大学计算机基础-基于计算思维课件 第5章 Excel基本应用5.6 制作成绩通知单

大学计算机基础——基于计算思维（Windows10+Office2016）5.6.1知识点解析第5章Excel基本应用5.6制作成绩通知单1.Word的邮件合并功能

如图所示，“邮件合并”是将一组变化的信息（如每个学生的姓名，总评成绩等）逐条插入到一个包含有模板内容的Word文档（如未填写的成绩通知单）中，从而批量生成需要的文档，大大提高工作效率。

包含有模板内容的Word文档称为邮件文档（也称为主文档），而包含变化信息的文件称为数据源（也称为收件人），数据源可以是Word及Excel表格、Access数据表等。邮件合并功能主要用于批量填写格式相同、只需修改少数内容的文档。“邮件合并”除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作工资条、准考证等。1.Word的邮件合并功能2.Word的邮件合并实现方式

实现邮件合并有两种方式：采用“邮件合并分步向导”或者使用“邮件”功能区来执行邮件合并。单击“邮件”选项卡/“开始邮件合并”组/“开始邮件合并”按钮/“邮件合并分步向导(w)…”，在文档窗口的右边将出现“邮件合并”任务窗格，用户可以根据提示完成选择数据源文件、插入合并域、预览信函和完成合并等步骤，最终生成邮件合并文件。邮件合并分步向导是Word中提供的一个向导式邮件合并工具，通过采用交互方式，引导用户按系统设计好的步骤分步完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作。而使用“邮件”选项卡的功能区，可以实现功能强大的邮件合并文档（例如，可以针对数据源的“男/女”性别信息，而在生成的邮件合并文档中显示“先生/小姐”），适用于邮件合并功能的个性化设计。在Excel中，工作表中可能有些区域的数据使用频率比较高，在这种情形下，可以将这些数据定义为名称（如“邮件合并成绩区域”），由相应的名称（“邮件合并成绩区域”）来代替这些数据，这样可以让操作更加便捷，提高工作效率。3.Excel的名称定义

由于在Word中进行邮件合并时，需要使用到的数据只是“课程成绩”工作表中的B4:K41单元格区域（其中第4、5行的数据为标题栏）中的数据，因此，可以将B4:K41单元格区域定义为名称（“邮件合并成绩区域”），以便在Word中来访问这些数据。大学计算机基础——基于计算思维（Windows10+Office2016）5.6.2任务实现第5章Excel基本应用5.6制作成绩通知单1.任务分析

现在要为每位同学制作一张如图所示的“大学计算机”课程成绩通知单：（1）根据“课程成绩”中的各项成绩，生成每个学生的成绩单。（2）如果总评成绩低于60分，则在备注栏中显示“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站”。（3）每张纸打印两个学生的成绩单。

2.实现过程1）定义名称“邮件合并成绩区域”①打开“成绩单数据.xlsx”工作簿，选择“课程成绩”工作表中需要生成成绩单的数据单元格区域B4:K41（其中第4、5行的数据为标题栏）。②在对应的名称框中输入“邮件合并成绩区域”。③保存并关闭“成绩单数据.xlsx”工作簿。将“成绩单数据.xlsx”工作簿“课程成绩”工作表中的B4:K41单元格区域定义为名称“邮件合并成绩区域”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

2）建立邮件文档“成绩通知单”在Word中，制作一张如图右上图所示的没有具体数据的“成绩通知单.docx”，保存在与“成绩单数据.xlsx”同一文件夹中。在邮件文档“成绩通知单.docx”中打开数据源“大学计算机成绩.xlsx”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

3）在“成绩通知单”中打开数据源①单击“邮件”选项卡/“开始邮件合并”组/“选择收件人”按钮，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。②找到数据源“成绩单数据.xlsx”，打开后出现“选择表格”对话框，如图所示。③在对话框中，选择“邮件合并成绩区域”，单击“确定”按钮，此时数据源“邮件合并成绩区域”被打开，“邮件”选项卡/“编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。插入数据源中的姓名、总评成绩等合并域。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

4）插入合并域①插入点放在“成绩通知单”（邮件文档）的“同学”左边，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“插入合并域”按钮，在弹出的合并域选择列表中选择“姓名”，在当前单元格中就插入了合并域“«姓名»”。②重复上述步骤，用同样的方法插入如图所示的其他的合并域。在备注栏中，需要根据数据源中“总评成绩”情况填写不同的内容：如果总评成绩低于60分，则在备注栏中显示“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

