安全生产档案资料管理细则

安全生产档案资料管理细则第一章总则第一条为规范公司安全生产档案资料管理工作，确保安全生产档案的真实性、完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在安全生产管理、事故预防、责任追溯及应急处置中的基础性作用，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《企业安全生产标准化基本规范》等相关法律法规及标准，结合公司实际生产经营特点，制定本管理细则。第二条本细则所称安全生产档案，是指公司在安全生产管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。其载体形式包括纸质文字材料、图表、照片、音像制品、电子文件及实物等。第三条安全生产档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范收集、安全保密、便于利用”的原则。公司各部门必须将安全生产档案管理纳入日常安全生产工作范畴，确保档案工作与安全生产工作同步部署、同步实施、同步检查。第四条本细则适用于公司总部、各分支机构及所属生产经营单位（以下统称“各单位”）的安全生产档案管理工作。涉及安全生产的所有部门和个人均有遵守本细则规定的义务。第二章管理体制与职责第五条公司安全生产委员会（以下简称“安委会”）是安全生产档案管理工作的领导机构，负责统筹规划、决策部署档案管理重大事项，协调解决档案管理中遇到的重大问题。安委会办公室负责具体督促落实。第六条安全管理部门是安全生产档案管理的归口管理部门，其主要职责包括：（一）建立健全公司安全生产档案管理制度和业务规范，指导、监督和检查各单位的档案管理工作；（二）负责公司层面综合性安全生产档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；（三）组织安全生产档案业务培训，提高档案管理人员的专业素质；（四）负责公司安全生产档案信息化建设规划与实施，推动电子档案的规范化管理。第七条各职能部门按照“谁产生、谁收集、谁整理、谁归档”的原则，负责本部门业务范围内安全生产档案的形成、积累、整理和移交工作。具体职责如下：（一）生产技术部门负责设备设施运行维护、工艺安全管理、危险源辨识与控制、变更管理等相关档案；（二）人力资源部门负责从业人员安全培训教育、特种作业人员资格管理、劳动防护用品发放、职业健康监护等相关档案；（三）设备物资部门负责安全设施设备采购验收、特种设备检测检验、安全防护物资台账等相关档案；（四）工程项目部门负责建设项目安全设施“三同时”审批、施工安全监理、验收评价等相关档案；（五）消防保卫部门负责消防安全管理、应急预案演练、事故调查处理等相关档案。第八条档案管理部门（或专职档案员）负责对各单位移交的安全生产档案进行最终审核、分类编号、入库保管，并严格执行借阅登记和保密制度，确保档案实体安全和信息安全。第三章档案分类与归档范围第九条安全生产档案实行分类管理，根据其内容和性质，主要分为以下十二大类：（一）安全生产组织机构与职责类：主要包括安全生产委员会成立及调整文件、安全生产网络图、各级各岗位安全生产责任制文本、责任书签订记录、安全绩效考核记录等。（二）安全生产法律法规与制度类：主要包括国家及地方有关安全生产法律法规、标准规范清单及文本，公司安全生产管理制度、操作规程、作业指导书及其发布、评审、修订记录等。（三）安全投入与费用管理类：主要包括年度安全生产费用预算及使用计划，安全设施设备建设、维护、检测检验费用发票，劳动防护用品采购发放台账，安全生产风险抵押金或责任保险缴纳凭证，安全奖励与处罚资金凭证等。（四）安全教育培训类：主要包括年度安全教育培训计划，培训需求调研记录，培训课程安排，培训课件、教材，授课教师资质，学员签到表，考试试卷及成绩记录，培训效果评估报告，特种作业人员及特种设备操作人员资格证书复印件、复审记录，新员工“三级”安全教育卡片等。（五）生产安全事故隐患排查治理类：主要包括日常安全检查记录，专项检查方案及记录，季节性、节假日安全检查记录，隐患排查治理通知单，隐患整改反馈报告及复查记录，重大事故隐患治理方案及验收报告，隐患排查治理统计分析台账等。（六）重大危险源管理类：主要包括重大危险源辨识、评估报告，重大危险源备案回执，重大危险源监控措施及实施记录，重大危险源应急救援预案，重大危险源定期检查、检测记录等。（七）职业健康管理类：主要包括职业病危害因素识别与检测评价报告，职业病危害项目申报回执，接触职业病危害因素人员清单，从业人员职业健康检查报告（上岗前、在岗期间、离岗时），职业健康监护档案汇总表，职业病危害告知书，职业防护设施维护记录，警示标识设置台账等。（八）应急管理类：主要包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案文本，应急预案备案回执，应急预案评审、修订记录，年度应急演练计划，演练方案、脚本，演练影像资料，演练评估总结报告，应急救援队伍名单及培训记录，应急救援物资装备台账、维护保养记录、调用记录等。（九）事故调查与处理类：主要包括事故报告（含口头、书面、快报），事故现场勘察记录、图纸、照片，物证、书证，事故调查笔录，事故技术分析报告，事故调查组组成及职责，事故原因分析与责任认定文件，事故处理决定及落实情况，事故防范整改措施，工伤认定材料，伤亡人员医疗及赔偿记录等。（十）设备设施与作业安全管理类：主要包括设备设施台账，特种设备使用登记证、定期检验报告及合格标志，安全设施设备（如消防器材、报警装置、防雷防静电设施、联锁保护装置等）的检查检测记录，危险作业（动火、进入受限空间、高处作业、吊装、临时用电等）审批单及监护记录，相关方安全管理协议及备案资料，外来施工人员安全培训记录等。