纸质档案数字化工作指南

纸质档案数字化工作指南

1总则

1.1为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，

维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中

华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《档案数字化外

包安全管理规范》、《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字

化技术规范》等法律、法规、规范和标准，制定本指南。

1.2本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工

作。机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。

1.3本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、

图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。

1.4纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，

以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先

数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实

现全部档案的数字化。

2工作组织

2.1应成立由主要负责人或分管负责人带头，档案保管部门、

利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导

小组，负责数字化工作的统筹协调。应指定相关部门专门工作人员组

成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、'业务指导、

技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等。

2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任

本职工作，履行岗位职责。使用外聘工作人员时应进行严格审核，确

保档案安全。

3工作形式

纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。

自主加工是指档案部门自身组织人力，配备数字化加工设备，在

本单位进行的档案数字化加工。这种形式适用于涉密档案和少量重

要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安

全风险。

业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机

构承接本单位的数字化加工工作。这种形式适用于非涉密档案的数字

化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，

加快数字化工作进度。

4工作启动

4.1纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发

展的统一规划下，以专项项目的形式组织开展。

4.2立项前，应根据数字化工作的特点撰写立项申请报告，选

择项目审批机关指定的、符合资质要求的单位编写项目建议书，项目

建议书应列清项目背景、项目依据、项目内容、技术方案、项目可行

性、项目影响和预期取得的经济社会价值报告等。大型项目有需要的，

还应编写可行性研究报告。

2

4.3立项时，应根据工作内容、工作规模、人员设备需求、市

场价格和潜在投资等因素，详细编制项目资金预算。

4.4数字化工作采用业务外包方式的，应根据《山东省政府采

购管理办法》和本地区、本部门有关政府采购的规定开展采购工作。

4.5数字化项目的政府采购方式宜采用公开招标、邀请招标、

竞争性磋商等综合评分的方式进行，档案部门应组织工作人员和相关

专家制订科学、细致、可行的评分标准。评分标准可参照《关于档案

数字化加工服务定点企业资格评审办法》制定。

4.6招标结束后，档案部门应对中标数字化外包加工机构的企

业性质、股东组成、注册资本、企业资质、规模业绩进行严格的复审，

根据《文献档案资料数字化工作导则》(GB/T20530-2006)第5章的

规定进行技术考查。考查合格后，与其签订专门的政府采购合同并严

格按照合同条款执行。

5前期准备

5.1制定制度

5.1.1应制定科学、规范、可行的数字化工作制度，保障数字

化工作的质量和安全。

5.1.2档案部门应制定的制度包括但不限于《档案数字化工作

管理办法》、《数字化工作流程》、《档案信息保密管理制度》、《档案出

入库房制度》、《档案统计工作制度》、《档案鉴定办法》、《档案数字化

验收工作细则》、《档案保护工作制度》、《档案修复工作制度》等。

5.1.3档案部门应积极指导数字化加工单位制定相应的管理制

3

