职业院校教师档案管理办法

职业院校教师档案管理办法第一章总则第一条为加强职业院校教师档案的规范化、科学化、信息化管理，全面反映教师队伍的整体素质与个人发展轨迹，充分发挥档案在师资队伍建设、教育教学改革、教科研管理以及教师专业发展中的基础性、支撑性作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国教师法》《职业学校教师企业实践规定》及国家关于干部人事档案工作的相关政策法规，结合职业院校教育教学特点与实际，制定本办法。第二条本办法所称职业院校教师档案（以下简称“教师档案”），是指教师在职业院校从事教育教学、技术研究、企业实践、管理服务等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条教师档案管理贯彻“统一领导、分级管理、集中保管、真实完整、安全保密、便于利用”的原则。档案管理不仅是人事管理的基础，更是职业院校深化产教融合、校企合作，评价教师“双师”素质，考核教师教育教学质量的重要依据。第四条本办法适用于职业院校在编在岗教师、合同制聘任教师、兼职教师、特聘技能大师及外籍教师的档案管理工作。退休教师档案按照国家相关管理规定执行。第二章管理机构与职责第五条职业院校设立教师档案管理工作领导小组，由分管人事工作的校领导担任组长，人事处、教务处、科研处、各二级学院（系部）主要负责人为成员。领导小组负责统筹规划全校教师档案工作，审定档案管理制度，协调解决档案管理中的重大问题。第六条人事处为教师档案管理的牵头与主管单位，设立专门的教师档案室，配备专职档案管理员。其主要职责包括：（一）制定、修订教师档案管理各项规章制度及业务规范；（二）负责全校教师人事档案、师德师风档案的收集、鉴别、整理、立卷、保管与转递；（三）统筹协调各职能部门教师业务档案、企业实践档案的归档工作；（四）开展教师档案的数字化加工及信息化系统建设；（五）办理教师档案的查阅、借阅和出具相关证明手续；（六）定期对二级学院（系部）的档案收集工作进行指导、督促与检查。第七条教务处、科研处、校企合作处等职能部门为教师业务档案的专业归口管理部门。负责指导、督促本部门及各教学单位在各项业务活动中形成的教师档案材料的收集、审核与移交工作。确保教学、教科研、企业实践等业务数据的真实性与时效性。第八条各二级学院（系部）是教师档案材料形成的源头单位，实行“一把手”负责制。各单位设立兼职档案联络员，负责本单位教师日常教学、科研、参加培训、下企业锻炼等档案材料的初步收集、甄别、登记与按期移交工作。第九条教师本人是个人档案材料真实性的第一责任人。教师应如实填写个人相关信息，按要求提交学历学位、职业资格、专业技术职务、各类获奖及科研成果等证明材料，配合档案管理部门做好材料的核实与补充工作。严禁伪造、涂改、销毁个人档案材料。第三章档案归档范围与分类第十条职业院校教师档案按照材料性质和用途，划分为人事档案、业务档案、企业实践档案、师德师风档案四大类，实行分类管理、有机统一。第十一条人事档案类归档范围人事档案是记录教师个人基本信息、成长经历、政治面貌、奖惩情况的主体档案，主要包括：（一）履历材料：教师登记表、简历、各类历史审查表等；（二）自传及思想材料：自传、重要思想汇报、参加党校培训结业材料等；（三）考核鉴定材料：年度考核登记表、聘期考核表、试用期满转正考核、各类专项鉴定材料；（四）学历学位材料：各阶段学历证书复印件、学位证书复印件、学籍档案、国（境）外学历学位认证书等；（五）职称职业资格材料：专业技术职务任职资格申报表、评审表、聘任文件；职业资格证书、技能等级证书复印件及查询验证证明；（六）政审材料：政治审查报告、党团材料、入党入团志愿书及转正申请等；（七）奖惩材料：获得各级党委、政府及教育行政部门颁发的荣誉证书、表彰决定；违法违纪处分决定、通报批评及撤销处分材料等；（八）聘用任免材料：劳动合同、聘用合同、岗位聘任书、干部任免审批表、任免通知等；（九）工资待遇材料：工资变动审批表、津贴补贴调整表等；（十）其他材料：体检表、因私出国（境）审批材料等。