档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。档案作为单位各项活动的历史记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和发展的重要基础性资源，全体人员均有保护档案的义务。第二条适用范围本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在工作中形成的各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。凡涉及单位核心业务、行政管理、人事任免、财务运营、对外交往等具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的系统性和连续性。第四条管理体制单位档案工作实行统一管理、归口负责的体制。综合管理部门（或指定专门档案管理部门，下同）是档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导单位各项档案管理工作，确保档案管理制度的有效执行。第二章档案的收集与归档第五条归档范围各部门在工作中形成的，反映本部门主要职能活动、具有查考利用价值的各类文件材料，均应列入归档范围。具体包括但不限于：行政管理类文件（如决议、决定、通知、报告、计划、总结等）；业务经营类文件（如合同协议、项目资料、客户信息、技术文档等）；人事管理类文件（如员工履历、任免奖惩、薪酬福利等）；财务会计类文件（按财务制度规定执行）；以及其他具有保存价值的文件材料。第六条归档要求归档的文件材料应符合以下要求：1.真实性与完整性：文件材料必须真实反映各项活动的实际情况，做到内容完整、手续齐全。2.规范性：文件材料应格式规范、字迹清晰、签署完备。手写文件应使用蓝黑或碳素墨水，禁用易褪色的书写工具。3.系统性：归档文件应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理组卷。4.及时性：各项工作完成后，相关责任人应及时将应归档文件材料收集整理，并在规定时间内移交至综合管理部门归档。一般情况下，年度性档案应在次年第一季度内完成归档，专项工作档案应在工作结束后一个月内完成归档。第七条归档流程1.部门收集整理：各部门档案员负责本部门日常工作中形成文件材料的及时收集、初步分类、排序、编写页码、填写卷内目录等工作。2.部门审核移交：部门负责人对本部门拟归档的文件材料进行审核，确认无误后，填写《档案移交清单》，连同档案一并移交至综合管理部门。3.接收登记：综合管理部门档案管理员对移交的档案进行清点、核对，确认符合归档要求后，在《档案移交清单》上签字接收，并进行统一登记、编目。第三章档案的整理与保管第八条档案整理综合管理部门档案管理员负责对接收的档案进行系统化整理，具体包括：1.分类：按照档案的形成规律、内容性质及本单位档案分类方案进行科学分类。2.编号：依据分类结果，对档案进行统一编号，编制档号。3.排列：按照档号顺序或档案形成时间、重要程度等对档案进行有序排列。4.编目：编制档案总目录、分类目录等检索工具，确保档案查阅便捷。第九条档案保管档案保管应遵循安全第一、科学管理的原则，具体要求如下：1.库房要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。2.装具要求：档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，做到整齐有序。3.库房管理：建立档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。4.定期检查：档案管理员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案保管：电子档案应存储在专用服务器或存储介质中，做好备份和防病毒工作，定期进行数据迁移和校验，确保电子档案的可读性和安全性。第四章档案的利用与保密第十条档案利用档案利用是档案工作的根本目的，应在遵守保密规定的前提下，积极为单位各项工作服务。1.利用范围：单位内部人员因工作需要可查阅相关档案。外部单位查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经综合管理部门负责人批准。2.利用手续：查阅档案须填写《档案借阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号、借阅期限等，经相关负责人签字批准后，方可借阅。3.利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。不得擅自复制、拍摄、抄录档案。确需复制的，须经综合管理部门负责人批准。4.归还手续：借阅档案应按期归还。档案管理员应对归还档案进行检查，确认无误后，在《档案借阅申请表》上注明归还日期。第十一条档案保密档案属于单位核心信息资源，全体人员必须严格遵守国家及单位有关保密法律法规，严守档案纪律。1.保密责任：档案管理员是档案保密的直接责任人，各部门负责人是本部门档案形成和使用过程中的保密责任人。2.密级划分：按照国家有关规定，对涉密档案划定密级，并在档案载体上作出明显标识。3.保密措施：涉密档案的管理、借阅、复制等应严格按照保密规定执行，确保涉密信息不外泄。严禁将涉密档案带离指定阅档场所。4.失泄密处理：一旦发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第五章档案的鉴定与销毁第十二条档案鉴定档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行审查，决定其存毁。1.鉴定组织：单位应成立档案鉴定小组，由单位分管领导、综合管理部门及相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作。2.鉴定标准：依据国家档案行政管理部门制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位实际情况，制定档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。3.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，档案鉴定小组应定期进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。第十三条档案销毁销毁档案必须严格按照规定程序进行，确保万无一失。1.销毁清单：对经鉴定确需销毁的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，详细列明档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等内容。2.审批程序：《档案销毁清册》须经档案鉴定小组审核，报单位分管领导及主要负责人批准后方可销毁。3.销毁实施：销毁档案时，应有两人以上负责监销。监销人应核对档案与《档案销毁清册》是否相符，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案或把应销毁档案作废纸处理。4.销毁清册保存：《档案销毁清册》应永久保存。第六章附则第十四条责任追究对于在档案管理工作中认真负责、做出显著成绩的部门和个人，单位予以表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、