建设工程公司合同管理办法

建设工程公司合同管理办法一、总则（一）目的与依据为规范公司建设工程合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司对外签订的各类建设工程合同，包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购、咨询服务等合同。公司内部管理类合同可参照本办法执行。（三）基本原则合同管理遵循依法合规、平等自愿、公平诚信、风险控制、效益优先、权责清晰的原则。所有合同行为必须符合国家法律法规及行业规范要求。二、合同管理机构与职责（一）管理机构设置公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。1.公司领导层：负责审批重大合同、合同管理战略及重大合同纠纷的决策。2.合同管理部门（如法务部或指定的综合管理部门）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、合同标准文本的拟定与推广、合同审查、合同纠纷协调处理、合同管理培训及监督检查。3.业务部门：是合同的发起部门和履行主体，负责合同相对方的初步筛选、合同谈判、合同文本的拟定与报审、合同的履行、履约过程中的信息反馈及合同资料的收集与归档。4.财务部门：负责合同款项支付的审核、资金风险评估及合同相关财务信息的记录。5.其他相关部门：根据职责分工，参与合同审查、履行或提供专业支持。（二）各部门主要职责1.合同管理部门：*组织制定和完善公司合同管理相关制度和流程。*建立和维护合同标准文本库。*对合同的合法性、合规性、完整性及风险进行审查。*监督合同的履行情况，参与重大合同的谈判与评审。*协调处理合同纠纷，提供法律支持。*负责合同专用章的管理和使用。*组织合同管理培训，提升全员合同管理意识。2.业务部门：*负责对合同相对方的资质、信誉、履约能力等进行调查和评估。*根据项目需求，发起合同立项，组织合同谈判。*负责合同文本的草拟，并按规定流程报审。*严格按照合同约定履行己方义务，跟踪对方履约情况。*及时处理合同履行中出现的问题，重大问题及时上报。*负责合同履行过程中相关资料的收集、整理、保管，并按规定移交归档。3.财务部门：*对合同中的付款方式、金额、税务等财务条款进行审核。*根据合同约定及履行情况，办理款项支付。*参与合同经济性评价。三、合同的前期管理（一）合同相对方管理业务部门在与潜在合作方接触时，应要求对方提供基本资质证明文件，并对其履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查核实。重要合同的相对方应纳入公司合格供应商或合作方名录管理。（二）合同策划与谈判1.合同签订前，业务部门应明确合同目的、主要权利义务、核心条款（如范围、价格、质量、工期、付款方式、违约责任等）。2.对于重大或复杂合同，应组织财务、技术、合同管理等相关部门共同参与谈判，明确谈判策略和底线，确保公司利益最大化。3.谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要，作为合同拟定的依据。（三）合同文本的拟定与审核1.合同文本应优先采用国家或行业标准示范文本。无标准文本的，可参照公司合同标准文本或由业务部门根据谈判结果草拟。2.合同文本内容应完整、表述清晰、权责明确、逻辑严谨，避免使用模糊或易产生歧义的条款。3.合同文本拟定完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草案、相对方资质材料、谈判纪要等相关附件，按规定权限和流程报送相关部门审核。4.合同管理部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性、风险点及条款的严谨性；财务部门重点审核财务相关条款；其他相关部门根据职责进行专业审核。审核意见应书面反馈。5.业务部门根据各部门审核意见对合同文本进行修改完善，直至通过最终审核。四、合同的签订与履行管理（一）合同签订1.合同经审核通过后，由法定代表人或其授权委托人签署。授权委托应采用书面形式，明确授权范围和权限。2.合同签订应使用公司合同专用章。合同专用章由合同管理部门统一保管和使用，用印前需履行审批手续。3.合同文本一般应一式多份，各方当事人均应持有正本。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送相关部门。（二）合同交底合同签订后，业务部门应组织合同履行相关人员进行合同交底，明确合同主要条款、履行要点、风险防范措施及各岗位的责任。（三）合同履行跟踪1.业务部门是合同履行的第一责任单位，应指定专人负责合同的跟踪管理，确保合同约定的各项义务得到全面、及时、准确履行。2.对合同履行过程中的重要节点（如工期节点、付款节点、质量验收等）应进行重点监控，做好记录。3.财务部门应根据合同约定和履行情况，严格按照审批流程办理款项支付。4.合同履行过程中，如发现对方可能或已经违约，业务部门应及时采取措施，并向公司领导及合同管理部门报告。（四）合同变更与解除1.合同签订后，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议。2.合同变更或解除的程序参照合同签订的审核审批程序执行。3.任何部门或个人不得擅自变更或解除合同。（五）合同档案管理1.合同档案是公司重要的法律和经营资料，包括合同文本、附件、审批文件、谈判纪要、履行过程中的往来函件、签证、变更协议、验收证明、付款凭证等。2.业务部门在合同履行完毕或终止后，应将完整的合同档案整理后移交公司档案管理部门归档。合同管理部门应留存合同副本及重要审核资料。3.合同档案的保管、查阅、复制等应遵守公司档案管理规定。五、合同的风险控制与争议处理（一）风险识别与防范各部门在合同管理各环节应加强风险意识，对合同相对方信用风险、合同条款风险、履约风险、法律政策风险等进行识别和评估，并采取相应的防范措施。合同管理部门应定期组织合同风险检查。（二）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生争议时，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决。2.协商不成的，应及时将争议情况、处理建议及相关证据材料报送合同管理部门和公司领导。3.合同管理部门应协助业务部门分析争议性质，制定处理方案，必要时可聘请外部律师参与处理。4.通过仲裁或诉讼方式解决争议的，由合同管理部门牵头，相关部门配合。六、监督与责任（一）监督检查公司合同管理部门定期或不定期对各部门合同管理情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）责任追究对于在合同管理工作中认真负责、有效防范风险、为公司挽回或避免损失的单位和个人，公司予以表彰奖励。对于因失职、渎职、违规操作等原因导致公司利益受损的，将视情节轻重追究相关责任人的责任。七、附则（一）术语解释本办法所称“重