采购信息公司资产化管理及离职强制交接规定

采购信息公司资产化管理及离职强制交接规定第一条核心命令

供应商信息、报价记录、合同文件、往来沟通记录，全部是公司资产，不是采购员个人财产。

采购员必须把每一条供应商信息、每一份报价、每一份合同实时录入公司系统。私人手机不是公司资产，不得作为采购信息的唯一载体。

离职必须完成信息交接。人走了，信息没留下，按严重违规处理，公司可解除劳动合同并追偿损失。涉嫌侵犯商业秘密的，直接移送公安机关。第二条适用范围

公司所有采购岗位人员，包括采购员、采购经理、采购助理、供应商开发、跟单、外协管理，以及任何接触供应商信息和报价记录的员工。

供应商信息包括：联系人姓名、电话、微信、邮箱、地址、银行账户、营业执照信息、报价单、合同、订单、技术资料、往来邮件、聊天记录、样品信息、价格谈判记录。第三条信息归集与系统录入采购员在业务发生后24小时内，必须将供应商信息录入公司采购管理系统或内控部备案的电子台账。录入内容必须包括：供应商名称、统一社会信用代码、联系人、电话、微信、邮箱、地址、银行账户、合作品类、报价记录、合同编号、订单编号。供应商联系人变更，采购员必须在1个工作日内更新系统。报价记录必须在报价结束当天上传系统，包括报价单扫描件、邮件截图、比价表。不得只留在个人手机或个人邮箱。合同签订后2个工作日内，采购员必须将合同扫描件上传系统，原件交公司档案室。所有与供应商的往来邮件，必须使用公司企业邮箱。已经使用个人邮箱的，必须在制度生效后30天内将历史邮件导出并移交公司系统。供应商微信沟通，必须使用公司配发的微信或企业微信。个人微信中的供应商联系方式、聊天记录，必须在制度生效后30天内迁移到公司系统，迁移完成后，采购员必须删除个人微信中的相关记录。任何人不得以“手机丢了”“微信登不上”“我不记得”为由不录入、不迁移。第四条通讯工具强制管控采购人员必须使用公司配发的手机、电话卡、企业微信、企业邮箱处理供应商业务。公司手机由IT部统一管理，通讯录、微信聊天记录、通话记录定期备份到公司服务器，备份频率不低于每周一次。采购员不得将公司手机上的信息转移到个人手机，不得将供应商联系人添加为个人好友。确因紧急情况使用个人手机联系供应商的，必须在通话结束后1小时内将联系内容、对方号码、聊天记录截图上传公司系统。未上传，视为违规。采购人员离职时，公司手机、电话卡、电脑、U盘、纸质文件必须当场交还IT部。IT部当场检查，恢复出厂设置前必须导出全部数据。第五条供应商档案管理采购部必须为每家供应商建立独立电子档案，由采购员实时维护，采购经理每月检查一次。供应商档案必须包含：准入审批记录、营业执照、信用核查截图、联系人信息、报价记录、合同、订单、验收记录、付款记录。采购员离职时，其名下所有供应商档案必须整体移交。采购经理负责审核完整性，内控部负责监交。供应商信息发生重大变化，如联系人更换、账户变更、价格调整，采购员必须在1个工作日内更新系统并书面报告采购经理。任何供应商信息不得只存在于采购员个人电脑、个人邮箱、个人微信。发现一次，记严重违规。第六条离职交接强制程序采购员提出离职或公司决定解除/终止劳动合同，人事部必须在接到通知后1小时内，通知采购部、内控部、IT部。自通知之时起，采购员业务权限立即冻结，不得再发起新采购、不得再联系供应商。采购员必须在最后一个工作日完成全部交接：所有供应商档案、报价记录、合同、订单、往来邮件、微信记录、样品清单；公司手机、电脑、U盘、门禁卡、公章使用记录；未完事项清单及处理进展。交接使用《采购人员离职交接清单》（附件2），由采购员、接收人、采购经理、内控部四方签字。缺任何一方签字，交接未完成。交接完成后，IT部当场导出公司设备全部数据，删除采购员个人数据，恢复出厂设置。交接未完成，人事部不得办理离职手续，公司有权依法要求采购员承担因此造成的损失。损失从应付工资中扣除的，扣除后剩余工资不得低于当地最低工资标准。采购经理对交接完整性负直接管理责任。交接不清，采购经理与离职采购员同责。第七条保密与竞业限制采购人员必须在入职时签署《保密协议》，明确供应商信息、报价记录、合同条款属于公司商业秘密。采购经理、采购总监等关键岗位，必须签署《竞业限制协议》，离职后2年内不得在与公司有竞争关系的企业从事采购业务。公司依法支付竞业限制补偿金。采购员离职后，不得泄露、使用、允许他人使用公司供应商信息、价格信息、合同信息。违反的，公司依据《劳动合同法》第二十三条、第二十四条追究违约责任，依据《反不正当竞争法》第九条追究侵权责任，赔偿全部损失。离职后利用公司供应商信息、报价信息为自己或他人谋取不正当利益的，公司直接向公安机关报案，涉嫌侵犯商业秘密罪的按《刑法》第二百一十九条处理。第八条监督检查内控部每月对采购员系统录入情况进行抽查，比例不低于30%，重点查供应商信息是否完整、报价记录是否上传、个人微信是否存有业务信息。内控部每季度对离职交接执行情况进行专项审计，核对交接清单与实际系统数据。IT部每周对采购人员公司设备进行自动备份，保留备份记录不少于1年。内控部有权直接检查采购员公司电脑、手机，要求采购员现场打开个人微信查看供应商信息。拒绝检查，直接按严重违规处理。内控部发现信息未录入、未迁移、交接不清，当天发出《内控整改单》，限期24小时整改。逾期不改，追责升级。第九条违规行为定性与处罚一般违规：供应商信息录入超时，24小时内补齐且未造成损失；报价记录上传超时，24小时内补齐；个人手机中仍有历史供应商信息，30天内未完成迁移，但未泄露。

