五邑大学图书馆纸质图书采购管理办法

五邑大学图书馆纸质图书采购管理办法第一章总则第一条为进一步规范五邑大学图书馆纸质图书的采购行为，提高经费使用效益，优化馆藏资源结构，更好地服务于学校的教学科研、学科建设以及人才培养工作，根据《中华人民共和国政府采购法》、《普通高等学校图书馆规程》以及广东省和学校关于政府采购与物资管理的相关规定，结合五邑大学图书馆实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称纸质图书采购，是指使用学校财政拨款、科研经费、捐赠资金及其他各类合法资金，通过购买、交换、接受捐赠等方式获取中外文纸质图书（含各类图书、期刊合订本、报纸合订本等）的行为。第三条纸质图书采购工作必须坚持“科学采购、质量第一、注重实效、规范透明”的原则。采购活动应遵循学校整体发展规划，紧密围绕重点学科、特色学科及新兴学科建设需求，兼顾通识教育与素质教育需要，构建具有五邑大学特色的馆藏体系。第四条本办法适用于五邑大学图书馆所有涉及纸质图书采购的计划编制、预算审批、招标实施、验收结算及资产入账等管理活动。全校各院系、部门因教学科研需要使用各类经费购买图书并计划移交图书馆馆藏的，参照本办法执行。第二章组织机构与职责第五条图书馆藏书建设委员会是学校图书文献资源建设的咨询与审议机构，负责审议图书馆馆藏发展规划、年度图书采购经费预算、采购原则及重大采购项目方案，并对采购实施过程进行监督指导。第六条图书馆作为图书采购的执行主体，主要履行以下职责：（一）根据学校发展规划和教学科研需求，编制年度纸质图书采购经费预算及采购实施计划；（二）制定具体的采购实施方案和招标文件技术需求；（三）组织开展图书供应商的考察、遴选与评价工作；（四）负责图书订单的组织、发送与跟进工作；（五）实施到馆图书的验收、编目、加工及入库工作；（六）负责采购数据的统计分析与档案管理工作。第七条学校招投标与采购管理中心负责对图书馆图书采购项目进行政府采购政策指导、采购方式审批、招标过程组织及合同备案管理。第八条学校财务处负责图书采购经费的预算控制、资金支付及财务监督。审计处负责对图书采购全过程的合规性、经济性进行审计监督。第三章经费预算与管理第九条图书采购经费实行预算管理制度。图书馆应根据上年度文献资源建设评估结果、本年度学校财务状况、图书出版发行市场价格波动情况以及各学院学科发展需求，科学编制年度图书采购经费预算。预算应包含购书费、加工费、运输费及相关税费等一切成本。第十条经费分配应体现倾斜政策，重点保障重点学科、博士学位授权立项建设学科、一流本科专业及相关科研平台的文献需求。同时，合理安排人文社科、艺术类及科普类图书的采购比例，促进文理渗透和学科交叉。第十一条图书馆应建立经费使用动态监控机制，定期（每季度或每学期）统计各学科、各类型图书的经费支出进度。对于执行进度缓慢或偏离预算目标的采购项目，应及时分析原因并调整采购策略，确保年度预算执行率达到学校规定要求。第十二条采购经费必须专款专用，严禁截留、挪用或挤占。任何部门和个人不得利用购书经费购买与教学科研无关的图书、音像制品或礼品。第四章采购原则与馆藏发展标准第十三条纸质图书采购应遵循以下具体原则：（一）学科匹配原则：紧密对接学校学科专业设置，优先采购核心课程教学参考书、重要学术专著及高水平科研文献。（二）特色化原则：结合五邑大学侨乡文化研究、纺织材料、智能制造等特色领域，系统收集相关学科的专业文献及地方特色文献，形成馆藏优势。（三）系统性原则：对于大型丛书、多卷书及重要著作，应力求配套完整，保持文献的连续性和完整性。（四）兼顾互补原则：在确保纸质图书采购的同时，注重与电子图书及其他数字资源的互补与协调，避免重复建设造成资金浪费。（五）意识形态安全原则：严格把控图书内容的政治导向，严禁采购含有违反国家法律法规、宣扬暴力、淫秽、封建迷信及危害国家安全内容的出版物。第十四条为确保馆藏质量，图书馆应制定详细的《馆藏发展政策》，明确各学科门类图书的复本量标准、收藏级别及语种结构。