5）利用规则填写备注栏信息①插入点放在“成绩通知单”（邮件文档）的“备注”右边，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“规则”按钮，在弹出的规则选择列表中选择“如果…那么…否则(I)…”选项，打开“插入Word域：IF”对话框。2.Word的邮件合并实现方式

5）利用规则填写备注栏信息②如图所示，在“插入Word域：IF”对话框中，从“域名”下拉列表框中选择“总评成绩”，在“比较条件”下拉列表框中选择“小于”，在“比较对象”文本框中输入“60”，在“则插入此文字(I):”下面的文本框中输入“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站。”，单击“确定”按钮，完成规则的插入。在一张纸上放置两张成绩通知单。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

6）一页放置两张“成绩通知书”①选择并复制“成绩通知单”的所有内容。②插入点放在表格下面的空白处，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“规则”按钮，在弹出的下拉列表中选择“下一记录”选项，在当前位置就插入了规则域“«下一记录»”。③按下回车键3次，插入点放在最后插入的段落的起始位置。④将复制的内容粘贴在当前位置。⑤将制作好的邮件文档保存为“成绩通知单.docx”。将“成绩单数据.xlsx”中“邮件合并用数据区域”的数据合并到“成绩通知单.docx”邮件文档中，操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

7）合并数据，生成成绩通知单①）单击“邮件”选项卡/“完成”组中/“完成并合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，打开“合并到新文档”对话框。②在“合并到新文档”对话框中，在“合并记录”区域选中“全部”，单击“确定”按钮，就生成了包含所有学生的成绩通知单的新文档“信函1”。2.Word的邮件合并实现方式

7）合并数据，生成成绩通知单在“信函1”中，会发现第1个成绩通知单为空白通知单，这是由于在进行合并时，与第1个成绩通知单相对应的是B5、G5:K5单元格中的数据，而这些单元格中的数据是空的，所以就生成了空白通知单。而最后1个成绩通知单也是空白通知单的原因是由于生成“詹婷珊”同学的成绩单后，由于1页需要生成两张成绩通知单，因此在最后自动生成了空白通知单。如果不希望生成空白通知单，则可以在第②步的“合并记录”区域中选择“从(F)：2到37”即可。大学计算机基础——基于计算思维（Windows10+Office2016）5.6.3总结与提高第5章Excel基本应用5.6制作成绩通知单1.名称的综合应用

名称是用来代表单元格、单元格区域、公式或常量的单词和字符串。使用名称的目的是便于理解和使用。在如下的情形下，通常会使用到名称：（1）某一个单元格区域需要在多个公式中重复使用时，我们可以将该单元格区域命名为某个名称，在公式中就可以通过定义的名称来引用这些单元格区域了。（2）在公式复制时，如果引用的单元格区域需要是绝对地址，可将这些单元格区域定义成某一个名称。如在成绩排名中，可以将需要参与排位的数据区域定义成名称“排名区域”，这样，在公式复制时，就不会出现由于没有将引用区域设置为绝对引用而导致排名结果错误的情况。（3）对于公式中需要重复调用的一些其他公式，也可以将被调用的公式定义成名称。

2.合并域的正确显示如果将“詹婷珊”的期末成绩改为“缓考”，而在生成的每个同学的成绩通知单中，可以发现：“詹婷珊”同学的期末成绩显示为0，而不是“邮件合并用数据区域”中的“缓考”。这是因为邮件合并时，以第一条记录的数据类型来决定合并后的数据类型。在生成成绩通知单时，默认“期末成绩”数字型的，因此对应的“缓考”显示为0。要解决上述问题，可以将期末成绩数据设置为“文本”类型。①在数据源（成绩单数据含图片.xlsx）中，加入一列数据（等级照片），指示每位同学对应的等级照片的存放位置和名称，如图5-70所示。其中，名称“邮件合并成绩区域”指向B4:L41单元格区域。

3.将图片作为合并域如果需要将总评等级不用A/B/C/D/F表示，而用图片来替代，可以将图片作为合并域插入到邮件文档中。需要注意的是，图片需要存放在与邮件合并主文档的同一文件夹或下级文件夹中（如邮件合并主文档所在文件夹的下一级文件夹photos中）。操作步骤如下

3.将图片作为合并域②在邮件合并文档（“成绩通知单含图片.docx”）中，打开数据源，插入点放在需要显示照片的位置，单击“插入”选项卡/“文本”组中/“文档部件”按钮，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。③在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入。④选择整个文档，按下快捷键Shift+F9，切换为域代码显示方式。⑤选择“IncludePicture”域中的“”X””，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“插入合并域”按钮，在弹出的合并域选择列表中选择“等级照片”。调整图片成合适大小。⑥选择整个文档，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插入的“照片域代码变为“{