采购合同强制签订与执行管理规定

采购合同强制签订与执行管理规定第一条核心命令

所有采购，无论金额大小、新老供应商、紧急与否，必须签订书面合同或书面订单确认。

合同签了才算数。口头承诺、微信承诺、电话承诺，一律不作为采购依据和付款依据。

长期合作供应商不享受免签特权。合作越久越要签，不签就是给公司挖坑，也是给采购员自己挖坑。

出了问题，没有合同，公司无法追偿，采购员个人就是第一责任人。第二条适用范围

公司所有部门、所有采购，包括生产物料、设备、办公用品、外协服务、物流、工程维修，全部适用。

供应商合作年限、关系好坏、领导交情，均不得作为免签合同理由。

任何人说“老关系不用签”“合作八年了不用签”，一律按违规处理。第三条书面合同定义及必备条款

书面合同包括纸质合同、电子合同、双方盖章或签字确认的订单确认书。

订单确认书必须包含以下条款，缺一项视为未签合同：双方名称、地址、联系人、银行账户；采购内容、规格、数量、单位、单价、总价；交付时间、地点、运输方式、验收标准；付款条件、付款期限、发票要求；质量标准、质保期、售后责任；违约责任、违约金比例、损失赔偿范围；争议解决方式，明确管辖法院或仲裁机构。

以上条款是《民法典》第四百七十条规定合同一般包括的内容。公司直接执行，不签不采购。第四条长期合作供应商的特别规定同一供应商12个月内累计采购金额超过10万元，或合作次数超过3次，采购部必须在30天内与该供应商签订年度框架合同。框架合同由法务审核，内容涵盖价格、质量、交付、验收、结算、违约责任、争议解决。框架合同签订后，每一批采购仍须由供应商书面确认订单，不得只口头下单。框架合同到期前30天，采购部必须评估续签或终止。未续签且未终止的，不得继续采购。框架合同项下任何批次采购，供应商未书面确认的，视为未签合同，财务不得付款，仓库不得收货。第五条合同签订时限和责任人采购订单生成后，采购员必须在5个工作日内完成合同签订或取得供应商书面订单确认。合同签订前，采购员不得以任何方式通知供应商备货、发货、排产。供应商主动发货的，采购员必须拒收并报告。采购经理对合同签订负直接管理责任。每日下班前核对本部门合同签订情况，未按时签订的，当天必须向采购员发书面催办，抄送内控部。分管副总对合同审核负领导责任。超过5万元或非标准合同的采购，必须经分管副总审批。审批前必须看到合同文本，没有合同文本不得批准付款。第六条紧急采购的例外程序只有总经理有权签发《特批采购指令单》，写明“先执行后补合同”及具体授权范围、时限。采购员凭指令单可以先通知供应商发货，但必须在执行后24小时内补签书面合同或订单确认书，并上传系统。没有指令单，任何先执行后补合同的行为都是违规。特批指令单必须由总经理本人签字，不得由他人代签。采购员必须核实指令单真实性，存疑时立即向总经理或内控部确认。紧急采购结束后24小时内未补签合同的，采购员、采购经理、分管副总全部按严重违规处理。总经理指令不规范的，按违规处理。第七条付款控制财务部付款前，必须核对采购订单、书面合同（或订单确认书）、验收单，三单一致。缺少任何一单，付款申请一律退回，不得支付。财务部不得以“老供应商”“领导催办”“紧急情况”为由，对无合同采购付款。违反的，财务经办人和财务经理对付款金额承担连带赔偿责任。财务部发现采购部提交的合同未签字、未盖章、缺必备条款的，有权直接退回，并通知内控部。内控部在24小时内启动调查。第八条仓储控制仓储部收货时，必须核对采购订单号和合同号。没有合同号或订单确认书编号的到货，一律拒收，不得先卸货后补单。擅自收货的，仓储经办人和仓储主管各记严重违规一次，造成损失的连带赔偿。供应商强行送货的，仓储部必须当场拍照、封存，通知采购部和内控部，不得让供应商将货物留在公司。第九条监督检查内控部每月10日前，抽查上月所有已付款采购的合同签订情况，比例不低于30%。重点检查长期合作供应商的框架合同、订单确认书、到货验收单。内控部发现未签合同已采购、已付款、已收货的，立即冻结相关供应商，停止付款，并在3个工作日内出具《无合同采购责任认定书》，报总经理和人事部。采购经理每日自查，内控部每月抽查，分管副总每季度听取一次合同合规报告。三次报告不合格的，分管副总需向总经理书面说明。第十条违规行为定性与处罚一般违规：合同签订超期，但在5个工作日内补齐且未造成损失；合同必备条款缺失，经内控部指出后24小时内补齐；长期合作供应商未及时签订框架合同，但未发生新采购。

处罚：每次扣当月绩效10%，记警告一次；一年累计三次警告，公司可调岗或降薪。严重违规：未签合同直接通知供应商备货、发货、排产；以“老关系”“合作多年”“领导同意”为由拒绝签订合同；无合同收货后不补签合同，或补签合同倒签日期；财务部无合同付款；仓储部无合同收货；采购经理对无合同采购不报告、不制止。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。涉及金额超过5000元的，移送公安机关处理。重大违规：收受供应商回扣，故意不签合同以逃避监督；伪造合同、订单确认书、签字盖章；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关，追究非国家工作人员受贿罪、职务侵占罪等刑事责任。第十一条高层管理人员的约束任何高管不得以“效率”“关系”“紧急”为由，要求采购员不签合同先采购。采购员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部报告。拒绝后不报告的，与指令者同责。高管指令不签合同，采购员已报告但高管仍强令执行，采购员有权停止操作，由高管个人承担全部后果。公司不追认该采购行为的，根据《民法典》第一百七十一条，由指令者个人承担对外付款责任。高管因不签合同导致公司被供应商索赔、诉讼败诉、无法追偿的，公司可依据公司法、劳动法和劳动合同约定，向该高管追偿全部损失。第十二条证据留存所有采购合同、订单确认书、框架合同、特批指令单，必须扫描上传采购系统，纸质原件由采购部保存不少于3年。采购过程中与供应商的微信、邮件、短信等沟通记录，不得作为合同依据，但可作为违规追责的证据。内控部有权提取、截图、公证保全。任何人不得删除、撤回采购相关聊天记录，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十三条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：合同必备条款核查表序号必备条款是否包含核查人日期1双方名称、地址、联系人、银行账户2采购内容、规格、数量、单位、单价、总价3交付时间、地点、运输方式、验收标准4付款条件、付款期限、发票要求5质量标准、质保期、售后责任6违约责任、违约金比例、损失赔偿范围7争议解决方式、管辖法院或仲裁机构附件2：无合同采购责任认定书项目内容采购订单号供应商名称采购金额采购员采购经理财务经办人仓储经办人违规事实描述证据清单责任认定□一般违规□严重违规□重大违规内控部签字日期附件3：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据合同签订超期但5个工作日内补齐一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条合同必备条款缺失24小时内补齐一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条未签合同通知供应商备货、发