印内容的真实性、合规性进行严格审核。（三）用印管理1.核对：保管人在接到审批通过的《用印申请单》及待印文件后，应仔细核对审批手续是否完备、用印文件内容与申请事由是否一致、文件是否为原件等。2.用印：核对无误后，方可按申请要求用印。印章印文应清晰、端正地盖在文件的指定位置（通常为文件落款处或法定代表人签字处），不得模糊不清或倒盖、斜盖。3.登记：每次用印后，保管人应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、批准人、申请人、用印人等信息，并由申请人签字确认。4.禁止事项：*严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容填写不全的文件上加盖印章。*严禁为未经审批或审批手续不全的文件用印。*严禁将印章携带出公司办公场所使用，确因特殊情况（如异地签约）需要外出用印的，须经公司主要负责人批准，并由两人以上共同携带、监督使用，用毕立即带回。*严禁转借、转让、出租、出借公司印章。五、印章的停用、销毁与交接（一）印章的停用出现以下情况之一时，印章应及时停用：1.公司名称变更、印章样式改变。2.印章因使用日久导致印文模糊不清，无法正常使用。3.印章遗失或被盗（应立即声明作废）。4.公司部门撤销或职能调整。5.其他需要停用的情形。印章停用时，保管部门应及时将停用印章交回行政部门封存或按规定销毁，并办理交接登记手续。（二）印章的销毁停用印章需要销毁的，由行政部门提出申请，报公司管理层批准后，由行政部门、财务部门（如涉及财务类印章）及相关部门共同派人监销，并填写《印章销毁登记表》，存档备查。严禁个人私自销毁印章。（三）印章的交接如前所述，印章保管人发生变更，或因公司组织架构调整导致印章保管部门变动时，必须办理规范的交接手续，确保印章管理的连续性和安全性。六、责任追究1.对于严格遵守本规范，在印章管理工作中表现突出的单位或个人，公司可给予适当表彰或奖励。2.对于违反本规范规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：*未经批准，擅自刻制、启用印章的；*违反保管规定，导致印章遗失、被盗或被滥用的；*未经审批或超越审批权限，擅自使用印章的；*在空白文件或不合规文件上用印的；*擅自携带印章外出的；*转借、转让、出租、出借印章的；*伪造、变造、买卖公司印章的；*其他违反本规范规定，造成公司损失或不良影响的行为。七、附则1.本规范未尽事宜，由公司行政部门负责解释和补充。2.各部门可根据本规范，结合自身实际情况制定相应的实施细则，但不得与本规范相抵触。3.本规范自发布之日起施行。