第十二条业务档案类归档范围业务档案重点反映教师教育教学能力、学术水平及专业建设贡献，主要包括：（一）教学运行材料：1.学期授课计划、课程标准修订稿、课程教学大纲；2.典型教案、理实一体化教学设计、项目式教学方案；3.教学日志、课堂考册、期中期末试卷及试卷分析报告；4.顶岗实习指导记录、毕业设计（论文）指导记录及评价表；5.实验实训指导书、新开课试讲记录、公开课/示范课评价表。（二）教科研材料：1.科研项目立项申报书、任务书、中期检查报告、结题验收报告；2.教改项目申报书、结题证明、教学成果奖申报书及审批文件；3.公开发表的学术论文、SCI/EI/核心期刊收录证明；4.公开出版的专著、主编/参编教材、校本教材样书及出版合同；5.发明专利、实用新型专利、外观设计专利证书及成果转化证明材料。（三）专业与课程建设材料：1.参与品牌专业、特色专业、骨干专业建设的规划书与验收报告；2.精品在线开放课程、资源库建设立项书及结题报告；3.指导学生参加职业技能大赛获奖证书、指导教师证明；4.教师本人参加教学能力比赛、说课比赛的获奖证书及视频资料。（四）培训与继续教育材料：1.参加国家级、省级骨干教师培训、青年教师企业实践培训的结业证书；2.新教师入职岗前培训合格证、高校教师资格证认定材料；3.国内访学、国内外进修计划及结业报告。第十三条企业实践档案类归档范围职业院校特色档案，专门记录教师参与校企合作、下企业锻炼、技术服务的情况，主要包括：（一）实践计划：教师企业实践（挂职锻炼）申请书、实践计划书、校企合作单位接收函；（二）过程记录：企业实践工作日志、周志、月度总结，参与企业技术研发、工艺改进、产品设计的原始记录或图纸；（三）考核鉴定：企业指导教师评价表、企业出具的实践鉴定意见、实践总结报告；（四）成果转化：将企业新技术、新工艺转化为校内教学项目的说明材料，联合企业申报的横向课题合同及到账经费证明，为企业提供技术咨询服务的证明。第十四条师德师风档案类归档范围全面记录教师职业道德表现，作为教师考核评价的首要依据，主要包括：（一）师德承诺书：每学年签订的《职业院校教师师德师风承诺书》；（二）考核评价：年度师德师风考核登记表、学生评教中涉及师德师风的部分摘要；（三）表彰奖励：获评“优秀教师”“优秀教育工作者”“师德标兵”“最美教师”等荣誉的文件及证书；（四）违规处理：违反师德师风行为（如学术不端、收受礼金、体罚学生等）的举报核查报告、处理决定、通报批评文件及整改情况说明。第四章档案收集、整理与归档程序第十五条收集制度教师档案收集实行“定期移交”与“随时移交”相结合的制度。（一）常规材料定期移交：每学期开学后两周内，各二级学院（系部）兼职档案联络员将上一学期形成的教学档案、企业实践档案收集汇总，经单位负责人审核签字后，移交至相关归口管理部门。（二）动态材料随时移交：教师获得重大表彰、取得学历学位晋升、职称评聘、发生岗位变动或违纪处分等情况，相关材料形成后30个工作日内，由职能部门随时移交人事处归档。第十六条鉴别审核移交档案材料前，移交部门须对材料的真实性、完整性、规范性进行严格鉴别：（一）审查材料是否属于应归档范围，手续是否完备；（二）审查材料书写是否规范，字迹是否清晰。凡需存入档案的材料必须使用碳素墨水、蓝黑墨水钢笔或黑色签字笔书写，禁用圆珠笔、铅笔、红笔及纯蓝墨水书写；（三）审查材料是否有涂改。涉及关键数据、结论性意见涂改的需出具情况说明并加盖公章；（四）审查复印件是否清晰，是否加盖原件存放单位的公章并注明“复印件与原件一致”。第十七条整理立卷档案管理人员接收材料后，按照分类方案进行系统整理：（一）分类组卷：按照一人一卷（或一人多卷）的原则，将材料按人事、业务、实践、师德四大类分别组卷。（二）排列编目：卷内材料按照时间先后顺序或问题主次进行排列。每份材料编注页码，使用打码机或钢笔在页面右上角统一编号。