一般情况下，中文专业图书复本量控制在2-5册，基础课及通识课热门图书可适当增加复本；外文图书原则上只采购1册；珍稀书、高价书严格控制复本。第五章采购方式与供应商管理第十五条纸质图书采购主要采用公开招标方式采购。对于不具备公开招标条件或属于单一来源采购的图书项目，须严格按照政府采购相关规定报批，经学校采购管理部门核准后可采用竞争性谈判、竞争性磋商或单一来源采购等方式。第十六条图书馆应建立健全图书供应商准入与评价机制。参与投标的图书供应商必须具备以下基本条件：（一）具有独立法人资格和有效的出版物经营许可证；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的供货能力、物流配送能力及售后服务能力；（四）近三年在经营活动中没有重大违法记录，未被列入信用中国失信被执行人名单；（五）能够提供符合国家标准的MARC编目数据及图书加工服务。第十七条评标工作应组建由校内外专家组成的评标委员会。评标指标应综合考量图书折扣率、到书率、到书周期、数据质量、售后服务、现货供应能力及企业信誉等因素。严禁仅以最低折扣率作为中标唯一依据。第十八条中标供应商确定后，图书馆须与其签订规范的书面采购合同，合同中应明确采购标的、数量、折扣、金额、质量要求、交付时间、付款方式、违约责任及争议解决方式等条款。第六章采购实施流程第十九条现货采购流程：（一）书目征集：图书馆采访人员通过参加全国书市、现场采书、收集出版社征订目录及分析馆配商电子书目等方式获取图书信息。（二）书目筛选：利用图书馆自动化管理系统进行查重，剔除已馆藏图书，根据馆藏建设原则筛选拟购图书，生成订购清单。（三）订单发送：向中标供应商发送订购订单，明确图书品种、数量及供货时间要求。第二十条预订采购流程：对于尚未出版的重点图书或重要系列图书，采访人员应根据出版社预告信息进行预订，并在系统中建立预订记录，定期跟踪出版发行情况，确保图书出版后及时到货。第二十一条师生推荐采购：图书馆应畅通师生荐购渠道，通过图书馆门户网站、微信公众号、OPAC检索终端等方式设立“读者荐购”平台。对于师生推荐的符合馆藏要求的图书，应在审核后优先采购，并及时向推荐人反馈采购结果。第二十二条查重是采购过程中的关键环节。采访人员必须严格执行查重制度，利用ISBN、题名、责任者、丛书项等多种检索途径进行精确查重和模糊查重，避免不必要的重购，确保经费使用效益。第二十三条采购实施过程中，如遇特殊涨价、绝版或物流中断等不可抗力因素导致无法供货的，供应商应在规定时间内通知图书馆。图书馆采访人员应及时处理该部分订单，进行补订或撤单，并做好记录。第七章图书验收与质量控制第二十四条图书到馆后，须由图书馆指定的验收人员（非采购人员）依据采购订单、发货清单及实物进行严格验收。验收工作实行双人复核制，确保账物相符。第二十五条验收内容包括：（一）数量验收：核对送货清单上的种数、册数、金额是否与实物及订单一致；（二）质量验收：检查图书是否存在缺页、漏页、倒装、污损、印刷不清等质量问题；（三）内容验收：核查图书的ISBN、题名、责任者、出版社、出版年等书目信息是否与订购信息一致，是否存在盗版图书；（四）价格验收：核对图书实价是否符合合同约定的折扣率要求，是否存在高码洋低折扣或价格虚高现象。第二十六条验收过程中发现的问题，按以下规定处理：（一）对于错发、漏发的图书，要求供应商在7个工作日内补齐或调换；（二）对于有印刷装订质量缺陷的图书，予以退回并要求更换；（三）对于盗版图书或内容违禁图书，一律予以拒收，终止该书目订单，并立即终止与违规供应商的合作，追究其违约责任；（四）对于未按约定时间到货的图书，依据合同条款扣除相应履约保证金或索赔。第二十七条验收合格后的图书，方可进入编目加工流程。图书馆应严格按照《中国图书馆分类法》（第五版）及《中国文献著录规则》进行著录和分类，确保编目数据的标准化、规范化，以便于书目数据的共享与交换。第八章资产管理与财务结算第二十八条纸质图书属于学校固定资产。