度，包括但不限于《数字化工作制度》、《人事管理制度》、《项目管理

制度》、《设备管理制度》、《软件管理制度》、《财务管理制度》、《保密

制度》等。

5.2场地准备

5.2.1档案部门应在单位内部设立专门的数字化工作场所。

5.2.2数字化工作场所应空间充足，布局合理，环境应符合《档

案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求，配有完备的消防系统和

门禁、防盗、视频监控等安全系统。

5.2.3数字化工作场所监控视频应保存半年以上。

5.3方案设计

5.3.1应在充分调研的基础上，综合考虑数字化工作的预期目

标、工作进度、档案状况、费用预算等因素，设计科学、合理、可行

的工作方案。

5.3.2工作方案应包括以下内容：

a）数字化领导小组和工作小组的运行机制、工作任务和岗位职

责；

b）需数字化档案的范围和工作顺序；

C）数字化工作培训计划与内容；

d）档案数字化工作的流程和配套管理表格；

e）数字化工作的安全管理方案和应急预案；

f）对数字化外包加工机构的管理、考核和奖惩机制；

g）数字化工作中形成文档的管理办法。

4

5.4工作培训

5.4.1应对数字化加工人员进行任职前业务培训，确保掌握相

应的数字化工作技能和档案管理知识。

5.4.2应定期对数字化加工人员进行保密培训，提高保密意识，

确保档案实体和信息的保密和安全。

5.4.3应定期对字化加工人员进行安全培训，提高安全意识和

责任意识，掌握必备的消防知识，定期进行消防演练。

6档案出库

6.1清点统计

对出库档案应进行详细准确的清点统计，统计应具体到卷、册、

盒、件及相关附件，认真做好统计情况记录，形成可靠的核对凭证。

如采用装箱方式长距离搬运，应在箱体标明相关信息，充分保证运输

过程的安全。

6.2出库交接

出库交接分为内部交接和外部交接，出库交接应分阶段进行。

内部交接指档案保管部门与数字化工作小组之间的交接。交接双

方应对出库档案进行清点统计后，现场办理交接手续，交接手续中应

注明出库档案的内容、数量、交接人姓名和出库时间等。

外部交接指采取业务外包方式的档案部门，数字化工作小组与数

字化外包加工机构之间的交接。交接双方应在档案运至数字化加工场

所后，现场办理交接手续，交接手续中应注明交接档案的内容、数量、

交接人姓名和交接时间等。

5

7档案数字化前处理

7.1档案整编

7.1.1应对目录与实体保管期限不一致的档案和明显错划保管

期间的档案进行鉴定，根据鉴定结果确定正确的保管期限并做相应处

理。

7.1.2根据卷内文件目录顺序对扫描图像进行排序，有乱卷或

顺序出错的应予以纠正。

7.1.3检查卷内文件标号是否正确，未编号的要新编序号，错

编、漏编的要予以纠正或重新编号。

7.1.4将破损、粘连等无法扫描的档案与重份档案进行标识并

将情况进行详细记录。

7.1.5编号时不应压盖档案内容，编号笔的材质不应对档案载

体造成损坏。

7.2拆除装订

应对装订物、加固件影响数字化质量的档案进行拆除，拆除前应

确保不会对档案实体造成损坏，拆除后可以复原。

7.3规范目录

7.3.1应对没有机读目录的档案进行目录著录，建立档案目录

数据库。目录著录应符合《档案著录规则》(DA/T18-1999),《归档

文件整理规则》(DA/T22-2015)的要求。

7.3.2应逐一对档案目录数据与档案实体信息进行校对，对错

误、漏项的内容进行修订补录，提高档案目录数据质量。

6

7.3.3目录著录宜采用双机录入方式进行。

7.3.4目录建库应选择通用的数据格式，宜选用能直接或间接

通过XML文档进行数据交换的格式。

7.4档案修复

应对破损严重、无法进行正常扫描的档案进行技术修复。档案修

复应根据《档案修裱技术规范》(DA/T25-2000)的要求，对折皱较

大的文件进行整平，对载体损坏严重的档案进行加固，对影响档案保

存的载体空洞、残缺、磨损部位进行修补，对退变、扩散的档案字迹

进行稳定、恢复，对珍贵档案进行去酸和复制。

8档案扫描

8.1档案扫描应符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T

31-2005)规定的工作和质量要求。

8.2扫描方式

8.2.1应根据档案幅面、材质、厚度、形成年代等特点选择合

适的扫描方式，扫描方式应最大限度保护档案不受损坏。

8.2.2时间久远、纸张过薄、纸张过软、纸张状况差及超厚的

档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式；

大幅面档案可采用大幅面扫面仪扫描，或采用小幅面扫描后进行图像

拼接，也可在缩微拍摄后对胶片进行数字化转换。

8.2.3扫描时应摆正档案原件，最大限度减少图像纠偏造成的

质量下降。

8.3扫描色彩模式

7

8.3.1档案扫描宜采用彩色扫描模式。对永久保存和包含红头、

彩色印章、彩色照片等彩色信息的档案应采用彩色扫描模式。

8.3.2页面为黑白两色，字迹清晰且无插图的档案可采用黑白

二值模式进行扫描。

8.3.3页面为黑白两色，字迹不清晰或带插图的档案可采用灰