（三）填写目录：根据卷内材料排列顺序，详细填写档案材料目录，包括序号、材料名称、形成时间、份数、页数、备注等字段。（四）装订入盒：拆除材料上的金属物（订书钉、曲别针等），防止生锈损坏纸张。使用标准的档案棉线三孔装订，装入统一规格的无酸档案盒，并填写档案盒封面及脊背标签。第十八条归档入库整理完毕的档案经人事处负责人复核无误后，方可入库归档。归档时需在《教师档案入库登记簿》上登记交接时间、档号、移交人及接收人签字确认。第五章档案保管与保护第十九条库房设施要求职业院校应设立独立的教师档案库房，库房、阅档室、办公室必须严格实行“三分开”。档案库房应配备符合国家标准的安全防护设施：（一）温湿度控制：配备空调及除湿机，库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日定时记录温湿度变化；（二）防火防盗：配备自动灭火系统（七氟丙烷或IG541气体灭火）、防盗门窗、红外线防盗报警系统及视频监控设备，监控记录保存不少于90天；（三）防光防尘：库房窗户应使用遮光窗帘，档案柜应采用密闭型，定期进行库房清洁除尘；（四）防虫防鼠：库房内严禁放置食物，定期投放防虫防鼠药剂。第二十条档案保护与修复建立档案定期巡查制度，专职档案员每周对库房进行不少于一次的安全巡查，检查有无霉变、虫蛀、鼠咬、水浸等现象。对破损、褪色的重要档案材料，应及时进行托裱、复制等修复处理，原件修复后仍归原位保存。第二十一条档案保密管理严格执行国家保密法规，教师档案材料涉密的，按照国家秘密载体管理要求执行。档案管理人员及查阅人员不得向无关人员泄露档案内容。严禁在公共网络、非涉密计算机及微信、QQ等社交软件中传输涉密或涉及教师个人隐私的档案信息。第六章档案利用与借阅第二十二条档案利用原则教师档案的利用坚持“按权限审批、依规查阅、安全保密”的原则。充分发挥档案在教师职称评审、岗位聘任、评优评先、选拔任用、薪酬调整、退职退休等工作中的凭证作用。第二十三条查阅权限与审批程序（一）教师查阅本人档案：原则上教师本人不得查阅本人档案。如因学历认证、职称申报、办理社保等特殊原因确需复印本人档案材料的，需提交书面申请，经二级学院（系部）负责人签字、人事处审批后，由档案员查阅并复印相关材料，加盖档案管理专用章后交付本人。（二）校内单位查阅：因工作需要查阅教师档案的，查阅人须为中共党员，并填写《职业院校教师档案查阅审批表》。查阅人事处管理的核心人事档案，须经人事处处长批准；查阅业务档案、企业实践档案，须经归口管理部门负责人批准。查阅重要领导或涉密档案须经分管校领导签字批准。（三）外单位查阅：公安、检察、法院、国家安全、纪检等机关因办案需要查阅档案的，须两名以上公务人员持单位介绍信及工作证，经学校保卫处核实、人事处审核、分管校领导批准后，在阅档室查阅。第二十四条查阅纪律与借阅管理（一）查阅档案一律在阅档室进行，严禁将档案带出阅档室。特殊情况需借出档案的，须经分管校领导特批，且借阅期限不得超过7个工作日，并在借出期间对档案安全负全责。（二）查阅档案时严禁吸烟、喝水、进食，严禁涂改、抽换、拆散、污损档案材料，严禁在档案上做任何标记。（三）未经批准，不得对档案进行拍照、复印、扫描。经批准复印的档案材料，复印件需加盖“复印件与原件相符”印章及档案管理章，并在使用后按要求处理或归还。（四）外借档案归还时，档案员必须逐页清点检查，如发现污损、丢失等情况，应立即追查责任并按规定上报处理。第七章档案鉴定与销毁第二十五条档案保管期限教师档案保管期限分为永久、长期（30-50年）、短期（10-15年）三种。（一）永久保管：反映教师重大历史面貌、重要职务变动、国家级奖励、重大科研成果、师德师风违规处分决定等具有长远查考价值的档案；（二）长期保管：反映教师常规教学运行、一般科研成果、企业实践过程记录、职称评聘等材料；（三）短期保管：日常考勤记录、一般性工作通知、阶段性教学检查通报等参考价值较小的材料。第二十六条鉴定组织学校成立教师档案鉴定工作小组，由人事处牵头，会同纪检、教务、科研等部门人员组成。