图书馆须在图书完成验收、编目加工并上架流通后，及时进行固定资产登记建账，做到每册图书都有唯一的资产标识和对应的财务价值。第二十九条财务结算实行批次结算制度。每批次图书验收合格并完成编目入库后，由图书馆采购人员整理验收单、发票、合同及资产入库凭证，按照学校财务报销流程办理报销手续。第三十条财务支付应严格遵循合同约定。在支付货款前，须核实供应商是否已全额开具合法合规的增值税专用发票。对于预留质量保证金的，应在质保期满且无质量纠纷后予以支付。第九章采购监督与绩效评价第三十一条图书采购工作接受学校纪检监察部门、审计部门及广大师生的全方位监督。图书馆应定期在部门内部通报采购进展及经费使用情况。第三十二条建立图书采购绩效评价体系。每年年底，图书馆应对本年度图书采购工作进行自我评估，评估指标包括：年度预算执行率、图书到货率、图书验收合格率、馆藏结构优化程度、图书流通利用率及师生满意度等。第三十三条引入第三方评价机制，定期对中标供应商的供货服务进行综合评估。评估结果作为下一年度招标采购评分及是否续签合同的重要依据。对于连续两次评估不合格的供应商，应列入黑名单，并取消其未来参与本校图书采购项目的资格。第三十四条采购人员必须严格遵守廉洁自律规定，严禁收受供应商礼品、礼金、有价证券或接受其提供的宴请、娱乐活动。严禁与供应商串通舞弊、虚假招标或签订虚假合同。违者将移交学校纪检监察部门严肃处理；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第十章档案管理第三十五条图书采购全过程形成的各类文件资料，包括采购申请报告、预算批复文件、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、验收单、发票复印件等，均属重要的档案资料。第三十六条图书馆应指定专人负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。档案管理应遵循真实、完整、安全的原则，确保每一笔采购活动都有据可查。采购档案的保管期限应符合学校档案管理相关规定，一般不低于15年。第十一章附则第三十七条本办法未尽事宜，参照国家及广东省相关法律法规及五邑大学相关规章制度执行。第三十八条本办法由五邑大学图书馆负责解释。第三十九条本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附录：五邑大学图书馆图书采购复本量配置细则（参考表）为加强经费使用的精细化管理和馆藏建设的科学性，依据学科特点与利用需求，制定如下复本量配置标准：图书类型学科/类别分类建议复本量（册）备注教学参考书公共基础课（数学、英语、物理等）5-10根据修读学生人数动态调整，确保核心课程参考书满足需求专业基础课3-5优先保障经典教材和习题集专业选修课2-3覆盖主要教学知识点科研用书重点学科、博士点建设学科2-4侧重于高水平的学术专著、会议录一般学科1-2侧重于经典著作和前沿研究特色馆藏侨乡文化、五邑地方文献2-3其中1册入藏特藏室，不予外借，其余可流通纺织、材料等特色专业2-4建立专题库，形成特色文学艺术类中外文学名著3-5满足通识教育及课外阅读需求艺术、设计类画册1-2价格较高，复本量从严控制工具书字典、词典、百科全书1-3馆藏阅览室必备，通常不外借综合性图书政治、法律、经济等社科类2-3关注热点问题，适度更新语言学习类（四六级、雅思等）3-6更新频率快，需根据出版年份剔除旧版外文图书外文原版教材2-3针对双语教学或全英教学课程外文学术专著1价格昂贵，原则上只购1册供科研参考附录：图书供应商综合评分细则（参考）为确保招标采购的公正性与科学性，制定如下评分标准供评标参考（总分100分）：评分项目评分细则分值范围价格部分（30分）综合折扣率0-30分技术与服务部分（50分）到书率与到书速度：承诺订书到书率（如现采95%以上，期货90%以上）及到书周期（如30天内）。0-15分书目数据质量：提供MARC数据的