度模式进行扫描。

8.3.4扫描时，一件档案内应采用同一种色彩模式。

8.4扫描分辨率

8.4.1选择的扫描分辨率应以扫描后的图像清晰、完整、不影

响图像利用效果为原则。

8.4.2扫描分辨率应不小于200dpi,需要进行OCR识别的扫描

分辨率应不小于300dpi,1寸黑白照片扫描分辨率应采用600dpi,

文字偏小、密集、清晰度较差时可适当提高分辨率，需要扫描出版的

可根据需要调整分辨率。

9图像处理

9.1质量检查

9.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符

合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

9.1.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰

识别时，应重新扫描。

9.1.3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

9.1.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时

8

进行调整。

9.2纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，规定允许的倾斜度范围，以

达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还

原，以符合阅读习惯。

9.3去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑框、黑边、黑线

等应进行去污处理。应遵守展现档案原貌的原则，不得去除档案页面

原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

9.4裁边

裁边处理应遵守展现档案原貌的原则。应在距页边最外延2至3

毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜

页边。

9.5图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，

合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。图像拼接

处应平滑融合，拼接后的图像无明显拼接痕迹。

9.6字迹处理

档案原件发生字迹泅渗而影响档案信息的，宜采用字迹锐化等图

像处理功能清晰字迹笔画，影响档案原貌的应同时保存扫描原件和修

改件。

9.7色彩处理

9

档案原件色彩明暗深浅不一而影响档案信息的，宜采用色彩、明

暗平衡等图像处理功能调整档案色彩，影响档案原貌的应同时保存扫

描原件和修改件。

9.8OCR识别

有特殊需要的，可通过相关技术对图像文件进行OCR识别。识别

时，宜通过人工干预的方式，对档案资料中的信息进行分析，提高文

字识别的正确率。

10数据挂接

10.1分件打包

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得

的一个或多个图像存储为一份纸质档案数字化副本。

10.2数据关联

将图像文件和纸质档案数字化副本存储到相应文件夹时，要认真

核查每一份图像文件和纸质档案数字化副本的名称与档案目录数据

库中该份文件的档号是否一致，图像文件和纸质档案数字化副本的页

数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件和纸质档

案数字化副本的数量与目录数据库中目录的数量总数是否一致等。通

过纸质档案数字化副本与档案目录数据库的对应关系，建立起一一对

应的关联关系，为实现档案目录数据库与纸质档案数字化副本的批量

挂接提供条件。

10.3汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库、图像文件和纸质档案

10

数字化副本，通过质检环节确认为“合格”后，应及时加载到服务器

端汇总。通过相应软件，根据档案目录与档案数字化副本的对应关系，

实现档案数字化副本的批量、快速挂接。

11图像存储

11.1存储格式

11.1.1用于长期保存的纸质档案数字化副本格式应符合《版式

电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)的规定。

11.1.2图像文件采用黑白二值模式扫描的，一般采用TIFF(G4)

格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的，一般采用JPEG格式存

储。压缩率可以根据实际需要确定。

11.1.3提供网络查询的纸质档案数字化副本可根据系统环境、

网络速度、存储空间、易操作性等因素，选用合适的格式。

11.2命名方式

11.2.1按页为单位对图像文件命名时，可根据每件档案的档号

建立文件夹，再根据每页数字化图像的流水号在文件夹内顺序命名。

11.2.2按件为单位对图像文件和纸质档案数字化副本命名时;