鉴定小组每五年对库存档案进行一次全面鉴定，对超过保管期限的档案提出存毁意见。第二十七条销毁程序对经鉴定已失去保存价值的档案，应严格按照程序进行销毁。（一）编制清册：鉴定工作小组编制《教师档案销毁清册》，列明拟销毁档案的名称、档号、数量、页数及销毁原因；（二）审批：销毁清册须经档案管理部门负责人审核，报学校档案工作领导小组及分管校领导审批，特别重要的需经校长办公会审议；（三）监销：销毁档案时，必须有两人以上共同进行，严禁私自当作废纸出售。销毁后，监销人和执行人须在《教师档案销毁清册》上签字存档。第八章档案信息化建设第二十八条数字化档案建设目标为适应职业教育信息化发展要求，学校大力推进教师档案数字化转型，建设“教师电子档案管理系统”，实现档案的“双套制”（纸质与电子并存）保管与网络化利用，最终建成“数字档案馆（室）”。第二十九条电子档案归档要求（一）扫描规范：纸质档案数字化加工应采用彩色扫描模式，分辨率不低于300dpi。对于字迹不清、纸张陈旧的档案，应进行图像优化处理（如去污、纠偏、增强对比度）。（二）存储格式：电子档案长期保存格式应采用不可修改的PDF/A格式。声像档案视频采用MP4格式，音频采用MP3或WAV格式。（三）数据挂接：数字化加工后的图像文件须与档案目录准确挂接，建立索引数据库，确保通过姓名、工号、身份证号或材料关键词能秒级检索到对应内容。第三十条系统安全与数据备份（一）权限控制：电子档案管理系统实行严格的基于角色的访问控制（RBAC）。系统操作日志保留时间不少于6个月，确保操作行为可追溯。（二）数据备份：建立“本地备份+异地容灾备份”机制。电子档案数据每日增量备份，每周全量备份。重要电子档案应使用不可擦写光盘或磁带进行离线脱机备份，脱机备份载体存放于异地保密库房。第三十一条信息资源开发与利用深度挖掘教师档案数据价值，通过大数据分析技术，生成师资队伍结构分析报告、“双师型”教师比例动态监测表、教科研成果统计图等可视化报表，为学校师资队伍建设规划、专业群布局优化、高层次人才引进提供科学的数据支撑与决策支持。第九章考核与奖惩第三十二条考核机制学校将教师档案管理工作纳入各二级学院（系部）及职能部门年度目标考核体系，重点考核档案收集的及时性、材料的完整性、整理的规范性及移交的安全性。对档案管理考核优秀的单位及个人，学校予以表彰奖励。第三十三条责任追究对在教师档案管理工作中出现以下行为的，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：（一）不按规定移交档案材料，经催办仍拒不移交，造成档案散失的；（二）伪造、篡改、损毁、擅自销毁教师档案材料的；（三）未严格执行保密规定，泄露档案内容或违规向外提供档案复印件，造成不良影响的；（四）因管理不善、玩忽职守导致档案丢失、被盗或发生火灾、水灾等重大安全事故的；（五）档案工作人员利用职权之便营私舞弊的。第十章附则第三十四条本办法未尽事宜，或与国家及上级教育主管部门新出台的档案管理法律法规不一致的，以国家及上级法律法规为准。第三十五条本办法由学校人事处负责解释。各二级学院（系部）及相关职能部门可根据本办法制定具体的实施细则或操作规程。第三十六条本办法自发布之日起施行。学校以往有关教师档案管理的规定与本办法不符的，以本办法为准。附录：职业院校教师档案管理常用表单表1：职业院校教师档案材料移交归档单移交部门（填写部门名称）移交人（填写姓名）移交日期（年/月/日）接收部门（填写部门名称）接收人（填写姓名）接收日期（年/月/日）档案分类序号材料名称形成时间份数页数------------------人事档案1（如：年度考核表）2业务档案3（如：教改项目结题报告）4实践档案5（如：企业实践鉴定表）师德档案6（如：师德考核表）移交说明\multicolumn{5}{l}{（填写需要说明的情况，如原件缺失原因等）}部门负责人审核签字\multicolumn{5}{l}{（签名）（日期）}档案室复核意见\multic