处罚：每次扣当月绩效10%，记警告一次；一年累计三次，调岗或降薪。严重违规：供应商信息、报价记录、合同未录入系统，或仅存于个人手机、个人邮箱、个人电脑；拒绝内控部检查个人设备；离职前恶意删除、转移、隐藏公司供应商信息、报价记录；离职交接不清，导致供应商联系中断、合同无法履行、公司损失；采购经理包庇、纵容信息个人化，不检查、不报告。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。重大违规：离职后泄露、出售公司供应商信息、价格信息；利用公司供应商信息为自己或他人牟利；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关。涉嫌侵犯商业秘密罪的按《刑法》第二百一十九条处理；涉嫌职务侵占的按《刑法》第二百七十一条处理；涉嫌非国家工作人员受贿的按《刑法》第一百六十三条处理。第十条高层管理人员的约束任何高管不得默许采购员使用个人手机、个人邮箱处理供应商业务，不得要求采购员把公司信息留在个人设备。高管不得以“关系维护”“业务方便”为由，纵容采购员将供应商联系方式存在私人手机上。高管包庇采购员信息个人化，或干预离职交接、阻止内控部检查，直接按严重违规处理，公司可解除劳动合同并追偿。因高管失职导致采购信息流失、公司遭受重大损失，依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，并依法追究赔偿责任。第十一条证据留存供应商档案、报价记录、合同扫描件、系统登录日志、备份记录，保存不少于5年。离职交接清单、监交记录、IT设备检查记录，保存5年。内控部检查记录、整改单、追责决定书保存5年。任何人不得删除、修改系统记录、备份数据、交接清单，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十二条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：供应商信息档案表序号字段内容1供应商名称2统一社会信用代码3联系人4电话5微信6邮箱7地址8银行账户9合作品类10准入审批单号11信用核查截图编号12报价记录编号13合同编号14订单编号15采购员16维护日期附件2：采购人员离职交接清单序号交接内容数量/状态移交人签字接收人签字采购经理签字内控部签字1供应商档案2报价记录3合同原件及扫描件4订单记录5往来邮件导出文件6微信记录导出文件7公司手机及电话卡8公司电脑及U盘9样品清单10未完事项清单11其他公司资产附件3：个人设备信息检查确认书字段内容员工姓名部门/岗位检查日期检查设备□公司手机□个人手机□公司电脑□个人电脑□个人微信□个人邮箱检查结果□无公司供应商信息□有公司供应商信息（列出）处理措施□立即迁移并删除□限期整改□启动追责员工签字内控部签字IT部签字日期附件4：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据信息录入超时，24小时内补齐一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条供应商信息仅存于