可使用该件档案的唯一档号命名。

12档案归还入库

12.1档案装订

应对拆除装订的档案重新进行装订，装订时应注意保护档案实

体，尽量恢复档案原貌。

12.2清点统计

11

12.2.1对归还入库档案应根据档案出库时的统计情况进行详

细准确的清点统计，认真做好统计情况记录。

12.2.2档案归还入库应根据统计情况合理安排计划，分批次归

还。

12.3入库交接

入库交接分为内部交接和外部交接，入库交接应分阶段进行。

内部交接指档案保管部门与数字化工作小组之间的交接。交接双

方应对入库档案进行清点统计后，现场办理交接手续，交接手续中应

注明入库档案的内容、数量、交接人姓名和入库时间等。

外部交接指采取业务外包方式的档案部门，数字化工作小组与数

字化外包加工机构之间的交接。交接双方应在档案运至档案库房后，

现场办理交接手续，交接手续中应注明交接档案的内容、数量、交接

人姓名和交接时间等。

13数字化成果验收

13.1验收方式

数字化成果验收可分阶段进行，验收方式包括自动检测和人工检

测两种。能够通过计算机进行检测的内容应设计专门验收软件进行自

动检测，不能通过计算机进行检测的内容应进行人工检测。

13.2验收内容

13.2.1应自动检测的内容包括：

a）目录数据的档号与图像文件是否一致；

b）目录数据的档号与数字化副本是否一一对应；

12

C）图像文件和数字化副本是否可用；

d）自动检测出的图像文件数量与加工方提供的数量是否一致；

e）自动检测出的数字化副本数量与加工方提供的数量是否一

致；

f）自动检测出的数字化副本的页数与加工方提供的数量是否

一致

g）自动检测出的图像文件数量与目录数据中的页数是否一致；

h）自动检测出的数字化副本的页数与目录数据中的页数是否

一致；

i）目录与数字化副本的挂接是否准偏；

j）数据中是否包含病毒。

13.2.2可人工检测的内容包括：

a）目录数据的著录项目是否齐全；

b）目录数据的内容是否规范和准确；

c）图像处理的质量是否符合要求；

d）是否存在重扫、漏扫现象；

e）图像顺序是否与档案原件一致；

f）图像文件是否与档案目录一致。

13.3验收标准

13.3.1自动检测应对全部数字化成果进行检测，人工检测采用

抽检的方式进行，抽检比例不得低于总数的10%o

13.3.2自动检测的合格率应达到100%,人工检测的合格率应

13

达到99%以上。

13.4验收结论

验收通过的，应由数字化领导小组负责人签字确认并办理登记手

续。

14元数据提取

14.1.1应设计合理的元数据提取方案，获取和补充数字化加工

过程中生成的元数据，确保数字化成果的真实、完整、安全、可用。

14.1.2宜将电子印章、档案交接单位组织机构代码证、交接人

员身份证和北斗卫星提供的时间、地点信息同步记录在元数据描述文

件中，建立可信数字化加工流程证据链。

15数据封装

15.1对数字化加工过程中形成的纸质档案数字化复本、目录数

据、元数据等数字化成果进行封装处理的，封装时应符合《基于XML

的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)的要求。

15.2封装后数字化成果的存储结构应符合《山东省省直单位电

子档案进馆办法》附件4的规定。

16数据移交

16.1纸质档案数字化工作小组应在阶段验收结束后，会同数字

化加工方一起，向档案数据保管部门移交全部数字化成果并办理移交

手续。

16.2应使用光盘、移动硬盘等专用存储介质进行数据移交，存

储介质不得挪作他用。

14

17数据备份

17.1备份内容

应定期对数字化形成的纸质档案数字化副本、目录数据、元数据

和数字化工作过程中生成的电子文档进行备份。

17.2备份方式

应采取全量与增量备份相结合，在线、近线、离线备份相结合，

本地与异地备份相结合的方式，实现多套备份。

17.3备份载体

备份载体可包括光盘、磁带、硬盘等。

17.4存放环境

a)硬件设备和系统机房环境应符合《计算机场地通用规范》

(GB/T2887-2011)的要求;

b)存储间环境应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)

的要求；

c)光盘存放环境应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规

范》(DA/T38-2008)的规定；

d)磁带存放环境应符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T

15-1995)的规定;

e)硬盘存放环境应符合《硬磁盘驱动器通用规范》(GB/T

12628-2008)的规定；

f)闪存存放环境应符合《信息技术移动存储闪存盘通用规范》

(GB/T26225-2008)的规定。

15

18数字化外包的安全管理

采取业务外包方式进行纸质档案数字叱加工的档案部门应严格

遵守《档案数字化外包安全管理规范》（档办发（2014）7号）的要求。

16

附件：纸质档案数字化工作表单

项目启动信息表

区域：填表日期:

