大学高校会议管理制度

大学高校会议管理制度一、总则（一）制定目的与依据为进一步规范学校各类会议的组织管理，提高会议质量和效率，确保信息传递畅通、决策科学民主、工作落实到位，依据上级有关文件精神，结合本校实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校及各院（系）、部门（单位）组织召开的各类会议。学校承办的校外会议，参照本制度及上级相关规定执行。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时长，倡导开短会、讲实效，避免形式主义。2.科学规范原则：会议组织应遵循规范的程序，议题明确，议程合理，确保会议有序进行。3.务实管用原则：会议内容应聚焦学校中心工作和实际问题，注重解决问题、推动工作。4.民主集中制原则：涉及重大决策的会议，应充分发扬民主，广泛听取意见，按照规定程序集体研究决定。二、会议分类与职责分工（一）会议分类根据会议性质和内容，学校会议主要包括：1.决策类会议：如党委常委会、校长办公会、校务委员会会议等，主要研究决定学校发展战略、重大改革、重要人事、财务预算等全局性、方向性重大问题。2.工作部署类会议：如全校性工作会议、专项工作会议等，主要传达上级精神、部署阶段性工作、交流工作经验。3.学术类会议：如学术委员会会议、学位评定委员会会议、教学工作会议、科研工作会议以及各学科专业组织的学术研讨会等，主要围绕学术事务、教学科研等进行研讨和决策。4.协调沟通类会议：如部门联席会议、专题协调会等，主要用于跨部门、跨领域工作的协调推进和问题解决。5.其他类会议：如代表会议、表彰会、座谈会等。（二）职责分工1.学校办公室（或党委办公室、校长办公室，下同）：是学校各类会议的综合协调管理部门。负责学校层面决策类会议、全校性重要工作部署类会议的组织、协调、服务和记录工作；指导和监督各单位会议制度的执行；统筹会议计划的汇总与备案。2.各院（系）、部门（单位）：负责本单位职责范围内会议的组织、管理和服务工作，并指定专人负责会议记录和材料归档。涉及跨单位的会议，由主办单位牵头组织，相关单位配合。3.学术管理部门（如科研处、教务处、学术委员会秘书处等）：负责相关学术类会议的组织与管理。4.会议主持人：对会议的质量和效率负主要责任，负责把握会议主题、控制会议节奏、引导讨论方向、形成会议决议。三、会议组织与管理（一）会议计划与审批1.实行会议计划管理。各单位应于每学期初根据工作需要，提出本学期拟召开的本单位主办的会议计划（包括会议名称、时间、地点、参会人员范围、主要议题、预计时长、经费预算等），报学校办公室汇总备案。2.严格会议审批程序。*学校层面召开的全校性会议，须报请学校分管（联系）校领导批准，重要会议需报请校长或党委书记批准。*各单位召开的本单位内部会议，由单位主要负责人审批。*以学校名义召开的、或邀请学校领导出席的、或涉及外单位人员参加的会议，须提前报请学校办公室按程序报批。3.未经批准，不得擅自召开计划外会议，不得随意扩大会议规模、提高会议规格。（二）会前准备1.明确议题：会议主办单位应提前研究确定会议议题，议题应具体、明确，避免漫无边际。提交决策类会议讨论的议题，主办单位应事先进行充分调研论证，形成较为成熟的方案和备选方案。2.拟定方案：包括会议议程、参会人员名单、会议时间、地点、主持人、记录人等。3.准备材料：会议材料应主题突出、逻辑清晰、文字简练、数据准确。需提前分发的会议材料，应至少在会议召开前一个工作日（特殊情况除外）送达参会人员，确保其有充分时间审阅。4.发送通知：会议通知应明确、规范，一般应包括会议名称、时间、地点、主要议题、参会人员、需携带材料及注意事项等。通知应提前发出，确保参会人员按时参会。（三）会中组织1.按时召开：会议应准时开始，无特殊原因不得延迟。主持人应提前到达会场，做好准备工作。2.规范签到：重要会议应组织签到，掌握参会情况。3.引导发言：主持人应引导参会人员围绕议题发言，鼓励讲真话、讲实话、讲管用的话，避免偏离主题或作与会议无关的长篇大论。4.做好记录：会议应有专人负责记录。会议记录应客观、准确、完整，包括会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员（及原因）、会议议题、发言要点、讨论情况、形成的决议或共识、行动事项及责任人、完成时限等。重要会议应形成会议纪要。（四）会后落实1.整理纪要：重要会议应在会后一个工作日内（或按规定时限）整理形成会议纪要，经主持人审签后分发。会议纪要应简明扼要，突出重点，明确责任。2.传达贯彻：参会人员应及时向本单位传达会议精神，确保信息传达到位。3.督促落实：对会议形成的决议或确定的事项，主办单位或责任单位应制定落实方案，明确责任人、完成时限，并主动抓好落实。学校办公室及相关职能部门应加强对会议决定事项的跟踪督办和检查。4.材料归档：会议通知、议程、参会名单、会议材料、会议记录、会议纪要等相关资料，应按照档案管理规定及时整理、归档保存。四、会议规范与效率（一）控制会议数量与规模1.严格控制不必要的会议。凡是法律法规和上级文件已有明确规定、能够通过文件、电话、政务微信、OA系统等方式部署或解决问题的，一律不再召开会议。内容相近、参会人员基本相同的会议，应合并召开或套开。2.严格控制会议规模和参会人数。根据会议内容和性质，合理确定参会范围和人数，避免无关人员参会。涉及面广的会议，可根据需要分层级、分领域召开，或采用视频会议形式扩大覆盖面，减少集中参会人数。（二）提高会议质量与效率1.议题集中：一次会议议题不宜过多，确保每个议题都有充分的讨论时间。2.准备充分：参会人员应提前阅读会议材料，熟悉议题内容，做好发言准备。3.发言精炼：发言应围绕主题，言简意赅，突出重点，避免穿靴戴帽、冗长空泛。4.遵守时间：严格控制发言时间和会议总时长，无特殊情况不得超时。5.形成共识：会议应致力于达成共识、形成决议，对暂不能达成一致的事项，应明确下一步研究方向。（三）改进会风会纪1.严肃会议纪律：参会人员应按时参会，无特殊原因不得请假、迟到、早退。确需请假的，须按规定程序向会议主持人或主办单位履行请假手续。参会期间应将手机调至静音或关闭状态，不随意走动、交头接耳，不做与会议无关的事情。2.提倡良好会风：倡导求真务实、积极建言的会风，营造畅所欲言、民主和谐的会议氛围。3.规范着装：根据会议性质和要求，着装应整洁得体。（四）推广运用信息化手段积极推广使用视频会议、网络会议等形式，提倡无纸化办公，减少纸质材料印发，降低会议成本，提高会议效率。五、监督与改进1.学校办公室负责对全校会议制度的执行情况进行监督检查，定期对各单位会议组织管理情况、会议决定事项落实情况进行通报。2.将会议制度执行情况、会议效率和质量作为评价单位工作作风和管理水平的参考依据之一。3.定期组织对本制度执行情况的评估与总