（十一）安全文化建设与活动记录类：主要包括“安全生产月”、“安康杯”竞赛等活动方案、总结、照片、宣传资料，安全生产建议征集及处理记录，安全生产先进表彰文件，安全文化理念宣贯材料等。（十二）其他类：包括上级部门下发的安全文件、通知、通报，公司向上级报送的安全工作报告、报表，以及具有保存价值的其他安全生产相关资料。第十条归档材料必须做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等不耐久书写材料书写或签署。电子文件应采用通用格式，并确保其可读性和真实性。第四章档案收集与归档第十一条各单位应根据档案分类范围，结合实际工作情况，制定详细的《安全生产档案资料归档清单》，明确各类材料的产生部门、归档时间、责任人和保管期限。第十二条安全生产档案材料应在工作活动结束后及时整理归档。具体时间要求如下：（一）年度性文件材料（如工作计划、总结、报表、培训计划等）应在次年的第一季度内归档；（二）会议文件、检查记录、培训记录、隐患整改记录等经常性文件材料，应在活动结束或完成后一个月内归档；（三）设备台账、检测检验报告等应在收到报告或建立台账后立即归档；（四）事故调查处理文件材料应在事故处理结案后一个月内归档；（五）建设项目“三同时”档案应在项目竣工验收后三个月内归档；（六）电子文件应随纸质文件同步归档，或按照电子档案管理要求定期上传至档案管理系统。第十三条归档材料必须经过系统整理，按照文件材料的形成规律和有机联系进行分类、排列、编号、编目，并填写移交清单一式两份，交接双方签字确认后，各执一份备查。移交清单应包括案卷题名、案卷号、页数、件数、归档部门、移交人、接收人、移交日期等信息。第十四条对破损、变质的文件材料，在归档前必须进行修补或复制。对反映同一事项的若干份文件，正本作为归档材料，副本视情况作为参考资料；重要文件的草稿、定稿均应归档；电报应连同底稿一并归档。第五章档案整理与立卷第十五条安全生产档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十六条卷内文件材料应按问题、时间或重要程度排列。批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前、依据性材料在后。会议记录、大事记等应按时间顺序排列。第十七条卷内文件材料应逐页编写页号。页号位置在正面右上角、背面左上角，空白页不编号。案卷应编写页号，单面书写的材料编写右下角，双面书写的材料，正面编写右下角，背面编写左下角。第十八条案卷应填写卷内目录和备考表。卷内目录包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等项。备考表用于说明卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并立卷人、检查人签名。第十九条案卷装订应整齐牢固，不压字迹，不妨碍阅读。装订线应采取左侧装订方式，拆除文件上的金属物。对于不宜装订的图纸、照片、音像制品等，应装入专用袋（盒）并在备考表中注明。第二十条案卷封面应注明案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号等。案卷题名应简明、准确地反映卷内文件材料的内容。第二十一条安全生产档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。确定保管期限的基本原则是：（一）反映公司安全生产主要历史面貌、具有长远查考利用价值的档案，列为永久保管。如：安全生产责任制、核心管理制度、重大事故调查处理档案、重大危险源档案等。（二）反映公司在一定时期内安全生产管理活动，在较长时间内有查考利用价值的档案，列为长期保管。如：安全培训记录、隐患排查治理台账、应急预案及演练记录、特种设备检测报告、职业健康监护档案等。（三）在较短时间内有查考利用价值的档案，列为短期保管。如：一般性通知、月度报表、临时检查记录、安全工作简报等。（四）保管期限的确定应参照《企业文件材料归档范围和保管期限规定》执行，并在档案移交清单中明确标注。第六章档案保管与保护第二十二条档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第二十三条档案库房应配备温湿度计，并定期进行记录。库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。当温湿度超出规定范围时，应采取相应措施进行调节。第二十四条档案装具应符合国家标准，排列整齐，便于查找。档案入库前必须进行严格检查，对有虫蛀、霉变、破损的档案应及时进行消毒、修补和复制。第二十五条档案管理部门应建立定期检查制度，每季度对库房安全情况和档案实体状况进行一次全面检查，并做好检查记录。在节假日或发生特殊情况时，应进行突击检查，发现问题立即报告并采取补救措施。第二十六条电子档案的保管应符合以下要求：（一）电子档案应存储在专门的存储介质（如服务器、硬盘、光盘等）上，并进行备份。备份应采取“离线备份”与“在线备份”相结合的方式，确保数据安全。（二）电子档案存储介质应定期进行检测、迁移和更新，防止因技术过时或介质损坏导致数据丢失。（三）对电子档案的操作、查阅、下载等行为应进行日志记录，确保可追溯。（四）涉及国家秘密、商业秘密或敏感信息的电子档案，应采取加密存储、权限控制等技术手段，防止泄露。第二十七条严格执行保密制度。