项目名称

地址

姓名职务电话邮箱

项目第一联系人

项目第二联系人

启动时间

工期要求

一、主体工作量

二、技术参数

工作内容

及实施要点

三、项目数据移交

项目设备投入

提交文件

17

项目资源需求表

项目名称：m

项目H1址：

项目总量:启动时间:结束时间：

项目负贡人：联系电话：邮箱:

设备配备（数量）

电脑（套）平板扫描仪高速扫描仪图纸扫描仪数码相机移动硬盘装订机考勤机其它设备

人员配备（人数）

主管副主管整理预处理扫描编辑改文件名书签质检装订

时间进度预算（天）

启动阶段正常实施阶段数据提交&验收

备注

18

设备入场清单

项目名称：___________档案数字化项目

序号设备名称1设备代码型号参数|数量I入场时间|备注

1电脑主机

2显示器

3鼠标

4键盘

5交换机

6网线

7电源维电器

8扫描仪

9

10

11

12

13

制表人：审核人：甲方审核：

_项目组

年月日

设备调动清单

项目名称：档案数字化项目

序号设备名称设备代码型号参数设备运行情况包装完整情况说明接收项目名称接收入

1电脑主机

2显示器

3副标

4健盘

5交换机

6网线

7电源继电器

8扫描仪

9

1()

11

12

13

14

15

制表人：发货人：接收入：

（收货时，请务必开箱检查设备完整情况和是否损坏后签收）

____________项目组

年月日

设备统计信息

项目组名称:___________________

序数量设备

号设备名称购置时间质保时长发往项目的发货人接收人接收入电话设备调动情况跟踪州:护门志符注

（套）代码

跟踪管理代码：PC电解（食）：Cb+年度+涮号；平板扫描仪：&汁年度+编号：图纸扫描仪：P*+年度+编号；高速打描仪：Fc+年度+编号：数码相机：D1年度+编写：移动硬

盘：MH+年度+编％

档案馆馆藏档案数字化对象审批单

申请人时间

数字化对象

数字化工作

小组意见

年月日

22

利用部门意

见

年月日

保管部门意

见

年月日

局领导意见

年月日

23

借还卷记录

项目名称：_________________

编号全宗号目录号起止卷号备注借卷时间借卷签名借卷审核还都悯还卷审核

项目主管：项目组电话：第页

卷内状况反馈表

日期状况描述用户方确认处理意见具体案卷提交人确认

档案卷内文件材料登记备查表

年月日

全宗号rqm一口兴口

项目日水b果也■t

文

件

材

料

状

况

加工机构登记人加工机构负责人

签名

数字化工作小组审数字化工作小组负

核人责人审核签名

保管部门负责人

保管部门

档案管理员审核意见及

签名

26

纸质档案前处理工作流程单

档号预处理签名

案卷号起止页码原张页号OCR原件破损页码字迹褪变页码文件内情况前处理签名扫描签名总检JPG总检PDF备注

27

数字化加工备查表

rqm口*一口

全宗号日求勺茶仓r

数字化加工机构加工时间

法人

拆卷人扫描人装订人

档案数字化加工情况说明：

填写要求：凡卷内纸质目录信息与卷内档案文件信息不一致、有重大改动和错漏字以及其他需要说明

的

28

档案数字化加工流程单

全宗号目录号案卷号总页数页备注

本卷

实际整理：条目录张纸签名：

A纸张破损B跳号C内容缺失D内容模糊E原件污渍F原件粘贴

前存在问题G原件缺失

H姐大幅J缺字K内容重复L漏编页码M重条N跳条O缺条P

处

题名不正胸Q多起止页号W页码重编R垂条S虫蛀

理

整理结果

实际检查：页签名：

存在问题A漏编页码B页码由编

整理结果

实际录入：条签名:

存在问题

著

录

整理结果

实际处理：条签名：

存在问题

质

量

检

查

（条目）

整理结果

29

签名

幅

理：

实际处

糊

内容模

F原件

真彩

度E

D灰

笔字

C铅

张A3

大于四

A3B

文A大于

问题

件存在

粘贴

原件

渍H

件污

扫G爆

描

结果

整理

：

签名

幅

查：

实际核

不清

卬章

糊D

件模

C原

不清

字迹

报B

业破

A纸

问题

图存在

重扫

面K

J背

重页

多H