公司证照使用管理制度

公司证照使用管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司各类证照的管理，确保证照的安全、有效与合规使用，维护公司合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）涉及的所有证照的申领、保管、使用、变更、年检、注销及借阅等管理活动。公司员工在执行职务过程中涉及证照使用的，均须遵守本制度。第三条证照定义本制度所称“证照”是指公司在经营管理活动中依法取得的，具有法律效力或行政许可性质的各类证明文件、证书、批文及印章等，包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或加载统一社会信用代码的营业执照）、经营许可证、资质证书、专项审批文件、公章、合同章、财务专用章、发票专用章及法定代表人印章等。第四条管理原则公司证照管理遵循“统一管理、分级负责、安全第一、规范使用”的原则。第二章证照的分类与管理责任第五条证照分类公司证照根据其重要性及管理要求，分为核心证照与一般证照：（一）核心证照：包括但不限于营业执照正副本、公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等。（二）一般证照：除核心证照以外的其他各类许可证、资质证、备案证明、荣誉证书等。第六条管理部门及职责（一）公司行政部（或指定综合管理部门，下同）是公司证照管理的归口部门，负责核心证照的统一保管、登记、年检、变更、注销及使用审批，并对各单位的证照管理工作进行指导、监督与检查。（二）各业务部门负责本部门业务范围内相关一般证照的申请、领取、保管、使用及年检等工作，并指定专人作为证照管理员。（三）财务部门负责财务专用章、发票专用章等财务类印章及相关税务证照的日常保管与规范使用。第七条证照管理员职责（一）熟悉并执行本制度，确保所管证照的安全、完整与有效。（二）负责证照的登记、保管、领用、归还、复印、扫描等日常管理工作。（三）及时跟踪证照的有效期，提前办理年检、换证、变更等手续。（四）发现证照遗失、损坏或被盗等情况，立即向本部门负责人及公司行政部报告，并协助采取补救措施。第三章证照的日常管理第八条证照的保管（一）核心证照及重要的一般证照应存放于保险柜或带锁的专用文件柜中，由专人负责保管，做到人走柜锁。（二）证照保管人员应妥善保管保险柜或文件柜钥匙及密码，不得随意交由他人代管或告知他人密码。（三）证照保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（四）证照保管人员发生变动时，须办理书面交接手续，列明证照清单，双方签字确认，并报行政部备案。第九条证照的使用（二）使用证照复印件或扫描件时，应在复印件或扫描件上注明用途、使用日期及“再次复印无效”等字样，并由使用部门负责人签字确认。（三）严禁涂改、伪造、变造、买卖、出租、出借公司证照。（四）公司公章、合同章等印章的使用，须严格按照公司印章管理规定执行，履行审批程序，做好使用登记。第十条证照的借阅（一）因工作需要借阅证照原件的，借阅部门应填写《证照借阅申请表》，经部门负责人签字、行政部负责人审批（核心证照须报请公司分管领导审批）后方可借阅。（二）借阅人应妥善保管所借证照，不得转借、复制（除非已获批准）、涂改或用于非申请用途，并在规定期限内归还。（三）证照归还时，保管人员应仔细核对证照的完整性及状态，确认无误后在《证照借阅申请表》上注明归还日期。第十一条证照的复印与扫描（一）复印或扫描公司证照，须经部门负责人同意，并由证照管理员负责操作或监督。（二）复印件或扫描件的使用应符合本制度第九条第二款的规定。（三）复印或扫描过程中产生的废页应及时销毁，严禁随意丢弃。第四章证照的变更、年检与注销第十二条证照的变更（一）因公司名称、法定代表人、注册资本、经营范围、注册地址等发生变更，需要变更相关证照的，由相关业务部门提出申请，行政部统一办理变更手续。（二）办理变更手续所需的资料由相关部门配合提供，变更完成后，行政部应及时更新证照登记信息，并将新证照归档保管。第十三条证照的年检/年报（一）证照管理员应建立《证照有效期台账》，定期检查证照的有效期，提前（一般不少于规定期限前一个月）通知相关部门办理年检/年报手续。（二）年检/年报工作由行政部或相关业务部门负责，确保在规定期限内完成，避免证照过期失效。（三）年检/年报完成后，应将相关材料及新的年检/年报证明归档。第十四条证照的注销（一）公司因业务调整或其他原因需要注销相关证照的，由相关部门提出申请，经公司批准后，由行政部负责办理注销手续。（二）证照注销后，应将注销证明及相关文件归档，并及时更新证照台账。第五章责任追究第十五条责任承担对于违反本制度规定，造成证照遗失、损坏、被盗、被冒用或不当使用，给公司造成损失或不良影响的，公司将根据情节轻重及所造成后果，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。第十六条应急处理发生证照遗失、被盗或被非法使用等情况时，相关责任人应立即报告，并采取必要的补救措施，如挂失、报警、公告等，最大限度减少公司损失。第六章附则第十七条制度解释本制度