涉密档案应在专门的保险柜中存放，查阅涉密档案必须严格按照保密规定履行审批手续，严禁在非保密场所处理涉密档案信息。档案管理人员不得泄露档案内容。第七章档案利用与借阅第二十八条建立健全安全生产档案查阅、借阅制度，明确利用范围、审批权限和利用程序。档案利用应遵循便于工作、保护档案、严守秘密的原则。第二十九条查阅档案应在档案管理部门指定的阅览室内进行。如需借出档案，必须填写《档案借阅申请单》，经所在部门负责人签字同意，并报档案管理部门负责人批准。借出重要档案或涉密档案，需经公司分管领导批准。第三十条借阅档案期限一般不超过7个工作日，确需续借的，必须办理续借手续。借出的档案不得拆散、抽取、涂改、勾画、污损、加注标记，不得转借、复制、拍照（经批准除外）。第三十一条外单位人员查阅、摘录、复制公司安全生产档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司主管领导批准，并由档案管理人员陪同查阅。第三十二条利用档案摘录、复制的材料，由档案管理人员核对无误后加盖档案证明章，与原件具有同等效力。利用档案所获得的数据和信息，未经许可不得对外公布或用于商业目的。第三十三条档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即报告档案管理部门。档案管理人员在档案归还时，应认真清点检查，确认无误后注销借阅记录。第三十四条建立档案利用效果反馈制度。档案利用者应填写《档案利用效果登记表》，反馈档案在解决问题、避免损失、产生效益等方面的情况。档案管理部门应定期汇总分析，总结经验，改进工作。第八章档案鉴定与销毁第三十五条对于保管期满已失去保存价值的安全生产档案，应进行鉴定和销毁工作。档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门、保密部门和财务部门共同组成的鉴定小组进行。第三十六条档案鉴定应严格按照档案保管期限表进行，逐卷、逐件进行审查。对仍具有保存价值的档案，应重新划定保管期限并妥善保管；对确无保存价值的档案，应按规定程序销毁。第三十七条销毁档案必须经过严格的审批程序。鉴定小组应编制《档案销毁清册》，列明拟销毁档案的案卷题名、档号、原保管期限、卷内文件页数、销毁原因等，报公司主管领导批准后，方可实施。第三十八条销毁档案应由档案管理部门指定两人以上专人负责监销。监销人员应在销毁前对档案进行核对，确认无误后方可进行销毁。销毁应在指定地点进行，严禁将档案当作废纸出售或随意丢弃。第三十九条销毁档案后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》应永久保存。第四十条严禁擅自销毁档案。对于在档案保管期满前，因其他原因确需提前销毁的档案，必须报经公司主要领导批准，并详细记录提前销毁的原因和依据。第九章责任追究第四十一条公司将安全生产档案管理工作纳入安全生产责任制考核和部门年度绩效考核体系。对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人，给予表彰和奖励。第四十二条对违反本细则规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予责任人通报批评、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档、收集、整理档案，造成档案材料缺失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案的；（三）在档案管理中玩忽职守，造成档案丢失、泄密或严重后果的；（四）违反保密规定，擅自泄露档案内容的；（五）擅自提供、复制、摘抄档案，或在档案利用中违反规定造成不良影响的；（六）擅自销毁档案或将档案卖给、赠送给外国人、外国组织的。第四十三条因档案管理混乱，导致在事故调查处理、责任认定、法律诉讼中处于不利地位，给公司造成经济损失或声誉损害的，将严肃追究相关部门领导和直接责任人的责任。第十章附则第四十四条本细则未尽事宜，按照国家有关法律法规和档案管理规范执行。第四十五条各单位可根据本细则，结合自身实际情况，制定具体的实施细则或补充规定，并报公司安全管理部门和档案管理部门备案。第四十六条本细则中涉及的各种表格、清单格式，由公司档案管理部门统一制定。第四十七条本细则由公司安全管理部门负责解释。在执行过程中如遇与国家新颁布的法律法规相抵触的，按国家法律法规执行。第四十八条本细则自发布之日起施行。原有相关安全生产档案管理规定与本细则不一致的，以本细则为准。第九章档案统计与移交第四十九条建立健全安全生产档案统计制度。档案管理部门应定期对档案的收进、移出、利用、销毁、库存数量等情况进行统计，并编制《档案工作基本情况统计表》，按年度上报公司领导和上级主管部门。第五十条统计数据必须真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、拒报、迟报。统计分析应结合安全生产管理实际，为领导决策和档案工作改进提供依据。第五十一条单位合并、分立、撤销、改制或破产时，必须按照有关规定，对安全生产档案进行系统整理，编制档案移交清册，向接收单位或档案管理部门办理移交手续，严禁档案散失。交接双方应签字确认，并报公司档案管理部门备案。第五十二条工作人员调动工作时，必须将本人经手、保管的档案材料清点交接完毕，并办理交接手续。未办理档案交接手续的，不得办理调动手续。交接双方应在交接清单上签字，并由部门负责人监交。第十章电子档案专项管理第五十三条电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传